PENGORGANISASIAN.

Presentasi berjudul: "PENGORGANISASIAN."— Transcript presentasi:

1 PENGORGANISASIAN

2 Perlu untuk memutuskan
KAITAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN ORGANIZING Jenis struktur organisasi Yang membantu untuk mengetahui STAFFING Jenis orang yang diperlukan dan kapan PLANNING Tujuan & bagaimana cara mencapainya Perlu untuk memutuskan Yang mempengaruhi jenis kepemimpinan LEADING Bagaimana secara efektif memimpin orang Untuk menjamin pencapaian rencana CONTROLLING menerapkan standar pengendalian

3 PENGORGANISASIAN …. (1) identifikasi dan pengklasifikasian kegiatan yang diperlukan, (2) pengelompokan kegiatan yang perlu untuk mencapai tujuan, (3) penyerahan masing-masing kelompok tugas kepada manajer dengan kewenangan untuk mengawasi delegasi itu dan (4) penentuan koordinasi dalam struktur organisasi. (Koontz H & Weihrich H, 1988: p.162) Mobilisasi sumber daya material dan manusia untuk mencapai tujuan. Tujuan pengorganisasian adalah agar sumber-sumber manusia, alat dan material termobilisasi, terorganisasi dan bekerja. Oleh karena itu, inti dari pengorganisasian adalah integrasi dan kordinasi sumber-sumber manajemen. Pengorganisasian juga dianggap sebagai proses mengidentifikasi peran dan hubungannya dengan yang lain. Terakit dengan menciptakan struktur dan hirarkis jabatan dalam unit kerja. (Huber D, 1996: p.86) Penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas- tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen serta penentuan hubungan-hubungan (Hasibuan, 1989:121)

4 PROSES PENGORGANISASIAN
Feasibility Studies and Feedback 1. Tujuan perusahaan 2. Kebijakan dan rencana 3. Identifikasi & klasifikasi kegiatan yang diperlukan 4. Pengelompok-an kegiatan berdasarkan sumber dan situasi 5. Pendelegasi-an wewenang 6. Koordinasi kewenangan dan hubung-an informasi secara hori-sontal & verti-kal 7. Staffing 8. Leading Planning Organizing 9. Controlling

5 Merupakan sistem power dan control
STRUKTUR ORGANISASI Merupakan sistem power dan control Mengakomodasi pencapaian visi, misi dan strategi rumah sakit (structure follows strategy). Menggambarkan hubungan satu sama lain dari masing-masing posisi

6 KONSEP DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Rackich at.al. 1994: p (Managing Health Services Organization) Strategic apex: yang menentukan arah strategik organisasi  governing body, president, CEO, vice president Operating core: yang melakukan tugas dasar/pokok organisasi (produk/jasa organisasi)  dokter, perawat, teknologist, terapist, dan pemberi pelayanan kesehatan lainnya Middle line: yang berada di antara eksekutif pada strategic apex dan operating core  nursing supervisor Technostructure: anggota staf yang membantu dan mengendalikan tugas pokok organisasi. Perannya adalah melakukan standarisasi pekerjaan. Mereka dilepas dari pengoperasian langsung, tetapi mereka bisa merancang pekerjaan, mengubahnya atau melatih orang-orang yang melakukannya  risk manager, mereka yang terlibat dalam continuous quality improvement, strategic planners, budget analyst, dan yang terlibat dalam upaya diklat. Supporting staff: memberikan pelayanan tidak langsung  fund raising and development, legal counsel, marketing, public relation, finance, dan human resource management. STRATEGIC APEX TECHNO STRUCTURE SUPPORTING STAFF MIDDLE LINE OPERATING CORE Mintzberg’s five basic parts of organization Dalam Rackich JD at.al.,1994: p

7 DEPARTEMENISASI Setiap organisasi harus melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan-nya Departemenisasi adalah suatu proses di mana kegiatan-kegiatan dikelompokkan secara logis dan diberikan kepada manager. Hasil departemenisasi: Terbentuknya departemen-departemen (pengelompokan kegiatan) yang sering menggunakan sebutan: bagian, bidang, divisi, seksi, unit, cabang, dsb. Dalam suatu * Perusahaan : manufacturing, selling dan accounting. * Kota : kebakaran, polisi, kesehatan * Rumah sakit : pelayanan keperawatan, medis, radiologi, dsb. * Bank : Pemberian pinjam, pembukuan dan keamanan

