Hakekat Sistem Perencanan dan Pengendalian Manajemen

Presentasi berjudul: "Hakekat Sistem Perencanan dan Pengendalian Manajemen"— Transcript presentasi:

1 Hakekat Sistem Perencanan dan Pengendalian Manajemen

2 Pendahuluan Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang sangat berbeda dengan lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah didatangi oleh pesaing-pesaing mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan persaingan. Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara positif, globalisasi ekonomi ternyata membawa permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak mempunyai struktur sistem perencanaan dan pengendalian manajemen yang baik akan tersisih, banyak sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus perubahan dalam globalisasi ekonomi.

3 Pendahuluan Dalam organisasi yang kecil umumnya pimpinan organisasi dapat merencanakan dan melaksanakan kegiatan organisasinya juga melaksanakan pengendalian atas rencananya secara langsung. Namun dengan perkembangan organisasi yang semakin besar, pimpinan tersebut tidak mampu melaksanakan hal tersebut sehingga membutuhkan bantuan manajer lain untuk membantu melaksanakan perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasinya.

4 Definisi Perencanaan adalah proses mendefinisikan   tujuan  organisasi, membuat strategi untuk  mencapai tujuan, dan mengembangkan aktivitas kerja organisasi.  Pengendalian  adalah semua usaha perusahaan   yang mencakup metode,prosedur, dan strategi perusahaan yang mengacu pada efesiensi dan  efektifitas operasional perusahaan, agar  dipatuhinya kebijakan manajemen serta tercapainya  tujuan perusahaan atau organisasi.

5 Definisi Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen adalah suatu sistem yang digunakan oleh manajer untuk merencanakan kegiatan organisasi dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tersebut. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan sasaran masa depan yang hendak dicapai oleh organisasi, merencanakan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut serta mengimplementasikan dan memantau rencana yang telah ditetapkan

6 Definisi Dari Definisi tersebut terdapat tiga kesimpulan :
Perencanaan sasaran masa depan yang hendak dicapai Perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran Pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana

7 Definisi Perencanaan sasaran masa depan yang hendak dicapai
SPPM pada dasarnya merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan organisasi. Untuk membangun masa depan organisasi perlu ditentukan dahulu dalam bisnis apa organisasi berusaha (misi organisasi). Setelah itu manajemen menggambarkan kondisi organisasi di masa depan (visi organisasi), dimana visi ini akan menjadi sasaran masa depan. SPPM merupakan sistem perencanaan masa deoan yang hendak dicapai organisasi (visi) melalui misi pilihan dan perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran masa depan tersebut, serta pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana tersebut

8 Definisi Perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran
Untuk mewujudkan visi organisasinya melalui misi pilihan, organisasi memerlukan sistem perencanaan kegiatan – suatu rangkaian langkah berurutan untuk merencanakan kegiatan yang ditempuh oleh perusahaan dalam mewujudkan visi organisasi.

9 Definisi Pengimplementasian dan Pemantauan Pelaksanaan Rencana
Untuk melaksanakan rencana yang telah disusun, diperlukan langkah-langkah pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana tersebut. SPPM mencakup sistem untuk mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana

10 Hierarki SPPM Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen
Pengendalian Operasional

11 Hierarki SPPM No Hierarki SPPM Sifat Keluarannya 1 Perumusan Strategi
Tujuan, Strategi dan Kebijakan 2 Pengendalian Manajemen Implementasi Strategi 3 Pengendalian Operasional Efisiensi dan Efektiviyas Kinerja Tugas Individu

12 I PERUMUSAN STRATEGI

13 Definisi Perumusan Strategi
Perumusan strategi adalah proses pembuatan keputusan mengenai tujuan organisasi dan berbagai strategi untuk mencapai tujuan tersebut Perumusan strategi adalah proses pembuatan keputusan mengenai tujuan organisasi, pengubahan tujuan organisasi, sumber- sumber untuk mencapai tujuan tersebut serta kebijakan-kebijakan untuk menentukan perolehan, penggunaan dan disposisi sumber-sumber tersebut

14 Keluaran Perumusan Strategi
1. Tujuan (Objective) adalah sesuatu yang ingin dicapai dengan keberadaan atau eksistensi organisasi. adalah pernyataan spesifik dan berjangka waktu tertentu mengenai hasil-hasil yang ingin dicapai oleh suatu organisasi.

