SISTEM INVENTARISASI ASET INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Presentasi berjudul: "SISTEM INVENTARISASI ASET INSTITUT PERTANIAN BOGOR"— Transcript presentasi:

1 SISTEM INVENTARISASI ASET INSTITUT PERTANIAN BOGOR
LOKAKARYA UTILISASI PERALATAN LABORATORIUM AUDITORIUM TOYIB HADIWIDJAJA 24 JUNI 2010 DIREKTORAT FASILITAS DAN PROPERTI IPB

2 Prinsip Manajemen Fasilitas dan Infrastruktur
Seluruh fasilitas dan infrastruktur selalu dalam kondisi terbaik, senantiasa siap melayani seluruh program dan kegiatan IPB BHMN, yaitu akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, pengembangan ilmu, pengembangan karir, ventura, dan kegiatan non akademik lainnya pada skala lokal, nasional dan internasional. Pengelolaan seluruh fasilitas dan infrastruktur secara efisien, transparan, profesional dan bertanggung-jawab. Menciptakan lingkungan, kondisi dan informasi dimana fasilitas dan infrastruktur mudah diakses oleh civitas akademika IPB. Melayani civitas akademika dan pengguna fasilitas dan infrastruktur secara profesional.

3 Direktorat Fasilitas dan Properti (FASPRO)
Tugas Pokok: Mengelola perlengkapan, peralatan, perabot, kendaraan, bangunan, jalan, taman, serta instalasi-instalasi listrik, air minum, dan komunikasi, lahan serta fasilitas lainnya sehingga optimal dan produktif untuk sebesar-besarnya untuk memenuhi kepentingan institut, yang meliputi inventarisasi, perencanaan, pengadaan, pendayagunaan, perawatan, perbaikan, dan penghapusan.

4 Direktorat Fasilitas dan Properti (FASPRO)
Fungsi : Sebagai unit kerja yang melaksanakan inventarisasi perlengkapan, peralatan, perabot, kendaraan, bangunan, jalan, taman, serta instalasi-instalasi listrik, air minum, dan komunikasi, lahan serta fasilitas lainnya. Sebagai unit kerja yang mengelola fasilitas institut, yaitu meliputi pengadaan, pendayagunaan, perawatan, perbaikan dan penghapusan dari perlengkapan, peralatan, perabot, dan kendaraan. Sebagai unit kerja yang mengelola properti institut yaitu meliputi pengadaan, pendayagunaan, perawatan, perbaikan, dan penghapusan dari bangunan, jalan, serta instalasi-instalasi listrik, air minum, komunikasi, dan lahan.

5 Fasilitas dan Properti Subdit Pengelolaan Fasilitas Subdit Pengelolaan
Struktur Organisasi Direktorat Fasilitas dan Properti Intstruksi, Monev Direktur Direktur: Erizal Workshop and Service Center Koordinasi Sekretaris Karyawati S. Subdit Inventarisasi Fasilitas dan Properti Kasubdit: Sulistyono Subdit Pengelolaan Fasilitas Kasubdit: Toto Mustopa Subdit Pengelolaan Properti Kasubdit: Endang K. Subdit Instalasi Air, Listrik dan Telpon Kasubdit: Sutoyo Seksi Fasilitas Akademis Kasi: Supriyanto Seksi Gedung Kasi: Suharto Seksi Jalan, Taman dan Lahan Kasi: Amin Suroso Seksi Fasilitas Kantor Kasi: A.Kosasih.

6 DEFINISI ASET/BARANG di LINGKUNGAN IPB
(BMN):Semua barang yang masih Barang Milik Negara (BMI):Semua barang yang telah menjadi milik IPB Semua Barang yang sumber pendanaannya dari Dana Masyarakat (DM), APBN, dan Hibah/Bantuan, dan Kerjasama Barang Milik Negara (BMN) adalah barang yang dibeli/diperoleh dari dana APBN, Hibah/Bantuan Pemerintah Barang milik IPB adalah barang yang telah diserahkan dan ditetapkan sebagai kekayaan institut, berdasarkan SK Menkeu 698/KMK.06/2006, serta perolehan lainnya yang sah sumber dana non APBN dan berdasarkan Kepmendiknas 129/M/2007, tentang penghapusan barang inventaris dari daftar inventaris barang milik negara yang tertanam pada IPB

7 MANAJEMEN PENGELOLAAN ASET
PEMBINAAN, PENGAWASAN, PENGENDALIAN PENILAIAN PENGGUNAAN PENGHAPUSAN PENATAUSAHAAN PEMELIHARAAN, PENGAMANAN PEMANFAATAN PENGADAAN PEMINDAH- TANGANAN PERENCANAAN

