DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM
20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB
PENDAHULUAN Pengertian laboratorium Pendidikan Laboratorium Pendidikan / laboratorium, adalah unit penunjang akademik pada lembaga pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak, dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam skala terbatas, dengan menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DASAR PERTIMBANGAN Laboratorium penting dan utama dalam pelaksanaan Tridharma dalam mewujudkan PT kelas dunia (world class university). Oleh karena itu SDM pengelola laboratorium juga perlu ditingkatkan kemampuan profesionalnya. Laboratorium merupakan ujung tombak dalam pengembangan penelitian untuk menciptakan ilmu dan teknologi, perbaikan kurikulum dan materi pembelajaran, serta implementasinya dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan. Komunitas laboratorium harus memahami organisasi dan manajemen laboratorium: Laboratorium memiliki peran sangat penting pada peningkatan profil institusi. Kerjasama yang baik pada komunitas dapat meningkatkan akademik atmosfer, kualitas dan produktivitas penelitian, publikasi, buku dan paten. Peningkatan kualitas dan produktivitas penelitian dapat meningkatkan kualitas kurikulum, materi pembelajaran, dan pelayanan kepada masyarakat. Hal tersebut akan meningkatkan Brand Image dan Profil Institusi, kepercayaan pelanggan dan keberlanjutan institusi. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

TUJUAN Pengembangan karier PNS pengelola laboratorium perguruan tinggi ke dalam suatu jabatan karier yang terukur (jabatan fungsional tertentu dengan angka kredit). Peningkatan profesionalisme dan kesejahteraan. Peningkatan kualitas manajemen/pengelolaan laboratorium berbasis ISO/IEC 17025 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

5 Kriteria Jabatan Fungsional Tertentu Dengan Angka Kredit (Pasal 3 PP No. 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional PNS) Mempunyai metodologi, teknik analisis, teknik dan prosedur kerja yang didasarkan atas disiplin ilmu pengetahuan dan/atau pelatihan tertentu dengan sertifikasi; mensyaratkan pengetahuan dan teknis tertentu dengan sertifikasi; Memiliki etika profesi yang ditetapkan oleh organisasi profesi; Dapat disusun dalam suatu jenjang jabatan berdasarkan: a) tingkat keahlian bagi jabatan fungsional keahlian; 2) tingkat keterampilan bagi jabatan fungsional keterampilan. Pelaksanaan tugas bersifat mandiri; Jabatan fungsional tersebut diperlukan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL DAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
PERATURAN BERSAMA MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL DAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 02/V/PB/2010 NOMOR 13 TAHUN 2010 Pranata Laboratorium Pendidikan yang selanjutnya disingkat PLP, adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan pengelolaan laboratorium pendidikan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

PLP mempunyai tugas sebagai berikut: Melaksanakan pengujian sesuai dengan metode yang digunakan Melakukan kalibrasi alat Melaporkan hasil pengujian Mengusulkan perbaikan alat dan metode Membuat dokumen petunjuk operasional dan perawatan alat dan melaksanakannya Melakukan inventarisasi alat dan bahan kimia Mengendalikan kondisi ruangan pengujian dan ruang preparasi 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

UNSUR-UNSUR SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM
I. Faktor administratif II. Faktor Teknis > Akomodasi dan lingkungan > Metode pengujian > Peralatan pengujian > Pereaksi > Pengambilan sampel > Penanganan sampel > Ketertelusuran > Jaminan mutu hasil pengujian > Laporan hasil pengujian > Estimasi ketidakpastian dalam pengujian > Struktur organisasi > Sumber daya > Sistem dokumentasi > Jasa/perbekalan > Pelayanan kepada pelanggan > Pengaduan > Pengendalian ketidaksesuaian pengujian > Tindakan perbaikan > Pengendalian rekaman > Audit mutu internal > Kaji ulang manajemen 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Prinsip Sistem Manajemen Mutu Laboratorium (SMM)
Lingkaran (siklus) mutu Struktur sistem manajemen mutu Dokumen SMM Audit SMM Kaji ulang manajemen SMM mengorganisasikan keseluruhan aktivitas laboratorium sedemikian rupa agar faktor-faktor: a) Teknis, b) administratif, c) Personel yang memengaruhi mutu hasil pengujian berada di bawah kendali. SMM harus menuntun tindakan terorganisasi dari manusia, peralatan, dan informasi untuk mencapai tujuan laboratorium. SMM dituangkan dalam Panduan Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja yang didokumentasikan, dimengerti, dan dilaksanakan oleh semua personil secara profesional. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM Harus memenuhi kebutuhan laboratorium dan pelanggan yang saling berhubungan - Kebutuhan laboratorium Mencapai dan mempertahankan mutu yang diinginkan dengan biaya optimal Menggunakan secara efisien, “sumber” Teknologi Manusia Bahan - Kebutuhan pelanggan Keyakinan dalam kemampuan laboratorium menghasilkan hasil pengujian bermutu yang dikehendaki dengan biaya yang kompetitif. Mempertahankannya terus-menerus. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

