Persyaratan seorang sekretaris

Presentasi berjudul: "Persyaratan seorang sekretaris"— Transcript presentasi:

1 Persyaratan seorang sekretaris
Teknik berbicara yang baik Faktor yang mempengaruhi pembicaraan Sikap kerja sekretaris Produktifitas kerja sekretaris Anjuran dan larangan seorang sekretaris

2 Persyaratan seorang sekretaris
Kualifikasi yang harus dimiliki oleh skeretaris: Pengetahuan ex: pengetahuan luas, seluk beluk perusahaan, tata naskah dan kearsipan Ketrampilan ex: Laporan, korespondensi dan penggunaan teknologi Kepribadian Ex; Kepribadian menari, dan loyalitas dan dedikasi

3

4 Teknik berbicara yang baik
1. Awali dengan kalimat pembuka 2. Menatap lawan bicara 3. Menggunakan kalimat sopan 4. Ciptakan situasi yang santai Hilangkan perasaan gugup Usahakan menggunakan bahasa yang mudah dipahami Menggunakan intonasi yang jelas Jangan gunakan nada tinggi Jangan memotong pembicaraan Berikan salam penutup

5 Sikap kerja sekretaris
Accuracy (ketelitian) Follow through (melaksanakan pekerjaan secara sempurna) Good judgement (pertimbangan/perhitungan sebelum melaksanakan tindakan) Resourcefulness (panjang akal) Innitiative (inisiatif)

6 Produktifitas kerja sekretaris
Bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris harus berhasil mencapai tujuan dengan cara menghasilkan daya produksi

7 Komunikasi: Definisi, Proses dan Fungsi Komunikasi

8 Pengertian Komunikasi
Menurut Ruben dan Steward (1998), komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan (message) atau pernyataan (statement) oleh seseorang kepada orang lain.

9 Menurut Lasswell ini menunjukkan bahwa komunikasi meliputi 5 unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu, yaitu: Komunikator (siapa yang mengatakan?) Pesan (mengatakan apa?) Media (melalui saluran/ channel/media apa?) Komunikan (kepada siapa?) Efek (dengan dampak/efek apa?).

10 Fungsi Komunikasi Menyampaikan pikiran atau perasaan
Tidak terasing atau terisolasi dari lingkungan Mengajarkan atau memberitahukan sesuatu Mengetahui atau mempelajari dari peristiwa di lingkungan Mengenal diri sendiri

11 Memperoleh hiburan atau menghibur orang lain.
Mengurangi atau menghilangkan perasaan tegang Mengisi waktu luang Menambah pengetahuan dan merubah sikap serta perilaku kebiasaan Membujuk atau memaksa orang lain agar berpendapat bersikap atau berperilaku sebagaimana diharapkan

12 Proses Komunikasi

13 Bentuk Komunikasi Komunikasi Intrapersonal Komunikasi intrapersonal sering disebut juga komunikasi intrapribadi, secara harfiah dapat diartikan sebagai komunikasi dengan diri sendiri.  Komunikasi Interpersonal Komikasi Interpersonal ialan komunikasi antara dua orang dan terjadi kontak langsung dalam percakapan. Komunikasi ini juga dapat berlangsung dengan berhadapan muka atau melalui media komunikasi antara lain dengan melalui: pesawat telfon, atau radio

14 Komunikasi kelompok Menurut (Michael Burgoon, 1978) komunikasi kelompok ialah: interaksi tatap muka antara tiga orang atau lebih dengan tujuan berbagi informasi, pemecahan maasalah yang mana anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota lain secara tepat. Komunikasi Massa Komunikasi Massa ialah suatu proses dimana suatu organisasi memproduksi dan menyebarkan pesan kepada public secara luas, atau suatu proses komunikasi dimana pesan dari media dicari digunakan dan dikonsumsi oleh audiens.

15 Prinsip komunikasi efektif
Prinsip Komunikasi Efektif merupakan Ketrampilan Prioritas diurutan pertama jika Anda menginginkan Sukses dalam Karir dan Kehidupan. 

16 1. Respect (Respek) Respect adalah Perasaan Positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara. Anda menghargai Lawan Bicara sama halnya dengan menghargai diri sendiri. Rahasia terbesar dalam berurusan dengan manusia adalah penghargaan yang jujur dan tulus. Prinsip menghormati ini harus selalu Anda pegang dalam berkomunikasi.  There will be no respect without trust and there is no trust without integrity – Samuel Johnson.

17 2. Empathy (Empati) Empathy adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang lain. Ber-Empati Anda harus menempatkan diri sebagai pendengar yang baik,  bahkan sebelum orang lain mendengarkan kita.  Stephen R Covey menjelaskan salah satu dari tujuh kebiasaan manusia efektif adalah mengerti terlebih dahulu sebelum dimengerti (Seek First to Understand).

18 3. Audible (Dapat Didengar)
Audible mengandung makna pesan Anda harus dapat didengarkan dan dimengerti. Beberapa yang harus di lakukan: Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan bahasa yang baik dan benar.   Kedua, sampaikan yang penting. Ketiga, gunakan bahasa tubuh  Anda. Keempat, gunakan  ilustrasi atau contoh.

19 4. Clarity (Jelas) Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan. Salah satu penyebab munculnya salah paham antara satu orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas yang mereka terima.

20 5. Humble (Rendah Hati) Sikap Rendah Hati bukan berarti Anda Rendah Diri, Rendah Hati memberikan Kesempatan kepada orang lain untuk berbicara terlebih dahulu dan Anda menjadi Pendengar yang Baik

21 Hambatan dalam komunikasi
Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

22 1. Hambatan personal Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

23 2. Hambatan kultural atau budaya
Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain. 2. Hambatan kultural atau budaya Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

24 3. Hambatan fisik Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

25 4. Hambatan lingkungan Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

26 Bertelepon

27 Telepon adalah alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi dengan cepat.

28 Macam-macam telepon Telepon meja Telepon Dinding
Telepon mobil, peswat atau kapal

29 Hubungan telepon Lokal Interlokal Internasional

30 Menerima dan melayani telepon
Etiket menelepon dan menerima telepon Mencatat pesan melalui telepon Membuat janji melalui telepon

31 Menerima dan melayani telepon
Suara yang phonogenic, suara yang pas dan enak didengar di telinga orang yang mendengarnya Kecepatan berbicara harus diperhatikan agar semua ucapan tertangkap pendengaran lawan bicara Nada suara harus diperhatikan agar terdengar ramah, bersahabat, dan penuh perhatian. Kejelasan pengucapan harus diperhatikan agar semua ucapan tertangkap dan dapat dimengerti oleh lawan bicara