PEMINDAHAN / TRANSFER ARSIP IN AKTIF

Presentasi berjudul: "PEMINDAHAN / TRANSFER ARSIP IN AKTIF"— Transcript presentasi:

1 PEMINDAHAN / TRANSFER ARSIP IN AKTIF
OLEH : KISWARI, S.Sos. ARSIPARIS MAHIR UNIVERSITAS AIRLANGGA

2 III. DASAR HUKUM : 1. UU NO. 43 Th tentang Kearsipan 2. PP RI NO.28 Th tentang Pelaksanaan UU NO. 43 Th tentang Kearsipan 3. Surat Edaran Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nila Guna Arsip 4. Keputusan Bersama Ka ANRI dengan Ka BKN No. 02 Th. 2000, No. 22 Th tentang JRA Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara 5. PERKA ANRI NO. 01.A. Th tentang JRA Keuangan 6. Keputusan Mendiknas RI No. 145/U/2004 tentang JRA Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

3 DASAR HUKUM : 7. Peraturan Mendiknas No. 39 Tahun tentang JRA Kepegawaian dan Keuangan di lingkungan Kemdiknas 8. PERKA ANRI NO. 37 TAHUN 2016 tentang Penyusutan Arsip 9. Peraturan Rektor Unair No.9061/UN3/KR/ tentang Pedoman JRA Substabtif dan Fasilitatif

4 ADALAH ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA TINGGI DAN/TERUS MENERUS
A. ARSIP DINAMIS : ADALAH ARSIP YANG DIGUNAKAN SECARA LANGSUNG DALAM KEGIATAN PENCIPTAAN ARSIP 1. ARSIP AKTIF : ADALAH ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA TINGGI DAN/TERUS MENERUS 2. ARSIP IN AKTIF : ADALAH ARSIP YANG FREKUENSI PENGGUNAANNYA TELAH MENURUN

5 RUANG LINGKUP MANAJEMEN ARSIP IN AKTIF ADALAH :
1. TUGAS DAN FUNGSI PUSAT ARSIP. MENYIMPAN, MEMELIHARA ARSIP INAKTIF YANG BERASAL DARI UNIT - UNIT PENGOLAH/UNIT KERJA. MENYAJIKAN ARSIP INAKTIF. MENYIAPKAN SARANA PENEMUAN KEMBALI SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN. MELAKUKAN PENYUSUTAN. 2. PRINSIP PUSAT ARSIP MURAH LUAS AMAN MUDAH DITEMUKAN KEMBALI APABILA ARSIPNYA DIBUTUHKAN. 3. GEDUNG PUSAT ARSIP (RECORD CENTRE) 4. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF (TERKAIT DENGAN 3M + 1S) MAN (SDM) MONEY (PENDANAAN) MATERIAL (SARANA, PRASARANA) SISTEM. 5. PROSEDUR PENGELOLAAN DAN PENEMUAN KEMBALI 6. PENYUSUTAN ARSIP

6 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF :
A. Penyeleksian Arsip Inaktif B. Penataan Arsip Inaktif C. Pembuatan daftar Arsip Inaktif

7 PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF :
Penyeleksian arsip inaktif melalui JRA dengan cara melihat kolom retensi aktif Apabila retensi aktifnya telah habis/terlam- Paui maka telah memasuki masa inaktif

8 PENATAAN ARSIP INAKTIF
1. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasar : Asas asal usul untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam Asas Aturan asli sesuai pengaturan ketika arsip masih digunakan 2. Penataan arsip inaktif pada Unit Pengolah/Unit kerja a. Pengaturan fisik arsip b. Pengolahan informasi arsip c. Penyusunan daftar arsip inaktif

9 PENATAAN ARSIP INAKTIF
3. Penataan arsip inaktif yang dipindahkan ke dalam boks dengan kegiatan : a. Menata folder/berkas yang berisi arsip inaktif diurutkan berdasar no. Urut daftar arsip inaktif b. Menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip inaktif ke dalam boks. c. Memberi label boks arsip dg keterangan : d. No. Boks, Unit Pengolah, No. Urut arsip/berkas dan th penciptaan arsip

10 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat : Pencipta arsip Unit Pengolah Nomor arsip Kode klasifikasi Uraian Informasi arsip Kurun waktu Jumlah Keterangan

