PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU. Kalikan angka bulan lahir anda dengan 4.

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU. Kalikan angka bulan lahir anda dengan 4."— Transcript presentasi:

1 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

2 Kalikan angka bulan lahir anda dengan 4

3 Tambah angka 13

4 Kalikan dengan angka 25

5 Kurangi dengan angka 200

6 Tambahkan dengan angka tanggal lahir anda

7 Kalikan dengan angka 2

8 Kurangi dengan angka 40

9 Kalikan dengan angka 50

10 Tambah dengan 2 digit angka terkahir tahun lahir anda

11 Kurangi dengan angka 10.500

12 1 Digit Pertama: Bulan 2 Digit Kedua: Tanggal 2 Digit Terakhir: Tahun

13 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

14 Dapat melakukan PROSES IDENTIFIKASI resiko dan peluang penginkatan terkait dengan mutu, kemudian MENILAI konsekwensi resikonya Dapat menentukan metode pengendalian resiko Tujuan

15 Resiko Suatu kondisi yang berpotensi menyebabkan tidak efektififnya (gagal) sebuah proses Peluang Peningkatan Suatu kondisi yang sudah berjalan efektif tetapi memerlukan peningkatan Konsekwensi Dampak yang ditimbulkan dari terjadinya resiko dan peluang penginkatan 15

16 MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PELUANG PENINGKATAN TETAPKAN PENGENDALIAN MENGIDENTIFIKASI PROSES / AKTIFITAS MENILAI RESIKO PENILAIAN KEDUA

17 Informasi untuk melakukan identifikasi proses / aktifitas : 1.Flow proses 2.Aktifitas rutin dan non rutin 3.Prosedur / Instruksi Kerja 4.Job Description

18 Contoh : DEPARTEMENPROSESAKTIFITAS MarketingPenanganan OrderPenerimaan inquiry Pembuatan penawaran Submit penawaran ProduksiProses ProduksiPenerimaan perintah produksi Pembuatan jadwal Proses produksi PurchasingPembelianPemilihan supplier Perbandingan harga Pembuatan PO Monitoring kedatangan barang

19 1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Identifikasi proses kerja departemen anda 3.Identifikasi detil aktifitas setiap proses kerja 4.Presentasikan

20 Informasi untuk melakukan identifikasi resiko dan peluang peningkatan 1.Pengalaman kejadian dimasa lampau 2.Pengalaman kejadian di organisasi lain 3.Prediksi kemungkinan terjadi

21 PROSESAKTIFITASRESIKO / PELUANG PENINGKATAN Penanganan order Penerimaan inquiryInformasi permintaan kurang jelas Respon lambat Pembuatan penawaran hargaKesalahan harga Kesalahan waktu pengiriman ProduksiPenerimaan SPKInformasi produksi tidak jelas Pembuatan jadwalKapasitas produksi tidak mencukupi Data bahan baku tidak akurat ProduksiBarang reject karena mesin rusak Barang reject karena operator tidak kompeten Produksi terhambat

22 Konsekwensi yang diakibatkan terjadinya resiko mempertimbangkan :  Kerugian keuangan  Operasional / proses berhenti  Komersial / reputasi organisasi

23 PROSESAKTIFITASRESIKO / PELUANG PENINGKATAN KONSEKWENSI ProduksiPenimbanganTimbangan tidak validKualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan Kesalahan formulaKualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan Kesalahan membaca formula Kualitas hasil tidak sesuai; Kerugian keuangan MixingMesin tidak stabilProses berhenti Kesalahan pengoperasian alat Proses berhenti; Kerusakan mesin Kualitas hasil produksi tidak sesuai Kerugian keuangan PengemasanKesalahan timbanganKomplain pelanggan Kerusakan kemasanKerugian keuangan

24 1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Identifikasi resiko dan peluang peningkatan 3.Identifikasi konsekwensi dari resiko 4.Presentasikan