8 TUJUAN PENGELOLAAN ASET
YANG AKAN DICAPAI Administrasi lengkap Nilai Wajar Laporan BMI/N menghasilkan informasi yang memadai Sertifikat lengkap a.n. Pemerintah Republik Indonesia Penggunaan & pemanfaatan optimal Pemindahtanganan & Penghapusan BMI/N rusak Penghematan belanja modal dan belanja pemeliharaan Tertib Administrasi WDP / WTP Tertib Hukum Tertib Pengelolaan 8 8 8

9 PROSEDUR DAN TAHAPAN INVENTARISASI BMN
1. PERSIAPAN 2. PELAKSANAAN Fax Tel JAKARTA 10112 Jl. Kebun Raja 382 pt bunga mawar Jakarta, Fax Jl. Kemiri 34 Jakarta PT Jaya Plastiik Indah Kepada: NO. 18/ORD/VIII/94 ORDER PEMBELIAN NO. KODE / DESKRIPSI BARANG JUMLAH HARGA SATUAN Lap Katun lembar Spons case Kantong Plastik Tebal lembar Pot Bunga Plastik lusin Catatan : Pembayaran paling lambat 2 (dua) hari setelah delivery. Agar pesanan diantar sebelum tanggal Bila ada yang kurang jelas harap hubungi sdr. Mamat (bag. Pembelian). Hormat Kami, Kabag. Pembelian (Ny. Setiawati Lubis) 3. PELAPORAN 4. TINDAK LANJUT

10 TAHAP PERSIAPAN INVENTARISASI BMN
Penyusun program dan rencana kerja dan anggaran Penyiapan data awal Penyiapan blanko label sementara Pembentukan Tim Perekaman data awal Penyiapan Kertas Kerja Inventarisasi Pemetaan pt bunga mawar Tel JAKARTA 10112 Jl. Kebun Raja 382 Fax Jakarta, Fax Jl. Kemiri 34 Jakarta PT Jaya Plastiik Indah Kepada: NO. 18/ORD/VIII/94 ORDER PEMBELIAN NO. KODE / DESKRIPSI BARANG JUMLAH HARGA Kantong Plastik Tebal lembar Spons case SATUAN Pot Bunga Plastik lusin Lap Katun lembar Catatan : Pembayaran paling lambat 2 (dua) hari setelah delivery. Agar pesanan diantar sebelum tanggal Bila ada yang kurang jelas harap hubungi sdr. Mamat (bag. Pembelian). Hormat Kami, Kabag. Pembelian (Ny. Setiawati Lubis) Menyiapkan denah lokasi. Memberi nomor/nama ruangan dan penanggung-jawab ruangan pada denah lokasi. Pengumpulan dokumen sumber

11 TAHAPAN PELAKSANAAN INVENTARISASI BMN
TAHAP PENDATAAN TAHAP IDENTIFIKASI Pengelompokan dan Pemberian kode barang Menghitung jumlah barang Meneliti Kondisi Barang Pemberian nilai BMN sesuai SAP Menempelkan label registrasi sementara Pemisahan barang baik/ rusak ringan/ rusak berat pt bunga mawar Tel JAKARTA 10112 Jl. Kebun Raja 382 Fax Jakarta, Fax Jl. Kemiri 34 Jakarta PT Jaya Plastiik Indah Kepada: NO. 18/ORD/VIII/94 ORDER PEMBELIAN NO. KODE / DESKRIPSI BARANG JUMLAH HARGA Kantong Plastik Tebal lembar Spons case SATUAN Pot Bunga Plastik lusin Lap Katun lembar Catatan : Pembayaran paling lambat 2 (dua) hari setelah delivery. Agar pesanan diantar sebelum tanggal Bila ada yang kurang jelas harap hubungi sdr. Mamat (bag. Pembelian). Hormat Kami, Kabag. Pembelian (Ny. Setiawati Lubis) Mencatat hasil inventarisasi pada Kertas Kerja Meneliti kelengkapan/ eksistensi barang (hilang atau berlebih)

12 TAHAP PELAPORAN INVENTARISASI BMN
Menyusun Daftar Barang Hasil Inventarisasi (DBHI) yang telah diinventarisasi berdasarkan data kertas kerja dan hasil identifikasi, dengan kriteria : Barang Baik dan Rusak Ringan Barang Rusak Berat/tidak dapat dipakai lagi Barang yang tidak diketemukan/hilang Barang yang berlebih. Membuat surat pernyataan kebenaran hasil pelaksanaan inventarisasi. Menyusun laporan hasil inventarisasi BMN. Meminta pengesahan atas laporan hasil inventarisasi BMN beserta DBHI dan surat pernyataan kepada penanggung jawab UPKPB. Menyampaikan laporan hasil inventarisasi beserta kelengkapannya kepada UPPB-W, UPPB-E1, atau UPPB dengan tembusan kepada KPKNL.

