KOORDINASI DAN KOLABORASI

Presentasi berjudul: "KOORDINASI DAN KOLABORASI"— Transcript presentasi:

1 KOORDINASI DAN KOLABORASI
Diberikan kepada peserta DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVII Samarinda, 16 Mei 2018

2 Data Diri Muhamad Harry Rahmadi 0852 4611 2308 harrylanri@yahoo.com
Apel Biru Hills A5/10 Loa Bakung Samarinda Futsal Data Diri

3 DIKLAT KEPEMIMPINAN TK. IV 2018
AGENDA TIM EFEKTIF : KOORDINASI DAN KOLABORASI KECERDASAN EMOSIONAL MEMBANGUN TIM EFEKTIF

4 TARGET PEMBELAJARAN Peserta mampu menerapkan koordinasi dan kolaborasi melalui dalam tim di lingkungan organisasinya melalui Proyek Perubahan

5 MENU Tata Kelola Proyek Perubahan Gambaran Rancangan Proyek Perubahan

6 Menurut versi anda apa yang dimaksud...
KOORDINASI dan KOLABORASI

7 PENGERTIAN KOORDINASI
Menurut Bahasa Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu. Y a b Titik koordinat X

8 PENGERTIAN KOORDINASI
Menurut Regulasi Koordinasi adalah bekerja bersama seerat-eratnya dibawah seorang pemimpin. (Penjelasan UUD) Koordinasi kegiatan vertikal di Daerah adalah: Upaya yang dilaksanakan oleh Kepala Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas serta kegiatan semua instansi vertikal, dan antara instansi vertikal dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan daya guna (PP. No. 6 th 1988)

9 PENGERTIAN KOORDINASI
Menurut Regulasi Koordinasi pada hakekatnya merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama. (LAN, 1997) PIMPROPER

10 PENGERTIAN KOLABORASI
Kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu, lembaga dan atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan manfaat (Drs. H Malayu S.P Hasibuan)

11 TUJUAN KOORDINASI Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran instansi Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan Menghindari keterampilan overlanding dari sasaran instansi Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran instansi Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah sasaran organisasi atau perusahaan

12 TUJUAN KOLABORASI Memecahkan Masalah internal maupun eksternal;
Menciptakan Sesuatu komitmen bersama; dan Menemukan jalan keluar dalam sejumlah hambatan

13 MANFAAT KOORDINASI Dapat memanfaatkan sarana dan prasarana dalam pencapaian tujuan Agar semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan Selarasnya kegiatan dg kuantitas pegawai dlm mencapai tujuan Agar semua unsur manajemen dan pekerjaan masing2 individu dapat membantu tercapainya tujuan organisasi

14 MANFAAT KOLABORASI Memberikan pelayanan atau usaha yang berkualitas dengan menggabungkan keahlian unik profesional. Memaksimalkan produktivitas serta efektivitas dan efesiensi sumber daya. Meningkatkan profesionalisme, loyalitas, dan kepuasan kerja. Memberikan kejelasan peran dalam berinteraksi antar aktor yang terlibat di dalamnya

15 Dengan siapa anda koordinasi dan kolaborasi

16 Identifikasi Dasar Koordinasi dan Kolaborasi
#seruputstrategi Identifikasi Dasar Koordinasi dan Kolaborasi

17 KEGIATAN YANG DILAKUKAN
Nama : NDH : Unit Kerja : TABEL IDENTIFIKASI KK GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 *)Masing-masing individu

18 #1 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK
Di isi dengan data peserta GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4

19 KEGIATAN YANG DILAKUKAN
#2 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan secara singkat Latar Belakang dari Proper Bapak/Ibu bisa juga judul dari proper

20 KEGIATAN YANG DILAKUKAN
#3 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan Tujuan jangka pendek yang akan dicapai

21 KEGIATAN YANG DILAKUKAN
#4 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Tuliskan tahapan-tahapan kegiatan yang akan dilakukan

