ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Presentasi berjudul: "ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT"— Transcript presentasi:

1 ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
DIKLAT MOT

2 TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM (TPU)
Setelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan dapat memahami analisis kebutuhan diklat (training needs assessment) dalam pengelolaan diklat.

3 Tujuan pembelajaran khusus (tpk)
Menjelaskan konsep dasar analisis kebutuhan diklat dengan baik dan benar Menyebutkan indikator dan tingkat kebutuhan diklat Menjelaskan pendekatan analisis kebutuhan diklat dengan baik dan benar Menjelaskan tahapan pelaksanaan analisis kebutuhan diklat dengan baik dan benar

4 KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN DIKLAT
POKOK BAHASAN KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN DIKLAT AKD KONSEP DASAR INDIKATOR & TK KEBTHN PDKTN AKD THPN PLKSANAAN

5 Training Circle (Siklus Diklat)
overview 1. TNA 2. Tujuan/ sasaran Diklat 6. Evaluasi Perencanaan Diklat 5. Pelaksanaan Diklat 4. Mendesain Diklat

6 Analisis Kebutuhan Diklat
4 5 6 1 2 3

7 PENGERTIAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

8

9 ANALISIS + KEBUTUHAN + Diklat

10 Analisis ? Kegiatan memilah-milah, memecah-mecah suatu kebulatan komponen Suatu rangkaian kegiatan pemikiran yang logis, rasional, sistematis dan objektif untuk penelaahan, perincian dan pemecahan terhadap suatu objek atau sasaran sebagai suatu kebulatan komponen ke dalam sub-subkomponen yang lebih kecil sehingga dapat diperoleh kejelasan tentang fakta, data, dan informasi dari objek tersebut.

11 Kebutuhan – Butuh ? Diklat ? Memerlukan - ada kekurangan
Gap = ketimpangan antara “yang seharusnya” dengan “apa yang senyatanya” Diklat ? Proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan PNS dlm melaksanakan tugas jabatannya.

12 What is A TRAINING NEED? A need for training that can rectify the performance gap. (Suatu kebutuhan akan pelatihan yang diyakini dapat memperbaiki kesenjangan kinerja) What?

13 Kesenjangan kinerja (Performance gap)
Kinerja yang diinginkan (Desired performance) Kesenjangan kinerja (Performance gap) Kinerja yang ada (Actual performance)

14 Analisis Kebutuhan Diklat ?
Suatu investigasi masalah yang sistematis dan seksama dengan tujuan untuk mengidentifikasi secara tepat tentang dimensi-dimensi masalah dan apakah masalah tersebut dapat diatasi dengan pelatihan (A systematic and thorough investigation of a problem with the purpose of identifying exactly the dimensions of that problem and whether or not it can be solved by training)

15 APA SEMUA MASALAH PERLU DIKLAT ?
Kemampuan (Ability) Able but Un Willing Able & Willing Un Able & Un Willing Un Able but Willing Kemauan (Willingness)

16 BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT
VS BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT KINERJA RENDAH Pegawai memahami cara melakukan pekerjaan Pegawai tidak memahami cara melakukan pekerjaan KEBUTUHAN DIKLAT BUKAN KEBUTUHAN DIKLAT Prepare a training Refer to management

17 Tugas 1 Di samping pernyataan berikut, beri tanda KD (Kebutuhan Diklat) atau PI (Perlu Informasi lain): Apabila pegawai, Tidak tahu cara menjalankan mesin Tidak mau menggunakan sistem komputer Tidak peduli terhadap keamanan penggunaan alat Tidak mau menggunakan prosedur yang tepat Bekerja asal-asalan Sering tidak masuk kerja

18 MENGAPA AKD? Masalah kinerja (Performance problems)
Sistem dan teknologi baru (New system and technology) Pelatihan rutin (Automatic or habitual training) Why?

19 3 (TIGA) KARAKTERISTIK AKD ( KAUFMAN )
1. Data harus menyajikan kondisi aktual sibelajar dan orang -0rang yang terkait, baik itu mencakup kondisi saat ini maupun kondisi mendatang. 2. Tidak ada analisis kebutuhan yang bersifat final dan lengkap. Pernyataan tentang kebutuhan bersifat tentatif/ sementara. 3. Ketimpangan seharusnya diidentifikasi dari produk dan bukannya mengenai proses.

