SELAMAT DATANG PESERTA PELATIHAN TATA KERSIPAN

Presentasi berjudul: "SELAMAT DATANG PESERTA PELATIHAN TATA KERSIPAN"— Transcript presentasi:

1 SELAMAT DATANG PESERTA PELATIHAN TATA KERSIPAN
FKIP UNS

2 NAMA : YANI MARYUDIASTI UNIT KERJA : BAGIAN TU, RT, HTL UNS JABATAN : ARSIPARIS PENYELIA
BIODATA

3 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN PENYUSUTAN ARSIP

4 UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN DI INDONESIA
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071) MENGGANTIKAN UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964)

5 PENGERTIAN ARSIP Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan ISO / SNI Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.

6 BENTUK DAN CORAK ARSIP 1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records 2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording

7 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

8 TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; …….

9 PENYELENGGARA KEARSIPAN
Pemerintah Perusahaan Masyarakat 9/20/2018

10 PENYELENGGARA KEARSIPAN (PEMERINTAH)
NASIONAL ANRI PROVINSI GUBERNUR KABUPATEN/KOTA BUPATI/WALIKOTA PERGURUAN TINGGI 9/20/2018

11 LATAR BELAKANG Perguruan Tinggi (PT) merupakan lembaga yang bertujuan membangun manusia Indonesia yang cerdas dan kompetitif merupakan institusai yang sangat strategis Arsip yang diciptakan mereflesikan capaian prestasi ilmu pengetahuan dan teknologi suatu bangsa Perguruan Tinggi memiliki fungsi dan peran dalam upaya pembangunan peradaban banga Pengelolaan Arsip PT perlu dilakukan upaya yang serius sehingga menjamin arsip dapat diakses dengan cepat, tepat , lengkap, aman dapat diselamatkan serta dilestarikan sebgai bagian dari memori kolektif bangsa

12 LATAR BELAKANG Universitas /perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menjadi pusat pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan iptek, serta pengabdian masyarakat Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi (PT) menjadi tanggung jawab PT dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan PT (Pasal 6 ayat 4, UU No.43 Thn 2009 ttg Kearsipan) Arsip yang dihasilkan PT merupakan informasi terekam (recorded information) atas pelaksanaan fungsi dan tugas PT sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian masyarakat. Arsip yang dihasilkan PT merupakan refleksi capaian iptek, dan sebagai benteng peradaban suatu bangsa.

13 LATAR BELAKANG (Cont.1) Guna memberdayakan dan menyelamatkan arsip yang berkaitan dengan bukti status intelektual dan pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual bagi kepentingan internal manajemen PT, masyarakat , dan memori kolektif bangsa, serta seiring dengan Tridharma PT, maka perlu dibentuk sebuah unit mandiri di lingkungan PT yang bernama Arsip Universitas (University Archives) dengan fungsi dan tugas , mengelola arsip inaktif dan statis , membina kearsipan di lingkungan PT yang bersangkutan (Pasal 62,63,64 UU No. 43 Thn 2009 ttg Kearsipan )

14 Persiapan pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi
Kebijakan Kelembagaan Sarana dan prasarana Sistem kearsipan Sumber daya manusia Khasanah Pendanaan

15 PENGERTIAN Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi (pasal 1 angka 17 UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

16 Bagian V Pasal 27 UU 43 TH 2009 Arsip perguruan tinggi adl lembaga kearsipan perguruan tinggi Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

17 Arsip perguruan tinggi sebagaimana pd ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan Civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi

18 MASA KINI MASA YANG AKAN DATANG Menyediakan informasi yang
arsip dan pentingnya arsip MASA YANG AKAN DATANG Menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perencanaan 3 ( tiga ) Dimensi Kegunaan MASA KINI Menyediakan informasi untuk pelaksanaan kegiatan MASA LAMPAU Rekaman kegiatan dari suatu aktivitas

19 Identitas/ rekam jejak
Dimensi Arsip Identitas/ rekam jejak ARSIP Akuntabilitas Alat bukti

20 KARAKTERISTIK ARSIP 1. AUTENTIK 2. UTUH 3. TERPERCAYA
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan KARAKTERISTIK ARSIP 1. AUTENTIK Memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. 2. UTUH Terjaganya kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip. 3. TERPERCAYA Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

