Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis

Presentasi berjudul: "Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis"— Transcript presentasi:

1 Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis
Kelompok 7 Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis BAB 12 KOMUNIKASI BISNIS

2 Rumusan Masalah Apakah pengertian surat dan surat bisnis?
Apakah fungsi surat bisnis? Apa sajakah pengelompokan surat? Apa sajakah bagian-bagian surat? Apa saja macam bentuk atau format pada surat? Apa macam-macam contoh surat bisnis? Bagaimana bahasa yang digunakan dalam surat? Bagaimana format lipatan surat dan amplop? Apa saja aneka bentuk amplop?

3 pengertian A. Pengertian surat dan surat bisnis
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondenties (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.Kegiatan surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang mengerjakan kegiatan surat menyurat disebut koresponden. Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, organisasi, atau lembaga. Secara umum yang dimaksud dengan surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain. Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa surat dan surat bisnis adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut. pengertian

4 Fungsi-fungsi B. Fungsi-fungsi surat bisnis
Surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis, seseorang dapat melakukan pengecekana berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa yang lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis ke depan.

5 Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan
Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan di masa lalu atau sebelumnya. Fungsi-fungsi Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepalitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.

6 Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis. Fungsi-fungsi Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan (termasuk jasa) kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga/organisasi

7 Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu:
C. Pengelompokan surat Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu: Pengelompokan surat menurut wujudnya Surat bersampul Kartu Pos Warkat Pos Telegram dan teleks Memorandum (memo) dan Nota Surat tanda bukti pengelompokan

8 Surat Bersampul Surat bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

9 Kartu Pos Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia atau confidential maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.

10 3. Warkat pos Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat.

11 4. Telegram dan teleks Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan. Sedangkan telex (telegrafer exchange) berarti petukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Teleks dianggap memenuhi syarat sebagai salah satu mata rantai pertukaran arus informasi modern, karena sifatnya yang cepat, langsung, tertulis, lengkap, dapat dievalusi dan disebarkan dalam jumlah yang banyak, dan menjadi bukti konkret dalam berkomunikasi.

12 Memorandum (memo) dan nota
Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan yng berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi), sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam organisasi. 6. Surat tanda bukti Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain, contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai di dalam praktik antara lain: faktur, kuitansi, dan tanda terima.

13 2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Surat pribadi Surat dinas Surat bisnis Surat sosial pengelompokan

14 Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi yang tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal. Surat dinas Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah, surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu.

15 Surat bisnis Surat bisnis yang juga disebut surat niaga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelengarakan kegiatan usaha bisnis. Surat sosial Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

16 3. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran Yang Dituju
Surat biasa Surat edaran Surat pengumuman pengelompokan

17 1. Surat biasa Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organsasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. 2. Surat edaran Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak. 3. Surat pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui media massa).

18 4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya: Surat biasa
Surat konfidensial (terbatas) Surat rahasia pengelompokan

19 1. Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop. 2. Surat konfidensial (terbatas) Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu. Artinya surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu, dan bukan untuk disebarluaskan secara meluas dalam suatu organisasi. 3. Surat rahasia Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi.

20 5. Pengempokan surat menurut urgensi penyelesaiannya:
Surat biasa Surat segera Surat kilat

21 1. Surat biasa Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut. 2. Surat segera Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat. 3. Surat kilat Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

22 6. Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya
Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi. Misalnya surat pesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat keterangan, surat pemeritahuan, surat perintah kerja, surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat panggilan wawancara, surat penagihan, surat klaim, surat penghargaan, surat perjanjian dinas, surat perjanjian jual-beli, surat kontrak kerja dan sebagainya.

23 D. Bagian-bagian surat Secara umum bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: Kepala surat (kop surat) Tanggal surat Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal Nama dan Alamat surat Salam pembuka Isi surat Salam penutup Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Tembusan Inisial

24 Kepala surat/kop surat
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu lembaga, organisasi bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain: nama instansi (organisasi), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat kawat, alamat situs Web dan , dan logo atau lambang instansi tersebut. Dalam perkembangannya, penulisan kop surat dalam dunia bisnis modern sangatlah variatif, ada yang menggunakan pola rata kiri, tengah, atau kanan.