11

12

13

14

15 VIII. MEKANISME/PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INATIF.
MEKANISME / PROSEDUR MERUPAKAN TEKNIS DAN TAHAPAN - TAHAPAN YANG HARUS DILAKUKAN DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP IN AKTIF DAN TAHAPAN - TAHAPAN TERSEBUT ANATARA LAIN : A. PEMINDAHAN ARSIP. PEMINDAHAN ARSIP MERUPAKAN KEGIATAN AWAL. PEMINDAHAN ARSIP YANG SUDAH INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE) KE UNIT KEARSIPAN (TATA USAHA INSTANSI). ADAPUN LANGKAH - LANGKAH YANG DILAKUKAN DALAM KEGIATAN INI ANTARA LAIN : 1. MENENTUKAN KAPAN SUATU ARSIP DAPAT DIPINDAHKAN. a. TERLEBIH DAHULU MELAKUKAN PENILAIAN ARSIP (DENGAN JRA DAN NILAI GUNA ARSIP) b. KEBIJAKAN PIMPINAN UNIT PENGOLAH. 2. MENENTUKAN ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN. APLIKASI KEGIATAN INI DILAKSANAKAN BERDASARKAN JRA. 3. MENYIAPKAN ARSIP YANG AKAN DIPINDAHKAN (DIBUATKAN DAFTAR ARSIP INAKTIF DAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF). 4. MENYIAPKAN RUANG SIMPAN (DISIMPAN PER UNIT PENGOLAH DAN PERKODE KLASIFIKASI) 5. PENERIMAAN ARSIP DAN MENGECEK KEMBALI ARSIP YANG DIPINDAHKAN OLEH UNIT PENGOLAH. B. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF. ARSIP-ARSIP INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH YANG TELAH DICATAT DALAM DPAS DIBUATKAN BERITA ACARA DAN KEMUDIAN DISERAHKAN KE UNIT KEARSIPAN .

16 PROSEDUR PENGELOLAAN DAN TRANSFER ARSIP INAKTIF :
ADALAH MERUPAKAN KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP PADA UNIT/LEMBAGA KEARSIPAN DENGAN MEKANISME SEBAGAIBERIKUT : 1. MENERIMA PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT PENGOLAH DENGAN MEMERIKSA ARSIP BERDASARKAN DAFTAR ARSIP INAKTIF DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP. 2. MEMASUKKAN ARSIP INAKTIF YANG TELAH DIPERIKSA KEDALAM RUANG FUMIGASI (UNTUK MEMBUNUH BAKTERI /KUMAN YANG ADA PADA ARSIP). 3. PEMILAHAN UNTUK MENGELOMPOKKAN ARSIP KEDALAM KELOMPOK MASALAH/KLASIFIKASI DAN TAHUN. PENDESKRIPSIAN, (ENTRI ARSIP YANG TELAH DIKELOMPOKKAN KEDALAM FORMAT EXCEL).

17 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF DEFINITIF MANUVER BERKAS FISIK ARSIP
4. MANUVER DATA ARSIP PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF DEFINITIF MANUVER BERKAS FISIK ARSIP PENATAAN ARSIP INAKTIF DALAM BOKS ARSIP. PELABELAN BOKS ARSIP PEMBUATAN BA PEMINDAHAN ARSIP PEMBUATAN SURAT PERMOHONAN PEMINDAHAN ARSIP KE SEKRETARIS UNIVERSITAS

18 PENATAAN ARSIP IN AKTIF PADA UNIT PENGOLAH
ENDAPAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH /KERJA PILAH INAKTIF AKTIF CATAT DENGAN DA TETAP SIMPAN PADA FILLING CABINET DIPINDAH KE UNIT KEARSIPAN FAK/LEMB/PUSAT/BADAN (UK I ) BA + DA Inaktif

19 DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA ( DPAS )
INSTANSI : NO UNIT KERJA / MASALAH KURUN WAKTU JENIS FISIK VOLUME KET DENPASAR, PENCATAT :

20 BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP INAKTIF NOMOR : .................................
PADA HARI INI TANGGAL BULAN TAHUN KAMI YANG BERTANDA TANGAN DIBAWAH INI : PIHAK I (PERTAMA) : NAMA : NIP : JABATAN : PIHAK II (KEDUA ): NIP : JABATAN : PIHAK I (PERTAMA) TELAH MENYERAHKAN BERKAS-BERKAS INAKTIF SEBANYAK ( ) BERKAS KEPADA PIHAK II (KEDUA) SESUAI DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA TERLAMPIR. PIHAK II (KEDUA) MENYATAKAN TELAH MENERIMA SEMUA BERKAS-BERKAS SESUAI JUMLAH BERKAS DIATAS. DEMIKIAN BERITA ACARA INI DIBUAT UNTUK DAPAT DIPERGUNAKAN SEBAGAIMANA MESTINYA. PIHAK II (KEDUA) PIHAK I PERTAMA) ( ) ( ) NIP. NIP.

