KLASIFIKASI ARSIP & INDEKS ARSIP.

Presentasi berjudul: "KLASIFIKASI ARSIP & INDEKS ARSIP."— Transcript presentasi:

1 KLASIFIKASI ARSIP & INDEKS ARSIP

2 Konsep klasifikasi arsip
Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.

3 UNSUR KLASIFIKASI ARSIP
Kelompok Informasi Arsip Unsure Fungsi Unsure Struktur Organisasi Unsure Masalah Kode Arsip Kode Huruf Kode Angka

4 KONSEP INDEKS ARSIP Menurut Chrisyanti, Indeks adalah daftar atau label yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan abjad dan nomor indeks.

5 JENIS PENULISAN INDEKS
Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu staraigth order dan indexing order. Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order Nama Asli Indeks Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr.Ade Maulana Ade Maulana Rere Agrezta Rere Agrezta Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order: Nama Asli Indeks Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr. Ade Maulana Maulana, Ade Rere Agrezta Agrezta, Rere

6 JENIS PENULISAN INDEKS
Mengindeks Nama Orang 1. Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin 2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara

7 Filling Segment Indexing Order of Unit
2. Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 George R. Terry Terry George R. 2 Liem Swie King Liem Swie King

8 3. Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris 2 Pierre Tendean Tendean Pierre -

9 Filling Segment Indexing Order of Unit
4. Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah nama aslinya/nama jelasnya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus - 2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius

10 Filling Segment Indexing Order of Unit
5. Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 R. Agrezta Agrezta R. - 2 Reza H. Reza H.

11 Filling Segment Indexing Order of Unit
6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama suaminya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny) 2 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia -

12 7. Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar keragaman, gelar kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris 2 dr. R.M Nurrachim Nurrachim (dr. R.M) - 3 Kapten Jono Jono (Kapten)

13 Filling Segment Indexing Order of Unit
8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus 2 I Made Putu Wirawan Wirawan I Made

14 10. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Michael D’ Agostino DAgostino Abdul - 2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope

15 Filling Segment Indexing Order of Unit
10. Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De, La, Della, Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac, Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von, Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Michael D’Agostino DAgostino Michael - 2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope

16 Mengindeks Nama Perusahaan
Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala surat atau merk dagang yang tertulis Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Persatuan Wartawan Indonesia Wartawan Indonesia Persatuan 2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Ikatan 3 PT Pos Indonesia Pos PT

17 Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah popular dengan nama singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis. Jika huruf tunggal, dipisahkan oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama, atau beberap huruf pertama, dari beberapa kata, seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satuunit tanpa tanda baca atau spasi. Kata yang disingkat (lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau spasi. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 MPR M P R 2 UPI - 4 UNPAD

18 Filling Segment Indexing Order of Unit
3. Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Rumah Sakit Hasan Sadikin Hasan Sadikin Rumah Sakit 2 Bandara Husein Sastranegara Sastranegara Husein Bandara 3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng

19 4. Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu unit. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 7 Day Market Seven Day Market 2 Toko 711 Tujuh Sebelas Toko - 3 21 Movie Twenty One Movie

20 5. Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article, prepositions, conjunction, and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam pengindeksnya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 1 A & A Drilling A and Drilling 2 A Clean House Clean House 3 The $ Shop Dollar Shop the

21 Bandara Soekarno-Hatta
6. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Bandara Soekarno-Hatta SoekarnoHatta Bandara - 2 Inter-Asia Services InterAsia Service

22 Kementrian Pendidikan RI
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah 1. Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Kementrian Pendidikan RI Pendidikan RI - 2 Departemen Sosial Sosial Departemen

23 Filling Segment Indexing Order of Unit
2. Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya. Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Kota Bandung Bandung Kota - 2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barar Provinsi