13 TAHAP TINDAK LANJUT INVENTARISASI BMN
Membukukan dan mendaftarkan data hasil inventarisasi pada Buku Barang, Kartu Identitas Barang (KIB) dan Daftar Barang Kuasa Pengguna. Memperbaharui DBR dan DBL sesuai dengan hasil inventarisasi yang telah ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga atau pejabat yang dikuasakan. Menempelkan blanko label permanen pada masing-masing barang yang diinventarisasi sesuai hasil inventarisasi. Jika diperlukan, UPKPB dapat melakukan rekonsiliasi/pemutakhiran data hasil inventarisasi dengan UPPB-W, UPPB-E1 atau UPPB dan KPKNL. Untuk barang yang hilang/tidak diketemukan agar ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

14 Laporan BMN Semester

15 KLIK GAMBARNYA UNTUK SOP INVENTARISASI BMN

16 PROSEDUR DAN TAHAPAN INVENTARISASI BMI
1. PERSIAPAN 2. PELAKSANAAN Fax Tel JAKARTA 10112 Jl. Kebun Raja 382 pt bunga mawar Jakarta, Fax Jl. Kemiri 34 Jakarta PT Jaya Plastiik Indah Kepada: NO. 18/ORD/VIII/94 ORDER PEMBELIAN NO. KODE / DESKRIPSI BARANG JUMLAH HARGA SATUAN Lap Katun lembar Spons case Kantong Plastik Tebal lembar Pot Bunga Plastik lusin Catatan : Pembayaran paling lambat 2 (dua) hari setelah delivery. Agar pesanan diantar sebelum tanggal Bila ada yang kurang jelas harap hubungi sdr. Mamat (bag. Pembelian). Hormat Kami, Kabag. Pembelian (Ny. Setiawati Lubis) 3. PELAPORAN 4. TINDAK LANJUT

17 Tahapan Persiapan Penertiban BMI
Pemisahan Aset BMN yang telah diserahkan dan ditetapkan sebagai kekayaan institut sebagai saldo awal IPB BHMN, berdasarkan SK Menkeu 698/KMK.06/2006 per 31 Desember 2004; Melakukan Reinventarisasi dan Pendataan ulang BMI 17

18 Barang Milik Negara (BMN) yang menjadi Milik IPB (BMI) (Nilai Awal Kekayaan IPB)
No Nama Barang Luas Bangunan (M2) Jumlah (Unit/ Bh/Set) N i l a i (Rp.) 1 Bangunan ,00 703,00 ,00 2 Alat Besar 0,00 126,00 ,91 3 Alat Angkutan 189,00 ,07 4 Alat Bengkel, Ukur, Pertanian, Kantor, Rumah Tangga, Laboratorium dan Peralatan lainnya ,00 ,52 Jumlah Aset ,00 ,50

19 Tahapan Pelaksanaan Penertiban BMI
Melakukan Reinventarisasi dan Pendataan ulang BMI Validasi dan Inventarisasi BMI; Opname Fisik BMI; Valuasi dan Penilaian BMI; Melakukan pendataan ulang (opname fisik) yang dilakuakan oleh masing-masing unit kerja dengan mengisi form DIR dan DIB Melakukan updating data per triwulan/ semester/tahunan untuk bahan pelaporan.

20 DAFTAR INVENTARIS RUANG (DIR)
UNIT KERJA (FAK/DIR/KANTOR/PUSAT) : DEPARTEMEN/JURUSAN NO Unit Kerja Bagian/Dep. Gedung Nama Ruang Kode Ruang Wing Lantai Luas (P x L) Lokasi KET. 1 2 dst. Bogor, Atasan Langsung Penanggungjawab Ruang NIP.

21 DAFTAR INVENTARIS BARANG (DIB)
UNIT KERJA (FAK/DIR/KANTOR/PUSAT) : DEPARTEMEN/JURUSAN NAMA RUANG KODE RUANG GEDUNG/WING/LEVEL NO KODE BARANG NAMA BARANG MERK/TYPE TAHUN PEMBUATAN/PEMBELIAN HARGA SATUAN (Rp.) JUMLAH BARANG SATUAN JUMLAH HARGA (Rp.) SUMBER DANA KONDISI BARANG KET. B RR RB 1 2 3 dst. Bogor, Atasan Langsung Penanggungjawab Ruang NIP. *Catatan : Sumber Dana (DIPA/DM(Dana Masyarakat)/PHK(Program Hibah Kompetesi; Kondisi Barang (B,RR,RB)

22 TAHAP PELAPORAN INVENTARISASI BMI
Menyusun Daftar Barang Hasil Inventarisasi (DBHI) yang telah diinventarisasi berdasarkan data kertas kerja dan hasil identifikasi, dengan kriteria sesuai dengan form DIR dan DIB: Membuat surat pernyataan kebenaran hasil pelaksanaan inventarisasi dengan disahkannya DIB dan DIR oleh Pimpinan unit kerja. Menyusun laporan hasil inventarisasi BMI unit kerja. Meminta pengesahan atas laporan hasil inventarisasi BMN beserta DBHI dan surat pernyataan kepada penanggung jawab Unit Kerja. Menyampaikan laporan hasil inventarisasi beserta kelengkapannya kepada Direktorat Fasilitas dan Properti tembusan kepada Kantor Audit Internal IPB (KAI).

23 HASIL REINVENTARISASI DAN VALUASI BARANG MILIK
INSTITUT PERTANIAN BOGOR PER 31 DESEMBER 2008 No. Nama Barang Luas Bangunan (M²) Jumlah (Unit/Bh/Set) Nilai (Rp) 1. Bangunan M2 - Rumah Dinas M2 Asrama Mahasiswa M2 Mess/Wisma M2 2. Alat Angkutan 179 3. Alat Bengkel, Ukur, Pertanian, Kantor, Rumah Tangga, Laboratorium dan Peralatan lainnya. Jumlah Aset M2

24 Laporan Akuntan Indepednden atas Kepatuhan IPB terhadap Peraturan Perundang-Undangan dan Pengendalian Intern INDIKATOR KUNCI SUKSES TAHUN 2007 2008 2009 2010 Opini Kantor Akuntan Publik (KAP) atas Laporan Keuangan IPB W.D.P (Wajar Dengan Pengecualiaan) W.T.P (Wajar Tanpa Pengecualiaan) ?

25 TAHAP TINDAK LANJUT INVENTARISASI BMI
Membukukan dan mendaftarkan data hasil inventarisasi pada Buku Barang, Kartu Identitas Barang (KIB) dan Daftar Barang Unit Kerja. Memperbaharui/Updating DIR dan DIB sesuai dengan hasil inventarisasi . Menempelkan blanko label permanen pada masing-masing barang yang diinventarisasi sesuai hasil inventarisasi. Opname Fisik DIB dan DIR, rekonsiliasi/pemutakhiran data hasil inventarisasi dengan Direktorat Fasilitas dan Properti dan ditembuskan ke Kantor Audit Internal (KAI). Memproses barang yang kondisinya rusak berat untuk di hapuskan dalam daftar inventaris BMI. Untuk barang yang hilang/tidak diketemukan agar ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

26 KLIK GAMBARNYA UNTUK SOP INVENTARISASI BMI

27 PERATURAN REKTOR INSTITUT PERTANIAN BOGOR Nomor : 06/I3/LK/2008 Tentang PEDOMAN PENGELOLAAN BARANG MILIK INSTITUT PERTANIAN BOGOR

28 PEMELIHARAAN Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang bertanggung jawab atas pemeliharaan barang yang ada di bawah penguasaannya. Pemeliharaan sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini berpedoman pada Daftar Kebutuhan Pemeliharaan Barang (DKPB). Biaya pemeliharaan barang dibebankan pada RKAT IPB

29 PENGHAPUSAN ASSET Pasal 28
Penghapusan Barang dapat dilakukan berdasarkan hasil inventarisasi barang atau usulan dari Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang. Penghapusan barang meliputi : penghapusan barang dari Daftar Inventaris Barang Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang; penghapusan barang dari Daftar Inventaris Barang IPB.

30 Pasal 29 Pelaksanaan penghapusan barang yang berdasarkan hasil inventarisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 Ayat (2) huruf a peraturan ini, dapat dilakukan dalam hal barang dimaksud sudah tidak berada dalam penguasaan Pengguna Barang dan/atau Kuasa Pengguna Barang. Penghapusan sebagaimana dimaksud pada Pasal 28 Ayat (2) peraturan ini dilakukan dengan penetapan oleh Pengelola Barang. Pelaksanaan penghapusan barang dilakukan oleh Panitia Penghapusan Barang yang ditetapkan dengan Keputusan Rektor. Pelaksanaan atas penghapusan sebagaimana dimaksud pada Ayat (3) pasal ini selanjutnya dilaporkan kepada Pengelola Barang. Tata cara penghapusan barang akan ditetapkan lebih lanjut dengan aturan tersendiri.

31 Pasal 30 Pemindahtanganan dilakukan oleh Pengelola Barang sebagai tindak lanjut atas penghapusan barang. Bentuk-bentuk pemindahtanganan barang meliputi: penjualan; tukar menukar; hibah; penyertaan modal IPB.

32 Waste Water Treatment Plant (WWTP)

33 WEBSITE DIT. FASPRO http://web.ipb.ac.id/~faspro/

34 SOP FASPRO

35 Terima Kasih Hatur Nuhun