15 Keluaran Perumusan Strategi
adalah rencana tindakan yang luas, umum dan berjangka panjang yang mengarahkan perumusan kebijakan organisasi dan program- program untuk bertindak. adalah pedoman untuk pembuatan keputusan tindakan-tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi Adalah rencana-rencana organisasi yang komprehensif, terpadu, luas, penting dan tanpa batas waktu tertentu yang menyatakan secara umum arah organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior untuk mencapai goal dan ovjectivenya

16 Keluaran Perumusan Strategi
3. Kebijakan adalah aturan atau seperangkat aturan luas sebagai pedoman bertindak melalui organisasi adalah pedoman pelaksanaan tindakan- tindakan tertentu

17 Keluaran Perumusan Strategi
Kesimpulan Dengan disusunnya perumusan strategi, manajemen dapat mengetahui apakah kegiatan-kegiatan dalam organisasinya berada dalam kendali (in control) atau di luar kendali (out of control). Dalam perumusan strategi para perencana harus juga menghubungkaan organisasi dengan lingkungan luarnya.

18 Pengaruh Lingkungan Eksternal Pada Perencanaan Strategi
Keunggulan (Strength) PERUMUSAN STRATEGI: Sasaran dan Tujuan Strategi dan Kebijakan Tantangan (Threats) Kelemahan (Weaknesses) Peluang (Opportunity)

19 PENGENDALIAN MANAJEMEN
II PENGENDALIAN MANAJEMEN

20 Definisi Pengendalian Manajemen
Pengendalian adalah proses untuk mengarahkan seperangkat variabel (misalnya mesin, manusia, ekuipmen) kearah tercapainya sasaran atau tujuan. Pengendalian manajemen adalah metode, prosedur dan alat-alat termasuk sistem pengendalian manajemen yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin kesesuaian dengan kebijakan dan strategi.

21 Komponen Sistem Pengendalian
Detektor Alat pengukur yang mendeteksi mengenai apa yang sesungguhnya terjadi pada parameter yang dikendalikan Selektor Alat untuk menilai apa yang sesungguhnya terjadi dan membandingkannya dengan standar atau apa yang diharapkan atau yang seharusnya terjadi Efektor Alat untuk mengubah perilaku jika diperlukan agar pelaksanaan atau proses sesuai yang diharapkan Jaringan Komunikasi Alat untuk menyebarluaskan informasi dari satu alat ke alat yang lainnya

22 Komponen Sistem Pengendalian
Komponen sistem pengendalian menggunakan mekanisme umpan balik (feedback). Umpan balik (feedback) adalah penyebarluasan informasi dari detekror melalui selektor ke efektor. Jika keempat komponen tersebut digabungkan maka secara bersama-sama membentuk suatu sistem pengendalian yang saling berkaitan, mempengaruhi dan dipengaruhi satu sama lain

23 Komponen Sistem Pengendalian
Contoh sistem pengatur suhu ruangan : Thermometer berfungsi sebagai detektor untuk mengetahui suhu yang ada pada saat itu Thermostat berfungsi sebagai selektor untuk membandingkan suhu yang ada saat itu dengan suhu yang diinginkan yg telah diset terlebih dahulu Thermostat memberi sinyal pada kompresor sebagai efektor untuk bekerja agar suhu udara sesuai dengan yang diinginkan Sirkuit elektrik sebagai jaringan komunikasi

