Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

Presentasi berjudul: "Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan"— Transcript presentasi:

1 Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Penyusunan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Dasar hukum Definisi SOP Manfaat SOP Jenis-jenis SOP Prinsip-prinsip penyusunan SOP Siklus Penyusunan SOP Strategi Penyusunan SOP Pola Penyusunan SOP Contoh penyusunan SOP

3 Dasar Hukum Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Adminsitrasi Pemerintahan. Peraturan Walikota Tasikmalaya Nomor 59 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kota Tasikmalaya

4 (Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012)
DEFINISI SOP SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, BAGAIMANA dan KAPAN harus dilakukan, DIMANA dan OLEH SIAPA dilakukan (Permen PAN dan RB No. 35 Tahun 2012) 4

5 Definisi SOP Administrasi Pemerintahan
SOP Administrasi Pemerintahan adalah SOP dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.

6 MANFAAT SOP Standarisasi metode Level individu Mengurangi human error
Efisiensi dan efektivitas tugas Kemandirian pegawai Melindungi pegawai dari tuntutan hukum Level individu

7 MANFAAT SOP Level Organisasi Akuntabilitas pelaksanaan tugas
Standar kinerja yang konkrit Jaminan penyelenggaraan pemerintahan Informasi kualifikasi kompetensi pegawai Identifikasi gap kompetensi Informasi beban tugas seorang pegawai Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas Informasi penyusunan standar pelayanan Level Organisasi

8 MANFAAT SOP Penelusuran kesalahan prosedural Level Masyarakat
Menjamin konsistensi pelayanan masyarakat Level Masyarakat

9 Berdasar Sifat Kegiatan
Jenis SOP Administrasi Pemerintahan Berdasar Sifat Kegiatan SOP Teknis Adalah prosedur kerja yg sangat rinci dari kegiatan yg dilakukan oleh satu orang aparatur Contoh: SOP Pemeliharaan Kendaraan, SOP Pemasangan Infus, SOP Pemberian Disposisi. SOP Administratif Prosedur standar yg bersifat umum & dilakukan lebih dari 1 orang pelaksana Contoh: SOP Pelayanan Pasien, SOP Penanganan Surat Masuk.

10 Berdasar Cakupan Kegiatan
SOP Makro Adalah SOP yg mencakup beberapa SOP Mikro. Berisi gambaran kegiatan secara tidak langsung. SOP Mikro Adalah SOP yang merupakan bagian dari sebuah SOP Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.

11 Berdasar Cakupan Kegiatan
SOP Makro SOP Mikro SOP Pengelolaan Surat SOP Pengagendaan Surat Masuk; SOP Pemberian Tanggapan thd Surat Masuk; SOP Pengiriman Surat

12 Berdasar Kelengkapan Kegiatan
SOP Final Adalah SOP yg telah menghasilkan produk utama yg paling akhir atau final. SOP Parsial Adalah SOP yg baru menghasilkan produk antara/sementara.

13 Berdasar Kelengkapan Kegiatan
SOP Final SOP Parsial SOP Pengelolaan Surat SOP Pengagendaan Surat Masuk SOP Penyusunan Juknis SOP Penyiapan Bahan Juknis

14 Berdasar Jenis Kegiatan
SOP Generik Adalah SOP yang memiliki kesamaan dari segi kegiatan, tahapan, & pelaksananya antar unit kerja yang berbeda. Contoh: SOP Penerbitan SPM, SOP Pengelolaan Keuangan. SOP Spesifik Adalah SOP yang memiliki perbedaan yang jelas dari segi kegiatan, tahapan, & pelaksananya dengan unit kerja lain. Contoh: SOP Penyelenggaraan Upacara Ngaben, SOP Pisowanan Ageng Sri Sultan Hamengku Buwono.

