DASAR – DASAR MANAJEMEN MONITORING “PENGAWASAN”

Presentasi berjudul: "DASAR – DASAR MANAJEMEN MONITORING “PENGAWASAN”"— Transcript presentasi:

1 DASAR – DASAR MANAJEMEN MONITORING “PENGAWASAN”
Oleh Kelompok 3: ABDUL WAHIDUR RAHMAN ENI ANGRIANI SILITONGA HAFIZ HASANAH HERU TRI SAPUTRA KUKUH KURNIAWAN M. ALFIAN RAHMAN PRETTY SEPSI NOLA RAJA TRIAN PURNAMA

2 PENGAWASAN DEFINISI 1. PRINSIP 2. MANFAAT 3. JENIS 5. TUJUAN 6.
CARA MELAKUKAN 7. TIPE TIPE 8. PROSES 4. FAKTOR 9. SYARAT 10. TAHAP TAHAP 11. METODE 12.

3 Definisi Fungsi Controlling
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

4 Pengertian Pengawasan secara Umum
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan

5 B. Prinsip-Prinsip Controlling
Prinsip-prinsip yg ditetapkan saat melaksanakan controlling adalah : Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. 2. Fungsi pengawasan harus dipahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi. 3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf.

6 C. Manfaat Controlling 1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf. 2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya. 3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien. 4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan. 5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

7 6.Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan 8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja. 9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif 10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan

8 D. Proses Controlling 1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) Suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan. 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

9 4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah) Mengubah pengukuran pelaksanaan Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan. 

10 E. Jenis Controlling Pengendalian karyawan (Personal control). Pengendalian kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, 2. Pengendalian keuangan (financial control) Menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.  3. Pengendalian produksi (Production control).  Difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan

11 4. Pengendalian waktu (Time control)
5. Pengendalian teknis (Technical control) Berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan. 6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control). Untuk mengetahui dan menilai kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan. 7. Pengendalian penjualan (Sales control) Untuk mengetahui produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

12 8. Pengendalian inventaris (inventory control)
Untuk mengetahui inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang 9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control) Untuk mengetahui inventaris perusahaan dan Kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

13 F. Tujuan Controlling 1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan 2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan 3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik 4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi 5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi 6. Meningkatkan kinerja organisasi 7. Memberikan opini atas kinerja organisasi 8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada 9. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

14 G. Cara Melakukan Controlling
1. Pengawasan Langsung Kebaikan : Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “Asal Bapak senang” (ABS).

15 Keburukan : 1. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya. 2. Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya. 3. Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lainnya

16 2. Pengawasan Tidak Langsung
Kebaikan : Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak Biaya pengawasan relatif kecil. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan. Keburukan : Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja. Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat. Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

17 H. Tipe-Tipe Controlling
Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control) Disebut juga dengan Steering Control. 2. Pengawasan Concurrent Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan kegiatan. 3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)   Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control”

18 I. Faktor Yang Membuat Controlling Diperlukan
Perubahan lingkungan organisasi Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi 2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi.  Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati

19 3. Kesalahan-Kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis. 4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang. Menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang

20 J. Syarat Controlling 1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan. 2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi 3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan. 4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar. 5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel. 6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. 7. Pengawasan harus ekonomis. 8. Pengawasan harus mudah dimengerti. 9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

21 K. Tahap-Tahap Controlling
1. Penetapan Standar Pelaksanaan Tipe bentuk standar yang umum adalah : Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk. Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan. 2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.

22 3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. 4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian. 5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.

23 L. Metode Controlling 1. Metode Controlling Non-Kuantitatif Metode yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. 2. Metode Controlling Kuantitatif Untuk menggunakan data khusus dan untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output).

24 Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi

25 TERIMAKASIH