22 KEGIATAN YANG DILAKUKAN
#5 Nama : NDH : Unit Kerja : GAGASAN PROPER TUJUAN JANGKA PENDEK KEGIATAN YANG DILAKUKAN AKTOR YANG TERLIBAT 1 2 3 4 Dari tahapan-tahapan yang dilakukan siapa saja aktor yang terlibat dalam proper

23 1 next Rpp report menu

24 TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN
Merupakan aktor-aktor yang terlibat dalam tahapan kegiatan, yang disusun kedalam struktur tim kerja (inti) secara hirarki dalam mengelola proyek perubahan (inovasi); Aktor tersebut dibuatkan nama jabatan dalam proper (Sponsor, Mentor, Reformer dll) serta tugas dari aktor-aktor tersebut dalam tim; Durasi struktur tim kerja sampai dengan Tujuan Jangka Panjang tercapai; dan Evidance dari Tata Kelola Proyek Perubahan yaitu SK Tim. Contoh

25 PROJECT LEADER/REFORMER
SPONSOR (Nama Lengkap Gelar) Jabatan di Instansi MENTOR (Nama Lengkap Gelar) Jabatan di Instansi COACH (Nama Lengkap Gelar) PROJECT LEADER/REFORMER (Nama Lengkap Gelar) Jabatan di Instansi Person in Charge (PIC) TIM (…) (Nama lengkap gelar) Koordinator (…) (Nama lengkap gelar) PIC (…) (Nama lengkap gelar)

26 TIPE-TIPE KOORDINASI KOORDINASI VERTIKAL adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab. Koordinasi vertical secara relative mudah diilakukan atasan dapat memberi sanksi aparat yang sulit diatur. 2. KOORDINASI HORIZONTAL adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat.

27 James D. Thompson yaitu:
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson yaitu: (Handoko, 2003:196),

28 Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. A B C

29 Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece),
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. A B C

30 Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan A B

31 “NBY”

32 “NBY” Dari Nonton Bareng tadi Diskusi Tim, berikan...
5 Hambatan dalam Koordinasi dan kolaborasi... 5 Tips Tim Anda mengatasi Hambatan-Hambatan tersebut...

33 4 MASALAH DALAM KOORDINASI
(Handoko, 2003:197)

34 1. PERBEDAAN DALAM ORIENTASI TERHADAP TUJUAN TERTENTU
Para anggota dari instansi yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

35 2. PERBEDAAN DALAM ORIENTASI WAKTU
Pimpinan akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek, biasanya bagian Perencanan dan pengembangan lebih terlihat dengan masalah

36 3. PERBEDAAN DALAM ORIENTASI ANTAR PRIBADI
Kegiatan yang akan terlaksana memerlukan komunikasi yang baik dan rencana yang matang, sehingga keputusan yang cepat dan prosesnya lancar

37 4. PERBEDAAN DALAM STRUKTUR
Hambatan yang terjadi akibat tumpang tindih kewenangan, tupoksi dalam organisasi sehingga metode-metode kerja dan standar menjadi terabaikan

38 7 MASALAH DALAM KOLABORASI
(Gray, 1898)

39 7 MASALAH DALAM KOLABORASI
Komitmen yang bertentangan dengan kolaborasi Sejarah permusuhan yang dilandasi perbedaan ideologi dalam waktu lama Kondisi dimana kebijakan tidak memperhatikan alokasi SD Perbedaan persepsi atas resiko Kerumitan bersifat teknis Budaya kelembagaan dan politik/no legitimasi Unilateral action (satu pihak memiliki power melakukan aksi sepihak)

40 Koordinasi dan Kolaborasi adalah...
2 cara yang saling terikat dan membantu untuk mencapai tujuan tertentu (Handoko, 2003)

41 2 next Rpp report menu

42 GAMBARAN RENCANA PROYEK PERUBAHAN
Merupakan uraian pentahapan dan kegiatan yang disusun berdasarkan estimasi waktu (Jangka Pendek), aktor yang terlibat dan output yang dihasilkan; Poin ini berbentuk tabel gambar; dan Fungsinya adalah sebagai rencana tindak lanjut dengan siapa Bapak/Ibu akan berkoordinasi dan berkolaborasi Contoh