25 2. Tanggal surat Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Pembuatan tanggal surat : Jika pembuatan surat mencantumkan nama kota tempat perusahaan dan tempat perusahaan berada sesuai dengan yang tercantum pada kepala surat, maka nama kota tempat perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi. Jika surat dibuat di kota lain dan nama kota berbeda dengan yang tercantum pada kepala surat, maka nama kota tempat surat dibuat harus diikuti dengan angka tanggal, nama bulan, dan angka tahun. Penulisan bulan sebaiknya tidak disingkat atau menggunakan angka tetapi ditulis lengkap, seperti : Januari, Februari, dan seterusnya

26 3. Nomor, lampiran, dan Hal atau Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. Namun, apabila memang tidak ada yang peru dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Penulisan kata hal/perihal dapat dilakukan denga tiga cara, yaitu : Sebelum penulisan alamat yang dituju Setelah penulisan alamat yang dituju Setelah penulisan salam pembuka

27 4. Nama dan Alamat tujuan Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju, hendaklah memerhatikan betul-betul mengenai kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk di dalamnya penggunaan kata sapaan saperti Bapak, Ibu, Saudara maupun gelar akademik atau gelas kehormatan. Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.

28 atau

29 5. Salam pembuka Salam pembuka merupakan salam penghormatan yang dilakukan oleh pengirim surat atau pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikan maksud dan tujuan penulisan surat. Beberapa salam pembuka yang sering dijumpai dalam korespondensi bisnis saat ini yaitu: Dengan hormat, Salam hormat, Salam sejahtera, Saudara Ridho yang terhormat, Ibu Utami yang terhormat, Bapak Djuanda yang terhormat, Assalamualaikum Wr. Wb. Dalam penulisan salam pembuka, seseorang dapat menyebutkan nama orang dituju.

30 6. Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Dalam menulis isi surat usahakan untuk tetap menggunakan kata- kata atau istilah yang mudah dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup. a.Paragraf pembuka Dalam paragraf pembuka, pengiriman surat berkeinginan untuk mengantarkan isi surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan. Contoh paragraf pembuka : Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa ... Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa, permohonan Saudara untuk menjadi karyawan PT Juwita Perdana tidak dapat kami kabulkan. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 24 September 2015, kami ingin menyampaikan hal-hal berikut ini.

31 Contoh paragraf penutup:
b. Paragraf isi Dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada si penerima surat. Namun, yang terpenting lagi adalah isi surat hendaknya disampaikan secara singkat, lugas, dan jelas. c. Pargraf penutup Paragraf penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi suat. Disamping itu, paragraf penutup dapat juga mengandung suatu harapan pengirim surat maupun ucapan terima kasih kepada penerima surat. Contoh paragraf penutup: Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima kasih.

32 7. Salam penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain: Hormat kami, Hormat saya, Salam takzim, Salam kami, Wassalam.

33 8. Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut. Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut. Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf kapital pada setiap unsur. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Nama jabatan dapat dapat dicamtumkan di bawah nama pengirim. Contoh: 1) Hormat kami, Dr. Muhammad Ridho, M.B.A. Direktur utama Bila tidak ada salam penutup, penulisan nama pengirim adalah sebagai berikut: 2) Direktur, Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A. Manajer Keuangan

34 9. Tembusan Kata tembusan ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dan tanpa digarisbawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Contoh: Tembusan : Manajer Personalia PT DIPI PERMATA Lucia Sutiono, SE., MM.