20 Tujuan AKD Sebagai dasar penyusunan program diklat
Diskrepansi Kompetensi dijadikan tujuan program diklat Sebagai masukan bagi organisasi untuk tindak lanjut kegiatan dan menentukan prioritas program Mejaga dan meningkatkan produktifitas kerja. Menghadapi kebijakan dan tugas baru

21 MANFAAT AKD Program Diklat akan sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu pegawai Menjaga dan meningkatkan motivasi peserta dalam mengikuti diklat Efisiensi biaya organisasi Memahami masalah yang timbul dalam organisasi

22 Indikator kebutuhan diklat
What Indikator kebutuhan diklat

23 Jenis- Jenis Kebutuhan
Kebutuhan Normatif (Normative Need) ; mis : utk menduduki jabatan ttt Kebutuhan yang dirasakan (feel need) Kebutuhan yang diekspresikan (expressed need) Kebutuhan komparatif (comparative need) Kebutuhan masa yang akan datang (anticipated/future need) kebutuhan

24 Indikator kebutuhan Diklat ?
Keluhan masyarakat Penggunaan waktu yang kurang efisien Mutu kerja rendah Boros Tidak ada standard dan pengukuran kerja Lemahnya koordinasi Rencana mutasi Hasil kerja menurun Disiplin menurun Konflik internal dan eksternal Arsip tidak teratur Pekerjan menumpuk pada satu orang Terjadi “Botleneck”

25 3 LEVEL TNA Organisational level Job level Personal level

26 ADA DUA FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN DIKLAT ?
Faktor Internal Mutasi Jabatan Pembentukan Organisasi Baru Perkembangan IPTEK Kekurangan PKS Faktor eksternal Peraturan perundangan Keadaan Ekonomi Sikap Masyarakat Pendidikan & Teknologi

27 TINGKAT KEBUTUHAN DIKLAT
PERTANYAAN POKOK YG HARUS DIJAWAB KESIMPULAN/ REKOMENDASI PROSESNYA Organisasi (Organization) Dibagian mana diklat dibutuhkan Kebutuhan yg mendesak di bagian… Pejabat Pengganti harus dilatih dahulu Pengungkapan Kebutuhan Pelatihan Jabatan (Occupation) PKS apa yang dibutuhkan dalam jabatan tsb. Jabatan tsb harus memiliki persyaratan PKS, yakni …… Analisis Jabatan Perorangan (Individu) Orang-orang mana yg memerlukan diklat Si A butuh Diklat…. Si B butuh Diklat ….. Spesifikasikan Orangnya

28 ORGANISATION ANALYSIS : terkait dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuannya.
JOB ANALYSIS: terkait dengan kebutuhan pekerjaan tertentu dalam organisasi tersebut guna meningkatkan standar kinerja, serta mengidentifikasi kompetensi yang diperlukan untuk mencapai standar tersebut. PERSON ANALYSIS: terkait dengan kebutuhan individu dalam organisasi tersebut guna meningkatkan kompetensinya dalam melakukan pekerjaannya.

29 BEBERAPA PERTANYAAN BAGI ANALIS KEBUTUHAN
Apakah ada masalah kinerja? Apakah karyawan mengetahui bagaimana mengerjakan pekerjaannya? Apakah karyawan mengetahui standar yang dipersyaratkan? Bagian apa saja yang terkait dengan pelatihan? Ada kesenjangan apa? Mengapa ada kesenjangan? Apa saja penyebab kesenjangan tersebut? Apa saja akibat kesenjangan tersebut? Adakah kebutuhan akan suatu pelatihan? Apa saja parameter masalah, kebutuhan dan tugas? Bidang apa saja yang paling penting ditangani lebih dulu? Apa saja yang dapat dimasukan pada pelatihan?

30 HASIL-HASIL AKD Pernyataan spesifik tentang masalah kinerja (Specific Statement Of the Problem) Berbagai isu selain pelatihan (Any Non Training Issues) Standar kinerja yang diperlukan (Standards Of Performance Required) Hasil dan tujuan pelatihan (Learning Outcomes And Learning Objectives) Analisa biaya untuk solusi alternatif (Cost Analysis Of Alternative Solution)

31 PENGERTIAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
PROSES AKD

32 PENGERTIAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
PENDEKATAN AKD PENGERTIAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT Cara untuk melaksanakan penilaian kebutuhan pelatihan dengan menggunakan metode dan teknik yang tepat sehingga diperoleh data yang akurat dan terpercaya

33 METODE-METODE AKD Wawancara (Interviews) Angket (Questionnaires)
Observasi (Observations) Tes Pengetahuan (Knowledge tests) Me-review Data tentang kinerja (Performance data review) Diskusi informal (informal discussions) Teknik moderasi (Moderation technique) Metode : cara yang teratur yang digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar mencapai hasil yang maksimal. Teknik : cara membuat sesuatu

