Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Presentasi berjudul: "Analisis dan Perancangan Sistem Informasi"— Transcript presentasi:

1

2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
ANALISIS KELAYAKAN Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Bety Wulan Sari @betywulansa

3 Aspek Kelayakan Sistem
Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional Kelayakan Hukum Kelayakan Ekonomi

4 Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia? Apakah teknologi yang akan digunakan ini dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada? Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru? Apakah organisasi memiliki orang yang menguasai teknologi baru ini?

5 Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, di samping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya.

6 Kelayakan Operasional
Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan? Apakah sistem dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkannya? Apakah sistem baru memerlukan restrukturisasi organisasi dan bagaimana akibat strukturisasi ini terhadap orang-orang yang ada di organisasi? Apakah diperlukan pelatihan atau pelatihan ulang? Apakah personil di dalam organisasi dapat memenuhi kriteria untuk sistem baru?

7 Kelayakan Hukum Kelayakan hukum lebih kepada pembangunan sistem yang tidak bertentangan dengan peraturan dan norma yang berlaku.

8 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini. Analisis kelayakan ekonomi didetailkan pada analisis biaya manfaat.

9 Kelayakan Ekonomi Metode Kuantitatif :
Analisis Payback (Payback Period) Analisis Net Present Value (NPV) Return of Investment (ROI)

10 STUDI KASUS

11 STUDI KASUS Membangun Sistem Informasi Penjualan secara Online (e-commerce) pada Viola Batik VISI : Menjadi toko yang menyediakan berbagai jenis dan merk pakaian wanita yang lengkap dan terjangkau. Juga menguntungkan dalam industry perdagangan. MISI : Misi untuk mewujudkan visi tersebut dengan memberikan layanan yang terbaik kepada pelanggan, serta memprioritaskan kualitas setiap produk dan memperluas pasaran lingkup distribusinya.

12 Kelayakan Teknis Berdasarkan analisis teknologi dari segi hardware, Viola Butik sudah memiliki perangkat/komponen yang layak dioperasikan dan perangkat untuk terhubung ke jaringan internet. Dari segi software, sudah tersedia software untuk mengakses internet, dan dari segi brainware Viola Butik sudah mempersiapkan karyawan yang menguasai teknologi internet untuk diposisikan sebagai admin.

13 Kelayakan Hukum Secara hukum, website yang dibuat telah memenuhi aturan undang-undang yang berlaku dikarenakan website yang dibuat menggunakan perangkat lunak yang legal, serta perangkat lunak open source. Software utama yang dipakai untuk menerapkan sistem adalah software yang orisinil berlinsensi untuk sistem operasi Windows XP.

14 Kelayakan Operasional
Sistem ini dibuat dengan memperhatikan cara mengoperasikan sistem berdasarkan kebutuhan pengguna dan Viola Butik untuk mengakses informasi. Design dan struktur sistem yang dibangun tidak berbeda dengan yang biasa digunakan, dengan tujuan mempermudah pengguna.

15 Kelayakan Ekonomi Untuk menganalisa kelayakan ekonomi menggunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Secara ekonomi layak yang akan dijelaskan menggunakan analisis biaya dan manfaat.

16 ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT

17 Introduction Pengembalian sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk pengembangan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum siatem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan “analisis biaya/keuntungan (Cost/benefit analysis)” atau “Analisis biaya/efektivitas (Cost/effectiveness analysis)”. Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat ditaksir efektivitasnya.

18 Komponen Biaya Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu : Biaya pengadaan (procurement cost) Biaya persiapan operasi (start-up cost) Biaya proyek (project-related cost) Biaya operasi (ongoing cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

19 Biaya pengadaan (procurement cost)
Komponen Biaya Biaya pengadaan (procurement cost) Adalah semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang temasuk biaya pengadaan diantaranya adalah : Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras. Biaya instalasi perangkat keras. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC). Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras.

20 Biaya persiapan operasi (start-up cost)
Komponen Biaya Biaya persiapan operasi (start-up cost) Adalah semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya persiapan diantaranya adalah : Biaya pembelian perangkat lunak sistem. Biaya instalasi peralatan komunikasi (misal sambungan telpon). Biaya persiapan personil. Biaya reorganisasi. Biaya manajemen staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.

21 Biaya proyek (project-related cost)
Komponen Biaya Biaya proyek (project-related cost) Adalah semua biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk biaya proyek diantaranya : Catatan : Bila menggunakan konsultan ada biaya tambahan honor konsultan. Biaya dalam tahap penerapan sistem Mencakup : Biaya pembuatan formulir baru Biaya konversi data Biaya latihan personil Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem Biaya dalam tahap analisis sistem Mencakup : Biaya untuk pengumpulan data Biaya dokumentasi (kertas, foto copy, dll) Biaya Rapat Biaya staff analis Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem Biaya dalam tahap design sistem Biaya dokumentasi Biaya programmer Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap design sistem

22 Biaya operasi (ongoing cost) dan Biaya perawatan (maintenance cost)
Komponen Biaya Biaya operasi (ongoing cost) dan Biaya perawatan (maintenance cost) Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan perawatan diantaranya : Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data) Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, suplies) Biaya perawatan perangkat keras Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program) Biaya perawatan peralatan dan fasilitas Biaya manajemen yang telibat dalam operasi sistem Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem Biaya depresiasi (penyusutan) Catatan : Biaya ini rutin keluar selama sistem digunakan (seumur hidup sistem)

23 Komponen Manfaat Manfaat sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk : Keuntungan berujud (tangible benefits) Keuntungan tidak berujud (intangible benefits)

24 Keuntungan Berujud (tangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Berujud (tangible benefits) Adalah keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya : Pengurangan-pengurangan biaya operasi Pengurangan kesalahan-kesalahan proses Pengurangan biaya telekomunikasi Peningkatan penjualan Pengurangan biaya persediaan Pengurangan kredit tak tertagih

25 Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits) Adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan tidak berujud diantaranya : Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan Peningkatan kepuasan kerja personil Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik Karena keuntungan tidak berujud sulit diukur dalam satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Contoh sebagai berikut :

26 Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits) Sebelum adanya pengembangan sistem, pelayanan yang “kurang baik” kepada pelanggan mengakibatkan penurunan pesanan. Penurunan pesanan diperkirakan misalnya 10 % tiap pelanggan. Jika rata-rata pelanggan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar Rp ,- maka dapat diperkirakan akan kehilangan Rp ,- tiap pelanggan / tahunnya.

27 METODE ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT

28 PAYBACK PERIOD Payback periode adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan.

29 ROI (Return of Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :

30 NPV (Net Present Value)
Metode nilai sekarang bersih/net present value (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilaiuangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.

31 STUDI KASUS

32 STUDI KASUS Keterangan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 BIAYA-BIAYA
Biaya pengembangan sistem Biaya pengadaan 43,000,000 Biaya persiapan operasi 4,200,000 Biaya proyek Biaya konsultan 12,000,000 Tahap analisis sistem 11,000,000 Tahap desain sistem 9,750,000 Penerapan sistem 6,000,000 Biaya penyusutan 220,000 Total biaya proyek 38,750,000 Total Biaya Pengembangan Sistem 85,950,000 Biaya Operasional dan Perawatan Operasional 3,200,000 3,450,000 3,510,000 Perawatan 2,400,000 2,550,000 2,500,000 Total Biaya Operasional dan Perawatan 5,600,000 6,010,000 TOTAL BIAYA 6,230,000 MANFAAT Berwujud Penghematan biaya operasional pershn 8,000,000 11,200,000 11,700,000 Peningkatan penjualan 16,000,000 28,700,000 42,000,000 Penurunan biaya persediaan 3,500,000 3,650,000 Tak Berwujud Peningkatan pelayanan 4,100,000 4,400,000 6,050,000 Peningkatan kepuasan pekerjaan 2,200,000 3,700,000 4,150,000 Peningkatan pengambilan keputusan 5,100,000 5,230,000 TOTAL MANFAAT 37,700,000 56,600,000 72,780,000 Proceed ( Selisih TB dan TM ) 32,100,000 50,600,000 66,550,000

33 Perhitungan Payback Period Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 TOTAL BIAYA
85,950,000 5,600,000 6,000,000 6,230,000 TOTAL MANFAAT 37,700,000 56,600,000 72,780,000 Proceed ( Selisih TB dan TM ) 32,100,000 50,600,000 66,550,000 Payback Period Nilai Investasi 85,950,000 Proceed pada Tahun I 32,100,000 Sisa Investasi Tahun II 53,850,000 Proceed pada Tahun II 50,600,000 Sisa Investasi Tahun III ,250,000 3,250,000 66,550,000 = 0.05 tahun atau 18 hari Sisa investasi tahun ke 3 tertutup oleh proceed tahun ke 3 yang berarti investasi akan kembali pada tahun ke 3 yaitu tepatnya 2.05 tahun atau 2 tahun 18 hari. Sisa = x 1 tahun

34 Analisis Perhitungan Payback Period
Sehingga Payback Periode sudah dapat dicapai pada tahun ke-2 adapun secara detailnya adalah 2,05 tahun . Dari fakta tadi dapat disimpulkan bahwas yang rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break Even Point) pada waktu 2,05 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 3 perusahaan mulai dapat mengambil keuntungannya dari sistem tersebut. Apakah investasi ini layak dan dapat diterima? Untuk ini maka payback period harus dibandingkan dengan maximum payback period yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya maksimum payback period 3 tahun, berarti investasi diterima.

35 Perhitungan ROI (Return of Investment) 63,300,000 103,780,000
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 TOTAL BIAYA 85,950,000 5,600,000 6,000,000 6,230,000 TOTAL MANFAAT 37,700,000 56,600,000 72,780,000 Proceed ( Selisih TB dan TM ) 32,100,000 50,600,000 66,550,000 ROI (Return of Investment) Manfaat tahun ke ,700,000 Manfaat tahun ke ,600,000 Manfaat tahun ke ,780,000 167,080,000 Biaya tahun ke ,950,000 Biaya tahun ke ,600,000 Biaya tahun ke ,000,000 Biaya tahun ke ,230,000 103,780,000 63,300, ,780,000 = % ROI = x 100% + +

36 Analisis Perhitungan ROI (Return of Investment)
Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yang dapat diterima. Pada studi kasus nilai ROI adalah 0,6099 atau 60,99%, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 60,99% dari biaya investasinya. Atau sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke 3 sebesar 60,99% dari biaya pengembangannya.

37 Perhitungan NPV (Net Present Value) = - 85,950,000 + + + Tahun 0
TOTAL BIAYA 85,950,000 5,600,000 6,000,000 6,230,000 TOTAL MANFAAT 37,700,000 56,600,000 72,780,000 Proceed ( Selisih TB dan TM ) 32,100,000 50,600,000 66,550,000 NPV (Net Present Value) Tingkat bunga diskonto = 15% 32,100, ,600, ,550,000 = ,950, ,913, ,260, ,757,705.27 = 23,981,618 = ,950,

38 Analisis Perhitungan NPV (Net Present Value)
Dari hasil perhitungan dapat disimpulkan bahwa jumlah keuntungan yang diterima sekarang oleh perusahaan pada tahun ke 3 apabila sistem ini diterapkan adalah : Rp 23,981,618 atau NPV lebih besar dari 0, maka proyek tersebut layak dilaksanakan.

39 Homework Buatlah ANALISIS KELAYAKAN (Teknis, Operasional, Hukum, Ekonomi) dari kasus final project kalian.

40 A person WHO NEVER made a mistake, NEVER TRIED anything new.
- Albert Einstein