35 10. Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika tejadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Inisial pada umumnya ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri. Contoh: MR/NH (MR = Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH = Nur Hidayat, pengetik surat)

36 E. Berbagai macam bentuk atau format surat
Bentuk lurus penuh (full-block style) Bentuk lurus (block style) Bentuk setengah lurus (semi block style) Bentuk bertekuk (indented style) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style) Bentuk surat Amerika (American style) Bentuk surat Inggris (British style)

37 1. Bentuk lurus penuh (full-block style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

38 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
CV DIPI PERMATA Distributor Buku-Buku Umum dan Perguruan Tinggi Jalan Gintur 324 Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) Surakarta (1) Surakarta, 1 Februari (2) Nomor : 25/DP/II/2011 Yth. Manajer Pemasaran PT. PENERBIT ERLANGGA (3) Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas (6) Jakarta Hal : Pesanan Buku Komunikasi Bisnis (5) Dengan Hormat, (7) Sehubungan dengan banyaknya permintaan konsumen menjelang perkuliahan tahun 2011, maka kami ingin memasarkan buku Komunikasi Bisnis yang ditulis oleh Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. Untuk wilayah Kota Surakarta dan sekitarnya. (8) Mengingat waktunya semakin mendesak, kami mohon segera dikirimkan Buku Komunikasi Bisnis Edisi Keempat sebanyak 100 eksemplar ke alamat kami paling lambat tanggal 7 Februari Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah pesanan buku tersebut kami terima. (9) Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami mengucapkan terima kasih. (10) Hormat kami, (11) (12) Ridho Amirudin Hidayat, S.E. (13) Kepala Divisi Pembelian (14)

39 2. Bentuk lurus (block style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

40 3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

41 4. Bentuk bertekuk (indented style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

42 5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

43 6. Bentuk surat Amerika (American style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

44 7. Bentuk surat Inggris (British style)
Keterangan: Kepala surat Tanggal pengiriman surat Nomor Lampiran Hal/perihal Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama terang penanda tangan Nama jabatan Tembusan Inisial

45 F. Berbagai macam contoh surat-surat bisnis
Surat Pemesanan Surat pemesanan adalah surat yang dibuat oleh seseorang, sekelompok orang, atau organisasi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka. Dengan kata lain, surat pemesanan dapat dilakukan secara perseorangan maupun organisasi bisnis.

46 Pusat Produk Suvernir Berkualitas Jalan Mpu Gandring 250 Jebres
PT BUNGA NIRWANA Pusat Produk Suvernir Berkualitas Jalan Mpu Gandring 250 Jebres Telp.(0271) , Faks. (0271) Surakarta 57126 Nomor : 354/BN/II/ Surakarta,10 Februari 2011 Yth. Drs. Bimo Permana,M.B.A. Manajer Pemasaran PT GUNAWAN WIBISONO Jalan Ringin Semar 66 Yogyakarta Hal : Pemesanan Produk Suvenir DenganHormat, Setelah kami melihat contoh aneka suvenir produksi PT GUNAWAN WIBISONO termasuk harga yang ada dalam katalog tahun 2010 yang telah kami terima beberapa waktu yang lalu, dengan ini kami mohon untuk segera dikirimkan beberapa produk souvenir sebagai berikut : Kami mohon pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 25 februari Sesuai dengan ketentuan cara pembayaran pemesanana yang ada dalam katalog. Maka pembayarannya akan kami lakukan pada saat semua barang pemesanan tersebut telah kami terima. Atas segala bantuan dan kerja sama saudara yang baik kami mengucapkan terimakasih. DirekturUtama, Werkudoro, M.B.A. No. Nama Barang No. Kode Jumlah 1 Gantungan Kunci GK-007 250 buah 2 Punokawan PN-911 3 Kalung KL-723 4 Kipas KI-555 5 Boneka BO-234

47 2. Surat Konfirmasi Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya, surat konfirmasi yang berkaitan dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus,atau mengubah suatu prosedur dan kebijakan.