8 DASAR DEPARTEMENISASI
Departemenisasi fungsional a. Fungsi bisnis b. Fungsi managerial c. Fungsi teknologi Depertemenisasi divisional a. Produk b. Pelanggan c. Saluran pemasaran d. Wilayah

9 DEPARTEMENISASI MENURUT FUNGSI
Direktur Direktur Wadir Keuangan Wadir Produksi Wadir Penjualan Wadir Keuangan Wadir Produksi Wadir Penjualan Departemenisasi menurut fungsi bisnis Manajer Bagian Assembly* Manajer Bagian Welding* Wadir Bagian Plating* * Departemenisasi menurut fungsi teknologi

10 DEPARTEMENISASI MENURUT DIVISI
Direktur Utama Direktur Grup Mobil dan Truk Manajer Div. Buick Manajer Div. Cardilac Manajer Div. Oldsmobile Manajer Div. Pontiac Manajer Div. Chevrolet Manajer Div. GMC Truck Rekayasa (Engineering) Produksi Personel Distribusi Keuangan Departemenisasi divisional menurut produk

11 DEPARTEMENISASI MENURUT DIVISI
Direktur Direktur Pemasaran Bagian Barang Keperluan Pria Bagian Barang Keperluan Wanita Bagian Barang Keperluan Anak B o g o r Cirebon Tasikmalaya Departemenisasi divisional menurut pelanggan Departemenisasi divisional wilayah

12 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN DIVISIONAL
Satu unit memberikan perhatian yang terus menerus terhadap produk, sehingga unit lebih sensitif dan responsif terhadap kebutuhan produk Mengurangi beban koordinasi dari pimpinan puncak Kinerja lebih mudah diidentifikasi dan dinilai  meningkatkan motivasi Memberikan kesempatan latihan untuk menjadi pimpinan puncak Duplikasi upaya  mengurangi efisiensi Menemukan dan melatih orang untuk mempimpin divisi lebih sulit Karena kepala divisi melakukan kordinasi langsung, dia bisa kehilangan kontrol.

13 RENTANG KENDALI Istilah lain: span of management, span of control, span of authority. Artinya batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Jumlahnya relatif, biasanya antara 3 sampai 9 orang (Hasibuan). Fayol: “Apapun pangkatnya, seseorang hanya mampu memberikan komando kepada sedikit bawahan langsung, biasanya kurang dari 6 orang, kecuali seorang mandor yang mengawasi pekerja sederhana dapat memberikan komando langsung kepada 20 s.d. 30 orang”. Diperlukan karena manajer memiliki limitasi: * Waktu, * Pengetahuan * Kemampuan * Perhatian

14 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA RENTANG KENDALI
Sifat dan terperincinya rencana Rencana yang detail  SOC makinbesar Pelatihan bagi bawahan Makin terlatih bawahan  SOC makin besar Posisi manajer dalam struktur organisasi Makin tinggi posisi manajer  SOC makin besar Dinamis atau statisnya organisasi Jika statis  SOC besar Efektifitas teknik komunikasi Manajer yang mampu berkomunikasi secara efektif  SOC makin besar Tipe pekerjaan yang dilakukan Mudah, rutin, risikonya kecil  SOC makin besar Kecapakan dan pengalaman manajer Manajer yang cakap dan berpengalaman  SOC makin besar Span of personality and energy Tingkat kewibawaan dan energi manager makin tinggi SOC makin besar Dedikasi dan partisipasi bawahan Makin tinggi dedikasi dan partisipasi bawahan  SOC makin besar

15 LEVEL OF ORGANIZATION (TINGKATAN STRUKTUR ORGANISASI)
SOC kecil Tingkat tinggi (tall) Keuntungan: Kordinasi lebih mudah dilakukan karena bawahan sedikit Pengendalian yang ketat Spesialisasi tugas akan lebih mendalam Komunikasi cepat antara bawahan dan atasan Kerugian: Atasan cenderung terlibat banyak dalam pekerjaan bawahan Biaya tinggi karena banyak tingkatan pimpinan Birokrasi semakin panjang, karena semakin banyak pejabat yang harus dilewati Jarang yang terlalu jauh antara tingkat puncak dengan garis depan

