ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN.

Presentasi berjudul: "ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN."— Transcript presentasi:

1 ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN

2 ADMINISTRASI Administrasi adalah Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasakan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien yang meliputi Pengorganisasian, penetapan rencana program kerja, penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, Dan Lain sebagainya.

3 KESEKRETARIATAN Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha
Kesekretariatan meliputi: Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).  Surat menyurat;  Kegiatan kearsipan dan agenda;  Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;  pengiriman dan penerimaan surat; dan  data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis 

4 PROGRAM KERJA OSIS Program kerja yang dibuat harus mencerminkan aspirasi dan kebutuhan anggota. Sehingga dalam penyusunan program kerja ini harus melibatkan unsur-unsur siswa yang   terhimpun dalam MPK (Musyawarah Perwakilan Kelas) sekaligus yang berkecimpung dalam kegiatan sekolah seperti pengurus Sub Seksi dan sebagainya. NEXT

5 TAHAP PENYUSUNAN PROKER
Penampungan aspirasi dari siswa (terutama anggota, pengurus Sub Seksi) Penyampaian hasil penampungan aspirasi siswa dan penyampaian aspirasi dari  perwakilan kelas Pembentukan tim penyusun program kerja OSIS yang terdiri dari : Pengurus Harian OSIS; Pengurus MPK Inti dan Para Ketua Sub Seksi Musyawarah pengurus tentang penyusunan program kerja OSIS Rapat Kerja Pengajuan dan pengesahan program kerja OSIS NEXT

6 Adapun program kerja OSIS terdiri dari 5 bagian yaitu :
Program kerja Pengurus Harian OSIS Sasaran Umum Program Kerja 8 (delapan) Seksi Bidang Program Kerja 8 Seksi Bidang Matriks Program Kerja OSIS 2013/2014 Program Kerja Sub Bidang (Ekstrakurikuler) NEXT

7 PROKER PENGURUS HARIAN OSIS
Sasaran Umum Terwujudnya koordinasi yang matang antar seksi bidang, pelayanan yang optimal terhadap anggota dan pembagian tugas kesekretariatan yang merata. Jenis Kegiatan Pengajuan perbaikan sarana dan administrasi Penertiban administrasi Pengaktifan kegiatan dana usaha Persiapan laporan pertanggungjawaban NEXT

8 TUGAS – TUGAS PENGURUS KETUA WAKIL KETUA BENDAHARA SEKRETARIS SEKBID I
SEKBID V SEKBID II SEKBID VI SEKBID III SEKBID VII SEKBID IV SEKBID VIII

9 KETUA Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana
Mengkoordinasikan semua aparat kepengurusan Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan oleh aparat kepengurusan Memimpin rapat Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat Setiap saat mengevaluasi kegiatan aparat kepengurusan. BACK

10 WAKIL KETUA Bersama-sama ketua menetapkan kebijaksanaan
Memberikan saran kepada ketua dalam rangka mengambil keputusan Menggantikan ketua jika berhalangan Membantu ketua dalam melaksanakan tugasnya Bertanggung jawab kepada ketua BACK

11 SEKRETARIS Memberi saran/masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan; Mendampingi ketua dalam memimpin rapat; Menyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan; Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan; Bersama ketua menandatangani setiap surat; Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi; Bertindak sebagai notulis dalam rapat. BACK

12 BENDAHARA Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan/pengeluaran uang/biaya yang diperlukan; Memnuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan.pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban. Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan; Menyampaikan laporan keuangan secara berkala BACK

13 SEKSI BIDANG I (Pembinaan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan YME).
Sasaran Umum. Terbinanya kualitas dan kesadaran beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan YME dengan melaksanakan ajaran sesuai dengan agama masing-masing yang diprioritaskan pada kegiatan ibadah secara berkelompok dan meningkatkan kepedulian terhadap sesama umat beragama. NEXT

14 Contoh Program Peringatan Hari Besar Islam Isra Mi’raj Shalat Ied
Shalat Tarawih Pesantren Kilat Penyembelihan Kurban Buka Puasa Bersama Maulud Nabi Muhammad SAW Pembinaan Spiritual Shalat Dzuhur Berjamaah Kegiatan Tambahan Bantuan Musibah dan Duka Cita Bantuan Sumbangan Dana Bakti Sosial BACK

15 SEKBID II (Pembinaan kehidupan berbangsa dan bernegara)
Sasaran Umum. Terbinanya rasa patriotisme, kebangsaan dan bertanggung jawab terhadap bangsa dan negara yang diwujudkan dalam penghayatan nilai-nilai dalam upacara bendera. NEXT

16 Contoh Program Melaksanakan Upacara Upacara Rutin Hari Senin
Upacara Kesaktian Pancasila Upacara Sumpah Pemuda Upacara Hari Pahlawan Upacara Hari Pendidikan Nasional Upacara Hari Proklamasi Upacara Hari Ulang Tahun SMK Upacara Orientasi Siswa Baru Upacara Hari Kebaktian Pancasila Upacara Pelepas Siswa Kelas 3 BACK

17 SEKSI BIDANG III (Pendidikan pendahuluan bela negara)
Sasaran Umum. Terkoordinasinya kegiatan kepramukaan dan ke-pecinta alam-an dalam menumbuhkan jiwa cinta tanah air, rela berkorban demi bangsa dan negara untuk membentuk kader penerus yang patriotis. NEXT

18 Contoh Program Membantu Koordinator Seksi 2 Melakukan Upacara
Melakukan Lintas Alam Ekstrakurikuler Pramuka Razia Sekolah, yang bekerja sama dengan Seksi 4 dan Guru BK Perkemahan OSIS Pramuka Paskibra Hari Ulang Tahun Pramuka BACK

19 SEKBID IV (Peningkatan kepribadian dan budi pekerti luhur)
Sasaran Umum. Siswa memiliki kepribadian yang mantap, suka meringankan penderitaan orang lain, berkepedulian sosial yang tinggi, mandiri dan mampu menjawab tantangan hidup secara dewasa NEXT

20 Contoh Program Pelaksanaan MOS
Pemberian Materi Orientasi pada Siswa Baru Melaksanakan Tata Krama Pergaulan Pemberian Materi Tentang Tata Krama melalui Majalah Dinding Bekerja Sama dengan Seksi 5 Pengarahan Tata Krama melalui Orientasi Siswa Baru BACK

21 Perlombaan Kedisplinan Dan Kerapian Antarkelas
Mengadakan Razia Besar – Besaran untuk Meningkatkan Keamanan Sekolah dan Kedisplinan Waktu Perlombaan Kedisplinan Dan Kerapian Antarkelas Pengumpulan Dan Pemberian Bantuan Mengadakan Bakti Sosial (diluar sekolah) Pemberian Sumbangan Kepada Siswa yang Orang Tuanya Telah Meninggal Dunia Pengumpulan Buku – Buku Bekas untuk Disumbangkan ke Perpustakaan NEXT

22 Penyuluhan Tentang Tata Krama pada Orang Tua, Guru, dan Sesama Siswa
Meningkatkan Sikap Hormat Siswa pada Orang Tua, Guru, serta sesama Teman di Lingkungan Sekolah dan Masyarakat Penyuluhan Tentang Tata Krama pada Orang Tua, Guru, dan Sesama Siswa Pengarahan Tentang Bahaya Narkotika Penyuluhan HIV / AIDS BACK

23 SEKBID V (Pembinaan Berorganisasi, Pendidikan Politik, dan Kepemimpinan)
Sasaran Umum. Tumbuhnya sikap siap memimpin dan mau dipimpin dalam mengembangkan pola kepemimpinan konsultatif yang mengarah pad partisipatif yang aktif dari pengurus, kerjasama yang baik, kompak dan terciptanya hubungan lintas bidang. NEXT

24 Contoh Program Menyelenggarakan Majalah Dinding , membawahi ekskul Majalah Dinding Latihan Dasar Kepemimpinan Nazar, bekerja sama dengan seksi 6 Pengadaan Kegiatan Baru Mading Lomba keterampilan mengolah MADING Ajang pencarian bibit-bi bit berprestasi akademik BACK

25 SEKBID VI (Peningkatan keterampilan dan kewirausahaan)
Sasaran Umum. Mendorong tumbuhnya sikap mental wiraswasta siswa sehingga timbul kreatifitas dan kemandirian dalam menghadapi hidup. NEXT

26 Contoh Program Meningkatkan Minat dan Peran Siswa Koperasi
Piket Koperasi Pembenahan Ruang Koperasi Pembenahan Ruang Pokja Unit Produksi Meningkatkan Keterampilan dan Menciptakan Sesuatu Yang lebih Berguna Bazar Cheap Market (Pasar Murah) NEXT

27 Pemrograman situs web (TKI) Desain Web (TKI)
Ekstrakurikuler Klub Matematika Klub Bahasa Inggris Conversation Klub Komputer Pemrograman situs web (TKI) Desain Web (TKI) BACK

28 SEKBID VII (Peningkatan kesegaran jasmani)
Sasaran Umum. Terbinanya kreatifitas siswa dari pribadi yang sehat, bersih serta lingkungan sekolah yang tetap asri dan hijau segar. NEXT

29 Contoh Program Bulu Tangkis Sepak Bola Pertandingan Persahabatan
Senam Jasmani Class Meeting Ekstrakurikuler PMR Basket Volley Bulu Tangkis Sepak Bola Pertandingan Persahabatan Perkemahan PMR Liga Futsal BACK

30 SEKBID Pembinaan Persepsi, Apresiasi Dan Daya Kreasi Seni
Sasaran Umum. Berkembangnya kegiatan seni yang kreatif dan ekonomis untuk menumbuhkan sikap untuk mau menghargai hasil karya seni. NEXT

31 Contoh Program Penyediaan Alat Musik Band Hari Ulang Tahun Sekolah
Hari Kartini Hari Batik Nasional Tahun Baru NEXT

32 Perpisahan Kelas XII Masa Orientasi Siswa Freeday akustik
Festival Bulan bahasa Ekstrakurikuler Paduan Suara Tari Cheerleaders Teater / Drama BACK

33 PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS
INDEKS SURATSURAT MENYURAT Contoh nomor surat 001/OSIS-SPETA/A/XII/2009 Kode Indeks Surat A : Surat untuk internal OSIS SPETA B : Surat untuk eksternal OSIS SPETA SK : Surat Keputusan. SP : Surat Pengesahan. Sp : Surat Pengangkatan / Pemberhentian. SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan. SM : Surat Mandat. ST : Surat Tugas. SPt : Surat Pengantar. SKt : Surat Keterangan. NEXT

34 Kelengkapan Administrasi
Buku Daftar Inventaris Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi. NEXT

35 Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,sebagai berikut: a. nomor urut barang; b. nomor indeks/kode barang; c. nama satuan/jenis barang; d. jumlah barang; e. asal mula barang; f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli); g. tanggal mulai dipakai; h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak); i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang. NEXT

36 Buku Notulensi (1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi. (2) Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya NEXT

37 Buku notulensi, memuat antara lain: a. nama pertemuan; b
Buku notulensi, memuat antara lain: a. nama pertemuan; b. hari, tanggal pertemuan; c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir); d. tempat pertemuan; e. jumlah undangan dan jumlah peserta; f. nama dan jabatan yang memimpin; g. nama dan jabatan notulis; h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan; i. Keputusan-keputusan yang diambil; j. rekomendasi (jika ada). NEXT

38 Buku Tamu Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi. NEXT

39 Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut; b. hari, tanggal, jam; c. nama lengkap tamu; d. organisasi/institusi tamu; e. jabatan/status tamu; f. alamat; a. keperluan; b. Tanda tangan tamu. NEXT

40 Buku Daftar Hadir Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain. NEXT

41 Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut; b. nama lengkap; c. jabatan; d. alamat; e. tanda tangan. Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan. NEXT

42 Buku Daftar Kegiatan Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal NEXT

43 Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut; b. nama/jenis kegiatan; c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan; d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll); e. tempat pelaksanaan; f. penyelenggara; g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb. NEXT

44 Buku Keuangan Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi. NEXT

45 Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut; b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran) c. uraian sumber pemasukan d. uraian penggunaan dana e. debit f. kredit h. jumlah i. Keterangan (jika perlu) NEXT

46 Buku Agenda Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu: a. Buku agenda surat keluar; b. Buku agenda surat masuk NEXT

47 Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut; b. nomor indeks surat; c. nomor surat; d. tanggal surat; e. tujuan surat; f. isi/perihal surat; g. keterangan. NEXT

48 Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut: a. nomor urut b. nomor indeks surat c. tanggal surat diterima d. pengirim e. isi/perihal surat f. tanggal surat g. terusan h. catatan disposisi i. keterangan

49 PENGARSIPAN Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya NEXT

50 Kegunaan arsip antara lain: a. pembuktian/pembukuan; b
Kegunaan arsip antara lain: a. pembuktian/pembukuan; b. korespondensi; c. penyusunan sejarah; d. penyusunan data statistik; e. dokumentasi. NEXT

51 Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya

52 PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
Bagan Struktur Organisasi Papan Agenda kegiatan Papan Pengumuman Tabel Program Kerja Tahunan Papan Daftar Pengurus

53 SEKIAN & TERIMA KASIH