21 Untuk apa arsip dikelola ?
 Sumber Informasi  Bukti  Memori Organisasi  Memori Kolektif

22 Bagaimana arsip yang baik?
 Asli / autentik  Dapat dipercaya  Utuh / lengkap LENGKAP  Dapat digunakan

23 “Apanya” arsip yang harus dipelihara?
Isi Struktur Konteks

24 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

25 PENGELOLAAN ARSIP Dilakukan terhadap ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan PENGELOLAAN ARSIP Dilakukan terhadap ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS meliputi Arsip Vital Arsip Aktif Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab menjadi tanggung jawab PENCIPTA ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

26 JENIS ARSIP DINAMIS ARSIP VITAL
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan JENIS ARSIP DINAMIS ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

27 CIRI-CIRI ARSIP AKTIF : 1. Memiliki frekuensi penggunaan yg tinggi 2
CIRI-CIRI ARSIP AKTIF : 1. Memiliki frekuensi penggunaan yg tinggi 2. Memiliki fungsi utk mendukung pelaks tupoksi atau kegiatan organisasi sehari-hari 3. Merupakan bgn penting dlm pengambilan keputusan ARSIP AKTIF : ARSIP YG FREK PENGGUNAAN TINGGI DAN/ATAU TERUS MENERUS (UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN)

28 PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP Arsip diciptakan & digunakan untuk
pelaksanaan TUPOKSI organisasi. Sering digunakan ( ARSIP AKTIF ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori lembaga Jarang digunakan ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian kecil arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional & memori kolektif ( ARSIP STATIS ) Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan

29 RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS PENCIPTA ARSIP: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. perguruan tinggi negeri; d. BUMN dan/atau BUMD. LEMBAGA KEARSIPAN: a. ANRI; b. arsip daerah provinsi; c. arsip daerah kabupaten/kota; d. arsip perguruan tinggi. melakukan melakukan a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; c. penyusutan arsip. a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; d. akses arsip statis. untuk untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

30 MANAJEMEN ARSIP AKTIF Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

31 TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Menciptakan efisiensi aktivitas penemuan kembali informasi secara cepat, tepat, dan akurat dalam rangka pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional umum, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi 2. Menjamin terpeliharanya legalitas, profesionalisme dan pertanggungjawaban organisasi 3. Mengontrol volume informasi yang diciptakan, disimpan, serta dimusnahkan melalui retensi arsip

32 RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Penciptaan arsip Penggunaan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip

33 Pengurusan Surat menjadi Arsip
Cap penerimaan di belakang surat MASUK Pengarahan: Kualitas informasi, pengolah dan keterkaitan dengan arsip lain. DIBUKA (Kecuali surat rahasia dan pribadi) KELUAR DISTRIBUSI ke UNIT KERJA PROSES CATAT Surat Keluar simpan Pusat berkas

34 PENGENDALIAN INFORMASI SURAT
ASAS PENGELOLAAN ARSIP === KOMBINASI UNIT KERJA MENGELOLA ARSIP AKTIFNYA DI BAWAH KONTROL SISTEM SENTRALISASI PENGENDALIAN INFORMASI SURAT UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA CF CF CF Records Centre

35 KOMBINASI/GABUNGAN AZAS SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
Kontrol individual, aksesibilitas dan kesiapan dari sistem desentralisasi, Kontrol dan keseragaman sistem sentralisasi Ciri-ciri organisasi yg menggunakan azas gabungan : Setiap unit kerja blh menyimpan dan memelihara arsip aktifnya di areal sendiri namun tetap hrs mematuhi pedoman pengelolaan dan ktrl secara terpusat; 2. Memiliki satu unit kerja (Unit Kearsipan) yg bertanggung jawab utk mengkontrol penyelenggaraan kearsipan di dlm. Orgs.

36 SISTEM PEMBERKASAN (FILING SYSTEM)
Sistem pemberkasan / sistem filing adalah sistem pengaturan & penyimpanan arsip aktif secara logis & sistematis, menggunakan nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yg bersangkutan

37 TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP
Menyatukan informasi arsip; Memudahkan temu balik arsip : - cepat - tepat - lengkap - aman 3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.