16 Tingkat rendah (flat) SOC besar Keuntungan: Kerugian:
Atasan dipaksa harus melakukan pendelegasian Kebijakan yang jelas harus dibuat Bawahan harus dipilih secara hati-hati Tingkatan manajer sedikit, biaya relatif kecil Jalur perintah dan tanggung jawab pendek Hambatan birokrasi dapat dihindarkan Kerugian: 1. Cenderung pekerjaan atasan overload , bottleneck 2. Bahaya kehilangan pembinaan dan kontrol atasan 3. Memerlukan atasan yang kulaitasnya sangat baik 4. Spesilaisasi tugas kurang mendalam

17 PRINCIPLES OF ORGANIZATION
Principle of organizational objectives Principle of unity of objectives Principle of unity of command Principle of the span of management Principle of delegation of authority Principle of parity of authority and responsibility Principle of responsibility Principle of departmentation/division of work Principle of personnel placement Principle of scalar chain Principle of efficiency Principle of continuity Principle of coordination

18 LEVEL OF POSITIONS IN NURSING MANAGEMENT NURSE EXECUTIVE
Vice President Associate Administrator Administrator Director of Nursing MIDDLE LEVEL MANAGEMENT Supervisor Associate Director Assistant Director Assistant Administrator UNIT LEVEL MANAGEMENT Nurse Manager / Head Nurse Assistant Nurse Manager / Assistant Head Nurse FIRST LINE MANAGEMENT Team Leader Charge Nurse

19 BUREAUCRACY (LINE) ORGANIZATIONAL CHART
PRESIDENT Sering juga disebut struktur lini. Muncul karena perlunya kontrol terhadap karyawan Struktur: formal, sentralisasi, dan hirarkis dan terdiri dari pembagian-pembagian tugas dan spesialisasi Peraturan dan SOP menjamin tindakan yang uniform dan membatasi individualisasi pelayanan dan keragaman dalam kinerja karyawan. Alur komunikasi dan keputusan top to bottom  membatasi otonomi karyawan Pada mulanya struktur ini efektif dan efisien. Sekarang -> banyak keluhan red tape, proce-dural delay dan general frustation Vice President Vice President Vice President Nursing Vice President Medical Affairs Vice President Staff positions Staff Development Quality Management Research Assoc. Director of Nursing Assistant Director Surgery Assistant Director Medicine Assistant Director Pediatrics Nurse Managers Nurse Managers Nurse Managers Staff Nurse Staff Nurse Staff Nurse Struktur Organisasi Biroktratik yang menggambarkan spesialisasi kerja, sentralisasi, otoritas hirarkis, dan tanggungjawab lini dan staf.

20 LINE AND STAFF ORGANIZATION DIRECTOR OF NURSING SERVICE
Assistant Director Nursing Service Assistant Director Quality Improvement Assistant Director Policies & Procedures Division Director Obst-Paediatric Nursing Division Director Medical-Surg Nursing Division Director Emg-Outpatient Nursing Assistant Director Inservice & Contin. Ed. Assistant Director Nursing Research Supervisor Medical Nursing Supervisor Surgical Nursing Head Nurse Operating Room Head Nurse Recovery Room Head Nurse Surgical ICU Head Nurse Surgical Ward Head Nurse Surgical Staff Nurse Practical Nurse Nursing Aids

21 MATRIX ORGANIZATIONAL
STRUCTURE President Functional Manager Vice President Nursing Services Vice President Finance Vice president Human Resources Product Manager Vice President Pediatric Services Director of Nursing Pedriatic Difokuskan untuk produk dan fungsi Fungsi semua tugas yang diperlukan untuk menghasilkan produk sebagai hasil akhir dari fungsi Manager unit bertanggung jawab baik kepada manager produk maupun kepada manager fungsi. Struktur matriks efektif untuk struktur RS Yanper dilakukan dalam suatu teamwork atau model kolaboratif Potensial konflik antara manager fungsi dan produk  harus bekerja secara kolaboratif.  Melindungi diri dengan menuangkan aturan-aturan secara tertulis  biaya administrasi meningkat. Diperlukan banyak pertemuan yang memakan waktu Konflik peran menimbulkan stress baik untuk manager maupun anggota team Vice President Maternal and Women’s Services Director of Nursing Women’s Services Vice President Oncology Services Director of Nursing Oncology Services

