PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Presentasi berjudul: "PENYELENGGARAAN KEARSIPAN"— Transcript presentasi:

1 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI PERGURUAN TINGGI Dra. Sulistyowati,MM.

2 Biodata Nama : Dra.Sulistyowati, MM TTL : Boyolali, 15 Februari 1965
Status : Menikah Riwayat Pekerjaan 1993 : CPNS ANRI 1994 : PNS ANRI 1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a) 1997 : Ajun Arsiparis (III/b) 1999 : Arsiparis Pratama (III/c)

3 Riwayat Pekerjaan : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/c) : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/c) : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d) : Kabag Kepegawaian (IV/a) : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b) : Kabid. Pelaksanaan dan Kerjasama (IV/b) 2016-skrg : Kasubdit Pusat III (IV/b) Pengalaman Pekerjaan Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta Menjadi Sekretaris Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, Perancang Peraturan Perundangan,

4 DASAR HUKUM Tentang Kearsipan tentang
Undang –Undang Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun tentang Kearsipan Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2014 Peraturan Kepala ANRi Nomor 16 Tahun 2014 tentang tentang Organisasi dan Tata Kerja ANRI ) Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi

5 Tugas dan Fungsi (Pasal 2-3 )
Arsip Nasional Republik Indonesia Tugas dan Fungsi (Pasal 2-3 ) Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI; Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan; Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ke TU-an,organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan,kearsipan,hukum,persandian,perlengkapan dan rumah tangga ; e. Penyelenggaraan pembinaan kearsipan; f. Pelindungan,penyelamatan, dan pengelolaan arsip statis berskala nasional; dan g. Penye

6 Tugas dan Fungsi (Pasal 58-59 )
Kedeputian Bidang Pembinaan Kearsipan Tugas dan Fungsi (Pasal ) Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan kearsipan nasional. a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan,pemberian bimbingan, dan pembinaandi bidang penyelenggaraan kearsipan pusat dan daerah serta sumber daya manusia kearsipan dan sertifikasi; b. Pengendalian di bidang penyelenggaraan kearsipan pusat dan daerah serta sumber daya manusia kearsipan dan sertifikasi ; c. Pelaksanaan tugas lain yg diberikan oleh kepala.

7 Tugas dan Fungsi (Pasal 60-63 )
Direktorat Kearsipan Pusat Tugas dan Fungsi (Pasal ) Melaksanakan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pengendalian di bidang penyelenggaraan kearsipan pusat a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan di bidang bimbingan, supervisi, fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan, penerapan SIK, penggunaan prasarana dan sarana kearsipan , persetujuan atau pertimbangan JRA pada LN, perusahaan, orpol,ormas, dan perseorangan, pemberdayaan UK dan LKPT, serta pelaporan arsip terjaga ; b. Penyiapan pemberian bimbingan di bidang bimbingan, supervisi, fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan, penerapan SIK, penggunaan prasarana dan sarana kearsipan, persetujuan atau pertimbangan JRA pada LN, perusahaan, orpol,ormas, dan perseorangan, pemberdayaan UK dan LKPT, serta pelaporan arsip terjaga ;

8 Tugas dan Fungsi (Pasal 60-63)
Direktorat Kearsipan Pusat Tugas dan Fungsi (Pasal 60-63) Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan , pemeberian bimbingan dan pengendalian di bidang bimbimbingan , supervisi, fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan, penerapan SIK, penggunaan prasarana dan sarana kearsipan , pemebrian konsultasi dan persetujuan JRA serta pemberdayaan UK, LKPT ….. c. Penyiapan pengendalian bidang bimbingan, supervisi, fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan, penerapan SIK, penggunaan prasarana dan sarana kearsipan , persetujuan atau pertimbangan JRA pada LN, perusahaan, orpol,ormas, dan perseorangan, pemberdayaan UK dan LKPT, serta pelaporan arsip terjaga ; Subdit Pusat I : Lembaga Negara Subdit III: Ormas , Orpol – LKPT serta pembinaan serah arsip statis perseorangan Subdit Pusat II : BUMN dan Perusahaan Swasta