21 PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA LEMBAGA/UNIT KEARSIPAN
ARSIP DARI UNIT KERJA/KEARSIPAN KANDEP KABUPATEN/KOTA ARSIP JADI ARSIP TERCATAT ARSIP KACAU (DLM BOKS + DPA) DG. DPAS DLM KARUNGAN FUMIGASI DISIANGI BUANG NON ARSIP PILAH PERMASALAH 000 UMUM 500 PEREKONOMIAN 100 PEMERINTAHAN 600 PU DAN KETENAGAAN 200 POLITIK 700 PENGAWASAN 300 KEAMANAN/KETERTIBAN 800 KEPEGAWAIAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 900 KEUANGAN

22 MANUVER BERKAS CATAT PADA KARTU FICESS (RK2) BUNGKUS MASUK DLM BOKS ARSIP DPA JILID RKP3 TATA PADA RAK ARSIP DEPO/BLOK ARSIP

23 ARSIP KACAU

24 ARSIP SUDAH TERCATAT DALAM DPAS

25 PEMERINTAH PROVINSI BALI
KANTOR ARSIP DAERAH JLN. HAYAM WURUK NO. 69 DENPASAR KARTU PEMBANTU DAFTAR ARSIP KODE KLASIFIKASI : NO URUT : MASALAH : INDEXS : URAIAN SINGKAT : BULAN : ……………………………………..TAHUN…………………….SERI/RUBRIK/DOSIR/BUKU/LEMBAR PENCATAT :

26 DAFTAR PERTELAAN ARSIP
INSTANSI : MASALAH : NOMOR URUT KODE KLSF INDEKS DESKRIPSI / URAIAN MASALAH TAHUN SISTEM PENYIMPANAN LOKASI PENYIMPANAN SERI RUBRIK DOSIR SAMPUL BOKS LANTAI/ RAK KET. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

27

28 PENATAAN ARSIP INAKTIF PADA RAK

29 PENATAAN ARSIP PADA DEPO

30

31

32 IX. PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP INAKTIF
A. PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIFSANGAT PERLU DILAKUKAN SUPAYA ARSIP YANG KITA KELOLA SELALU DALAM KEADAAN BAIK DAN UTUH. DISAMPING DIPELIHARA, ARSIP JUGA PERLU DIRAWAT YAITU AGAR ARSIP TERHINDAR DARI KERUSAKAN-KERUSAKAN BAIK DARI FAKTOR BIOLOGI DARI KIMIAWI MAUPUN.

33 BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PEMELIHARAAN ARSIP :
1. MALARANG ORANG YANG TIDAK BERKEPENTINGAN MASUKI RUANGAN SENTRAL PENYIMPANAN ARSIP. 2. ORANG YANG DIJINKAN MASUK RUANGAN SENTRAL PPENYIMPANAN ARSIP TIDAK DIPERKENANKAN MEMBAWA TAS ATAU BARANG LAIN MILIKNYA. 3. PINTU MASUK RUANGAN SENTRAL PENIMPANAN ARSIP DAN RAK-RAK DORONG HARUS SELALU TERKUNCI SELAMA TIDAK DIPERGUNAKAN, ANAK KUNCI DIKUASAI OLEH PEJABAT YANG DITUNJUK. 4. SUHU UDARA RUANGAN SPA DIATUR ANTARA 18,5 – 22,5 DERAJAT CELCIUS. 5. AC DIHIDUPKAN SELAMA 24 JAM. 6. KELEMBABAN UDARA DALAM RUANGAN SPA DIATUR ANTARA 30% - 50% RELATIVE HUMIDITY (RH)..

34 FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN
a. FAKTOR FISIKA CAHAYA SINAR MATAHARI----- KERTAS RAPUH, TULISAN PUDAR. SUHU (TINGGI)----- PERUBAHAN VOLUME DAN KETEGANGAN SEHINGGA KERTAS MENJADI RUSAK KARENA PUTUSNYA RANTAI IKATAN KIMIA PADA PRIMER SOLULOSE. KELEMBABAN (AIR) KEKUATAN KERTAS BERKURANG DAN JAMUR MUDAH TUMBUH ( RH DIATAS 70% ). DEBU KERTAS BERNODA.