38 MACAM-MACAM SISTEM PEMBERKASAN
Sistem penataan berkas pd dsrnya terdiri dr : 1. Pemberkasan Alphabetis 2. Pemberkasan Numerik 3. Alpha Numerik Pengembangan Sistem Pemberkasan 1. Sistem Geografis 2. Sistem Subyek

39 PEMBERKASAN ALPHANUMERIK
(SISTEM ALFANUMERIK) ADALAH metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan huruf dan angka. Pengaturan arsip aktif secara logis & sistematis dengan menggunakan kombinasi abjad/huruf & angka. Kode Abjad atau huruf menunjukkan seri arsip (informasi tentang isi file), sebagai kategori subyek . Kode angka pertama menunjukkan berkas/file (sub kategori/sekunder). Kode angka kedua menunjukkan item (sub-sub kategori/tersier) Kode ini biasanya dgunakan untuk arsip yang dikelompokkan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi/sbjek. Alfanumerik subjek mengikuti susunan ensiklopedi, yg terkait dgn penyimpanan arsip di bawah kelompok utama (major heading) dan sub kelompok (sub heading). . Misalnya : PERALATAN KANTOR (sbg kelompok utama) Komputer, mesin ketik, telepon, mesin faximile, dll. (Sub kelompok) Masing-masin subjeknya diberi kode nomor.

40 Setiap kelompok masalah memiliki kode nomor
Setiap kelompok masalah memiliki kode nomor. Setiap folder memiliki judul subjek dan identitas nomor sesuai dgn kelompoknya masing-masing. Misalnya : Kelompok : KEPEGAWAIAN, kode : KP Sub kelompok : Pembinaan, kode : KP.10 Folder-folder :Pembinaan mental, DP3, dll Penemuan arsip dpt dilakukan secara langsung, tidak memerlukan alat bantu. Sistem alfanumerik digunakan untuk pemberkasan arsip berdasarkan masalah/subjek.

41 SISTEM SUBYEK Pengaturan arsip aktif secara logis & sistematis berdasarkan masalah yg disusun secara alfabetis/alphanumerik Sistem subjek adalah suatu sistem penataan arsip yang penyusunannya dilakukan berdasarkan subjek atau informasi yg terkandung di dlm arsip. Bagian-bagian tsb dibedakan ke dlm bagian pokok (masalah primer), sub bagian (masalah sekunder), dan sub-sub bagian (masalah tersier).

42 SARANA KEARSIPAN A. Perangkat Keras 1. Filling Cabinet
Lemari dengan Laci (Vertikal dan Horisontal)

43 2. Guide / Sekat Sebagai pembatas antar file, terdiri atas : - Guide primer (masalah utama) - Guide sekunder (sub masalah) - Guide tersier (sub-sub masalah) 3. Folder atau Map Berfungsi untuk menempatkan arsip, mempunyai label untuk menuliskan kode klasifikasi & indeks berkas.

44 01 00 GUIDE 1 GUIDE 2 KS KERJASAMA GUIDE 3 FOLDER HM HUMAS HM.00.01
Surat kabar FOLDER 01 00 HM HUMAS

45 B. Perangkat Lunak 1. Kode Tanda pengenal 2. Indeks Kata tangkap

46 00 Bahan Informasi POLA KLASIFIKASI KODE MASALAH
HM HUBUNGAN MASYARAKAT Bahan Informasi 01 Surat kabar 02 Majalah 03 Bulletin dst. Hubungan Antar Lembaga 01 Jawaban Pemerintah 02 Dengar pendapat dengan DPR LN KERJASAMA LUAR NEGERI Kerjasama Bilateral 01 Bantuan Beasiswa

47 KODE KS KERJASAMA HM.00.01 Surat kabar KODE INDEKS 01 00 HM HUMAS

48 PROSEDUR PEMBERKASAN Pemeriksaan (inspecting)
tanda file atau disposisi simpan, kelengkapan (lampiran), apakah disatukan dengan surat atau dipisahkan krn bentuk fisik berbeda 2. Penentuan indeks (indexing) Syarat Indeks : a. Singkat, jelas, mewakili isi arsip b. Harus mengandung makna tunggal, tidak ganda c. Kata yg digunakan hrs sdh lazim d. Fleksibel utk perkembangan selanjutnya e. Hrs. kata benda atau yg dibendakan Contoh : Stright order : Abdul Haris Nasution Indexing order : Nasution, Abdul Haris 3. Pemberian kode (coding) Realisasi dari indexing (pemberian tanda pd kode yg ditentukan)

49 Pemberkasan LD folder Disposisi Simpan/ file
Digabungkan dengan surat lain yang terkait (jika ada) LD File kabinet masuk masuk masuk OT STRUKTUR folder