25 PENILAIAN RESIKO Kemungkina n (K) Dampak (S) Resiko (R) Frekuensi aktifitas Riwarat kejadian Pengendalian Cost Opersional Komersial Menggunakan Matriks

26 KEMUNGKINAN 26 TipeNilaiUraian SERING4 20% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 minggu SEDANG3 10% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 bulan JARANG2 5% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 1 tahun HAMPIR TIDAK PERNAH1 2% terjadi; 1 kali sampai 3 kali dalam 5 tahun

27 DAMPAK 27 NilaiKonsekuensiReputasi OrganisasiOperasionalKinerja 1INSIGNIFIKAN Komplain departemen/ bagian lain (Internal perusahaan) Dampak minimal pada pekerjaan. Tidak berpengaruh terhadap kinerja 2RINGANKomplain pelanggan Gangguan terbatas; Progres kerja melambat atau berhenti sementara masimal 1 hari kerja Kinerja menurun / meningkat kurang dari 10% 3BERAT Komplain pelanggan sampai menyebabkan pinalti / denda Dampak yang signifikan. Progres kerja berkurang atau berhenti hingga 1 minggu Kinerja menurun / meningkat 10% - 50% 4SANGAT BERAT Komplain pelanggan sampai dengan pemutusan kontrak Dampak yang fatal; proses kerja berhenti sampai lebih dari 1 minggu Kinerja menurun / meningkat lebih dari 50%

28 PENENTUAN NILAI Angka yang diberikan merupakan Best Profesional Judgement dengan mempertimbangkan : 1.Worst Case Scenario 2.Konsensus dari tim 28

29 NILAIPENGENDALIANLEVEL WAKTU PENANGGULANGAN 12 - 16 Resiko tidak dapat ditoleransi. Rincian tindak lanjut harus ditetapkan dan prioritas diterapkan. Manager harus memantau dan memastikan tindakan yang dilakukan. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap bulanan untuk mengurangi tingkat resiko. HIGH (H) 1 BULAN 4 - 11 Resiko ini bisa ditoleransi hanya jika tindak lanjut telah diterapkan dan diperiksa oleh Manajemen. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap 3 bulanan. MEDIUM (M) 3 BULAN 1 - 3 Resiko dapat ditoleransi jika tindakan pencegahan telah diterapkan termasuk dengan proses rutin seperti prosedur dan pemeriksaan. Pemantauan dan pemeriksaan dilakukan paling sedikit setiap 6 bulanan. LOW (L) 6 BULAN

30 1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Nilai tingkat kemungkinan dan keparahan 3.Tentukan nilai resiko dan level resiko 4.Presentasikan

31 PENGENDALIAN RESIKO 31 1. Proses / Prosedur- Membuat sistem kerja secara terdokumentasi yang dijadikan acuan pekerjaan, contoh : Prosedur, IK, Standar Parameter, dll 2. People / Orang- Peningkatan kompetensi dan kepedulian karyawan melalui: training, coaching, pengawasan,dll 3. Sarana dan Prasarana- Melakukan rekayasa alat atau penyediaan alat baik fisik maupun software untuk mencegah terjadinya kegagalan, contoh : conveyor, go not go, software aplikasi, sensor indikator, dll

32 PENGENDALIAN RESIKO 32 Rencana Pengendalian Resiko 1. Aktifitas yang akan dilakukan 2. Siapa penanggungjawab 3. Batas waktu (target) implementasi 4. Monitoring status implementasi

33 PENGENDALIAN RESIKO 33 LEVEL TARGET PENANGGUNALANGAN HIGH (H) 1 Bulan MEDIUM (M) 3 Bulan LOW (L) Dapat diabaikan, tetapi dimonitoring secara berkala, maksimal pengendalian 6 bulan

34 1.Buat kelompok sesuai departemen 2.Tentukan pengendalian yang sudah dilakukan 3.Tentukan rencana tindakan yang akan direncanakan (aktifitas, PIC & target) 4.Lakukan penilaian kedua 5.Presentasikan

35 35