15 PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Kemudahan dan kejelasan Efisiensi dan efektivitas Keselarasan Keterukuran Dinamis Berorientasi pada pengguna Kepatuhan Kepastian hukum

16 Prinsip Pelaksanaan SOP

17 Prinsip Pelaksanaan SOP

18 SOP Administrasi Pemerintahan Step by step...
FORMAT SOP

19 Secara Rinci Tahapan Penyusunan SOP AP

20 Strategi Penyusunan SOP
Identifikasi seluruh SOP Kelompokkan berdasar fungsi organisasi Standarisasi SOP yang seragam, misalnya: kelompok aparatur wilayah (Kecamatan, Kelurahan, Desa); kelompok fungsi pengelolaan keuangan, pengelolaan kepegawaian, perencanaan, dan perizinan.

21 Penyusunan SOP Pemda Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi “Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi jumlah dan judul SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap jabatan di SKPD” Step 2: Identifikasi Kegiatan “Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan, penanggungjawab, scope, 3 kegiatan kunci (utama, awal, & akhir). Kemudian breakdown menjadi tahapan kegiatan yang harus dilalui.” Step 3: Penulisan SOP “Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan. Termasuk di dalamnya adalah Identitas SOP, flowchart, & mutu baku.”

22 Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi
Diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan. Biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi Diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada. Dapat lebih dari satu. Nama SKPD: Nama Jabatan: Diisi dgn fungsi berdasarkan peraturan yg ada Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP 1 2 3 4 5 6 Diisi dgn tugas berdasarkan peraturan yg ada Diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada. Nantinya output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan Contoh Pengisian

23 Identifikasi Judul SOP
Lembar Kerja Identifikasi Judul SOP Nama SKPD : BAPPEDA Kota Tasikmalaya Nama Jabatan Kasubag Program Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP 1 2 3 4 5 6 A melaksanakan pengoordinasian perumusan dan penyusunan Rencana Strategis Badan serta rencana kegiatan Badan; A.1 A.1.a Melaksanakan penyusunan dokumen RENSTRA Badan A.1.A.i A.1.A.i.1 A.2 A.1.b Melaksanakan penyusunan dokumen Renja Badan A.1.A.ii A.1.A.i.2 B melaksanakan pengoordinasian penyiapan bahan perumusan dan penyusunan RKPD, KUA dan PPAS B.1 A.2.a Melaksanakan Penyusunan Dokumen RKPD A.2.A.i Dokumen RKPD A.2.A.i.1 Penyusunan Penyusunan Dokumen RKPD A.2.A.i.2 Keterangan: Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada) Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan (Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir. 7 Sistem penomoran disesuaikan, selama mencerminkan alur breakdown dari kolom Tugas ke Fungsi ke Sub-Fungsi ke Output ke Aspek dan yang terakhir ke Judul SOP Tim Advokasi PKP2A I LAN

24 Step 2: Identifikasi Kegiatan
A. Data Kegiatan 1 Judul SOP :  Isikan dg judul SOP 2 Jenis Kegiatan  Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau PENUGASAN 3 Penanggung Jawab a. Produk  Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP b. Kegiatan  Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan 4 Scope (Ruang Lingkup)  Pada tingkat apa SOP ini dijalankan B. Identifikasi Kegiatan 1 Judul Kegiatan : Isikan dg judul SOP 2 Langkah Awal  Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg mengacu pd Jenis Kegiatan 3 Langkah Utama  Merupakan inti dari kegiatan SOP ini 4 Langkah Akhir  Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada Jenis Kegiatan C. Identifikasi Langkah Langkah Awal 1  Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-breakdown lagi, bila perlu Langkah Utama 2  Merupakan breakdown dari inti kegiatan shg menjadi ‘cerita’ utuh 3  idem 4 Langkah Akhir 5   Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa di-breakdown lagi Tim Advokasi PKP2A I LAN