22 FLAT ORGANIZATIONAL STRUCTURE Vice President Nursing Nurse Manager
Staff Staff Staff Staff Staff Pendelegasian pembuatan keputusan kepada profesional yang mengerjakan pekarjaan/tugas Meniadakan lapisan-lapisan hirarkis  tingkatan manager sedikit, biaya relatif kecil, hambatan birokrasi dapat dihindarkan sebab tidak terlalu banyak pejabat yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Jalur perintah dan tanggun jawab pendek  komunikasi menjadi efekti karena hambatan-hambatan komunikasi akan lebih mudah diatasi Kurang formal dibanding organisasi hirarkis. Kebijakan dan peraturan berkurang  memungkinkan pengambilan keputusan yang sesuai situasi tertentu dan memenuhi kebutuhan yang disebabkan perubahan atau kompetisi Koordinasi sulit dilakukan  karena banyaknya bawahan Pembinaan dan kontrol kurang efektif Spesialisasi tugas kurang mendalam

23 SINGAPORE GENERAL HOSPITAL
DEPARTEMENT OF NURSING ADMINISTRATION ORGANISATION CHART Chief Executive Officer Lawrence Lim Director of Nursing Sylvia Cheang Budget Staffing & Allocation Recruitment & Retention (Nsg & Support Grades) Career Ladders QC Co-ordination Vice Director of Nursing Wong Yong Meng Vice Director of Nursing Ow Lieyen Professional Affairs Administration Patient Care Services Administration IAN Wong Yong Meng Training & Development Wong Yong Meng AAN QM, Nsg Research Tang Oh Moy AAN Professional Standards/ Practice Tan Lay Geok AAN NHC Lim Swee Hia AAN ICUs/Neuro Pte Pay/ Case Mgt. Chiang Juat Lan AAN Ob/Gyn/ Surgical Seah Siew Hua AAN Burns/Plastic/ Medical/Ortho Png Hong Hock SNO Onco/Haem/ Renal/Surg Kaldip Kaur IRFs Budget Variance Report Statistical Reports Computerisation in DNA Office SNP & Blk Night NOs Schedules Training & Education School Liaison Scholarships Orientation Attachments Stds Affairs Recruitment of Trainees Quality Management Nursing Research MAAU ISO 9002 Infection Control Policies & Procedures Standards Professional Nsg Discipline Information System Projects CST ICU Ward 44 Ward 47 (CVW) Ward 56 (NHC) SICU Ward 45 Ward 52B Ward 74 Ward 77 Ward 78 - Case Mgt Ward 47 CLR Ward 52A Ward 53 Ward 54G Ward 54N Ward 55A Ward 55B Ward 57 Ward 58 Ward 43 Ward 46 Ward 48 Ward 63P Ward 63M Ward 75 Ward 76 Ward 42 Ward 64E/ENT Ward 64S Ward 72 Onco Centre Ward 73 - Pain Mgt Executive Serene Wee Clerical Staff Patient Care Services Case Mgt Development Staffing & Deployment Bed & Resource Utilization & QCs Critical incidents Patient Satisfaction Staff Satisfaction Staff Recruitment, Development & Retention Reports of Skill Competencies Projects

24 CAREER PATH FOR NURSING STAFF
Training & Education Clinical Management Director of Nsg (N13) Vice Director, Nsg. (N12) Asst Admr, Nsg (N10) 2 Yrs as SNO 2 Yrs as NE I Sr Nursing Education (N09) 2 Yrs as NE I Sr Nursing Clinician (N09) Sr Nursing Officer (N09) 2 Yrs as NO I Nursing Education I (N08) 2 Yrs as NE II Nursing Clinician I (N08) 2 Yrs as NE II Nursing Officer I (N08) 2 Yrs as NO II Nursing Education II (N07) 2 Yrs as CI I with Degree & Dip in Trg/Nse Education Nursing Clinician II (N07) 2 Yrs as SSN With post Basic or Degree Nursing Officer II (N07) 2 Yrs as SSN with Post Basic or Degree Clinic Instructor I (N06) 4 Yrs as NE I Sr Staff Nursing (N06) 4 Yrs as SN I Clinic Instructor II (N05) 1 Yrs as NE I Staff Nursing I (N05) 1 Yrs as SN II Staff Nursing II (N04) Sr Asst Nursing (N03) 4 Yrs as SN I Asst Nursing I (N02) 1 Yrs as SN II Asst Nursing II (N01)