KEBIJAKAN MUTU Memberikan pelayanan pengujian yang mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan, dapat dipercaya serta menjamin bahwa pekerjaan pengujian dilaksanakan dengan independensi, kejujuran, teknis, teliti, cepat, tepat, dan akurat serta efisien dalam menggunakan sumber daya. Senantiasa melakukan pemutakhiran pengetahuan, peningkatan kualitas sumber daya manusia dengan melaksanakan pelatihan dan memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan dan pendidikan Tanggap dan cepat bertindak mengatasi masalah, profesional, dan cermat dalam melaksanakan tugas, memiliki integritas dan kredibilitas yang diakui masyarakat serta senantiasa mengutamakan kerjasama tim. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Laboratorium harus memastikan kompetensi personel yang mengoperasikan peralatan tertentu, melakukan pengujian dan/atau kalibrasi, mengevaluasi hasil, dan menandatangani laporan pengujian dan sertifikat kalibrasi. Laboratorium harus merumuskan sasaran pendidikan, pelatihan dan keterampilan personel. Laboratorium harus mempunyai kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi dan menyelenggarakan pelatihan yang dibutuhkan personel.Laboratorium harus membuat program pelatihan yang relevan dengan tugas sekarang dan tugas yang diantisipasi. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Apa itu Mutu? tercapainya 99 % derajat mutu berarti disetujuinya 1% derajat kesalahan 1% 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB 13

Di Perancis kesalahan 1 % berarti setiap hari
14 menit tanpa air atau listrik 50,000 paket hilang oleh layanan pos 22 bayi gagal lahir 600,000 makanan terkontaminasi bakteri 3 pendaratan darurat di bandara Paris Hasil: 1% kesalahan 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Manajemen Laboratorium
Manajemen laboratorium adalah aktivitas merancang kegiatan, mengoperasikan, memelihara dan merawat peralatan dan bahan, fasilitas dan atau segala obyek fisik lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu sehingga mencapai hasil yang optimal. Manajemen laboratorium meliputi : 1. Perancangan kegiatan laboratorium 2. Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan 3. Pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan 4. Pengevaluasian sistem kerja Laboratorium 5. Pengembangan kegiatan Laboratorium 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

1. Perancangan Kegiatan Laboratorium
Meliputi: Penyusunan program kegiatan tahunan Penyusunan kebutuhan peralatan laboratorium Penyusunan kebutuhan bahan laboratorium Penyusunan SOP (penggunaan peralatan dan bahan) 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

2. Pengoperasian Peralatan dan Penggunaan Bahan
Meliputi: Persiapan Peralatan dan bahan Penjelasan pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan (tidak lepas dari kegiatan supervisi) Supervisi proses pengujian, kalibrasi dan/ atau produksi Pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan Pengelolaan/penanganan material handling (sisa bahan) Verifikasi/validasi hasil (pengukuran, kalibrasi, kinerja alat) Pengujian dan verifikasi unjuk kerja alat Pengawasan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) Pengambilan dan pengujian sampel (peneltian & pengmas) Pelaporan kegiatan praktikum 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

3. Pemeliharaan/perawatan Peralatan dan Bahan
Meliputi: Penyusunan jadwal pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan Pembersihan peralatan dan bahan Penataan peralatan dan bahan Penyimpanan peralatan dan bahan Melakukan kalibrasi alat 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

4. Pengevaluasian Sistem Kerja Laboratorium
Meliputi: Evaluasi SOP pengoperasian peralatan dan penggunaan bahan (umum) Evaluasi SOP pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan (umum) Evaluasi pedoman penilaian peralatan dan bahan (umum) Evaluasi pemeliharaan/perawatan peralatan dan bahan (khusus) Evaluasi hasil kalibrasi alat Evaluasi kinerja alat Evaluasi penerapan metode kerja dan penggunaan alat 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

