Performance Management System

Presentasi berjudul: "Performance Management System"— Transcript presentasi:

1 Performance Management System
Jakarta, 9 December 2017 By YUNUS TRIYONGGO, PhD., CAHRI.

2 Why we need to transform
External environment turbulence Build people accountable Performance measurement to be linked for compensation, rewards and recognition Think big, start small, move fast

3 What we have now BSC Strategy & KPI Map Lima Sasaran Utama
Action Plan Charter Score-card & Action Plan Lembaran Indikator Kinerja Strategis

4 Contoh Kesepakatan Karya (KK)
Very good in mapping the target Too focus to Result (What) Need to consider the “How”

5 Performance Management System (PMS) Framework
Sustainable Performance System How What CORE COMPETENCIES: 1. INTEGRITY 2. TEAMWORK 3. CUSTOMER FOCUS 4. INNOVATION 5. ACHIEVEMENT ORIENTATION LEADERSHIP COMPETENCIES 1. SHAPE THE FUTURE 2. REAL ACCOUNTABILITY 3. BUSINESS ACUMEN 4. “CAN DO” MENTALITY 5. BUILD & DEVELOP SUPERIOR TALENT TECHNICAL COMPETENCIES

6 PMS : Cycle, Components and Timings
.. Fixing Clear Targets & Aligning Objectives Performance Evaluation Performance Calibration Year-End Review Performance Improvement Target Setting Jan - Feb Dec - Jan Talent Day #2 PMS Measuring Progress Reward & Remuneration Jul – Aug Interim Review Salary Review Feb - March Salary Review Talent Day #1

7 Area of Improvement Ditambahkan ‘How” nya
Ditetapkan PMS Cycle menjadi bagian Agenda Korporat Pilot Project di level GM-up Dihubungkan dengan People Development dan Succession Planning

8 What How What & How Business Target Division Target Individual Target
Core Competencies Leadership Competencies Technical Competencies How 11/14/2018

9 û û û û û û Individual Performance Development Plan (IPDP)
Individual Objectives Individual Performance Development Plan (IPDP) They are … They are NOT … The 3-5 key things that will make the difference, therefore the main drivers for success in a role û The 100 things you do in your job Results delivered through performing the job, which makes the difference û A job description 3-5 priority targets focused on the personal contribution û A long “to do” list Results based û Activity-based Within the scope of the responsibilities of your role û Out of the person‘s control Agreed by both parties û A top-down set of directives

10 Bukan Target Individual
Contoh Target Setting Target Individual Bukan Target Individual Mencapai pertumbuhan penjualan feed nasional sebesar 20% tahun 2014 Mengunjungi pelanggan 2 kali seminggu Meningkatkan Saleable Chick per Hen House (HH) dari 138 menjadi 143 DOC Broiler per HH pada tahun 2014 Melakukan proses penetasan telur Mencapai cost effectiveness target di Pabrik Jonggol sebesar 2% dari NPS hingga akhir tahun 2014 Mengidentifikasi penyebab pemborosan di pabrik Menyusun program cost reduction di Jonggol, dll. Menurunkan tingkat komplain pelanggan dari 20% komplain yang gagal ditangani menjadi Zero. Mendata jumlah komplain dari pelanggan PPIC Manager Feed-mill : Membuat perencanaan produksi sehingga menurunkan FG shortage dari 5% menjadi Nol pada 2014 Melakukan seleksi vendor RM dalam waktu maksimal 5 hari kerja dengan kualitas RM sesuai dengan standar. (Tugas Procurement) 11/14/2018

11 Bagaimana mengevaluasi “WHAT” & “HOW”
Bandingkan kinerja aktual dengan target Lakukan observasi terhadap perilaku dan catat capaian yang terbukti nyata Fokus pada pencapaian, bukan aktivitas Mintakan umpan balik dari pihak-pihak yang terkait Evaluasi kinerja secara menyeluruh selama siklus nya Evaluasi perilaku secara menyeluruh sepanjang siklus, bukan hanya dari satu kejadian Tentukan tingkat kinerja secara menyeluruh dengan mempertimbangkan tingkat pencapaian : - Tujuan fungsi, - Tujuan individu, - Pencapaian penting berikutnya Evaluasi perilaku berdasarkan nilai-nilai inti Sierad

12 Meeting Kalibrasi Kinerja
Apakah itu? Tim Manajemen yang berasal dari beberapa fungsi/ departemen melakukan meeting open forum mendiskusikan kinerja dari anak buahnya.. Meeting Kalibrasi merupakan elemen yang penting dalam Siklus Manajemen Kinerja dan dilaksanakan lebih awal sebelum dilakukan sesi review kinerja individual. Atasan mempunyai kewajiban hadir dalam meeting kalibrasi dengan membawa bukti-bukti kinerja dari masing-masing bawahannya. Apa yang bukan? Bukan tentang diskusi gaji Hasil Nilai kinerja semua karyawan yang sudah dikalibrasi dengan karyawan liannya. Atasan Langsung telah dilengkapi dengan umpan balik yang berimbang tentang kinerja. Atasan Langsung telah dibekali dengan ide-ide untuk rencana pengembangan karyawan Nilai Kinerja tidak boleh disampaikan ke karyawan sampai review akhir tahun.

13 Skala Nilai 3 2 1 Target Individual – WHAT Nilai Kompetensi - HOW
Mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci 3 Melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Sierad Mencapai mayoritas target 2 Mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Sierad sesuai standar yang telah ditetapkan Tidak mencapai dari mayoritas target 1 Tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Sierad

14 Matriks Penilaian IPDPtion
3/2 Individual Target = WHAT 3/1 3/3 Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, namun tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, dan mendemon-strasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi sesuai standar yang telah ditetapkan Karyawan mencapai semua target, melampaui beberapa target kunci, dan melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Organisasi Karyawan mencapai mayoritas target, namun namun tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi Karyawan mencapai mayoritas target, dan mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi sesuai standar yang telah ditetapkan Karyawan mencapai mayoritas target, dan melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Organisasi Karyawan tidak mencapai dari mayoritas target, dan tidak mendemonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi Karyawan tidak mencapai dari mayoritas target, namun men-demonstrasikan Nilai-nilai Inti dan Kompetensi Organisasi sesuai standar yang telah ditetapkan Karyawan tidak mencapai dari mayoritas target, namun melampaui standar pada mayoritas nilai-nilai inti dan kompetensi Organisasi 3 Nilai-nilai Inti dan Kompetensi = HOW 2/1 2/2 2/3 2 1/1 1/2 1/3 FOCUS ON RED BOXES FIRST: If an employee receives a 1/1, they would likely be subject to performance counselling or warnings. It may also be the case of they were to receive a 2/1 or 1/2 rating. In all of these cases an employee’s performance or behaviour would be unsatisfactory and the rating should not be a surprise. If an employee’s performance or behaviour did not improve they would be placing their continued employment in jeopardy. An employee who receives a 1/1 (and in some cases a 2/1 or a 1/2) rating will be reminded of what is required in order to obtain a satisfactory performance or behaviour rating. FOCUS ON GREEN BOXES: If your rating is in the green boxes, you have been meeting or exceeding expectations regarding performance and behaviour – we would like all of our employees to be rated in the green boxes. FOUS ON ORANGE BOXES: If your rating is in the orange boxes, you are meeting expectations regarding performance or behaviour but not both. Your Manager should be providing you with guidance regarding how you can improve either your performance or behaviour and the rating should not be a surprise. 1 1 2 3

15 Individual Performance Development Plan (IPDP) & Talent Development-Succession Planning

16 Kesinambungan Kinerja
Matriks Kategori Talent (MKT) Tinggi Sumber Daya (1/3) Potensi Tinggi (2/3) Bintang Sumber daya (1/2) Sumber Daya (2/2) Potensi Tinggi (3/2) Kesinambungan Kinerja (Apa dan Bagaimana) Perlu Perhatian (1/1) Perlu Perhatian (2/1) Berpotensi (3/1) Rendah Rendah Tinggi Potensi Talent

17 Suggested Action Plans
consistently exceeding agreed individual business targets Recognise and reward Provide feedback Mentor/coach to improve Leadership Acknowledge contribution Challenge/stretch Expose Coach Set clear Milestones Coach Monitor/track Decision to continue or end employment Reward Milestones Training Coach to improve delivery Specific goals & objectives Delivery WHAT Inconsistent in meeting agreed individual business targets Inconsistent in meeting expectations Consistently exceeding expectations Potential Capacity

18 Potential discussion Skills Experiences Competencies & living values
Put real evidences objectively Performance Discuss & Confirm Potential PT & B PT

19 Talent Development 11/14/2018

20 Succession Plan

21 Contoh Formulir Competency based Performance Management System

22 Contoh Formulir Competency based Performance Management System

23 Contoh Formulir Competency based Performance Management System

24 Contoh Formulir Competency based Performance Management System

25 Contoh Formulir Competency based Performance Management System

26