9 DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT ORMAS, ORPOL, PERSEORANGAN
Lingkup Pembinaan Direktorat Kearsipan Pusat PT LEMBAGA NEGARA DIREKTORAT KEARSIPAN PUSAT BUMN KEMDIKTI PERUSAHAAN KEMENAG ORMAS, ORPOL, PERSEORANGAN KEDINASAN

10 Pembinaan Kearsipan KELEMBAGAAN SISTEM PRASARANA DAN SARANA BIMBINGAN
SUPERVISI KONSULTASI FASILITASI SDM

11 KONSULTASI BIMBINGAN Kegiatan yang bertujuan agar permasalahan kearsipan yang menjadi binaannya dapat diatasi , pelaksanaannya dengan memperhatikan : Memenuhi fungsi pembimbingan, memberikan kemudahan dan menasehatkan perubahan Menentukan prioritas permasalahan yang dihadapi, menentukan sebab dan mengenali gejala yang timbul Memiliki memampuan untuk memecahkan permasalahan kearsipan Pendekatan yang digunakan adalah mendengar, memberi dorongan, melakukan analisis permasalahan, memberi bantuan agar dapat menemukan pemecahan untuk mengatasi permasalahan Kegiatan pemberian bantuan yang sistematis dan terus menerus kepada pengelola arsip sehingga mampu mengembangkan diri untuk mengelola arsip secara optimal sesuai dengan standar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku 11

12 SUPERVISI FASILITASI Kegiatan untuk membandingkan antara hasil yang dicapai dengan rencana yang dibuat di bidang manajemen arsip dalam rangka mempertinggi mutu mutu penyelenggaraan kearsipan nasional Metode tatap muka Pengumpulan data Pembelajaran singkat dan pemecahan masalah Obyek Supervisi : Pedoman, operasional, spesifik, SDM, Kelembagaan/UK dan Program Kearsipan Kegiatan untuk menguatkan dan membantu memecahkan masalah yang dihadapi serta agar dapat memenuhi kebutuhan kesuai dengan potensi yang dimiliki Memberadayakan sumber daya pendukung

13 PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN Sosialisasi Kearsipan
TIDAK LANGSUNG LANGSUNG JARAK JAUH DENGAN TIK TATAP MUKA DAN PRAKTEK MANDIRI Penyuluhan Apresiasi Kearsipan Fasilitasi Pembentukan LKPT Sosialisasi Kearsipan

14 PROGRAM PEMBINAAN MANDIRI
Apresiasi Kearsipan Penyuluhan kegiatan untuk penyamaan persepsi dan sikap tentang visi, misi, etika, tujuan, sasaran , rencana kerja, prosedur dan teknik kearsipan kegiatan yang menekankan pada upaya peningkatan wawasan , pengetahuan dan pemahaman arsip bagi para pimpinan sehingga timbul kesadaran, kemauan dan tekad untuk memberikan dukungan dalam rangka pengembangan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan masing-masing Sosialisasi Kearsipan kegiatan dalam rangka memperluas materi kearsipan berupa produk hukum atau rancangan produk hukum atau materi teknis lainnya di bidang kearsipan sehingga lebih dimengerti dan dipahami oleh para peserta sosialisasi Fasilitasi Pembentukan LKPT

15 PEMBINAAN KEARSIPAN DI PT
PRASARANA DAN SARANA KELEMBAGAAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ORGANISASI KEARSIPAN PEMILIHAN, PENGGUNAAN, PEMELIHARAAN SERTA PERANCANGAN DAN INOVASI LK PT DIAMIS UK STATIS TUGAS, FUNGSI, KEWENANGAN DAN KEWAJIBAN DASAR HUKUM KEBIJAKAN