35 PENCEGAHANNYA : PASANG FILTER (PLASTIK PLEXY GLASS) DI KACA.
HINDARI CAHAYA LANGSUNG. MENJAGA KELEMBABAN DAN SUHU.

36 B. FAKTOR KIMIA PENCEGAHANNYA : BEBAS ASAM DAN LIGNIN.
POLUSI UDARA --- MEROSOTNYA DERAJAT KIMIA PADA KERTAS. TINTA ASAM DAN BESI DALAM TINTA-- KERTAS BERLUBANG. PENCEGAHANNYA : BEBAS ASAM DAN LIGNIN. PASANG AIR CLEANER.

37 C. FAKTOR BIOLOGI : FUNGI JAMUR --- KERTAS RAPUH DAN WARNA BERUBAH.
SERANGGA (KECOA, SILVERFISH, RAYAP, KUTU BUKU)---- KERTAS BERLUBANG DAN TERCABIK. BINATANG PENGERAT (TIKUS) KERTAS TERCABIK DAN DIBUAT SARANG.

38 PENCEGAHANNYA : FUMIGASI 6 (ENAM) BULAN SEKALI.
KAMPER 3 { TIGA }BULAN SEKALI. KUSEN DAN STAINLES/LOGAM ANTI KARAT.

39 d. FAKTOR MANUSIA : DIBACA. DIPEGANG DIPINDAH-PINDAHKAN.
ANTARA LAIN PEMAKAIAN BERLEBIHAN DISEBABKAN KARENA : DIBACA. DIPEGANG DIPINDAH-PINDAHKAN. DAN DIPHOTO COPY.

40 PENCEGAHANNYA : APRESIASI DIALIH MEDIAKAN DALAM BENTUKMIKROFILM
DISEDIAKAN FASILITAS YANG CUKUP RESTRICTED AREA

41 FAKTOR BENCANA ALAM : PENCEGAHAN : ALAT DETEKSI API
BANJIR GEMPA BUMI DAN KEBAKARAN PENCEGAHAN : ALAT DETEKSI API STRUKTUR BANGUNAN YANG KUAT LOKASI GEDUNG YANG TINGGI

42 B. PENGAMANAN ARSIP meliputi :
1. PENGAMANAN FISIK ARSIP. MEDIA ARSIP ADALAH KERTAS, AUDIO VISUAL, KOMPUTER.ELEKTRONIK BESERTA MEKANISME YANG LAINNYA. GEDUNG ARSIP ADALAH RECORD CENTRE DAN GEDUNG ARSIP.

43 a. RECORD CENTRE : KEMUDAHAN AKSES LOKASI MUDAH DICAPAI
KOMUNIKASI STRUKTUR BANGUNAN DAN LAIN-LAIN

44 b. GEDUNG ARSIP : KONSTRUKSI TAHAN API PENGGUNAAN ALAT PENDINGIN
SISTEM ALARM API SISTEM HIDRAT YANG BAIK

45 PENGAMANAN ARSIP PADA GEDUNG ARSIP/RECORD CENTRE MELIPUTI :
INTERIOR : RUANG PENYIMPANAN PENERANGAN RUANGAN KELEMBABAN RUANGAN PEMBATAS MASUKNYA SINAR MATAHARI DAN LAINNYA.

46 EKSTERIOR : PEMAGARAN PENERANGAN PENJAGAAN

47 PENGAMANAN INFORMASI ARSIP (JENIS INFORMASI)
a. DILIHAT DARI SIFAT: TERBUKA : PERS, MEDIA ELEKTRONIKA DAN INTERNET. TERTUTUP : DOK. ORGANISASI, DEPARTEMEN. PERUSAHAAN, KEUANGAN DAN LAINNYA.

48 b.DILIHAT DARI UNSUR KEPENTINGAN :
KOMERSIL : KEUANGAN, PERBANKAN, PERTAMBANGAN, PERTAHANAN, KELAUTAN, REKAYASA/ENERGI/TEKNOLOGI, PERDAGANGAN DLL. NON KOMERSIL : PENELITIAN, RAMALAN CUACA, STATISTIK, PERTAHANAN DAN KEAMANAN, KESEJAHTERAAN DAN LAIN-LAIN.

49 PENGAMANAN SECARA PERSONIL :
WATAK KEBIASAAN TINGKAT KESEJAHTERAAN BAGI PETUGAS ARSIP/STAF KEPEMIMPINAN KEBIJAKSANAAN PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN.