34 Pendekatan AKD Ditinjau dari orang yang melakukan : teknik intuitif (karena keterbatasan dana) , Ulasan Pimpinan; Atas dasar analisis data sekunder : studi pustaka, Analisis Jabatan; Focus Group dan Nominative Group : buat dalam satu kelompok sasaran dan berurutan. Analisis DIF (Difficulties, Importancy, Frequency): Unit Kerja DIF, KRA (Key result area); Diskrepansi Kompetensi

35 LATIHAN PROSES AKD Bagi Kelompok Sasaran

36 Tugas 1 Refleksi: Merujuk kepada Tugas 1, apakah anda dengan kolega anda memiliki pemahaman yang sama tentang visi/ misi institusi Anda? Apakah Anda dan kolega Anda memahami Uraian Tugas Anda?

37 Tugas 2 Refleksi: Diskusikan dengan kolega anda tentang:
Standar kompetensi yang dipersyaratkan untuk pekerjaan yang Anda lakukan. B. Seberapa jelas anda memahami keduanya (Uraian Tugas dan Standar Kompetensi) ? Apa komentar anda tentang kinerja anda sendiri terkait dengan standar dan deskripsi tersebut?

38 REFLEKSI Merujuk kepada Tugas 2, apakah pelatihan tertentu diperlukan untuk memenuhi standar tersebut? Apakah pelatihan tersebut merupakan kebutuhan personal atau tuntutan pekerjaan? Apa alasan anda?

39 Latihan dengan cara Teknik Moderasi

40 TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
PROSES AKD

41 PERSIAPAN Membuat tim (steering group/ committee-tergantung besarnya kegiatan) yang terdiri dari seluruh pihak terkait. Tentukan team leadernya. Tentukan tujuan dan hasil yang hendak dicapai. Tentukan kelompok sasaran. Tetapkan langkah-langkah, metodologi dan berbagai sumber informasi. Identifikasi berbagai sumber yang dibutuhkan. Tentukan timeline (kurun waktu). Tentukan personil dan tanggung jawabnya. Identifikasi biaya yang diperlukan. Jelaskan persyaratan pelaporan.

42 Perumusan Masalah Perumusan Tujuan Pengmbngan Instrumen Pengumpulan Data Pengolahan Data Pelaporan Penafsiran Hasil

43 TAHAP PERUMUSAN MASALAH
Sources of problems/requests Manager Staff Records and other information observation Ask questions Document information Clear statement of problem or issue

44 Contoh tujuan TNA Mengidentifikasi kompetensi untuk jabatan-jabatan kunci. Mendokumentasikan berbagai kompetensi dalam suatu matriks keterampilan. Memvalidasi kompetensi. Memetakan kompetensi kedalam suatu sistem manajemen kinerja Mempersiapkan pelaksanaan suatu rencana Melaksanakan suatu rencana yang mendorong setiap individu dalam institusi untuk senantiasa dapat memperoleh dan mengembangkan keterampilan bagi jabatan-jabatan kunci.

45 Memilih tehnik analisa
Survey data organisasi (mereview prosedure, manual, laporan dsb) Survey dan angket Observasi Wawancara Analisa DIF (Difficulties, Importance, Frequency) FGD (Focus Group Discussion) Moderation Techniques Dsb

46 Laporkan temuan Tahapan paling sulit, karena…
AKD tidak selalu memperoleh jawaban yang dicari manajemen. Ada masalah yang dapat diatasi dengan pelatihan tetapi ada pula yang tidak. Oleh karena itu… hati-hati dalam menyajikan hasil temuan

47 KONKLUSI AKD adalah proses penguraian masalah di tempat kerja secara sistematis (A TNA is a process of breaking down a workplace problem in a systematic way) Banyak proses AKD yang berupa penyampaian berbagai pertanyaan dan mencari berbagai jawaban (Much of the TNA process is about asking questions and getting answers) Kebutuhan pelatihan adalah suatu kebutuhan akan pelatihan yang diyakini dapat memperbaiki kesenjangan kinerja (A need for training that can rectify the performance gap)

48 AKD memberikan banyak manfaat kepada trainer (A TNA provides the trainer with numerous benefits)
Pelaksanaan AKD memerlukan 7 langkah yang saling terkait untuk memperoleh pernyataan yang jelas tentang masalah serta pelatihan apa yang bisa dilakukan untuk memecahan masalah itu (Performance of TNA requires following 7 steps which build on each other to achieve a clear statement of what the problems are and what training can be done to fix them) (Menetapkan) biaya masalah kinerja dan membandingkan biaya pelatihan sebagai bagian penting dalam laporan AKD (Costing the performance problem and comparing training costs is an important part of TNA report)

49 THANK YOU