16 UU NO.43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN KELEMBAGAAN
PASAL 27 ( 1 – 4) UU NO.43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN KELEMBAGAAN ARSIP PT ADALAH LKPT PTN WAJIB MEMBENTUK ARSIP PT PEMBENTUKKAN ARSIP PT DILAKSANAKAN SESUAI DGN KETENTUAN PERATURAN PER UU AN 14 TUGAS, FUNGSI, KEWENANGAN DAN KEWAJIBAN Pasal 1. Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : a. Satuan kerja di lingkungan PT. b. Civitas akademika di lingkungan PT. sebagai simpul jaringan JIKN 3. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki Retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari Satuan Kerja dan Civitas Akademika di lingkungan PT yang bersangkutan; 4. Pembinaan kearsipan di lingkungan PT yang bersangkutan; Menggiatkan Sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan Masyarakat Sadar Arsip melalui; - Pendidikan; - Pelatihan; - Bimbingan; - Penyuluhan; serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi 6. Menyediakan Layanan Informasi Arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat Dapat mengadakan kerja sama dengan pencipta arsip dan luar negeri sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan

17 UU NO.43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN KELEMBAGAAN
PENJELASANPASAL 27 ( 2) UU NO.43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN KELEMBAGAAN 14 TUGAS, FUNGSI, KEWENANGAN DAN KEWAJIBAN PEMBENTUKKAN LKPTS KEBIJAKAAN INTERNAL PT Pasal 1. Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : a. Satuan kerja di lingkungan PT. b. Civitas akademika di lingkungan PT. sebagai simpul jaringan JIKN 3. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki Retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari Satuan Kerja dan Civitas Akademika di lingkungan PT yang bersangkutan; 4. Pembinaan kearsipan di lingkungan PT yang bersangkutan; Menggiatkan Sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan Masyarakat Sadar Arsip melalui; - Pendidikan; - Pelatihan; - Bimbingan; - Penyuluhan; serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi 6. Menyediakan Layanan Informasi Arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat Dapat mengadakan kerja sama dengan pencipta arsip dan luar negeri sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan

18 Wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik
8. Melaksanakan akuisisi arsip statis yang telah diverifikasi Wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik Wajib menjamin kemudahan akses Arsip statis, dan melaksanakan pelayanan berdasarkan NSPK yang ditetapkan oleh ANRI Dapat menyatakan arsip statis yang tertutup menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 tahun Dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media 13. Berwenang melakukan autentikasi arsip statis dengan dukungan pembuktian, dan dapat berkoordinasi dengan instansi terkait yang mempunyai kemampuan dan kompetensi 14. Dapat mengikutsertakan Masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.

19 Tujuan Pembentukkan University Archives (William Maher dalam The Management of College and University Archives (1992:152) ) Untuk menilai,menyimpan,mengelola,mengolah,menyajikan dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan pengguna; Untuk menyediakan fasilitas yang memadahi bagi kegiatan retensi dan preservasi arsip; Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi; Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan,program dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya; Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efesien; Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan pengajaran yang lebih kreatif. 19

20 ORGANISASI KEARSIPAN DI PT
UNIT PENGOLAH Di lingkungan Rektorat, Fakultas dan UPT serta sebutan lain sebagai unit yang melaksanakan fungsi dan pengelolaan arsip aktif dan program arsip vital di lingkungannya ORGANISASI KEARSIPAN DI PT Pasal UNIT KEARSIPAN Di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain sebagai Unit Kearsipan II Tugas : Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 tahun dari UP/UK Pembinaan kearsipan di lingkungannya LKPT Unit Kearsipan I bertugas melaksanakan pengelolaan arsip inakatif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun yang berasal dari SJ di lingkungan PT; Melaksanakan penengelolaan arsip statis yang berasal dari SK di lingkungan PT; Pembinaan Kearsipan di lingkungan PT Penetapan status administrasi LKPT agar dapat berinteraksi dan bekerjasama secara efektif dan efisien dengan Unit / organ lain di lingkungan PT