50 FAKTOR PENDUKUNG DALAM PENGAMANAN PERSONIL:
PELATIHAN : PRAKTEK PENGAMANAN ARSIP/KEARSIPAN. PENGGUNAAN ALAT-ALAT PENGAMANAN (HYDRANT, ALARM DAN ALAT PEMADAM KEBAKARAN) TERSEDIANYA SARANA DAN PRASARANA PENGAMANAN

51 PENGAMANAN KAWASAN GEDUNG ARSIP MELIPUTI 3 (TIGA) KAWASAN:
KAWASAN PENYIMPANAN (TERTUTUP) KAWASAN BEKERJA PETUGAS ARSIP/STAF (SEMI TERTUTUP) KAWASAN TERBUKA UNTUK UMUM (TERBUKA)

52 KONSEKUENSI DARI ADANYA KAWASAN ADALAH ADANYA PERBEDAAN IDENTITAS/TANDA PENGENAL (NAME TAG) DAN PEMBATASAN MEMASUKI KAWASAN KHUSUS.

53 X. LAYANAN ARSIP INAKTIF.
LAYANAN ARSIP INAKTIF BERUPA PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF ATAU PEMBERIAN SERVIS INFORMASI YANG TERKANDUNG DIDALAM ARSIP. PELAYANAN PENGAMBILAN ARSIP HANYA BISA DILAKUKAN UNTUK ARSIP-ARSIP DARI INSTANSI PEMINJAM DENGAN MEMBAWA PERMOHONAN PEMINJAMAN ARSIP YANG DITANDATANGANI OLEH PIMPINAN INSTANSI PEMILIK ARSIP.

54 PROSEDUR PELAYANAN ARSIP-ARSIP SEBAGAI BERIKUT:
1. PERMINTAAN PEMINJAMAN ARSIP DILAKUKAN DENGAN PERMOHONAN TERTULIS DENGAN MENGISI FORMULIR YANG TELAH DISEDIAKAN. 2. PENCARIAN DILAKUKAN OLEH PETUGAS BERDASARKAN PERMINTAAN PEMINJAMAN YANG SUDAH DIKETAHUI MELALUI DAFTAR PENCARIAN ARSIP (DPA). 3. PENGAMBILAN DILAKUKAN OLEH PETUGAS, DAN SESUDAH DIDAPAT MAKA PETUGAS AKAN MENGISI KARTU KELUAR ARSIP/OUT INDIKATOR PADA BOK ARSIP YANG ARSIPNYA DIKELUARKAN/DIPINJAM.

55 4. PENCATATAN ARSIP YANG DIPINJAM HARUS DICATAT DALAM BUKU PEMINJAMAN DAN SI PEMINJAM HARUS MENANDATANGANI BUKU PEMINJAM. 5. PENGENBALIAN DAN WAKTU PEMINJAM. PENGEMBALIAN DILAKUKAN UNTUK MENGAMANKAN ARSIP BAIK FISIK ATAU INFORMASINYA SEHINGGA DAPAT DIMONITOR SEJAUH MANA ARSIP BEREDAR DAN SAMPAI KAPAN ARSIP KEMBALI KETEMPATNYA. ARSIP HANYA BISA DIPINJAM DALAM WAKTU SEMINGGU DAN BISA DIPINJAM KEMBALI SETELAH ARSIP TERSEBUT DIKEMBALIKAN. 6. PENYIMPANAN KEMBALI. PENYIMPANAN KEMBALI ARSIP YANG DIPINJAM DILAKUKAN OLEH PETUGAS SESUAI DENGAN TEMPAT SEMULA DISERTAI PENGAMBILAN KEMBALI KARTU OUT INDIKATOR

56 XI. KESIMPULAN : 1. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ADALAH BAGIAN YANG INTEGRAL DARI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS. 2. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DIMULAI SAAT ARSIP TERSEBUT DIPINDAHKAN DARI UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE) KE UNIT KEARSIPAN (RECORD CENTRE). 3. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ADALAH UNTUK PENDAAGUNAAN ARSIP ORGANISASI SECARA KESELURUHAN. 4. TUJUAN PEMBUATAN PUSAT ARSIP (RECORD CENTRE) ADALAH UNTUK MENYEDIAKAN TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP YANG HEMAT BIAYA DAN MENJAGA ARSIP AGAR TETAP UTUH SEBAGAI BAHAN PERTANGGUNG JAWABAN KINERJA INSTANSI/PEMERINTAH

57 TERIMA KASIH