50 4. Tunjuk silang (cross reference)
digunakan apabila : a. ada arsip yg mempunyai keterkaitan dengan arsip yang lain b. ada pergantian nama (orang, organisasi/perusahaa, tempat, dsb.) c. btk lampiran surat yg berbeda dgn surat (disket, buku, foto, dsb.) 5. Penyortiran (sorting) Pengelompokan arsip sesuai kelompoknya, dilakukan jika arsip yang akan diberkaskan cukup banyak 6. Pelabelan (labeling) penulisan indeks dan kode klasifikasi pd laci, guide atau folder 7. Penyimpanan berkas (filing) memasukkan arsip ke dalam folder yang sesuai kelompoknya dan pada rak file, klip logam diganti plastik, perbaiki dan periksa kelengkapan arsip, disusun scr kronologis (waktu terbaru di depan) 8. Penemuan Kembali

51 TUNJUK SILANG Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi. CONTOH BIMBINGAN KEARSIPAN LIHAT BIMBINGAN ARSIPARIS

52 TUNJUK SILANG NAMA A A 032 Kementrian Hukum dan HAM
003 Departemen Kehakimana Folder yang satu berisi arsip dan folder yang lain berisi tunjuk silang Formulir Tunjuk Silang Formulir Tunjuk Silang Lihat 032 Kementrian Hukum dan HAM

53 PENYIMPANAN ARSIP Penyimpanan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

54 PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Permintaan/peminjaman arsip - melalui telp / kurir, & pencarian - permintaan berdsrkan massalah, asal pengirim, tanggal atau informasi lain sesuai kepentingannya 2. Penemuan kembali arsip (Retrieval) - mengeluarkan arsip dilengkapi sarana out indikator / out sheet 3. Penulisan di sarana peminjaman - buku peminjaman / formulir Kontrol & Pengembalian waktu kembali, kelengkapan, kondisi, beri tanda pada out indikator, & penempatan kembali 5. Penempatan kembali arsip

55 Hal-hal yg perlu diatur dlm peminjaman:
Siapa yg diberi akses utk menggunakan arsip Siapa yg berwenang memberikan ijin peminjaman Brp lama jangka waktu peminjaman Untuk kepentingan apa arsip dipinjam (kepentingan dinas, tdk blh menambah atau mengurangi arsip, perpanjangan waktu seijin petugas, hrs mengembalikan arsip tepat waktu) e. Semua peminjaman arsip hrs dicatat (lembar/buku peminjaman)

56 Tanggal Perpanjangan:
FORMULIR PEMINJAMAN INDEKS : ………………………… Tanggal Kembali : ……………………….. Tanggal Perpanjangan: Nama peminjam / Unit Kerja : ……………….. Tanggal Peminjaman Media : ………………… Kode Lokasi : Paraf Peminjaman Peminjam Petugas ………… ………… Paraf Pengemablian

57 BUKU PEMINJAMAN NO PEMINJAM JENIS ARSIP KODE ARSIP TGL PINJAM PARAF
TGL KEMBALI

58 OUT INDIKATOR OUT NO INDEKS PEMINJAM PARAF

59 Hal-hal yg perlu diperhatikan utk penempatan kembali arsip :
a. memeriksa arsip, apakah baik dan utuh b. mengembalikan arsip ke tempat semula dan mengambil out indikator c. memberi paraf pd lbr/buku peminjaman tanda bhw arsip tlh dikembalikan

60 BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

61 Penyusutan Arsip Pemindahan arsip inaktif Pemusnahan arsip
UU No. 43 Th Psl. 49 Penyusutan Arsip Penyerahan arsip statis Pemindahan arsip inaktif Pemusnahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan yang telah habis retensi & yang tidak memiliki nilaiguna, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan 61 61

62 TUJUAN PENYUSUTAN Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansi Mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan Memudahkan dalam penemuan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan Terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilaguna dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional 62

63 ARSIP Perencanaan Pelindungan Hak Pelindungan Kekayaan Intelektual
Pelayanan (Publik) Pengambilan Keputusan Pengaturan Kerahasiaan Informasi ARSIP TERTATA RAPI Pertanggung - jawaban Pelindungan Batas Wilayah Pelindungan Hak Pelindungan Aset (BUMN/D) Pelindungan Kekayaan Intelektual

64 ARSIP KEGUNAAN aset organisasi bukti sah di pengadilan tulang punggung
tulung punggung organisasi tulang punggung manajemen bukti akuntabilitas kinerja aparatur memori organisasi KEGUNAAN ARSIP bukti akuntabilitas kinerja organisasi aset organisasi bukti sejarah bukti sah di pengadilan identitas organisasi

65 Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
Penyusutan Arsip PENGERTIAN Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan (UU 43/2009 pasal 49)

66 Dasar Hukum : A. Undang-undang No
Dasar Hukum : A. Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 49 penyusutan arsip meliputi : a. Pemindahan Arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan. b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

67 C. MANFAAT PENYUSUTAN MENYIMPAN ARSIP YANG BERNILAI GUNA MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI MENGHEMAT TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP MEMUDAHKAN DALAM MENGIDENTIFIKASI ARSIP BERNILAI PERMANEN MENGHINDARI MASALAH HUKUM

68 Pengertian Jadwal Retensi Arsip ( JRA )
A Disposal Schedule (Records Retention Schedule or Disposal Authority) is a list of the records sereis of an organisation with directions for how the records are to be disposed of after their creation and initial use. The schedule spells out how long the records are to be retained…, include instruction on when records are to be transferred to secondary storage or archives (Jay Kennedy 1998: 79) Daftar series arsip organisasi yang berisi uraian berapa lama arsip disimpan juga termasuk perintah kapan arsip dipindahkan ke tempat penyimpan atau arsip statis

69 PENGERTIAN JRA Jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen Perusahaan (UU Nomor 8 Tahun 1997 Pasal 1) Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip ( UU Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1) Daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan (PP Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 4 )

70 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
No Jenis arsip Jangka simpan Keterang-an aktif inaktif 1 2 3 4 5 Formasi pegawai Berkas perorangan Penghar-gaan/tanda jasa 1thn sesdh thn angg thn sesdh pensiun 1thn sesdh SK terbit 2 tahun 2th sesdh hak&ke-wajiban habis 2 thn Musnah Musnah kecuali tokoh nasional Perma-nen

71 Teknik pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
JRA PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK PELAKSANAAN DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

72 Berita Acara Pemindahan Arsip
Pada hari ini…… tanggal….bulan….tahun…. dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja … ke pusat arsip yang melibatkan: Nama : Jabatan : NIP : Dalam hal ini bertindak atas nama unit…. Sebagai pihak I Dalam hal ini bertindak atas nama unit.... sebagai pihak II Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip pada pihak I ………………………………………. Pihak II Pihak I …………… ………………………………

73 No Seri / jenis arsip tahun Jumlah penataan Ketera-ngan
Daftar Arsip yang Dipindahkan Unit kerja : Pelaksana : Penanggungjawab : No Seri / jenis arsip tahun Jumlah penataan Ketera-ngan

74 Teknik Pemusnahan arsip
JRA Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total 4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum Persetujuan KEM/ LPNK Pengesahan Persetujuan Ka ANRI Arsip 10 tahun/ lebih Pelaksanaan

75 Berita Acara Pemusnahan
Pada hari ini…… tanggal….bulan….tahun…. yang bertandatangan dibawah ini, berdasarkan jadwal retensi arsip dan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip………, sejaumlah……… tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir…… lembar, penghancuran secara total dengan cara……… Saksi-saksi Menejer arsip (…………………) (…………………….) Satuan pengawas intern (…………………) Bagian Hukum Bagian Pengawasan

76 Daftar Arsip yang Dimusnahkan/Diserahkan Nama Instansi : Alamat :
No Seri / jenis arsip tahun Jumlah Penata-an Ketera-ngan

77 PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP KE LEMBAGA KEARSIPAN
PEMERIKSAAN DAN PENILAIAN ARSIP PENDAFTARAN PEMBUATAN BERITA ACARA PELAKSANAAN PENYERAHAN

78 Berita Acara Penyerahan Arsip
Pada hari ini…… tanggal….bulan….tahun…. kami yang bertandatangan dibawah ini : 1.Nama : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama instansi….( yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut pihak pertama 2.Nama : Jabatan : Dalam hal ini bertindak atas nama ANRI untuk selanjutnya disebut pihak kedua Pihak pertama telah menyerahkan arsip statis kepada pihak kedua sebagaimana tercantum dalam daftar penyerahan arsip, selanjutnya untuk disimpan di Arsip Nasional RI Yang menerima Yang menyerahkan Pihak kedua Pihak pertama …………… ………………………………

79 KETENTUAN PIDANA Pasal 82
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan KETENTUAN PIDANA Pasal 82 Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat 1 : Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp ,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).

80 KETENTUAN PIDANA Pasal 85
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan KETENTUAN PIDANA Pasal 85 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat 2 : Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1). dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp ,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).

81 KETENTUAN PIDANA Pasal 86
UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan KETENTUAN PIDANA Pasal 86 Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 : Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp ,00 (lima ratus juta rupiah).