21 UK II UK II UK i LKPT UNIT PENGOLAH FAKULTAS FAKULTAS UK II
ORGANISASI KEARSIPAN PT UK II UK II UK i Unit Pengolah REKTORAT LKPT UNIT PENGOLAH FAKULTAS FAKULTAS UK II SATUAN – SATUAN KERJA LAIN

22 SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
PEMBENTUKAN LKPT KEBIJAKAN SURVEY KELEMBAGAAN STUDI BANDING KAJIAN TIM KERJA SISTEM PENGELOLAAN ARSIP HASIL KAJIAN SDM PERSYARATAN DUKUNGAN DAN TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN PT ORGANISASI/LEMBAGA : TUSI, STRUKTUR SDM SISTEM PENGELOLAAN ARSIP KHASANAH ARSIP YANG PERLU DIKELOLA GEDUNG, RUANG, PERALATAN

23 Contoh Struktur LKPT Berdasarkan Kajian : Tipologi PT Bentuk PT Kepala
Sekretariat Pembinaan, pengembangan dan akuisisi Pengolahan, penyimpanan dan pemeliharaan Layanan dan pemanfaatan arsip Kelompok fungsional arsiparis/pranata komputer dan fungsional lain Berdasarkan Kajian : Tipologi PT Bentuk PT

24 SISTEM FUNGSI ARSIP ARSIP DINAMIS PENCIPTA ARSIP ARSIP STATIS arsip yg digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip & disimpan selama jangka waktu tertentu. arsip yg dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, & berketerangan dipermanenkan yg telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. meliputi ARSIP VITAL ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF LEMBAGA KEARSIPAN

25 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS - Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penciptaan Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepentingan pemerintah dan masyarakat Penggunaan Alih media Klasifikasi Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

26 NSPK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Tata Naskah Dinas Jadwal Retensi Arsip (JRA) Klasifikasi Arsip KKAA NSPK PENGELOLAAN ARSIP STATIS PEDOMAN PRESERVASI PEDOMAN AKSES DAN LAYANAN ARSIP STATIS PEDOMAN AKUISISI STANDAR DESKRIPSI PEDOMAN PENGOLAHAN

27 Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Perka ANRI Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Perber Ka.ANRI dengan Ka.BKN Nomor : 8 tahun 2012 dan 15 tahun tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara. Perkas ANRI Nomor : 6 tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan. Substantif tentang Tata Naskah Dinas PerKa ANRI No. 2 Th tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Tertib Arsip Jadwal Retensi Arsip Penyusutan Klasifikasi Arsip Penciptaan arsip Pemeliharaan (pada Pemberkasan) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Penggunaan arsip Tata Naskah Dinas Penciptaan Arsip tentang Klasifikasi Arsip PerKa ANRI No. 19 Th tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip tentang Sistem Akses Arsip PerKa ANRI No. Klasifikasi Keamanan dan 17 Th tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

28 Tata Naskah Dinas

29 Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh; Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI; Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas

30 Tata Naskah Dinas Penggunaan Kop Surat dan Logo
Pengaturan Format Surat Kewenangan penandatanganan surat Penggunaan cap/stempel dinas Pengaturan penomoran surat keluar Pengaturan jenis kertas

31 Klasifikasi Arsip

32 CARA MENYUSUN KLASIFIKASI
Menyusun Klasifikasi didahului dengan melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk mempermudah penyebutan klasifikasi

33 CONTOH CARA MENULISKAN KODE KLASIFIKASI
Masalah Primer : HUBUNGAN MASYARAKAT Masalah Sekunder : Protokoler Masalah Tersier : Kunjungan DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI Masalah Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT Masalah Sekunder : HM.01. Protokoler Masalah Tersier : HM Kunjungan

34 CONTOH KLASIFIKASI + KODE
KP – KEPEGAWAIAN 10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi 01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji 40 Mutasi 01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan DST.

