MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Definisi Manajemen Kantor & Informasi : “ Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir, dan mengawasi kerja informasi agar.

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Definisi Manajemen Kantor & Informasi : “ Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir, dan mengawasi kerja informasi agar."— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Definisi Manajemen Kantor & Informasi : “ Merencanakan, mengorganisir, mengkoordinir, dan mengawasi kerja informasi agar dapat digunakan sebagai sarana dalam mencapai tujuan.” Definisi Informasi : “ Sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa, sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan, seperti pengambilan keputusan.” 1 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

2 Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol- simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. 2 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

3 Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data. 3 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

4 Data bisa merupakan jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi. 4 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

5 Jika jam kerja setiap karyawan kemudian dikalikan dengan nilai per-jam, maka akan dihasilkan suatu nilai tertentu. Jika gambaran penghasilan setiap karyawan kemudian dijumlahkan, akan menghasilkan rekapitulasi gaji yang harus dibayar oleh perusahaan. Penggajian merupakan informasi bagi pemilik perusahaan. Informasi merupakan hasil proses dari data yang ada, atau bisa diartikan sebagai data yang mempunyai arti. Informasi akan membuka segala sesuatu yang belum diketahui. 5 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

6 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Tujuan Pengumpulan Informasi 1. Meningkatkan Disiplin Ada 2 arah aliran informasi yang ada dalam suatu organisasi. Yang pertama adalah informasi yang diterima seseorang, merupakan faktor dasar yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan seseorang, yang kedua informasi yang diberikan seseorang kepada yang lain merupakan laporan tentang hasil yang telah dicapai yang juga merupakan tanggung jawabnya. Mekanisme seperti ini akan mendorong seseorang lebih bertanggung jawab dan memiliki inisiatif yang tinggi. Hanya 1 hal yang perlu dilakukan oleh kepala kantor yaitu bagaimana mengusahakan dan mendesain arus informasi agar semua orang bertindak sesuai dengan rencana induk. 6 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

7 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 2. Memberikan Dasar Bagi Pengambilan Keputusan Agar keputusan yang diambil manajer tepat maka informasi yang dibutuhkan untuk itu harus cukup lengkap, teliti dan tersedia tepat pada waktunya. Individu yang bersangkutan harus mengadakan pemilihan dan mengkoordinir informasi sedemikian rupa agar dapat dipakai sebagai alat untuk memecahkan masalah. 7 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

8 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Penggolongan Informasi Digolongkan menjadi 5, yaitu : a. Informasi Internal dan Eksternal Informasi Internal adalah informasi yang berasal dari dalam perusahaan, misalnya informasi tentang upah dan gaji karyawan, karakteristik barang yang dijual, kapasitas produksi, dsb. b. Informasi yang Diulang dan yang Tidak Diulang Didasarkan pada jarak atau interval waktunya, apabila kurang dari 1 tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang, sedangkan lainnnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang. 8 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

9 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI c. Informasi Keharusan dan Operasional Informasi Keharusan merupakan informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pemerintah dan/atau lembaga lain diluar perusahaan. Karena bersifat terus menerus maka informasi dapat dibuat secara rutin. Sedangkan Informasi Operasional lebih banyak dibutuhkan oleh manajer dalam perusahaan. Informasi tersebut diperlukan untuk membuat perencanaan serta untuk kegiatan operasional perusahaan. d. Informasi Aktif dan Pasif Informasi Aktif adalah informasi yang bersifat perintah kepada seseorang untuk melakukan sesuatu. Sedangkan informasi pasif hanya bersifat pemberitahuan saja dan tidak membuat seseorang untuk melakukan pekerjaan. 9 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

10 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI e. Informasi yang Sudah Terjadi dan yang Akan Terjadi Informasi yang Sudah Terjadi merupakan informasi yang penggunaannya dilakukan pada waktu lampau, sedangkan Informasi yang Akan Terjadi merupakan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang. 10 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

11 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Sifat-sifat Informasi : 1. Membantu dalam pencapaian tujuan 2. Memberikan pelayanan kepada bagian lain; Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu bagian kebagian lain dalam perusahaan, sebagai contoh bagian produksi dalam melaksanakan kegiatannya memerlukan informasi- informasi dari bagian penjualan dan bagian keuangan. 11 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

12 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 3. Tersebar keseluruh bagian perusahaan; Informasi tersebar keseluruh bagian perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Informasi tersebut juga diperlukan oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan. 4. Memberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba perusahaan ; Informasi diperlukan sebagai pertimbangan untuk menekan pengeluaran-pengeluaran perusahaan, sehingga laba yang dicapai juga akan meningkat. 12 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

13 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Fungsi-fungsi Manajemen Kantor Manajemen Kantor dan Informasi merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen yang meliputi : a. Perencanaan ; suatu pekerjaan hanya akan membuang waktu, material dan tenaga saja apabila tidak ada perencanaan. Untuk menghindarinya pemimpin perusahaan/organisasi harus menjawab beberapa pertanyaan berikut : Apa yang harus dikerjakan ? Bagaimana mengerjakannya ? Berapa lama akan mengerjakan ? Dimana harus dikerjakan ? Siapa yang mengerjakan ? Mengapa dikerjakan ? 13 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

14 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI b. Pengorganisasian dan Pengkoordinasian Fungsi ini lebih menitikberatkan pada struktur organisasi serta pola hubungan kerja yang ada. Dengan organisasi dan koordinasi yang baik, para pekerja akan dapat mengetahui tentang tugas-tugas dan tanggungjawab mereka, sehingga tidak akan ada seorang pekerja kelebihan pekerjaan dan pekerja yang lain lebih banyak menganggur. 14 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

