SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS (SP3)

Presentasi berjudul: "SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS (SP3)"— Transcript presentasi:

1 SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS (SP3)
Materi (10) MK Simkes S1-Kesmas

2 SP3  Tujuan Umum : - didapatnya semua data hasil kegiatan puskesmas ( Puskesmas dengan TT, Pustu, Pusling, Bidan Desa dan Posyandu) dan data terkait - dilaporkannya data tsb kepada jenjang administrasi di atasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

3 SP3 Tujuan Khusus : 1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas dan data yang berkaitan dlm format yang telah ditentukan secara benar, berkelanjutan dan teratur 2. Terlaporkannya data tsb kepada jenjang yang lebih atas sesuai kebutuhan 3. Terolahnya data menjadi informasi di Puskesmas dan setiap jenjang administrasi diatasnya, shg bermanfaat mengetahui permasalahan kesmas serta rumuskan cara penanggulangannya secara tepat

4 SP3 Tujuan Khusus : 4. Diperolehnya kesamaan pengertian ttg SP2TP : DO, tata cara pengisian format, pengolahan data menjadi informasi dan mekanisme pelaporannya 5. Mantapnya pelaksanaan SP2TP di semua jenjang administrasi, shg dpt berhasil guna dan berdaya guna dlm pengelolaan upaya kesehatan masyarakat

5 PERKEMBANGAN SP3 SP2TP  SP3 berupa tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas Proses pelaksanaan SP3 : 3 hal = - pencatatan - pelaporan - pengolahan/ analisis/ pemanfaatan Pencatatan hasil kegiatan dicatat dalam buku register  direkapitulasi dalam format SP3

6 Kunjungan Pasien Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pustu, baik untuk mendapatkan yankes atau sekedar cari surat keterangan sehat/ sakit 2 kategori : a. Kunjungan Baru = seorang pertama kali datang ke Puskesmas/ Pustu  dapatkan yankes, dicatat hanya 1 kali seumur hidup b. Kunjungan Lama = seorang yang datang ke puskesmas/ pustu dan seterusnya untuk dapatkan yankes

7 Kunjungan Pasien Kategori lain :
- Kunjungan Ibu Hamil : pada setiap kehamilan dianggap kunjungan baru, pada kunjungan kedua dst untuk pemeriksaan = kunjungan lama  tidak ditentukan oleh periode, diberlakukan ‘Episode of Illness’ - Kunjungan ibu menyusui, termasuk ibu yang abortus, selama periode 2 tahun dihitung = kunjungan baru - Kunjungan balita setiap tahun (setelah ulang tahun) sebagai kunjungan baru. Untuk kunjungan kedua dst dari tahun yang bersangkutan = kunjungan lama

8 KASUS DI PUSKESMAS Kasus Baru : NEW EPISODE OF ILLNESS = pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu sebagai hasil diagnosa dokter/ tenaga para medis Kasus Lama = kunjungan ke-2 dari kasus baru yang dinyatakan belum sembuh, untuk kunjungan selanjutnya dari kasus lama (periode/ tahun sama) selama belum sembuh  kunjungan kasus lama

9 KASUS di PUSKESMAS  Khusus penderita kusta hanya dikenal kasus baru = saat pertama kali penemuannya, kunjungan ke-2 dst dihitung sebagai kasus lama dan kunjungan kasus lama Jumlah kasus lama = kunjungan kasus lama + kasus lama Jumlah kunjungan kasus = kasus baru dan kasus lama

10 SP3 Keluarga : KK beserta anggota keluarga = isteri, anak-anak (kandung, tiri, dan angkat); orang lain yang tinggal dalam 1 rumah Nomor Kode Puskesmas : berdasarkan letak geografis dan jenjang administrasi serta peresmian per SK Bupati atas eksistensinya setelah dibangun

11 SPP di Loket Pendaftaran
 Data : - Sumber data : kunjungan pasien - Data yang dicatat : Identitas pasien; No. RM; Unit yang dituju; Cara pembayaran  Output/ keluaran : - Print out KTPK - Cakupan pasien/ wilayah/ umur/ cara bayar - Mengisi data pasien ke kartu status (RM) : KA (kartu anak); KI (Kartu Ibu); KR (Kartu rawat jalan); Kartu Khusus (Kartu KB, Kartu Kes. Gigi, dll)

12 Cakupan Rawat Jalan Rawat jalan = pelayanan keperawatan kesehatan perorangan, meliputi observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik tanpa tinggal di ruang rawat inap pada sarana kesehatan Cakupan rawat jalan = jumlah kunjungan kasus baru rawat jalan di sarana kesehatan dalam kurun waktu 1 tahun Kunjungan pasien baru = seseorang yang berkunjung ke sarana yankes dengan kasus penyakit baru

13 Cakupan Rawat Jalan Sarana kesehatan = tempat pelayanan kesehatan meliputi : rumah sakit pemerintah dan swasta, puskesmas, balai pengobatan pemerintah dan swasta, praktek bersama dan perorangan Cakupan rawat jalan = jumlah kunjungan kasus baru rajal di sarkes dlm kurun waktu tertentu jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun waktu yang sama X 100%

14 CAKUPAN RAWAT INAP Rawat Inap = pelayanan kesehatan perorangan yang meliputi observasi, diagnosis, pengobatan, keperawatan, rehabilitasi medik dengan menginap di ruang rawat inap pada sarana kesehatan rumah sakit pemerintah dan swasta, serta puskesmas perawatan dan rumah bersalin, yang karena penyakitnya penderita harus menginap Penderita = seseorang yang mengalami/ menderita sakit atau mengidap suatu penyakit

15 CAKUPAN RAWAT INAP Fasilitas pelayanan kesehatan = rumah sakit, milik pemerintah maupun swasta, dan Puskesmas Cakupan rawat inap = jumlah kunjungan kasus baru ranap di sarkes dlm kurun waktu tertentu jumlah penduduk di 1 wilayah dalam kurun waktu yang sama X100%

16 ALUR PROSEDUR PASIEN DI PUSKESMAS
Umum ASKES Jamkesmas Rujukan: pustu, polindes, pusling Dibawa ke : BP umum BP gigi Dokter spesialis KIA PENDAFTARAN Pasien di ruang tunggu sesuai tujuan pemeriksaan Pasien : Ambil obat Pulang Dirujuk ke RS/tingkat sekunder Pasien selesai diperiksa LIHAT

17 Pencatatan Puskesmas 1. Register Rawat Jalan (R.I) = - digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan posyandu (meja 5); kunjungan rumah - pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui - pemegang : perawat/ dokter - kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status); luar gedung langsung pasien (bila tidak ada kartu status)

18 Pencatatan Puskesmas 2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi (R.I.1) : - digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi atau Perawat gigi - sumber data : kartu status kesehatan gigi

19 Pencatatan Puskesmas 3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) = - digunakan : Unit pelayanan KIA di Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan Posyandu (meja 5) - pasien : bumil dan ibu menyusui - Pemegang/ petugas : Bidan / dokter - kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I.2 dalam gedung Puskesmas/ Pustu - sumber data : dalam gedung (Kartu status Bumil/ menyusui); luar gedung (langsung masuk R.I.2)

20 Pencatatan Puskesmas - digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan
4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) = - digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan - pemegang : petugas kesehatan lingkungan 5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (R.IV) = - digunakan : unit PKM - pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM - catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan semua program di Puskesmas (register ini); masing-masing pengelola program membuat buku bantu tentang kegiatan penyuluhan sebelum masuk register

21 Pencatatan Puskesmas 6. Register Imunisasi (R.V) : - digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi- setiap posyandu 1 buku) - pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku) - Pemegang : juru imunisasi/ bidan - catatan : kegiatan masing-masing Posyandu dibuatkan 1 buku, masing-masing untuk balita maupun ibu hamil

22 Pencatatan Puskesmas - digunakan : unit laboratorium Puskesmas
7. Register laboratorium (R.VI) = - digunakan : unit laboratorium Puskesmas - pemegang/ yang mengerjakan : petugas laboratorium - digunakan untuk mencatat kegiatan laboratorium baik aktif maupun pasif (ACD dan PCD)