5. Pengembangan Kegiatan Laboratorium
Meliputi: Pengembangan kinerja peralatan Pengembangan metode kerja peralatan Pengembangan metode pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi Pengembangan mutu produk (skala laboratorium) Pengembangan sistem pengelolaan laboratorium 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Dokumentasi Pengelolaan Laboratorium
Dokumentasi meliputi: Dokumentasi Peralatan/bahan (Pangkalan Data peralatan/bahan) Dokumentasi Pelaksanaan Kegiatan Dokumentasi pelaksanaan kegiatan  dokumen pengelolaan lab. yang mengacu pada Sistem Dokumen Manajemen Mutu Standar (ISO) DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} adalah “Sistem yang terdokumentasi” BUKAN “Sistem Mendokumentasi” 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} DOKUMENTASI Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan. DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN Proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi yang berhubungan dengan sistem manajemen Mencakup: Panduan Mutu Prosedur Instruksi Kerja Form, Dokumen pendukung, Rekaman Tujuan slide ini : Instruktur harus dapat memberikan pengertian/pemanfaatan dasar dari dokumentasi secara umum dan dalam sistem mutu. Perlu juga sedikit disinggung cakupan dari dokumentasi sistem mutu yang meliputi: - Panduan mutu; Prosedur; Instruksi kerja; Dokumen pendukung; Rekaman. Dalam memaparkan cakupan tersebut ada baiknya dengan memberi contoh-contoh form dokumentasi tersebut secara singkat. Diharapkan pemaparan ini dapat dilakukan dalam waktu 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

FILOSOFI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Say what You Do Tulis Apa yang Anda Kerjakan. Do What You Say Kerjakan Apa Yang AndaTulis. Record For All Your Activity Rekam Semua kegiatan Anda. Action Any Different (Continous Improvement) Perbaikan terus menerus/berkelanjutan 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

RUANG LINGKUP DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} mengumpulkan informasi; menata dan mengolah informasi; menyimpan informasi; mencari kembali informasi; mendistribusikan informasi; memutakhirkan informasi. Slide ini mengulas sekilas langkah jalur proses dokumentasi mulai proses awal hingga diperbaharuinya pesan/info yang ada. Slide ini dipaparkan dalam waktu 4 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} FUNGSI DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen {mutu}; menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap konsistensi mutu produk; menjadi pedoman {penyediaan bahan}; pelaksanaan sistem manajemen {mutu} menghindarkan pengertian ganda dan tumpang tindih. Ide penyajiannya: Memastikan bahwa seluruh peserta/karyawan mempunyai pemahaman yang jelas; Untuk fasilitasi dan promosi; Menghindari duplikasi wewenang dan tanggung jawab. Dari ulasan diatas tergambar alasan akan pentingnya dokumentasi sistem mutu terutama dalam menjaga konsistensi mutu, sehingga menjamin kejelasan bagi pihak pelanggan terhadap sistem mutu perusahaan. Slide ini dapat lebih diperluas dengan memberi penjelasan bagaimana agar dokumentasi sistem mutu dapat berfungsi sesuai yang diharapkan. Penyajian slide ini dalam 5 menit. Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga jasa 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DOKUMENTASI BERGUNA BILA:
Mudah digunakan Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu banyak, sehingga mudah dimengerti dan memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang mudah Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung mengenai sasaran Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman dari pengguna Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera bisa dicari Digunakan !! 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

STANDAR SISTEM {MUTU} MANAJEMEN LABORATORIUM Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem {mutu} manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya. Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi untuk menjamin mutu hasil pengujian dan/atau kalibrasi. Dokumentasi sistem manajemen {mutu} harus dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan diterapkan oleh semua personil yang terkait; Kebijakan dan tujuan sistem manajemen {mutu} laboratorium , termasuk pernyataan kebijakan mutu yang terkait dengan mutu ditetapkan dalam panduan mutu; Tujuan keseluruhan organisasi didokumentasikan dalam pernyataan kebijakan mutu yang diterbitkan di bawah kewenangan pimpinan tertinggi organisasi. Dari slide ini jelas diuraikan bahwa dokumentasi yang baik akan memberikan kemudahan pada laboratorium dalam memberikan informasi dan penyajian data. Dapat dikatakan bahwa dokumentasi sistem mutu yang baik itu jika: Mudah digunakan, diterima dan dimengerti; Informasi yang diminta segera bisa dicari; Tidak berlebihan; Rujuk silang sesedikit mungkin. Sehingga memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang mudah. Pemaparan slide ini dalam waktu 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