24 Tujuan Sistem Pengendalian Manajemen
Diperolehnya Keandalan dan Integritas Informasi Di era globalisasi ini, sistem informasi sangat penting bagi organisasi dalam rangka menanggapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatkan kecanggihan sarana teknologi informasi untuk mengambil keputusan Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu sistem pengendalian

25 Tujuan Sistem Pengendalian Manajemen
Melindungi Harta Perusahaan Pada umumnya pengendalin disusun dan diimplementasikan untuk melindungi harta perusahaan. Contoh: Sebuah pengendalian terhadap perusahaan adalah dikuncinya pintu gudang penyimpanan barang, direkrutnya satpan, digunakannya password, ditempatkannya harta berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang Pencapaian Kegiatan yang Ekonomis dan Efisien Sumber data yang bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomi. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuanganya atau indikator keberhasilan kinerja bagi organisasi nirlaba termasuk pemerintah

26 PENGENDALIAN OPERASIONAL
III PENGENDALIAN OPERASIONAL

27 Definisi Pengendalian Operasional
Proses yang digunakan manajemen untuk menjamin bahwa tugas-tugas dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dalam pengendalian operasional, prosedur pelaksanaan tugas atau transaksi disusun atas dasar garis besar pedoman yang telah disususn terlebih dahulu pada proses pengendalian manajemen

28 Definisi Pengendalian Operasional
Sistem pengendalian operasional terdiri dari tiga bagian yang saling berhubungan yaitu : Identifikasi butir-butir atau aktivitas-aktivitas dalam setiap bidang pengendalian operasional. Bidang-bidang pengendalian operasional misalnya jadwal atau skedul, tingkat sediaan dan tugas-tugas lainnya yang direncanakan untuk dilaksanakan. Pengendalian operasional terhadap aktivitas- aktivitas tersebut ditentukan oleh : (a) manfaat pengendalian yang tercermin dalam tingkat risiko aktivitas tersebut keluar kendali (b) biaya pengendalian operasional

29 Definisi Pengendalian Operasional
Sistem pengendalian operasional terdiri dari tiga bagian yang saling berhubungan yaitu : Pemilihan teknik-teknik dan metode-metode pengendalian yang cocok untuk setiap bidang aktivitas yang diindentifikasikan. Teknik dan metode tersebut digunakan untuk : (a) mencegah penyimpangan pelaksanaan aktivitas dari yang direncanakan dan (b) mengoreksi pelaksanaan aktivitas yang terlanjur menyimpang agar kembali sesuai yang diharapkan

30 Definisi Pengendalian Operasional
Sistem pengendalian operasional terdiri dari tiga bagian yang saling berhubungan yaitu : Penelaahan secara berkesinambungan. Penelaahan ini diperlukan untuk menjamin agar : (a) sistem yang digunakan sesuai untuk pengendalian dan (b) para karyawan tidak mengabaikan sistem pengendalian

31 Pentingnya SPPM Dalam Pengelolaan Perusahaan
Untuk menjadikan perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan maka perusahaan perlu melaksanakan tiga kegiatan utama yaitu mendesain produk dan jasa sesuai dengan kebutuhan customer, memproduksi barang dan jasa secara cost effective dan memasarkan produk dan jasa secara efektif kepada customer. Agar efektif maka ketiga kegiatan tersebut harus direncanakan dengan baik dan pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana tersebut. SPPM menyediakan struktur yang memungkinkan proses perencanaan serta

32 Pentingnya SPPM Dalam Pengelolaan Perusahaan
SPPM menyediakan struktur yang memungkinkan proses perencanaan serta pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan sehingga rencana dapat dijalankan. SPPM menyediakan berbagai sistem untuk melaksanakan proses perencanaan serta pengimplementasian dan pemantauan pelaksanaan rencana. Melalui SPPM, keseluruhan kegiatan utama untuk menjadikan perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan dapat dilaksanakan secara terkoordinasi, terjadwal dan terpadu sehingga menjanjikan tercapaianya tujuan perusahaan