ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Presentasi berjudul: "ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN"— Transcript presentasi:

1 ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
By: Rifa’atul Maftuhah

2 Dilarang menggunakan HP ketika kuliah
Dilarang membawa makanan dan minuman Berpakaian sopan dan tidak memakai celana jeans Berdandan seperti sekretaris Masuk maks 08.15 Penilaian dari tugas, presensensi, UTS dan Uas

3 Pengertian sekretariat, kesekretariatan, dan sekretaris
Menurut Wursanto (2006:15), sekretariat adalah: Satuan organisasi yang melaksanakana pekerjaan office sevice atau jasa-jasa perkantoran. Tempat sekretaris berikut para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang sekretariat Pengertian sekretariat, kesekretariatan, dan sekretaris

4 Menurut saiman (2002:31), sekretariat merupakan suatu tempat dimana terjadinya aktifitas kerja yang sifatnay tetap pada suatu kantor atau suatu tempat untuk mencapai tujuan bersama

5 Menurut Saiman (2002:33), kesektariatan adalah aktivitas yang dilakuak pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Menurut Sedarmayanti (1997:3), kesektariatan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat. Kesektariatan

6 Menurut Prayudi Atmosudirdjo, sekretaris berasal dari bahasa belanda “secretaris” dan Inggris “secretary” dan bahasa latin “secretum” yaitu rahasia. Yaitu seseorang yang dapat dipercaya, seorang yang dapat dipercaya, seseorang yang dapat menyimpan rahasia Sekretaris

7 Menurut Wursanto, Sekretaris adalah pegawai kantor yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan2.

8 Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Kedudukan dan Peran Sekretaris

9 Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. Menyelenggarakan rapat-rapat. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan. Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

10 B. Tugas Administratif Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC)

11 Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan- pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : Menerima tamu Menerima telepon Mengambil dikte dan melatinkan Menyimpan surat

12 Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan : Tugas-tugas yang bersifat rutin Tugas-tugas khusus Tugas-tugas yang bersifat kreatif Melakukan hubungan dan kerja sama

13 Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

14 PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS
Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

15 PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS
Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

16 Pre Service Training Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja. 2. In Service Training Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

17 Menambah keterampilan Merubah sikap
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal : Menambah pengetahuan Menambah keterampilan Merubah sikap

18 C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien. Kepribadian yang menarik Kemauan untuk bekerja.

19 TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu : Tugas-tugas Rutin Tugas-tugas Khusus Tugas-tugas Istimewa Tugas-tugas Resepsionis Tugas Keuangan Tugas Sosial Tugas Insidental Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

20 PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
“ Tutup Mulut Rapat – Rapat Pasang Mata Awas – Awas Buka Telinga Lebar – Lebar”

21 SEKRETARIS HARUS MAMPU :
Membagi waktu kerja dengan keluarga Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi Pandai menyimpan rahasia Siap full kontek dan ready to fight in every moument Dan lain-lain

22 TUGAS POKOK SEKRETARIS :
Membantu pimpinan Menyiapkan agenda rapat Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi Dan lain sebagainya

23 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya Watak keras kepala dan menang sendiri Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain Dan lain sebagainya

24 DAFTAR PRESENTASI KELAS MALAM: 1. Hizbullah 2. Reny 3. Nafa 4. Nova 5
DAFTAR PRESENTASI KELAS MALAM: 1. Hizbullah 2. Reny 3. Nafa 4. Nova 5. Dewi 6. Wiwin 7. Dea 8. Fauzan 9. Cristin 10. Devi 11. Diah 12. Ike

25 KELAS PAGI 1. Iqbal Kepribadian dan komunikasi
2. Hani Bertelepon dan menerima tamu Arlisa Petty cash 4. Devita Mengelola dokumen 5. Puspita Laporran dan manajemen waktu 6. Ana Agenda kerja 7. Azizah Humas dan keprotokolan