PENGENDALIAN DOKUMEN Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen, baik yang diterbitkan sendiri maupun yang diperoleh dari sumber eksternal, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain, metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan panduan. Semua dokumen yang diterbitkan harus ditinjau (reviewed) dan disetujui (approved) untuk digunakan oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan. Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian dokumen yang setara, yang mudah didapat, yang menunjukkan status revisi yang terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen {mutu}. Ide yang disampaikan slide ini dan berikutnya adalah mengenai cara pengendalian atas dokumen yang mengalami perubahan / revisi. Dokumentasi dibuat oleh pihak yang terkait dengan operasional atas penerapan dokumen itu. Sebaiknya dalam menjelaskan slide ini, instruktur sekaligus memberikan contoh, sehingga akan memudahkan pemahaman bagi peserta. Penjelasan dan pemeparan slide ini selama 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)
Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa: Edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat dilakukan kegiatan laboratorium; Dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap persyaratan yang digunakan; Dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua tempat penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut; Dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau untuk maksud suaka pengetahuan diberi tanda yang jelas. Perlu dijelaskan lebih rinci bahwa : Jika ada perubahan dalam dokumen, semua salinan terdokumentasi; Dokumen yang diubah, ditarik/dimusnahkan, sedangkan salinan tak terkendali yang ada diperusahaan dimusnahkan; Untuk memudahkan penggantian lembar perubahan, sebaiknya digunakan “loose leaf page”; Salinan terkendali dipakai untuk keperluan internal, salinan tak terkendali dipakai untuk keperluan eksternal; Setelah beberapa kali perubahan (ditentukan perusahaan), panduan mutu diperbaharui/direvisi; Perlu prosedur tertulis untuk perubahan, penerbitan, penggantian dokumen dengan record penerimaan; Hanya ada dokumen terbaru yang dipakai diseluruh lokasi. Slide ini dipaparkan selama 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Dokumen sistem manajemen {mutu} harus diidentifikasi secara baku, mencakup tanggal penerbitan dan/atau identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan; Perubahan dokumen harus ditinjau dan disetujui oleh tim yang sama dengan yang melakukan sebelumnya, kecuali bila ditetapkan lain. Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau yang baru harus diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran yang sesuai. Ide inti slide : Instruktur kembali harus menjelaskan lanjutan kondisi suatu dokumen dan prosedur pengendaliannya bahwa pengendalian dokumen perlu : Ada identifikasi dokumen; Pembuat dan penenggung jawab yang ditunjuk harus jelas. Perlu juga dijelaskan mengenai Sistem Penomoran yang baik yaitu : Contoh-contoh akan lebih mempermudah peserta untuk mengerti dan memahami. Slide ini dijelaskan dalam waktu 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium membolehkan dilakukan amandemen dokumen dengan tulisan tangan yang menunda penerbitan kembali dokumen, maka harus ditetapkan {penundaan penerbitan kembali dokumen} prosedur dan kewenangan untuk melakukan amandemen itu. Dokumen yang telah direvisi harus secara formal diterbitkan kembali sesegera mungkin; Harus ada prosedur yang menjelaskan cara dilakukan dan dikendalikannya perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer. Yang penting untuk diperhatikan disini adalah : Prosedur pengendalian apa yang dipakai; Siapa yang meninjau dan menyetujui dokumen; Bagaimana menjamin bahwa dokumen yang sesuai tersedia ditempat yang memerlukannya; Apakah ada prosedur yang menjamin bahwa dokumen yang sudah tidak berlaku segera ditarik; Bagaimana perubahan diidentifikasi dalam dokumen; Bagaimana revisis yang dipakai dapat diidentifikasi; Berapa kali revisis sebelum diperbaharui. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB Tujuan dalam slide ini yaitu apapun sistem dan cara pengendalian dokumen yang dilakukan, hendaknya dipahami jelas oleh karyawan lama maupun baru. Kembali conotoh akan sangat membantu peserta memahami penjelasan sesi ini. Pemaparan slide tersebut dalam waktu 8 menit.