23 Pencatatan Puskesmas - digunakan : unit obat
8. Register Obat-obatan (R. VII) = - digunakan : unit obat - pemegang : AA / petugas obat - sumber data : kartu status / pengeluaran obat Pustu/ pengeluaran obat luar gedung lainnya/ pengeluaran obat lainnya - catatan : semua pengeluaran/ pemasukan obat baik didalam gedung atau diluar gedung dimasukan dalam register

24 Pencatatan Puskesmas - catatan :
8. Register Obat-obatan (R. VII) = - catatan : untuk memasukan data diperlukan Buku bantu = Buku catatan harian pengeluaran obat (CH 2) Untuk pengeluaran / penerimaan di Pusling/ luar gedung lainnya/ Pustu cukup masukan jumlah obat saja Masing-masing sumber pengadaan obat : Inpres (I), Askes (A), Pemerintah Pusat (P) dan Pemerintah daerah (D), masing-masing dapat dibuatkan 1 buku R.VII atau digabung jadi 1

25 Pencatatan Puskesmas 9. Register Perawatan Darurat Puskesmas (R.VIII) = - digunakan : unit pelayanan darurat (BP) puskesmas; pasien gawat darurat yang perlu pelayanan kesehatan secepatnya - pemegang/ yang mengerjakan : perawat / dokter - untuk pelayanan pasien gawat darurat, dilakukan tindakan medis dahulu, kemudian dilaksanakan kegiatan administrasi

26 Pencatatan Puskesmas 10. Register Rawat Tinggal (R.IX) = - digunakan : unit pelayanan rawat inap di Puskesmas yang melaksanakan kegiatan rawat inap - pasien : semua pasien rawat inap - pemegang : perawat / dokter - sumber data pengisian : kartu status rawat inap (KP 1)

27 Pencatatan Puskesmas - digunakan : Loket
11. Register Catatan Medik (R.X) = - digunakan : Loket - pasien : untuk pasien dengan keluarga yang sebelumnya belum punya nomor indeks (KTPK) - pemegang : petugas loket - catatan : Buku R.X di loket dibuat 2 buah = dalam wilayah dan luar wilayah

28 Pencatatan Puskesmas 12. Register Peran Serta Masyarakat (R.XI) = - digunakan : Unit PKM - kegiatan : pembinaan peran serta masyarakat, seperti pengembangan desa, kader, gizi, pelatihan, dll - pemegang : Petugas PKM - buku R. XI : untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan PSM, dilakukan oleh semua program di Puskesmas maka dicatat di buku register ini; serta semua petugas membuat Buku bantu sebelum dimasukkan dalam buku register ini

29 Pencatatan Puskesmas 13. Register Perawatan Kesehatan Masyarakat (R.XII) = - digunakan : unit pelayanan perawatan kesmas di Puskesmas - pasien : pasien yang perlu tindak lanjut kunjungan rumah/ hasil pengkajian pasien di format asuhan keperawatan - pemegang : Perawat/ bidan/ dokter - sumber data : data kunjungan rumah

30 Pencatatan Puskesmas 14. Register UKS/UKGS, bagi SD/SMP/SMU (R.XIII) = - digunakan : unit UKS/UKGS - kegiatan penjaringan di SD/SMP/SMU - sumber data : buku bantu kegiatan UKS/UKGS; petugas UKS/UKGS agar membuat buku bantu sendiri tentang kegiatan penjaringan di UKS/UKGS sebelum dimasukan dalam Buku Register ini

31 Pencatatan Puskesmas - digunakan : Tata Usaha
15. Register Peralatan (R. XIV) = - digunakan : Tata Usaha - kegiatan : mencatat penerimaan dan penyebaran barang baik medis maupun non medis, juga kendaraan - pemegang : Petugas TU - sumber data : SBBK (Surat Barang Bukti Keluar) / pengiriman barang yang berasal dari pengirim barang baik Pusat, maupun Pemda, atau dari sumber lain yang sah - sebaiknya dibuat Buku register tersendiri untuk peralatan medis, non-medis, dan kendaraan

32 Pencatatan Puskesmas - digunakan : Tata Usaha
16. Register Ketenagaan (R.XV) = - digunakan : Tata Usaha - kegiatan : mencatat data ketenagaan - pemegang/ yang mengerjakan : Petugas tata usaha - sumber data : Surat Pengangkatan/ pemberhentian sebagai pegawai baik PNS, PTT, maupun pegawai tidak tetap lainnya

33 Pencatatan Puskesmas - digunakan : unit Pengobatan (BP)
17. Catatan Harian Data Kesakitan Perdesa (C.1) = - digunakan : unit Pengobatan (BP) - sebagai perantara rekapitulasi data kesakitan dan untuk mengetahui penyebaran penyakit di desa wilayah kerja puskesmas - pemegang : Perawat/ dokter - sumber data : R.I.1 baik dalam gedung maupun luar gedung dan Pustu

34 Pencatatan Puskesmas - digunakan : unit obat (apotik)
18. Catatan Harian Pengeluaran Obat (C.2) = - digunakan : unit obat (apotik) - sebagai perantara untuk merekapitulasi pengeluaran obat perhari sebelum dimasukan dalam R.VII (register obat- obatan) - pemegang : AA/ petugas obat - sumber data : R.I/ R.I.1/ R.I.2 baik dalam gedung maupun luar gedung atau dari Kartu status

35 Pencatatan Puskesmas - digunakan : unit pengobatan (BP)
19. Rekapitulasi Data Kesakitan (K.IV) = - digunakan : unit pengobatan (BP) - sebgai perantara rekapitulasi data kesakitan, yaitu menjumlah kunjungan penyakit pada akhir bulan - pemegang : perawat/ dokter - sumber data : C.1

36 Pencatatan Puskesmas - digunakan : Loket
20. Buku Catatan Harian Kunjungan Pasien - digunakan : Loket - pemegang/ yang mengerjakan : Petugas loket - manfaat : Mengetahui jumlah kunjungan Puskesmas perhari Mengetahui jumlah penerimaan uang restribusi perhari

37 Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program untuk pencatatan hasil kegiatan  registerasi yang berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program dalam pemantauan dan evaluasi Data yang diterima masing-masing pelaksana kegiatan : - Puskesmas (dalam maupun luar gedung); - BP, BKIA swasta - petugas - W1 dan W2 (KLB)  dicatat dalam buku register masing-masing program

38 Mekanisme SP3 3. Masing-masing pelaksana program merekapitulasi data ke lembar transformasi dan dipindahkan ke format laporan SP3 standard 4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim : - koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2: arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II - masing-masing pengelola program terkait di Dati II

39 Mekanisme SP3 5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II dan Dati I) : - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I - pengolahan data dari hasil laporan tingkat Dati II dan untuk pengelola program mengolah data sesuai kebutuhan masing-masing program

40 Frekuensi dan Alur Pelaporan
Laporan dari tingkat Puskesmas ke Dinkes Dati II dengan format standard : a. Laporan bulanan : LB1 (laporan bulanan data kesakitan); LB3 (Laporan bulanan Gizi, KIA, KB, Imunisasi, P2M); LB2/LPLPO (laporan bulanan data obat-obatan); LB4 (laporan kegiatan Puskesmas) laporan tersebut dikirim setiap bulan ke Dinkes Dati II paling lambat tgl 5 bulan berikutnya, untuk laporan dari masing-masing Pustu, BP, KIA swasta paling lambat tgl 2 bulan berikutnya ke pelaksana program di Puskesmas

41 Frekuensi dan Alur Pelaporan
b. Laporan Triwulan : laporan kegiatan Puskesmas yang dilaporkan setiap tanggal 5 bulan berikutnya dari bulan terakhir pada triwulan tsb ke Dinkes Dati II c. Laporan tahunan : dilaporkan paling lambat tgl 5 bulan Januari tahun berikutnya, laporan hanya dibuat satu kali dalam satu tahun