48 E-mail: enggal@perdana.com
PT MANUGGAL PERDANA Jalan Wekudara 75 Jebres Telp . (0271) ; Faks (0271) Surakarta 57126 Nomor : 250/MP/II/ Surakarta,15 Februari 2011 Yth.Sdr. Heru Purnomosidi Jalan Monginsidi 256 Yogyakarta Hal :Konfirmasi Pemesanan Dengan hormat, Sungguh merupakan suatu kebanggaan bagi kami atas kepercayaan saudara pada perusahaan kami. Pemesanan saudara pada tangga 10 februari 2011 tentang Buku Komunikas Bisnis Edisi Keempat telah kami kirimkan. Biaya pengiriman atas pesanan saudara menjadi tanggung jawab kami. Oleh karena itu, apabila ada hal-hal yang kurang berkenan mengenai pemesanan saudara, mohon segera beritahukan kepada kami dengan menghubungi kami melalui nomor telepon bebas pulsa Atas segala perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami, Mintari Ujianah, S.E. Manajer Pemasaran

49 3. Surat Pengaduan Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara- cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi terbaik bagi kedua pihak. Berikut contoh surat pengaduan:

50 Jalan Indah Permai 345 Jebres Telp. (0271) 345267; Faks(0271) 345267
CV PERMATA SARI Jalan Indah Permai 345 Jebres Telp. (0271) ; Faks(0271) Surakarta 57126 Nomor : 345/PTS/II/ Surakarta,25 Februrari 2011 Lampiran : Satu eksemplar Yth. Direktur PT MITRA SEJAHTERA Jalan Amarta 555 Semarang Hal :Penganduan Pelayanan  DenganHormat, Berikut ini kami lampirkan surat pemesanan souvenir antik berbentuk logo CV PERMATA SARI sebanyak 100 buah tertanggal 15 Januari Sesuai dengan kesepakatan sebelumnya bahwa produk tersebut sudah harus selesai dan sampai ke kami tanggal 15 Februari 2011. Namun hingga surat ini kami tulis, produk pemesanan tersebut belum juga kami terima. Perlu Saudara ketahui bahwa produk souvenir tersebut sangat berharga bagi kami. Kami hanya berharap kepercayaan yang sudah kami berikan hendaknya janganlah disia-siakan. Balasan Saudara secepatnya sungguh sangat kami harapkan, dan terima kasih atas segala perhatian Saudara.  Hormat kami, Drs. Djoko Edy Martono DirekturPemasaran

51 4. Surat Permintaan Informasi Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga. Contoh surat permintaan informasi:

52 CV KARUNIA SURYA PRADANA Distributor Buku Perguruan Tinggi
Jalan Tunggul Amelung 789 Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) Surakarta 57126 Nomor : 255/KSP/II/ Surakarta, 20 Februari 2011 Hal : Permintaan Informasi Yth. Manajer Pemasaran PT PENERBIT ERLANGGA Jalan H. Baping Raya 100 Ciracas Jakarta 13740 Dengan Hormat, Mengingat tahun ajaran baru 2011 bagi perguruan tinggi sudah semakin dekat, maka kebutuhan terhadap buku-buku teks menjadi sangat diperlukan. Oleh karena itu, kami mohon segera dikirimkan brosur mengenai berbagai macam buku terbaru baik yang berbahasa Indonesia maupun yang berbahasa asing. Disamping itu, juga mohon diinformasikan bagaimana cara pemesanan dan pembayarannya. Atas bantuan dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Direktur, Gatot Pangkat Waluyono, S.E.

53 5. Surat Penagihan Penagihan terjadi ketika seseorang atau organisasi tidak dapat memenuhi kewajiban atau hutangnya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Jadi secara singkat dapat dikatakan surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih pihak lain yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan. Contoh surat penagihan:

54 PT. MAS KAREBET JalanTingkir 225 Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) Surakarta 57126 Nomor : 523/MK/I/ Surakarta , 10 Januari 2011 Lampiran : Satu eksemplar Hal : Penagihan Pembayaran Dengan hormat, Bersama ini kami sampaikan informasi bahwa pesanan buku-buku terbaru tahun 2011 sudah kami kirim melalui jasa pengiriman cepat pada tanggal 27 desember 2010. Namun menurut catatan pembukuan kami hingga surat ini kami tulis, Saudara masih memiliki tunggakan pembayaran untuk pesanan buku-buku sebelumnya. Oleh karena itu, mohon hal tersebut dapat diselesaikan dengan segera. Perincian mengenai besarnya tunggakan pembayaran buku-buku yang belum Saudara selesaikan dapat dilihat pada rincian terlampir. Atas segala perhatian dan kerjasama yang baik ini, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, H.Wibi Hardani,M.M ManajerKeuangan

