Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Presentasi berjudul: "Analisis dan Perancangan Sistem Informasi"— Transcript presentasi:

1

2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
ANALISIS KELAYAKAN Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Hartatik, S.T., M.Cs

3 Aspek Kelayakan Sistem
Kelayakan Teknis Kelayakan Operasional Kelayakan Hukum Kelayakan Ekonomi

4 Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia? Apakah teknologi yang akan digunakan ini dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada? Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru? Apakah organisasi memiliki orang yang menguasai teknologi baru ini?

5 Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, di samping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya.

6 Kelayakan Operasional
Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan? Apakah sistem dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkannya? Apakah sistem baru memerlukan restrukturisasi organisasi dan bagaimana akibat strukturisasi ini terhadap orang-orang yang ada di organisasi? Apakah diperlukan pelatihan atau pelatihan ulang? Apakah personil di dalam organisasi dapat memenuhi kriteria untuk sistem baru?

7 Kelayakan Hukum Kelayakan hukum lebih kepada pembangunan sistem yang tidak bertentangan dengan peraturan dan norma yang berlaku.

8 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini. Analisis kelayakan ekonomi didetailkan pada analisis biaya manfaat.

9 Kelayakan Ekonomi Metode Kuantitatif :
Analisis Payback (Payback Period) Analisis Net Present Value (NPV) Return of Investment (ROI)

10 STUDI KASUS

11 STUDI KASUS Perusahaan software ”X” akan mengembangkan sistem informasi perpustakaan pada Universitas ”Global Dunia”. Adapun visi misi yang dimiliki oleh universitas tersebut adalah : Visi, Menjadi pusat penyedia bahan pustaka ilmu-ilmu komputer dan sistem informasi yang lengkap, efektif, akurat dan handal sekota malang. Misi , Meningkatkan minat akses masyarakat pada perpustakaan ini. Menyediakan sumber bahan referensi ilmu-ilmu komputer dan sistem informasi yang lengkap. Tujuan Pertumbuhan anggota pertahun sebesar 10 % pertahun. Peningkatan akses anggota sebesar 2% perbulan Peningkatan sumber daya buku dan referensi sebesar 3 % perbulan

12 Kasus - Kelayakan Teknis
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia? Berdasarkan analisis teknologi dari segi hardware, Perpustakaan sudah memiliki perangkat/komponen yang layak dioperasikan dan jaringan internet yang siap untuk digunakan. Apakah teknologi yang akan digunakan ini dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada? Teknologi yang lama masih menggunakan cara tradisional sehingga ketika terjadi konversi tidak akan memakan biaya yang banyak, hanya butuh tenaga untuk menginputkan semua data yang akan disimpan.

13 Kelayakan Teknis Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru? Sistem yang lama tidak dapat dikonversikan ke sistem yang baru dikarenakan perbedaan mekanisme pengolahan datanya. Data yang ada di sistem yang lama harus diinputkan ke dalam database / tempat penyimpanan aplikasi di sistem yang baru. Apakah organisasi memiliki orang yang menguasai teknologi baru ini? Belum ada tenaga yang mengerti mengenai fisik terutama coding dar sistem yang dibuat. Namun beberapa staf mampu mengoperasikan komputer dan famiiar dengan computer sehingga bisa dijadikan staf yang bertugas untuk menginputkan data, mengolah transaksi, mencetak laporan dan melakukan backup data. Jika sistem bermasalah pada segi coding maka permasalahan kan dilaporkan ke pembuat program

14 Kelayakan Hukum Secara hukum, website yang dibuat telah memenuhi aturan undang-undang yang berlaku dikarenakan website yang dibuat menggunakan perangkat lunak yang legal, serta perangkat lunak open source. Software utama yang dipakai untuk menerapkan sistem adalah software yang orisinil berlinsensi untuk sistem operasi Windows XP.

15 Kelayakan Operasional
Sistem ini dibuat dengan memperhatikan cara mengoperasikan sistem berdasarkan kebutuhan pengguna. Design dan struktur sistem yang dibangun dibuat user friendly, dengan tujuan mempermudah staf perputakaan untuk melakukan pengolahan data dan pencatata transaksi yang terjadi serta dapat memperoleh laporan sesuai dengan kebutuhan.

16 Kelayakan Ekonomi Untuk menganalisa kelayakan ekonomi menggunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran apakah manfaat yang diperoleh dari sistem yang baru “lebih besar” dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Secara ekonomi layak yang akan dijelaskan menggunakan analisis biaya dan manfaat.

17 ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT

18 Introduction Pengembalian sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber- sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk pengembangan sistem informasi juga membutuhkan sumber- sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum siatem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan “analisis biaya/keuntungan (Cost/benefit analysis)” atau “Analisis biaya/efektivitas (Cost/effectiveness analysis)”. Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat ditaksir efektivitasnya.

19 Komponen Biaya Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 katagori utama, yaitu : Biaya pengadaan (procurement cost) Biaya persiapan operasi (start-up cost) Biaya proyek (project-related cost) Biaya operasi (ongoing cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

20 Biaya pengadaan (procurement cost)
Komponen Biaya Biaya pengadaan (procurement cost) Adalah semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang temasuk biaya pengadaan diantaranya adalah : Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras. Biaya instalasi perangkat keras. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC). Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan satff untuk pengadaan perangkat keras.

21 Biaya persiapan operasi (start-up cost)
Komponen Biaya Biaya persiapan operasi (start-up cost) Adalah semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya persiapan diantaranya adalah : Biaya pembelian perangkat lunak sistem. Biaya instalasi peralatan komunikasi (misal sambungan telpon). Biaya persiapan personil. Biaya reorganisasi. Biaya manajemen staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.

22 Biaya proyek (project-related cost)
Komponen Biaya Biaya proyek (project-related cost) Adalah semua biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk biaya proyek diantaranya : Catatan : Bila menggunakan konsultan ada biaya tambahan honor konsultan. Biaya dalam tahap penerapan sistem Mencakup : Biaya pembuatan formulir baru Biaya konversi data Biaya latihan personil Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem Biaya dalam tahap analisis sistem Mencakup : Biaya untuk pengumpulan data Biaya dokumentasi (kertas, foto copy, dll) Biaya Rapat Biaya staff analis Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem Biaya dalam tahap design sistem Biaya dokumentasi Biaya programmer Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap design sistem

23 Biaya operasi (ongoing cost) dan Biaya perawatan (maintenance cost)
Komponen Biaya Biaya operasi (ongoing cost) dan Biaya perawatan (maintenance cost) Biaya operasi adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan perawatan diantaranya : Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data) Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, suplies) Biaya perawatan perangkat keras Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program) Biaya perawatan peralatan dan fasilitas Biaya manajemen yang telibat dalam operasi sistem Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem Biaya depresiasi (penyusustan) Catatan : Biaya ini rutin keluar selama sistem digunakan (seumur hidup sistem)

24 Komponen Manfaat Manfaat sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk : Keuntungan berujud (tangible benefits) Keuntungan tidak berujud (intangible benefits)

25 Keuntungan Berujud (tangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Berujud (tangible benefits) Adalah keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya : Pengurangan-pengurangan biaya operasi Pengurangan kesalahan-kesalahan proses Pengurangan biaya telekomunikasi Peningkatan penjualan Pengurangan biaya persediaan Pengurangan kredit tak tertagih

26 Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits) Adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan tidak berujud diantaranya : Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan Peningkatan kepuasan kerja personil Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik Karena keuntungan tidak berujud sulit diukur dalam satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Contoh sebagai berikut :

27 Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits)
Komponen Manfaat Keuntungan Tak Berujud (intangible benefits) Sebelum adanya pengembangan sistem, pelayanan yang “kurang baik” kepada anggota mengakibatkan penurunan jumlah anggota.

28 METODE ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT

29 PAYBACK PERIOD Payback periode adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan.

30 ROI (Return of Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :

31 NPV (Net Present Value)
Metode nilai sekarang bersih/net present value (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilaiuangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.

32 CONTOH KASUS DIAMBIL DARI JURNAL YANG DITULIS OLEH : Angga Adis Pratama, Andry Alamsyah, Puspita Kencana Sari PAPER DENGAN JUDUL : STUDI KELAYAKAN SISTEM PENILAIAN ESSAY DALAM BAHASA INGGRIS SECARA OTOMATIS (Studi Kasus Pada Universitas Telkom Bandung, Program Studi MBTI, Sub-Prodi MBTI International) LINK :

33 A person WHO NEVER made a mistake, NEVER TRIED anything new.
- Albert Einstein