15 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI c. Pengawasan 3 alat pokok yang dapat digunakan untuk mengadakan pengawasan adalah : – Standar Biaya ; untuk mengawasi biaya dalam kegiatan- kegiatan kantor tergantung pada 3 faktor berikut : Biaya standar ; Biaya sesungguhnya ; data menunjukkan biaya yang sesungguhnya Pembandingan antara biaya standar dengan biaya sesungguhnya ; akan diketahui apakah terjadi perbedaan diantara kedua macam biaya tersebut. 15 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

16 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI – Proyeksi Beban Kerja Pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis. Membagi pekerjaan menurut batas-batas jam kerja standar per minggu, bersamaan dengan ini seksi administrasi merencanakan untuk membuat proyeksi beban kerja untuk 1 tahun. Guna proyeksi ini adalah untuk mengetahui seberapa jauh ketepatan waktu yang bisa dicapai 16 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

17 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI – Penyusunan Anggaran Proyeksi beban kerja dapat dipakai sebagai dasar dalam penyusunan anggaran pengeluaran ; caranya dengan merubah jam kerja standar kedalam rupiah standar /= jam dikalikan dengan upah. Tambahan rupiah akan menentukan jumlah tenaga kerja langsung yang direncanakan untuk tahun mendatang. 17 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

18 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Tujuan Informasi Ada beberapa tujuan informasi, diantaranya : Pelayanan ; informasi dapat memberikan bantuan kepada orang lain agar dapat melaksanakan tugasnya secara lebih efektif. Tanggung jawab sosial ; lebih menekankan pada masalah penyesuaian dengan kondisi lingkungan. Untuk mencapai target yang ditetapkan, kerja masing-masing individu harus disesuaikan dengan moral dan kode etik dalam tata kehidupan industri dan masyarakat dimana mereka berada. Mendapatkan laba yang layak ; biaya-biaya yang perlu ditekan agar laba yang dicapai bisa meningkat. Untuk itu perlu memperhatikan beberapa faktor, antara lain kerja masing-masing individu. Mereka harus diarahkan untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien, sehingga perlu disediakan sejumlah informasi yang dibutuhkan dan diberikan tepat pada waktunya. 18 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

19 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI Aktivitas Manajemen Informasi Aktivitas-aktivitas yang ada dalam manajemen informasi, antara lain : 1. Menetapkan Informasi Untuk menetapkan informasi para pelaksana harus menjawab pertanyaan-pertanyaan : apakah yang harus disediakan, kemana dan kepada siapa informasi diberikan ? Disini mereka harus dapat : – Menciptakan sistem, prosedur dan metode yang baik. – Menerapkan penyederhanaan kerja pada pekerjaan- pekerjaan kantor. – Mendesain format dari laporan-laporan, formulir- formulir dan surat-surat yang akan dipakai. – Mengkoordinir pekerjaan kantor. 19 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

20 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 2. Menetapkan Tipe Pemrosesan yang digunakan Ini dapat dilakukan dengan : – Memilih dan menggunakan mesin-mesin informasi. – Menciptakan cara pengolahan data yang terpadu. – Mendistribusikan informasi dengan sempurna. 3. Manajemen Pencatatan yang efektif; ini dapat dilakukan dengan : – Mengarsipkan catatan-catatan dan laporan dgn baik. – Memelihara informasi yang dianggap penting dan bernilai serta memusnahkannya bilamana sudah tidak diperlukan. – Menetapkan jumlah dan lokasi informasi 20 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

21 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 4. Menciptakan serta memelihara organisasi kantor dengan baik ; ini dapat dilakukan dengan : – Menggunakan organisasi yang formal dan informal. – Menciptakan hubungan organisatoris secara sempurna. – Menyusun lay out kantor. – Menciptakan lingkungan kerja yang baik. 21 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

22 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 5. Merekrut dan menggunakan tenaga kerja yang mampu serta dapat bekerja dgn baik ; ini dapat dilakukan dengan : – Memberikan supervisi yang cukup. – Mendorong pekerja untuk berpartisipasi aktif demi kepentingan perush/organisasi. – Menjalankan tehnik-tehnik motivasi yang efektif. 22 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

23 MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI 6. Mengukur dan Mengadakan Evaluasi Kerja Informasi, ini dapat dilakukan dengan : – Membuat suatu standar kerja. – Memanfaatkan cadangan waktu dengan baik. – Memelihara standar kualitas informasi. – Menyusun dan menggunakan anggaran dengan baik. 23 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

24 TUGAS Pilihlah diantara 5 perusahaan besar yang memproduksi barang konsumsi dibawah ini : 1. PT Indofood Sukses Makmur Tbk 2. PT Mayora Indah Tbk 3. PT Ultra Jaya Milk Industri & Trading Company Tbk 4. PT Unilever Indonesia Tbk 5. PT Garudafood Indonesia 24 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.

25 Cara mengerjakan Bahas mengenai perusahaan tersebut, mulai dari sejarah berdiri dan perkembangannya. Pilih salah satu jenis produksinya, berikan penjelasan mengenai produk tersebut. Tempel gambar produk. Tulis di kertas folio bergaris, minimal 2 lembar bolak- balik. Waktu untuk mengumpul mulai dari minggu depan sampai dengan pertemuan terakhir sebelum final. 25 Materi : Padlah Riyadi., SE., MM., Ak., CA.