55 6. Surat peringatan Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas suatu hal. Misalnya, surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi utangnya atau surat peringatan untuk pelanggan agar tidak tertipu dengan produk tiruan atau bajakan. Contoh surat peringatan:

56 PT. DINDA BESTARI Jalan Tingkir75 Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) Surakarta 57126  Nomor : 234/DB/II/ Surakarta ,25 Februari 2011 Yth. Sdr. Gatot Permana Putra Direktur CV Mandiri Utama Jalan Ringin Semar Surakarta Hal : Peringatan Terakhir Dengan hormat, Perlu kami beritahukan bahwa kami telah mengirim surat pemberitahuan mengenai beberapa kewajiban Saudara yang hingga kini belum terselesaikan, yaitu pada tanggal 2 Juli dan 5 Agustus 2010. Namun, hingga kini kami belum pernah menerima informasi dari Saudara. Mengingat cara-cara bersahabat yang telah kami tempuh kurang mendapat tanggapan dari Saudara, dengan berat hati kami terpaksa memberikan surat peringatan ini. Apabila sampai tanggal 25 Maret 2011 Saudara tidak menghiraukan surat kami, permasalahan ini akan kami selesaikan melalui jalur hukum. Atas segala perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Rizqi Nur Hidayati, S.E Manajer Keuangan

57 7. Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan perusahaan kepada pihak lain (seseorang atau organisasi), yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah disepakati. Contoh surat perintah kerja:

58 PT. INDAH PERMANA Jalan Halilintar 123 Jebres Telp. (0271)571265; Faks.(0271)571266 Surakarta 57126 SURAT PERINTAH KERJA Nomor : 345/SPK/2011 Dalam rangka memenuhi keperluan pengadaan buku praktik bidang ekonomi yang akan digunakan pada semester ganjil 2011, maka Direktur PT INDAH PERMANA memerintahkan kepada: Nama : Muhammad Ridho, S.E Pekerjaan : Direktur PT. GEMAH RIPAH Alamat : Jalan Petir 75 Jebres, Surakarta Untuk melaksanakan pekerjaan pengadaan buku praktik bidang ekonomi sebanyak unit senilai Rp ,00 (seratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut: Pekerjaan harus dimulai selambat-lambatnya satu minggu setelah tanggal dikeluarkan Surat perintah Ini. Penyerahan tahap pertama buku praktik bidang ekonomi sebanyak unit harus dilakukan paling lambat dua minggu setelah tanggal dikeluarkan surat perintah ini. Sisanya, sebanyak 500 unit harus sudah diserahkan paling lambat tanggal 28 Februari 2011. Apabila penyerahan buku tidak sesuai dengan waktu yang telah di tentukan dalam Surat Perintah ini, pihak pelaksana akan dikenakan denda sebesar 1% (satu per mil) dari nilai kontrak untuk setiap hari keterlambatan dengan maksimum denda 4% (satu per mil) dari nilai kontrak. Surat perintah ini diserahkan kepada yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan sebagaimana mestinya. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam Surat Perintah ini, maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : Surakarta Pada tanggal 5 Januari 2011 Direktur, Muhammad Rifai,M.B.A

59 8. Surat pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu, seperti : pengumuman dipasang di papan pengumuman atau media massa. Contoh surat pengumuman:

60 Email :om’ niki@murah.com
CV. NIKI MURAH Pusat Aneka Eletronik Jalan Gemuruh 58 Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) om’ Surakarta 57126 PENGUMUMAN Nomor : 125/PENG/i/2011 Dalam rangka menyongsong Hari Ulang Tahun Perusahaan yang ke 25 tahun, maka CV. NIKI MURAH mulai tanggal 1 s/d 18 Februari 2011 menawarkan paket murah untuk semua jenis produk elektronik dengan nama ‘’PAKET MURAH MERIAH”. Setiap produk elektronik dijual dengan harga diskon hingga 50% (lima puluh persen). Oleh karena itu, manfaatkan segera paket murah ini dan jangan sampai ketinggalan. Selamat berbelanja! Terimakasih Surakarta, 25 januari 2011 Hormat kami, Muhammad Ridho,SE Manajer Pemasaran

61 9. Surat Undangan RUPS Rapat umum pemegan saham (RUPS) adalah salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan dan bagaimana menentukan para manajer puncak yang benar-benar profesional dibidangnya. Contoh surat undangan RUPS:

62 PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA
Jalan Kie Semar 345Jebres Telp. (0271) ; Faks. (0271) Surakarta 57126 Nomor : 2555/GPN/XII/ Surakarta , 10 Desember 2010 Yth. Bapak Punakawan ,S.E. Jalan Gareng 175 Jebres Surakarta Hal : Undangan Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS) Dengan hormat, Kami mengharap kehadiran Bapak sebagai salah seorang pemegang saham dalam Rapat Umum Pemegang Saham PT. GLOBAL PERSADA NUSANTARA yang akan diselenggarakan besok pada Hari : Senin, 14 Desember 2010 Pukul : WIB Tempat : Ruang sidang utama PT. Global Persada Nusantara Jalan Ki semar 345 Jebres, Surakarta Acara : 1. Laporan Keuangan Tahun 2010 2. Penyusunan Program Kerja Tahun 2011 3. Pemilihan Direksi Baru Akhirnya, atas kehadiran dan perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih. Direktur utama, DR.Baladewa, M.B.A

63 10. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

64 Perusahaan Percetakan & Penerbit
PT JUWITA PERMATA HATI Perusahaan Percetakan & Penerbit Jalan Imam Bonjol 222, Telp. (0271) Jebres Surakarta 57612 SUARAT KUASA Nomor: 123/KS/III/2011 Yang bertanda tangan dibawah ini: Nama : Drs. Muhammmad Rifai Hidayat Jabatan : Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI Alamat : Jalan Kartini 225 Laweyan, Surakarta Memberikan kuasa kepada: Nama : Muhammad Ridho, S.E. Jabatan : Wakil Manajer Pemasaran PT JUWITA PERMATA HATI Alamat : Jalan K.H. Dewantoro 25 Jebres, Surakarta Untuk bertindak dan menjalankan tugas sebagai Manajer Pemasaran PT. JUWITA PERMATA HATI selama Manajer Pemasaran menjalankan tugas dinas keluar negeri selama 3 (tiga) bulan, yaitu sejak 1 Maret 2011 hingga 1 Juni 2011. Surat kuasa ini kami buat dengan sesungguhnya dan agar semua pihak maklum adanya. Surakarta, 1 Maret 2011 Yang diberi kuasa, Yang memberi kuasa, Muhammad Ridho, S.E Drs. Muhammad Rifai H.

65 11. Surat perjanjian Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian antara satu pihak dengan pihak lain tentang suatu hal. Melalui surat perjanjian tersebut, kedua belah pihak yang terkait harus menyepakati apa saja yang ada di dalamnya. Jika salah satu pihak yang terikat dalam perjanjian tersebut ingkar atau tidak mengakui isinya sebagian atau seluruhnya, pihak lain dapat mengajukan tuntutan atau gugatan secara hukum kepada pihak berwenang.

66 SURAT PERJANJIAN JUAL BELI
Yang bertanda tangan di bawah ini , Drs. Muhammad Ridho, Direktur PT. PERMATA, alamat Jalan Gajah Mada 55 Surakarta, bertindak atas nama PT. PERMATA, yang selanjutnya dsebut sebagai Pihak Pertama dan Drs. Muhamad Rifai, M.B.A, Direktur PT. GAJAH MADA alamat, Jalan Mpu Tantular 75 Surakarta, bertindak atas nama PT. GAJAH MADA, selanjutnya di sebut Pihak Kedua. Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan perjanjian jual beli, yang diatur sebagai berikut: Pasal 1 Pihak pertama setuju menyediakan dan menjual kepada pihak kedua lima buah sepeda motor roda tiga merek GAJAH jenis VR-007 dengan harga Rp ,00 per unit, dengan jumlah keseluruhan Rp ,00 Pasal 2 Pihak kedua bersedia melakukan pembayaran kepada Pihak Pertama dengan ketentuan sebagai berikut. Dua puluh lima persen (25%) dari jumlah seluruh harga Rp ,00 dibayar pada saat perjanjian ditandatangani. Dua puluh lima persen (25%) akan dibayarkan pada saat penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua. Sisanya, 50%-nya akan di bayarkan setelah sebulan dari penyerahan sepeda motor kepada Pihak Kedua. Pasal 3 Jika dalam perjanjian ini timbul suatu perselisihan, diupayakan penyelesaiannya secara kekeluargaan. Namun, jika ternyata gagal ,perselisihan akan diselesaikan menurut hukum yang berlaku. Pasal 4 Surat perjanjian ini dibuat di atas kertas segel yang di tandatangani dan dibuat rangkap dua, masing-masing pihak menerima satu berkas dengan kekuatan yang sama. Surakarta, 1 Maret 2011 Pihak pertama Pihak Kedua Drs. Muhammad Ridho Drs. Muhammad Rifai, M.B.A Saksi-saksi: Donny Saputra, alamat Jalan Guntur 23 Surakarta Jammes Ronaldo, alamat Jalan Petir 55 Surakarta Freddy Pradan, alamat Jalan Badai 57 Surakarta

67 G. Bahasa Surat Agar pesan yang disampaikan komunikatif dan mudah dipahami oleh penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat- menyurat, seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat. Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat.

68 H. Format Lipatan Surat Dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan yang terkesan asal- asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya. Oleh karena itu, meskipun masalah lipat-melipat surat-surat bisnis tampak sepele, ternyata hal itu dapat memberikan image atau citra baik positif maupun negatif bagi suatu organisasi perusahaan yang mengirimkan surat tersebut. Format lipatan surat: Lipatan baku Lipatan setengah baku Lipatan akordeon Lipatan setengah akordeon Lipatan tunggal Lipatan ganda/paralel Lipatan model prancis Lipatan model baron

69

70

71 I. Aneka Bentuk Amplop 1. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi : a. Amplop biasa
b. Amplop berjendela

72 2. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi: a
2. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi: a. Amplop resmi b. Amplop kartu c. Amplop bisnis d. Amplop pendek e. Amplop panjang f. Amplop besar (amplop katalog, amplop mata berkait, amplop kancing bertali) 3. Berdasarkan penggunaannya, amplop dapat dibedakan menjadi: a. Amplop katalog b. Amplop mata berkait b. Amplop kancing bertali

73 Kesimpulan surat dan surat bisnis adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan, informasi, atau pikiran secara tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain yang menggunakan media tertentu dengan tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut. Terdapat beberapa fungsi surat bisnis yaitu surat bisnis sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat, alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, alat bukti tertulis (dokumen tertulis), alat untuk mengingat, bukti sejarah (historis), pedoman kerja, media promosi bagi pengirim surat, dan dapat menghindarkan kesalahpahaman. Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu, Pengelompokan surat menurut wujudnya, pengelompokan surat menurut pemakaiannya, pengelompokan surat menurut banyaknya (jumlah) sasaran yang dituju, pengelompokan surat menurut sifatnya, dan pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya.

74 Bagian surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: Kepala surat (kop surat), Tanggal surat, Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal, Nama dan Alamat surat, Salam pembuka, Isi surat, Salam penutup, Tanda tangan, Nama Jelas, dan Jabatan, Tembusan, Inisial. Berbagai macam bentuk atau format surat, bentuk lurus penuh (full-block style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus (semi block style), bentuk bertekuk (indented style), bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style), bentuk surat amerika (american style), bentuk surat inggris (british style). Macam contoh surat bisnis , beberapa diantaranya adalah surat pemesanan dan surat konfirmasi. Dimana dalam membuat surat bisnis harus memperhatikan penggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat, seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat. Selain itu format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam dunia bisnis, dan penggunaan amplop yang sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

75 TERIMA KASIH