43 GAMBARAN RENCANA PROYEK PERUBAHAN
No URAIAN KEGIATAN AKTOR ESTIMASI WAKTU OUTPUT EVIDANCE JUNI JULI AGUST II III IV I 1. MILESTONES OUTPUT MILESTONE BUKTI MILESTONE a) Kegiatan 1.1 Aktor x Aktor y Aktor z Aktor u output keg. 1.1 Bukti2 Keg. 1.1 b) Kegiatan 1.2 output keg. 1.2 Bukti2 Keg. 1.2 c) Kegiatan 1.3 output keg. 1.3 Bukti2 Keg. 1.3 d) Kegiatan 1.4 output keg. 1.4 Bukti2 Keg. 1.4 2. a) Kegiatan 2.1 Aktor r Aktor t Aktor q output keg. 2.1 Bukti2 Keg. 2.1 b) Kegiatan 2.2 output keg. 2.2 Bukti2 Keg. 2.2 c) Kegiatan 2.3 output keg. 2.3 Bukti2 Keg. 2.3 3. Dst.

44 # Menurut Anda para Reformer “Element Penting” apabila KOORDINASI dan KOLABORASI telah berjalan...

45 Syarat-syarat Koordinasi dan Kolaborasi:
Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

46 ELEMEN PENTING PADA TAHAPAN KOORDINASI DAN KOLABORASI
Inisiasi dan motivasi Komunikasi/informasi Analisis bersama Negosiasi dan kesepakatan Stakeholder Membangun kapasitas perubahan Kemitraan dan anlisis pelaksanaaan Membuat dan memelihara proses Membuat dan mendorong mekanisme kelola konflik KOMITMEN

47 PRINSIP KOORDINASI DAN KOLABORASI DALAM MENGATASI KONFLIK
Melibatkan para pihak yang relevan Membangun konsensus secara bertahap Merancang peta proses Merancang proses fasilitasi Mengendalikan memori kelompok

48 PRINSIP KOORDINASI DAN KOLABORASI
Transparan dan saling menghormati Pembagian peran yang bertanggung jawab Hubungan kerja yang efektif Membangun kearifan local Menghormati perbedaan dan keragaman Kontinyu dan adaptif Skala lebih luas

49 3 bonus Rpp report menu

50 POTENSI KENDALA DAN STRATEGI
Merupakan identifikasi masalah-masalah yang akan timbul dalam melaksanakan proyek perubahan selama jangka pendek, serta berikan solusi untuk mengatasi masalah tersebut dengan strategi yang akan dilaksanakan; Poin ini berbentuk tabel (Kendala dan Strategi); dan Poin untuk mengisi tabel POTENSI KENDALA DAN STRATEGI banyak diambil pada Materi Koordinasi dan Kolaborasi. Contoh

51 NB. Sesuaikan dengan Substansi Proyek Perubahan Bapak/Ibu
POTENSI KENDALA DAN STRATEGI Dalam jangka pendek melaksanakan proses inovasi, reformer/project leader akan mengahadapi masalah, serta strategi untuk mengatasinya, dengan identifikasi sebagai berikut: No. KENDALA STRATEGI 1. Perbedaan orientasi terhadap tujuan pada proyek perubahan dengan stakeholders Membuat kegiatan penyamaan persepsi semacam sosialisasi 2. Pegawai yang resisten terhadap proyek perubahan apabila telah di implementasikan, karena akan menambah beban tugas Memberikan pengertian dengan mengadakan meeting lanjutan sehingga ada komitmen bersama 3. Dst… NB. Sesuaikan dengan Substansi Proyek Perubahan Bapak/Ibu

52 Joachim Löw Tim Yang Baik Banyak Bergantung Pada Koordinasi Yang Harmonis, Dari Pada Ketrampilan Individual

53 TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT