Diskusi Apa perbedaan Sekretariat Kesekretariatan sekretaris.

Presentasi berjudul: "Diskusi Apa perbedaan Sekretariat Kesekretariatan sekretaris."— Transcript presentasi:

1 Diskusi Apa perbedaan Sekretariat Kesekretariatan sekretaris

2 PROSPEK PROFESI LULUSAN D-3
ADMINISTRASI BISNIS Para lulusan dapat bekerja dalam bidang : a. industri manufaktur, b. perdagangan, c. institusi pemerintah dan lainnya dengan posisi antara lain sebagai Asisten Manajer Kantor, Penyelia Kantor, Sekretaris, staf Administrasi ataupun berwirausaha.

3 Pengertian administrasi
Adminstrasi dalam arti sempit Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.  Administrasi dalam arti luas Administrasi adalah Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian administrasi

4 Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. pengertian

5 Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan kerahasiaan perusahaan atau organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh dokumen perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen Tujuan Administrasi Kesekretariatan

6 Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Mengadakan pencatatan (recording) disemua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan harus dilakukan menurut suatu sistem yang telah ditentukan. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan; Sebagai alat komunikasi perusahaan; Sebagai pusat dokumen; Fungsi Administrasi Kesekretariatan

7 sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin rahasia.
secretum  Secretarius dalam bahasa Perancis Secretary dalam bahasa Inggris  Secretaries (bahasa Belanda). Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang Kata sekretaris berasal dari bahasa belanda Secretaries sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis (kamus besar bhs indonesia) sekretaris

8 Tujuan Administrasi Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. Mengamankan rahasia organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

9 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi Sebagai alat komunikasi organisasi. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau master file Fungsi Administrasi

10 Macam-macam sekretaris
Sekretaris organisasi sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan. Sekretaris pimpinan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Macam-macam sekretaris

11 Tugas sekretaris 1. Telephoning 2. Surat-menyurat atau korespondensi 3. Filling atau kearsipan 4. Menerima dikte 5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan 6. Membuat Undangan 7. Menyiapkan rapat pimpinan 8. Membuat agenda rapat pimpinan.

12 Arti Sekretaris dan Kesekretariatan
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan. Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

13 Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

14 Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. Menyelenggarakan rapat-rapat. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

15 B. Tugas Administratif Kesekretariatan
Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

16 Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
C. Fungsi Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan Sebagai pusat dokumentasi

17 Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi
Peran Strategis Peran Teknis Peran Pendukung

18 Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
Syarat Pengetahuan Syarat Keterampilan Syarat Kepribadian

19 Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti : Menerima tamu Menerima telepon Mengambil dikte dan melatinkan Menyimpan surat

20 Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan : Tugas-tugas yang bersifat rutin Tugas-tugas khusus Tugas-tugas yang bersifat kreatif Melakukan hubungan dan kerja sama

21 Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

22 PENGEMBANGAN DIRI SEORANG SEKRETARIS
Arti dan Pentingnya Pengembangan Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :

23 Pre Service Training Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi : Pendidikan formal yang diselenggarakan umum. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja. 2. In Service Training Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.

24 B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal : Menambah pengetahuan Menambah keterampilan Merubah sikap

25 C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu : Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien. Kepribadian yang menarik Kemauan untuk bekerja.

26 TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan kedalam 8 macam yaitu : Tugas-tugas Rutin Tugas-tugas Khusus Tugas-tugas Istimewa Tugas-tugas Resepsionis Tugas Keuangan Tugas Sosial Tugas Insidental Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting

27 PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
“ Tutup Mulut Rapat – Rapat Pasang Mata Awas – Awas Buka Telinga Lebar – Lebar”

28 SEKRETARIS HARUS MAMPU :
Membagi waktu kerja dengan keluarga Menjadi ujung tombak dalam perusahaan / organisasi Menentukan arah dan tujuan perusahaan / organisasi Pandai menyimpan rahasia Siap full kontek dan ready to fight in every moument Dan lain-lain

29 TUGAS POKOK SEKRETARIS :
Membantu pimpinan Menyiapkan agenda rapat Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi Dan lain sebagainya

30 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN OLEH SEORANG SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada yang berhak Memberikan informasi perusahaan / organisasi kepada yang bukan haknya Watak keras kepala dan menang sendiri Jangan mudah terpengaruh oleh orang lain Dan lain sebagainya

31 YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya.

32 MACAM-MACAM FORMASI RAPAT
Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan Dan lain sebagainya

33 CARA PENJELASAN MAERI DALAM RAPAT
Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas. Dan lain sebagainya

34 CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT
Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya

35 PRINSIP DALAM RAPAT “Setiap Keputusan yang Akan Diambil adalah Merupakan Kunci Keberhasilan pada Masa yang Akan Datang”

36 SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :
Serius tapi santai Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan jangan sampai terpengaruh Waktu adalah nyawa yang harus dimanfaatkan dengan baik

37 MENANGANI KEGIATAN HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
Memahami Fungsi dan Peranan Humas (Public Relation) Istilah yang sering digunakan dalam hubungan masyarakat (Public Relation) : 1. Komunikasi 2. Media Komunikasi 3. Public 4. Peristiwa public

38 Fungsi Public Relation
Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi masyarakat; Memberikan nasihat tentang sesuatu yang sebaiknya dikehendaki oleh public; Mengusahakan hubungan yang memuaskan antara public dengan petugas pemerintah; Memberikan penerangan atau penjelasan tentang lingkup kerja suatu Dinas Pemerintah.

39 B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas
Beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris antara lain : Keterampilan kesekretarisan; Mempunyai inisiatif dan cara berpikir logis; Ingatan yang baik; Memperluas wawasan; Ketelitian; Pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan; Menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.

40 C. Penampilan Diri Sekretaris
Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya : Mampu mengaktualisasikan diri; Mampu melihat secara objektif; Memiliki pandangan hidup; Menghargai orang lain; Peka akan tujuan; Memiliki rasa humor.

41 D. Sikap yang berhubungan dengan Kepribadian
Handal; Jujur; Ketekunan dan kerajinan; Sikap membawa diri; Pandai menyesuaikan diri; Memperhatikan dan menjaga kerapian diri.