25 Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan
Data Kegiatan 1 Judul SOP : Penyusunan Dokumen RKPD 2 Jenis Kegiatan Rutin 3 Penanggung Jawab a. Produk Kepala Bappeda Kota Tasikmalaya b. Kegiatan Kasubag Program 4 Scope (Ruang Lingkup) Pemerintah Kota Tasikmalaya B. Identifikasi Kegiatan Judul Kegiatan Langkah Awal Pengumpulan Data usulan kegiatan dari SKPD sebagai hasil dari Musrenbang sektoral dan Musrenbang Tingkat Kecamatan Langkah Utama Pelaksanaan Musyawarah perencanaan pembangunan Tingkat Kota Langkah Akhir SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil pelaksanaan Musrenbang. C. Identifikasi Langkah SKPD menyampaikan dokumen usulan hasil Musrenbang Sektoral dan Musrenbang Kecamatan Petugas Verifikasi menerima data usulan dari SKPD Subag. melakukan pengecekkan kelengkapan data yang masuk. Apabila sudah lengkap maka dilakukan rekapitulasi usulan, sebagai bahan musrenbang. Apabila belum lengkap, maka data dikembalikan kepada SKPD untuk dilengkapi. Kasubag Program menelaah hasil rekapitulasi. Apabila sudah benar, maka hasil rekapitulasi diparaf untuk disampaikan kepada Sekretaris Badan. Apabila belum benar, maka dikembalikan kepada petugas verifikasi untuk dilakukan koreksi. Sekretaris Badan memparaf hasil rekapitulasi 5 Kepala Bappeda menandatangani hasil rekapitulasi. 6 Kepala Bappeda selanjutnya memimpin pelaksanaan Musyawarah Perencanaan Pembangunan. 7 Pelaksanaan Sidang perbidang yang dipimpin oleh para Kepala Bidang di Bappeda Kota Tasikmalaya, dalam upaya penyepakan usulan-usulan yang diajukan. 8 Kepala bidang menyampaikan dokumen hasil sidang perbidang kepada pimpinan kegiatan Musrenbang (Kepala Bappeda) setelah dilakukan penandatangan dokumen oleh perwakilan bidang. 9 Subag. Program menerima dokumen hasil Musrenbang untuk disusun menjadi dokumen RKPD 10 Petugas verifikasi menerima dokumen RKPD untuk diperbanyak dan disampaikan kepada SKPD sebagai bahan penyusunan Renja 11 SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil pelaksanaan Musrenbang sebagai bahan penyusunan Renja ataupun Renstra SKPD. Tim Advokasi PKP2A I LAN

26 Step 3. Penulisan SOP A. Identitas SOP
Nama SKPD tempat aktivitas tsb diselenggarakan Nomor prosedur sesuai TND Logo K/L/ Pemda Tanggal pertama kali SOP ini dibuat A. Identitas SOP Tanggal (rencana) SOP direvisi Tanggal mulai diberlakukan Nama Unit Kerja tempat aktivitas tsb diselenggarakan Pengesahan oleh penanggungjawb produk: Nama, NIP, Ttd, Stempel Peraturan yg mdasari prosedur Penjelasan ttg kualifikasi umum yang dibutuhkan Nama prosedur yang di-SOP-kan SOP Makro, Mikro, Parsial yg terkait Penjelasan mengenai daftar peralatan & perlengkapan yg dibutuhkan Penjelasan mengenai kemungkinan yg tjd bila prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan) Memuat evaluasi pelaksanaan SOP Tim Advokasi PKP2A I LAN

27 Lembar Identitas SOP

28 SIMBOL SOP/FLOWCHART

29 Lembar SOP

30 Output Penyusunan SOP AP
DOKUMEN SOP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP AP ) “Judul SOP AP “ BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH 2015 Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Pemerintah Kota Tasikmalaya Jl. Letnan Harun No. 1

31 Untuk Diperhatikan SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat. SOP Harus Tetap Mutakhir (Up-to-date), Harus Dievaluasi Secara Periodik. Disarankan Ditinjau Minimal Setiap Satu Tahun Sekali.

32 Terima Kasih