25 ORGANISATION CHART OF A TYPICAL WARD
Senior Nursing Officer Nursing Officer Senior Staff Nurse Staff Nurse Senior Assistant Nurse Assistant Nurse Health Assistant Ward Clerk

26 DIREKTORAT KEPERAWATAN
STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT KEPERAWATAN DAN KETEKNISIAN MEDIS DEPKES RI DIREKTUR JENDERAL YANMED DIREKTORAT KEPERAWATAN DAN KETEKNISIAN MEDIS DIREKTORAT LAIN DIREKTORAT LAIN SUB DIREKTORAT KEPERAWATAN SPESIALISTIK DAN MATRA SUB DIREKTORAT KEPERAWATAN DASAR DAN KOMUNITAS SUB DIREKTORAT KEBIDANAN DAN NEONATAL SUB DIREKTORAT KETEKNISIAN MEDIS SUB DIREKTORAT KETERAPIAN FISIK

27 STRUKTUR ORGANISASI PERJAN RUMAH SAKIT Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG
SK .Direksi No:0213/D1.8-32/OT.01.01/XII/2002 DEWAN PENGAWAS Dewan Direksi DIREKTUR UTAMA SPI Komite Medik Komite MUTU & K3 RS Komite Etik & HK Direktur Pelayanan & Keperawatan Direktur Penunjang & Pendidikan Direktur Keuangan & Pemasaran Direktur Umum & SDM Komite Pengadaan Humas & Protokoler Bidang Keperawatan Bidang Pelayanan Bidang Pendidikan Bidang Penunjang Bidang Keuangan Bidang Akuntansi & Pemasaran Bidang Umum Bidang SDM,Sistim informasi Seksi Asuhan Keperawatan Seksi Perenc. Pengadaan & Pemeliharaan Fas Yan Seksi Diklat Seksi Perenc. Pengadaan & Pemeliharaan Fas Jang Seksi Perbend. & Verifikasi Seksi Akunt Keuangan Seksi T U Seksi SDM Seksi Etika & Profesi Keperawatan Seksi Ev & Pengendalian Pelayanan Seksi Penelitian Pengembangan &Perpustakaan Seksi Ev. & Pengen- dalian Jang Seksi Mobili sasi Dana Seksi Akunt. Manajemen Seksi RT & Perlengkapan Seksi Rekam Medik Seksi Pengemb. Mutu Kprwt & Kerohanian Seksi Penyusun an & Pengend. Anggaran Seksi Pema saran & Penyu luhan Seksi Kamtib Seksi Inform RS & Perenc. Bagian 1 s/d 6 Bagian 1 s /d 14 Divisi 1 s/d 4 Instalasi 1 s/d 4 BAGIAN 1 /d 14 Penyakit Dalam Obgin Kesehatan Anak Bedah B. Saraf B. Ortho B. Mulut DIVISI 1s/d 4 1. RIK Pav.Parahyangan 2. Pelayanan Terpadu 3. Rawat Jalan 4. R.IX BAGIAN 1 s/d 6 Radiologi Patologi Klinik Patologi Anatomi Kedokteran Nuklir Kedokteran Forensik Farmakologi Klinik INSTALASI 1 s/d 4 Farmasi Gizi Pemeliharaan Sarana RS Binatu 8. Saraf 9. THT 10.Anestesi 11.Ked Fisik & Rehabilitasi 12.Kulit Kel 13. Gigi 14. Jiwa

28 Pengorganisasian di URM
Identifikasi pekerjaan/keg. di unit rekam medis : 1. Penerimaan pasien (rawat jalan, rawat inap dan UGD) 2. Assembling 3. Analisis kualitatif dan kuantitatif 4. Indek 5. Koding 6. Pelaporan 7. Penyimpanan dan Pengambilan 8. Transkip Medis 9. Pengembangan SIM 10. dll…

29 Pengelompokan/departeminasi
Tentukan jenis departeminasi : Fungsional Devisi

30