35 Jadwal Retensi Arsip

36 JADWAL RETENSI ARSIP selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

37 LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 53 ayat (1) dan (2) LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. JRA ditetapkan oleh pimpinan LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI

38 CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP
NO JENIS/SERI ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KET. AKTIF INAKTIF 1. 2. 3. 4. 5. Pengadaan barang Surat Penawaran Promosi iklan Hasil Audit Struktur organisasi 2 tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 3 tahun 5 tahun Musnah Dinilai Kembali Dinilai kembali permanen

39 Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

40 KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP
Disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam mengakses arsip

41 PROSEDUR PEMBUATAN SKKAAD
1. Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses 2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar 3. Pencantuman dasar pertimbangan 4. Menentukan unit pengolah 5. Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan NSPK analisis fungsi Aspek analisis risiko; unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas. untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

42 CONTOH PENGISIAN: DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS PADA BAGIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN BKD KAB PENAJAM PASER UTARA Nomor Kode Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi Keamanan Hak Akses Dasar Pertimbangan Unit Pengolah 1. DL.01.02 Diklat Pengelolaan Arsip Dinamis terbuka - Bid. Diklat 2. KP.02.02 DP3 Rahasia Kabid.Diklat. Kondite personal pegawai Tata Usaha diklat

43 KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Jadwal Retensi Arsip (JRA)
PASAL 40 , AYAT (1-4) PENCIPTAAN ARSIP PEMELIHARAAN ARSIP PENGGUNAAN ARSIP PENYUSUTAN ARSIP DILAKSANAKAN DALAM SUATU SISTEM KEARSIPAN NASIONAL MENDUKUNG PENGELOLAAAN AD YANG EFEKTIF DAN EFISIEN, MEMBUAT Jadwal Retensi Arsip (JRA) Klasifikasi Arsip KKAA Tata Naskah Dinas PEJABAT ATAU ORANG YANG BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS WAJIB MENJAGA KEAUTENTIKAN, KEUTUHAN, KEAMANAN DAN KESELAMATAN ARSIP YANG DIKELOLANYA

44 KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN ARSIP PEMELIHARAAN ARSIP PENGGUNAAN ARSIP PENYUSUTAN ARSIP PIMPINAN UP BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP VITAL DAN ARSIP AKTIF PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UP PEMBUATAN ARSIP DILAKUKAN OLEH PENCIPTA ARSIP BERDASARKAN JRA PEMELIHARAAN ARSIP IN AKTIF TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UK PENERIMAAN ARSIP BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP INAKTIF UNTUK KEPENTINGAN PENGGUNAAN INTERNAL DAN PUBLIK

45 KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN ARSIP PENGGUNAAN ARSIP PEMELIHARAAN ARSIP PENYUSUTAN ARSIP PEMBUATAN ARSIP DILAKUKAN OLEH PENCIPTA ARSIP BERDASARKAN JRA Keautentikan Keutuhan ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung awab pencipta arsip dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media PENERIMAAN ARSIP Dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik , utuh, terpercaya sesuai peraturan perundang-undangan Keamanan Keselamatan

46 3. PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS Penataan arsip inaktif
Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Vital 3. PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS Dilakukan untuk menjaga : Keautentikan Keutuhan Keamanan Keselamatan Umum Terjaga Kategori Dilakukan melalui kegiatan : Pemberkasan arsip aktif Penataan arsip inaktif Penyimpanan arsip Alih media arsip

47 PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UP
Tertata fisik dan informasi arsip Dan tersusun Daftar Arsip Aktif TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UP Dilakukan melalui kegiatan : Penyimpanan arsip Pemberkasan arsip aktif Dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima Berdasarkan Klasifikasi Arsip UP menyampaikan DA Aktif kepada UK paling lama 6 bulan setelah pelaksanaan kegiatan (Pasal 42 , ayat 7)

48 PENATAAN ARSIP INAKTIF
adalah penataan arsip inaktif di pusat arsip dengan menggunakan sistem pengelolaan yang tepat untuk mencapai tujuan dan memenuhi prinsip pengelolaan arsip TUJUAN PENYIMPANAN MURAH MAMPU MENYEDIAKAN ARSIP YANG BENAR ORANG YANG TEPAT WAKTU YANG CEPAT PUSAT RUJUKAN / REFERENSI BIAYA YANG SEEFISIEN MUNGKIN

49 Pemeliharaan Arsip Inaktif
Penataan Arsip Inaktif aturan asli asas asal usul Tanggungjawab UK dilaksanakan melalui kegiatan : Dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA Pengaturan Fisik Arsip Pengolahan informasi arsip Penyusunan daftar arsip inaktif

50 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PERGURUAN TINGGI
UU No. 43 TAHUN 2009 DAN PP No.28 TAHUN 2012 Memindahkan Arsip Inaktif Menyerahkan Arsip statis UNIT PENGOLAH Menyimpan Arsip Aktif UNIT KEARSIPAN Menyimpan Arsip Inaktif LKPT Melestarikan Arsip Statis Pemberkasan Arsip Aktif UK II Penataan Arsip Inaktif di bawah 10 tahun UK I – LKPT Penataan Arsip Inaktif di 10 tahun ke atas ALIH MEDIA Pemindahan arsip inaktif 10 tahun ke atas UP koordinasi dengan UKII KLASIFIKASI ARSIP DAFTAR ARSIP AKTF UK II MELAPOR UKI UK I MELAPOR PIMPINAN PT

51 UK FAKULTAS – FAKULTAS UK SATUAN KERJA LAIN
ALUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF 10 TAHUN KE BAWAH UK FAKULTAS – FAKULTAS UK REKTORAT Unit Pengolah REKTORAT FAKULTAS UK SATUAN KERJA LAIN SATUAN – SATUAN KERJA LAIN

52 ALUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DENGAN RETENSI 10 TAHUN KE ATAS
UK REKTORAT UK – UK SATUAN KERJA – SATUAN KERJA LAIN UK – UK FAKULTAS- FAKULTAS LKPT

53 PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP
PENYUSUTAN PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP Pembentukan PPA JRA Penyeleksian Sesuai dengan Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pemusnahan Arsip Berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip Pemusnahan menggunakan Mesin cacah / dilebur / dibakar sampai fisik dan informasi tidak dikenali lagi Penyerahan Arsip Statis ke ANRI Pembuatan daftar arsip usul musnah Penilaian oleh PPA Pelaksanaan Pemusnahan 1.Keputusan pembentukan PPA 2. Notulen Rapat PPA 3. Surat Pertimbangan PPA 4. Surat Persetujuan Pimp Pencipta Arsip 5. Keputusan Pimp PA ttg Pelaksanaan PA 6. Berita acara 7. Daftar arsip 8. Dilaksanakan secara total 9. Disaksikan min.2 pejabat bidang hukum/ pengawasan SIMPAN SEBAGAI ARSIP VITAL Kurang 10 tahun Penetapan Pimpinan PT 10 tahun ke atas Persetujuan Kepala ANRI

54 PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP
PENYUSUTAN PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP Pemberitahuan pimpinan SK Penilaian PPA Penyeleksian Persetujuan LKPT Pelaksanaan Penetapan arsip oleh Rektor / Sebutan lain JRA Daftar Arsip dan BA

55 Contoh Arsip Statis

56 Contoh Arsip Statis Ultah Tahun Pertama Fakultet Ekonomi. Para tamu yang hadir dalam resepsi diterima oleh para mahasiswa (1951/09/18) - Kemenpen Kegiatan UT Pusat dengan Asian Association of Open Universities

57 Dukungan & Persetujuan Pimpinan PT Penentuan Metode Perlindungan
Program Arsip Vital Pasal 56 UU No.43 Tahun 2009 dan Pasal 50 PP No,28 Tahun 2012 Penentuan Metode Perlindungan Tim Kerja Penentuan Lokasi Penyimpanan Penentuan Jenis Arsip Vital

58 Contoh Arsip Vital

59 8 1 2 Prosedur Pengelolaan Arsip Terjaga 7 3 6 5 4 Identifikasi Arsip
Penyimpanan Dokumentasi Penyerahan Salinan Arsip 8 1 2 Identifikasi Arsip ORDER KEPEG. KP Prosedur Pengelolaan Arsip Terjaga Penyerahan Salinan Arsip ke ANRI Pemberkasan 7 3 No. Jenis arsip Tahun Ket. 6 5 4 Pelaporan Arsip to ANRI Penyelamatan dan Evaluasi Perlindungan dan Pengaman Pembuatan Daftar

60 PRASARANA DAN SARANA ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF UNIT PENGOLAH
ARSIP STATIS UNIT KEARSIPAN LKPT

61 World Class University
Tridharma Perguruan Tinggi: 1. Pendidikan dan Pengajaran 2. Penelitian dan Pengembangan 3. Pengabdian kepada Masyarakat World Class University Manfaat Arsip: Ilmu Pengetahuan Sumber Informasi Kearifan Lokal Khasanah Arsip Perguruan Tinggi LKPT

62 2016 BIMBINGAN TEKNIS SIKD /SIKS WORKSHOP PEMBENTUKAN LKPT BIMKOS
JENIS PEMBINAAN KEARSIPAN PT TAHUN PROGRAM ANRI SOSIALISASI UU NO. 43/2009 dan PP 28 / 2012 BIMBINGAN TEKNIS SIKD /SIKS 2016 WORKSHOP PEMBENTUKAN LKPT BIMKOS SUPERVISI

63 UGM, UNHAS, UNM, IPB, UNMUL, UNSRI, UNIBRAW
JENIS PEMBINAAN KEARSIPAN PT TAHUN PROGRAM ANRI BIMBINGAN TEKNIS SIKD UGM,UI, UNAIR,UNHAS, UNRAM, UNUD, UNM, IPB, UNPAD, UNDIP, UNSRAT, UI, UT, UNAND, UNSOED, UNMUL, UNS, POLINES, UNTRUNO, UNSRI, UNIBRAW, UNJEMB, UNBABEL, UPI, UNILA, UNTIRTA, ITB, UNI JKT, UPN JKT, UHAN,UNY, PNJ, STAN. BIMBINGAN TEKNIS SIKS UGM, UNHAS, UNM, IPB, UNMUL, UNSRI, UNIBRAW

64 JENIS PEMBINAAN KEARSIPAN PT
TAHUN BIMBINGAN KONSULTASI UI, UGM, UNPAD, UPI ,UNES, UNAIR, UNJ, IPB, POLINES,UIN JKT, UNBRAW,UNEJ, ITB, UNSRAT, UT, UNS,STIA LAN JKT,IAIN IMAM BONJOL, STIA LAN MAKASSAR, UNUD, UNSOED, UNSRI, UHO, UNILA, UNPATI, UNMUL,PNJ, UTM, UNMALI, UHAN JKT, UPN JKT,UNIB, USAKTI,UNMUH YOGYA DLL

65 UI, UNPAD, UNAND, UNDIP, UNSRAT, UNUD, UT, PNJ
JENIS PEMBINAAN KEARSIPAN PT TAHUN 2017 PROGRAM ANRI BIMBINGAN TEKNIS SIKD ISBI BANDUNG,UIN SMG,USU,UNTAN, USU,UNTAN,UNLAM, UNPATTI,UHO,UPN YOGYA,UNSIL,ISI,UIN YOGYA,IAIN SOLO, UNJ, UNNES,UNESA, UNEG, POLBAN ,POLINEMa ,POLNES,POLBATAM,POLTEKIP,STTP BOGR BIMBINGAN TEKNIS SIKS UI, UNPAD, UNAND, UNDIP, UNSRAT, UNUD, UT, PNJ

66 Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa
TERIMA KASIH