Administrasi dan Manajemen

Presentasi berjudul: "Administrasi dan Manajemen"— Transcript presentasi:

1 Administrasi dan Manajemen
K E L O M P 2 Created by : TIARA DESYANTI RAHARJA ( ) LITA TISNASARI ( ) MAYANG RUMAISHA N F ( ) IRFAN MUHAJIRIN ( ) INA ROSTIANI ( ) MUHAMMAD HUTOMO W ( ) INPUS-B FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS PADJADJARAN JATINANGOR-2012

2

3 BAHASAN PRINSIP MANAJEMEN ANGGARAN PERPUSTAKAAN
PENGADAAN DAN PEMELIHARAN BUKU PENCATATAN TERBITAN BERSERI KEGIATAN RUTIN PERPUSTAKAAN PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA PERATURAN PERPUSTAKAAN PUBLISITAS DAN PROMOSI STATISTIK PERPUSTAKAAN LAPORAN TAHUNAN PERENCANAAN GEDUNG PERPUSTAKAAN PERABOT DAN PERLENGKAPAN PERPUSTAKAAN

4 PRINSIP MANAJEMEN Prinsip administrasi berlaku universal (dapat diterapkan dimana saja, dan tidak bersifat kaku) Henry fayol (pencetus prinsip administrasi umum, bapak aliran klasik) Lyndall (prinsip yang dirumuskan oleh berbagai pihak, kemudian menyusunnya dalam sistem terpadu BACK

5 Prinsip Fayol Hirarki Tata susunan Persamaan Esprit de corps
Pembagian kerja Wewenang Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan arah Kepentingan umum diatasa kepentingan pribadi Imbalan Sentralisasi Hirarki Tata susunan Persamaan Esprit de corps Rentang kendali Koordinasi Lini dan staf akuntabilitas

6 Proses manajemen Luther gulick memperkenalkan POSDCORB P = lanning
O= rganising S = taffing D = irecting C = oordinating R = eporting B = udgeting

7 Pola sistem organisasi
Berdasarkan fungsi Berdasarkan subjek Berdasarkan kawasan Berdasarkan pemakai yang dilayani Berdasarkan jenis dokumen Sentralisasi atau desentralisasi : Perpustakaan perguruan tinggi Perpustakaan umum Praktek di Indonesia

8 Hubungan perpustakaan dengan badan induk
Dasar hukum perpustakaan pemerintah Hubungan perpustakaan dengan kelompok dan kelompok dan perorangan Hubungan dengan badan akademis Dewan perpustakaan

9 Staffing Analisis pekerjaan, deskripsi, dan spesifikasi Kategori staf
Klasifikasi tugas Posisi klasifikasi tugas Jumlah staf kualifikasi

10 Hubungan manusia dalam staffing

11 Pelaporan (Reporting)
Bentuk pelaporan Kesulitan pelaporan Pelaporan pada masyarakat Pelaporan staf perpustakaan Pelaporan sebagai gawai evaluasi jasa perpustakaan Kesimpulan tentang pelaporan

12 ANGGARAN PERPUSTAKAAN
Pengantar Perpustakaan merupakan unit yang mengeluarkan uang bukannya unit yang mampu menghasilkan uang. Hal ini harus disadari oleh pustakawan karena itu pustakawan harus merencanakan anggaran perpustakaan secermat mungkin. Karena itu, perpustakaan pun dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran. Anggaran ini sedapat mungkin mampu membiayai staf, keperluan operasional, serta penambahan koleksi perpustakaan. Sumber Keuangan Sumber keuangan untuk perpustakaan diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya dari: A. Anggaran dari bahan induk, biasanya pada perpustakaan pemerintah sudah termasuk gaji pegawai B. Daftar Isian Proyek, terutama unutk perpustakaan pemerintah di Indonesia. Bagi perusahaan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk. C. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, dana tambahan diperoleh dari Sumbangan Wajib Mahasiswa D. Uang iuran anggota, biasanya untuk perpustakaan khusus, umum maupun perguruan tinggi E. Penjualan terbitan perpustakaan maupun badan induk. Pada berbagai lembaga ada kebiasaan bahwa penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungan diperuntukkan perpustakaan F. Pajak setempat, biasanya untuk perpustakaan umum G. Penghasilan dari jasa reprografi, terjemahan, penyusunan bibliografi, penelusuran informasi, pembuatan tinjauan literatur BACK

13 3. Jumlah Anggaran H. Denda atas buku yang terlambat dikembalikan
I. Sumbangan pemerintah J. Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazim disebut Friends of Library K. Sumbangan swasta dan yayasan asing; biasanya digunakan unutk membeli perlengkapan khusus (seperti micro reader) 3. Jumlah Anggaran Untuk menentukan jumlah anggaran perpustakaan dapat digunakan metode perhitungan per kapita ataupun perhitungan proporsional ataupun metode terinci. Pada metode per kapita, perhitungan dilakukan atas jumlah minimum per jiwa sesuai dengan standar minimum jasa perpustakaan. Dalam metode proporsional, anggaran perpustakaan sebanding dengan anggaran pendidikan atau penelitian dalam jumlah persentase tertentu. Misalnya untuk perpustakaan perguruan tinggi tersedia anggaran 6,5%. Angka ini dapat bervariasi mulai dari 1% hingga 10%. Pada awal mula pengembangan perpustakaan maka angka ini dapat mencapai lebih dari 10%. Pada metode terinci, setiap pengeluaran perpustakaan diajukan untuk menyusun anggaran. Untuk keperluan ini digunakan standar yang ada. Misalnya unutk perpustakaan perguruan tinggi ditentukan: A. Jumlah staf Perpustakaan B. Biaya buku dan bacaan lainnya C. Sebesar 5% dari anggaran buku harus disediakan untuk pengolahan agar siap dipakai D. Biaya tammbahan

14 4. Anggaran Belanja Perpustakaan
Anggaran belanja merupakan alih bahasa istilah budget. Anggaran belanja merupakan perkiraan, sering kali dibuat rinci, dari perkiraan pendapatan dan pengeluaran atau hasil operasi untuk waktu tertenu pada masa mendatang. Adanya anggaran belanja perpustakaan dimaksudkan untuk membatasi pengeluaran perpustakaan serta menghabiskan anggaran menurut sistem tertentu dan berusaha memperoleh penghasilan sebanyak mungkin. Besarnya anggaran belanja perpustakaan ditentukan atas faktor: A. Besar perpustakaan B. Lokasi Perpustakaan C. Jenis jasa perpustakaan D. Kelompok pemakai yang dilayani E. Jangkauan waktu 5. Teknik Penganggaran Ada beberapa macam teknik penentuan anggaran perpustakaan, misalnya A. Line-item Pada sistem ini, jumlah pengeluaran dibagi atas berbagai kategori seperti (a) upah dan honorarium, (b) buku, majalah, serta bahan bacaan lainnya, (c) penjilidan, (d) peralatan, (e) penerangan, alat pendingin, air dan telepone serta peralatan terkait seperti telex dan facsimile, (f) bahan habis pakai seperti kertas, bahan cetak, (g) asuransi gedung, dan (h) biaya tambahan lainnya. B. Lump-sum Anggaran dialokasikan untuk keperluan perpustakaan. Terserah pada pustakawan unutk menentukan anggaran tersedia bagi berbagai keperluan.

15 C. Formula-budget Menentukan bahwa pembuatan anggaran harus berdasarkan standar tertentu. Kelemahan dari sistem ini adalah mendasarkan pengalaman masa lampau unutk menentukan basis alokasi dana, padahal program lama tidak selalu dapat menerima program baru atau ada kebutuhan yang menurun pada standar lama, juga asumsi yang salah bahwa ada korelasi antara kuantitas dan kualitas. D. Perfomance budgeting Mendasarkan biaya untuk kerja serta kegiatan, menekankan pada efisiensi pekerjaan. Sistem ini merinci SDM yang diperlukan unutk mencapai sasaran serta perluasan program tersebut untuk tahun anggaran mendatang. Perfomance budgeting disebut juga activity budgeting dan functional budgeting. Biasanya digunakan cost benefit analysis untuk mengukur unjuk kerja, yang memerlukan teknik yang rumit serta mahal. E. Programmme budgeting Menyangkut kegiatan organisasi dengan mengabaikan pengeluaran per butir atau per barang. Dana tersedia dialokasikan untuk program atau jasa yang akan dilakukan. Sistem ini menekankan jasa yang telah dikembangkan dan menilai sukses alokasi rupiah dalam melayani kebutuhan pemakai. Sistem ini juga mensyaratkan penyajian cara alternatif dalam penyediaan jasa yang diperlukan pada berbagai tingkat pendanaan dan prioritas. F. Planning Programming Budgeting System (PPBS) Sistem ini menggabungkan unsur terbaik programme budgeting dan perfomance budgeting. Langkah penting pada PPBS ialah: (a) Mengenali objek perpustakaan (b) Memberikan jalan alternatif dengan memberikan cost benefit ratio (c) Menentukan aktivitas yang diperlukan bagi masing-masing program (d) Evaluasi sehingga tindakan perbaikan dapat dilakukan

16 Alokasi Anggaran Alokasi anggaran tidaklah seragam karena tergantung pada sifat dan jenis masing-masing perpustakaan. Misalnya pada: - Perpustakaan universitas, 40% untuk pengadaan buku, dan bahan pustaka, 50% untuk gaji pegawai, penjilidan 4%, asuransu 1%, dll 5% - Perpustakaan akademi, 40% unutk pengadaan bahan bacaan, 50% gaji pegawai, 4% penjilidan, sisanya 10% unutk keperluan lainnya - Perpustakaan umum, 50% gaji pegawai, 25% pengadaan bahan pustaka, 5% penjilidan dan perbaikan buku, 20% unutk keperluan tersedia pangsa - Perpustakaan khusus, 35% bahan pustaka (2/3 unutk majalah dan 1/3 buku), 50% gaji pegawai, 9% peralatan (1/4 pengeluaran atas bahan bacaan) untuk keperluan lainnya 6% dari anggaran 7. Akuntansi Cantuman (record) yang benar perlu dibuat mengenai jumlah uang yang dibayarkan, sisa yang ada, serta uang tidak habis dibelanjakan. Laporan tahunan keuangan perpustakaan dilaporkan kepada pimpinan badan induk, dan dalam bentuk ringkas. Bentuk laporan ini dapat berupa laporan tahunan ataupun artikel dalam surat kabar atau percakapan melalui radio.

17 PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BUKU
Masalah-masalah yan menghambat proses pemilihan buku : Keterbatasan dana Keragaman pemakai Berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada abad ini Berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat timbulnya spesialisasi Tumbuhnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasinya Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka pustakawan memerlukan alat- alat sebagai berikut : Katalog Penerbit Majalah timbanagn buku Tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah Daftar penerimaan buku BACK

18 No. Klas : Terima tanggal Pengarang : Rekening No. Judul Buku :
No Pesanan : Agen No. Klas : Terima tanggal Pengarang : Rekening No. Judul Buku : Edisi : Hal Tahun Penerbit : Harga Eksemplar Seri : Dana : Dipilih Disetujui Dipesan Tanggal Inisial

19 Dengan hormat, Bersama ini perpustakaan X mengirimkan 10 lembar pemilihan buku dalam bidang ... Untuk Bapak/ Ibu/ saudara pertimbangkan. Mohon lembaran ini di-pilah menjadi 3 kelompok yaitu “Setuju”, “Tidak Setuju”, “Tolak”. Bapak/Ibu/Saudara diminta membubuhkan paraf atau inisial pada lembar pesanan buku yang disetujui. Moho lembaran buku ini dikembalikan dalam waktu ... minggu, sesudah dipilah menjadi 3 bagian sesuai dengan kriteria di atas disertai dengan saran Bapak/Ibu/Saudara. Perpustakaan menyediakan dana sebesar Rp untuk pengadaan buku dalam bidang ... bagi tahun anggaran 20../20.. Atas bantuan dan kerja sama yang baik ini, Perpustakaan mengucapkan terima kasih. Kepala Perpustakaan

20 Nomor dan Tanggal Pesan
Terima Sumber Pesan Jumlah Pemesanan Nomor dan Tanggal Pesan Catatan

21 Pemesanan Buku Proses ini dilakukan jika proses pemilihan buku telah selesai dilakukan. Persoalan yang dihadapi pustakawan saat pengadaan buku yaitu : Memakan waktu yang lama Lebih sulit memperoleh buku Prosedur pembayaran Dana Terbatasnya informasi Merangkapnya peran penulis dan penerbit Harus cepat bayar Proses administrasi

22 Metode Pengadaan Perpustakaan memperoleh atau membeli buku dengan cara : Pembelian Pertukaran Hadiah Keanggotaan Organisasi Pemilihan Penjaja (vendor) Penjaja berlaku sebagai perantara dalam hal pembelian buku dan majalah. Penjaja harus memiliki reputasi baik dan memberikan jasa yang memuaskan. Di Indonesia, penjaja tersebut biasanya toko buku atau importir buku. Pemilihan penjaja disesuaikan dengan subjek buku yang akan dibeli. Biasanya semuanya melalui penjaja kecuali dalam subjek buku organisasi profesi, perhimpunan ilmiah, lembaga dan departemen pemerintahan.

23 Slip Bentuk Pemesanan Penjaja
Penggandaan slip pemesanan dimaksudkan untuk keperluan: Dua slip dikirim ke penjaja. Slip asli disimpan penjaja sedagkan slip kedua dimasukkan ke dalam buku yang dipesan bila sudah tiba Satu slip diteruskan ke bagian (dari jurusan, fakultas, universitas, badan induk) yang menyetujui pemesanan Satu slip disimpan di bagian pengadaan, disusun menurut nama jurusan atau bagian (untuk fakultas dan universitas) atau menurut subjek. Bila ada slip tambahan maka slip tambahan disusun menurut nomor pembelian Satu slip dikirim ke bagian keuangan Satu slip digunakan sebagai kartu katalog sementara, sehingga dapat ditempatkan dekat katalog perpustakaan agar umum dapat mengetahui buku apa saja yang sedang dipesan. Pada beberapa tempat, slip ini dijajarkan pada katalog.

24 Tugas Rutin Pengadaan Untuk menghindari duplikasi maka pustakawan perlu memeriksa : Laci pemesanan Laci standing order Tagihan yang belum dibayar Daftar pertukaran publikasi Katalog perpustakaan Slip pemilihan buku dibagi menurut kategori : Dipesan Diperoleh dengan cara tukar-menukar Diperoleh dengan cara hadiah Diperoleh melalui keanggotaan

25 Pengolahan Tugas-tugas yang dilakukan saat proses pengolahan antara lain : Klasifikasi Pengkatalogan Peneraan Pemasangan Nomor Panggil Label Tanggal Kantong Buku Tugas Penyelesaian Pengecekan Klasifikasi dan Pengkatalogan Penjajaran Kartu

26 Pemeliharaan dan Penjilidan
Tugas-tugas yang dilakukan pada proses pemilihan dan penjilidan antara lain : Pengaturan Buku di Rak Reorganisasi Koleksi Membersihkan Buku Pemeliharaan Tanda Panduan Pembetulan Letak Buku Shelf List Prinsip Gerakan Paralel Tujuan Shelf List

27 Verifikasi Koleksi Tugas-tugas yang dilakukan pada proses verifikasi koleksi antara lain : Tujuan Verifikasi Koleksi Keuntungan Verifikasi Koleksi Kerugian Verifikasi Koleksi Metode Verifikasi koleksi Frekuensi Verfiikasi Penutupan Perpustakaan Buku Hilang 16.5 Penjilidan Kegiatan Rutin Penjilidan

28 PENCATATAN TERBITAN BERSERI
17.1 Masalah yang Dihadapi Masalah-masalah yang dihadapi dalam pengadaan majalah : Jarak yang jauh dengan penerbit Masalah klaim Masalah pos Informasi Harga 17.2 Pemilihan Majalah 17.3 Pemilihan Penjaja 17.4 Perpanjangan Langganan 17.5 Pengiriman Majalah 17.6 Pemesanan 17.7 Prosedur Pembayaran BACK

29 17.8 Pencatatan Majalah Sistem yang dipakai oleh perpustakaan untuk mencatat majalah yang masuk antara lain : Sistem register Sistem buku besar Sistem dua kartu Sistem tiga kartu Kardex Sistem ing-griya 17.9 Peragaan Majalah Baru 17.10 Persiapan Penjilidan

30 KEGIATAN RUTIN PERPUSTAKAAN
18.1 Fungsi Sirkulasi Bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai berikut : Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri Meminjam, mengembalikan dan mempenjang waktu buku Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang / rusak Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman Membuat statistika peminjaman Peminjaman antar perpustakaan Mengawasi urusan penitipan barang-barang milik pengunjung perpustakaan Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman BACK

31 18.2 Sistem Peminjaman Bererapa sistem peminjaman adalah sebagai berikut : Sistem Buku Besar Sistem Sulih (dummy) Bentuk NCR (No Carbon Required) Sistem “Book Issue Card” (BIC) Sistem Browne Sistem Islington (variasi Browne) Sistem Newark Token Charging Sistem Katu Tebuk (punched card) Photocharging atau Peminjaman Berbasis Sistem Foto

32 PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA
MUSUH BAHAN PUSTAKA CARA PERBAIKAN BAHAN PUSTAKA RUSAK STANDAR PELESTARIAN KEBIJAKAN STAF DAN ORGANISASI PELESTARIAN BAHAN PUSTAKA DI INDONESIA BACK

33 PERATURAN PERPUSTAKAAN
KEPERLUAN PERPUSTAKAAN PEMIKIRAN PERATURAN FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN RUANG LINGKUP MODEL PERATURAN PERPUSTAKAAN BACK

34 PUBLISITAS DAN PROMOSI
METODE MEMAMERKAN JASA PERPUSTAKAAN NAMA DAN LOGO POSTER DAN LEAFLET PAMERAN MEDIA DAN VIDEO CERAMAH IKLAN BACK

35 EVALUASI JASA PERPUSTAKAAN
STATISTIK FEEDBACK SURVEI PENELITIAN

36 STATISTIK PERPUSTAKAAN

37 Statistik Perpustakaan
Informasi Kuantitatif

38 1. JENIS STATISTIKA Pengadaan Klasifikassi Pengkatalogan Keanggotaan
Buku yang dipinjamkan Jasa referens Majalah Jasa reprografi

39 4. ANALISIS dan INTERPRETASI
2. STATISTIK BERKALA 3. PENYAJIAN 4. ANALISIS dan INTERPRETASI 5. PENYALAHGUNAAN 6 .KETERBATASAN

40 LAPORAN TAHUNAN

41 1. FUNGSI LAPORAN TAHUNAN
2. ISI LAPORAN TAHUNAN 3. PENYUSUNAN DAN PENYAJIAN

42 PERENCANAAN GEDUNG PERPUSTAKAAN

43 3. KEGIATAN PRA-PERENCANAAN
1. PENUNJUK PERSONALIA 2. PRINSIP DESAIN GEDUNG 3. KEGIATAN PRA-PERENCANAAN 4. PERKIRAAN RUANG 5. PANITIA PEMBANGUNAN GEDUNG 6. PEMILIHAN LOKASI 7. RENCANA PENDAHULUAN 8. RENCANA AKHIR dan SPESIFIKASI

44 PERABOTAN DAN PERLENGKAPAN PERPUSTAKAAN

45 1. PERABOT dan PERLENGKAPAN BERGERAK
2. PERLENGKAPAN TETAP atau TAK BERGERAK

46 THANK YOU