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU}
PENGENDALIAN DOKUMEN Sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen {mutu}; harus mencakup seluruh dokumen, baik internal maupun eksternal; harus dimulai sejak tahap preparasi, dengan pengawasan oleh orang yang telah ditunjuk; mencakup dokumen yang {jika} telah kedaluwarsa atau karena sesuatu hal dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran; jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh penanggung jawab sebelumnya; perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan sebelumnya sesuai prosedur; dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas, termasuk status revisinya. Dengan slide ini instruktur kembali dapat mengingatkan pentingnya pengendalian dokumen dalam suatu sistem mutu. Penekanan perlu ditunjukkan pada hal-hal yang berkaitan dengan sasaran dari pengendalian dokumen yang menjamin : Dokumen yang diterbitkan telah diperiksa kebenaran materinya dan disyahkan petugas berwenang; Pendistribusiannya, terutama ke tempat/bagian yang memerlukan; Hanya yang syah saja yang ada; Semua perubahan dilakukan oleh yang berwenang. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB Pemaparan slide ini selama 4 menit.

Herarki Dokumen Mutu 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN {MUTU} 1. PANDUAN MUTU, merupakan: suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut; suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen {mutu} yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi; merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen {mutu} telah dirancang secara sistematis; suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan organisasi kepada seluruh elemen organisasi; merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem manajemen {mutu} dapat diselenggarakan secara efektif. Instruktur harus mampu menjelaskan masing-masing butir dari manfaat Panduan Mutu dan membatasinya atas hal-hal yang akan dijelaskan pada sesi berikutnya. Perlu ditekankan bahwa : Panduan mutu menjadi alat pemasaran dan untuk meyakinkan pelanggan akan kemampuan perusahaan dalam memenuhi persyaratan mutu dan kepuasan pelanggan; Acuan dalam penerapan sistem mutu. Slide ini dipaparkan selama 5 menit. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Panduan Mutu Panduan Mutu merupakan interpretasi standar mutu yang diacu dari ISO, berisikan: Kebijakan laboratorium Sasaran Struktur organisasi Uraian jabatan Kualifikasi jabatan Garis besar operasi dari prosedur manajemen yang berlaku 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

2. Prosedur Mutu menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan sistem manajemen {mutu} yang ditetapkan dalam Panduan Mutu. Dalam prosedur mutu dijelaskan mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus dilaksanakan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan sebagainya. Prosedur Mutu bagian yang memperjelas Panduan Mutu agar sistem berjalan serta memerinci tanggung jawab dan pengendalian prosedur kerja Prosedur Mutu dapat mencakup: prosedur pengendalian dokumen; prosedur kalibrasi; prosedur pelaksanaan praktikum; prosedur pelatihan; prosedur audit internal, dan sebagainya. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

3. INSTRUKSI KERJA, menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi. Instruksi Kerja dapat berupa: petunjuk pengoperasian alat tertentu; metode pengujian/kalibrasi; petunjuk penerimaan permintaan layanan; petunjuk penyampaian laporan lewat fax.; petunjuk pemeriksaan barang masuk, dan sebagainya. Ide intinya adalah : Menyajikan pengalaman atas dokumen level 3 yakni instruksi kerja, sehingga peserta dapat membedakan kedudukan dokumen level 3 ini, dan lebih dapat memberikan gambaran akan perbedaannya jika ditayangkan slide sebelumnya. Tujuan instruksi kerja selain sebagai pelengkap prosedur juga untuk membantu dalam proses pengendalian. Instruktur kerja menetapkan lebih spesifik dan detail mengenai “bagaimana” dan “dengan apa” suatu proses berlangsung. Jika ada 2 contoh yang mewakilinya bentuk dokumen level 2 dan level 3 akan sangat membantu pemahaman bagi para peserta. Jika perlu dapat dijelaskan ciri instruksi kerja yang baik meliputi : 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB Berisi tahapan aktivitas yang dilakukan; Penjelasan detail untuk tiap langkah dengan peralatan, dokumen penunjang dan hal-hal lain yang diperlukan; Berisi patokan penilaian hasil kerja; Sudah diuji dan diimplementasikan. Slide ini dijelaskan selama 4 menit.

4. Formulir Rekaman adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Formulir {Dokumen ini} dapat berupa: formulir permintaan layanan; Formulir untuk merekam data pengujian/kalibrasi; formulir perubahan dokumen mutu; kartu riwayat alat; label sampel, dsb. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Pengendalian Rekaman Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur pengendalian rekaman untuk identifikasi, pengumpulan, pemberian indeks, pengaksesan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan rekaman mutu dan rekaman teknis. Rekaman mutu harus mencakup: laporan audit internal, kaji ulang manajemen, laporan tindakan perbaikan dan pencegahan. Rekaman mutu harus: dapat dibaca, disimpan dan dipelihara sehingga mudah didapat bila diperlukan, dihindari dari kerusakan atau deteriorasi, dicegah agar tidak hilang, serta waktu penyimpanan rekaman harus ditetapkan. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Semua rekaman harus terjaga keamanan dan kerahasiaannya. Laboratorium harus mempunyai prosedur untuk melindungi dan membuat cadangan rekaman yang disimpan secara elektronik dan untuk mencegah akses dan amandemen yang tidak berwenang terhadap rekaman tersebut. Laboratorium menyimpan rekaman teknis untuk satu periode tertentu, meliputi pengamatan asli, data yang diperoleh dan informasi yang cukup untuk jajak audit, rekaman kalibrasi, rekaman staf dan salinan laporan pengujian atau sertifikat kalibrasi. Observasi, data dan perhitungan harus direkam pada saat pekerjaan dilaksanakan dan harus dapat diidentifikasi pekerjaan asalnya. Bila terjadi kesalahan dalam rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat tidak kelihatan atau dihilangkan. Nilai yang benar dituliskan pada sisinya kemudian diparaf oleh personel yang melakukan koreksi. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Dokumentasi Data Peralatan: Dokumen Kontrak Manual peralatan Riwayat Perawatan Perbaikan (Waktu, Biaya), Dll. Identifikasi peralatan : nama, spesifikasi, dll. Harga peralatan per unit Prosedur operasi Lokasi/penempatan peralatan Alamat pabrik, agen Tanggal/tahun mulai penggunaan Riwayat perawatan dan perbaikan Dan sebagainya 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Dokumentasi (Pangkalan Data) Peralatan
NILAI INVESTASI Harga beli Penyiapan Pemasangan BEBAN KERJA Per Minggu, Bulan Per Sem, Tahun UMUR Teknis Ekonomis Pangkalan Data Peralatan (Equipment) PENYUSUTAN Metoda Nilai Sisa Umur fasilitas NILAI SISA Teknis ( ? ) Ekonomis PENGHAPUSAN SPESIFIKASI TEKNIS Gambar-gambar Pedoman / Manual Nama, Jenis, Spesifikasi, Kuantitas Nilai aset/ nilai buku / nilai kapitalisasi Kondisi / kinerja aset Lokasi aset dan pengguna INFORMASI 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Kategori Peralatan Peralatan kategori 3 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan perawatannya sulit, risiko penggunaan tinggi, akurasi/kecermatan pengukurannya tinggi, serta sistem kerja rumit yang pengoperasiannya memerlukan pelatihan khusus/tertentu dan bersertifikat. Peralatan kategori 2 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan perawatannya sedang, risiko penggunaan sedang, akurasi/kecermatan pengukurannya sedang, serta sistem kerja yang tidak begitu rumit yang pengoperasiannya memerlukan pelatihan khusus/tertentu. Peralatan kategori 1 adalah peralatan yang cara pengoperasian dan perawatannya mudah, risiko penggunaan rendah, akurasi/kecermatan pengukurannya rendah, serta sistem kerja sederhana yang pengoperasiannya cukup dengan menggunakan panduan (SOP, manual). 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

Mutu kinerja laboratorium dan kepuasan pelanggan merupakan tujuan utama dari setiap sistem manajemen mutu laboratorium. Dokumentasi sistem manajemen merupakan salah satu pilar pendukung sistem manajemen mutu laboratorium. Sistem Manajemen Mutu laboratorium yang baik meningkatkan kualitas Tridharma, kepuasan pelanggan, dan kesejahteraan komunitas laboratorium. 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

TERIMA KASIH 20-21 Nov 2017 suharjono, Mikrobiologi FMIPA-UB

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan

Masuk

Otorisasi melalui jaringan sosial:

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN LABORATORIUM"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan