PERENCANAAN SDM Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN SDM Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,"— Transcript presentasi:

1 PERENCANAAN SDM Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Keuntungan perusahaan yang menggunakan perencanaan SDM 1. Integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada. 2. Pemanfaatan SDM yang tersedia dan efektif 3. Persaingan SDM dan sasaran perusahaan masa depan secara tepat guna 4. Hemat secara ekonomi dalam penerimaan para pegawai baru. 5. Memperluas informasi SDM sesuai dengan kegiatan SDM dan unit organisasi lain. 6. Permintaan dalam jumlah besar pada pasar tenaga kerja lokal akan terpenuhi. 7. Koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.

2 Lanjutan… Pengertian Perencanaan SDM
Beberapa hal penting tentang perencanaan SDM, yaitu : 1. Isu SDM adalah hal yang penting dan mendasar dalam perusahaan secara luas. 2. Perencanaan SDM sebagai proses mengenai pembuatan kebijakan baru, sistem, dan program yang menjamin pengolahan SDM dibawah kondisi yang tidak pasti (cepat berubah) 3. Peran staf profesional mengalami perubahan dalam perencanaan SDM, proses tersebut tetap dalam alur aktivitas manajemen yang berhubungan dengan perencanaan bisnis yang sedang berjalan. 4. Peramalan kebutuhan SDM merupakan faktor yang sangat penting dalam rangka mengantisipasi perubahan staf dan keperluan perusahaan. 5. Manajemen kinerja melibatkan perencanaan dan pelaksanaan program untuk memperbaiki produktivitas melalui aktivitas kerja, penilaian dan pengembangan kemampuan karyawan, perencanaan dan penilaian kerja, sera pelaksanaan kompensasi.

3 Lanjutan … Perencanaan SDM yang baik, jika memenuhi beberapa kriteria, seperti : a. Perencanaan SDM berkaitan langsung dengan tujuan yang hendak dicapai perubahaan, karena pada dasarnya sasaran perubahan adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. b. Perencanaan untuk mencapai tujuan yang akan datang c. Perencanan selalu meliputi keputusan tentang kegiatan atau tindakan yang akan dilakukan d. Perencanaan yang memiliki perhitungan yang akurat, teruji, fleksibel, dapat dipertanggung jawabkan, secara periode dievaluasi untuk kemungkinan dilakukan penyesuaian bila diperlukan sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan SDM mencakup dua hal, yaitu : 1. Perencanaan kepegawaian 2. Perencanaan program

4 Lanjutan… Perencanaan SDM adalah menentukan kualifikasi SDM, yang dibutuhkan perusahaan baik dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang termasuk jumlah SDM yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan perusahaan. Perencanaan program menyangkut pemilihan alat SDM yang paling efektif yang terpusat pada kelebihan maupun kekurangan SDM.

5 Lanjutan … Tidak ada manusia, perusahaan, pemerintah atau semakin disadari betapa pentingnya perencanaan SDM bagi perusahaan, sehingga pada dasarnya perencanaan merupakan : 1. Kegiatan berfikir, karena merencanakan berarti mellibatkan diri pada kegiatan konseptual sebelum tindakan dilakukan. 2. Pengambilan keputusan tentang hal-hal yang akan dikerjakan dimasa depan. 3. Meletakan dasar-dasar yang rasional untuk berbagai usaha / kegiatan masa depan dengan tujuan mempengaruhi, mengendalikan perubahan yang diduga akan terjadi. 4. Proses seleksi dan usaha mengaitkan antar fakta dengan asumsi dalam penyusunan program kerja yang dirasakan perlu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 5. Usahakan persiapan yang terarah dan sistematiis tentang berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan. 6. Upaya mencapai tujuan perusahaan secara maksimal serta lelbih menjamin perusahaan dengan tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan pada waktu dan tempat yang tepat.

6 Lanjutan … Syarat-syarat yang harus dipenuhi sehingga perencanaan dapat dikatakan baik : 1. Melalui rencana dapat lebih mempermudah setiap upaya untuk mencapai tujuan perusahaan. Karena sejak penyusunan hingga pelaksanaannya perlu melibatkan semua pihak, rencana hanya sebuah alat dan bukan tujuan. Sebab melalui rencana yang dibuat dengan baik tujuan perusahaan dapat dicapai. 2. Penyusunan perencanaan perlu ditangani oleh ahlinya dengan kemampuan dan pengetahuan yang memadai. 3. Penyusunan perencanaan harus dilaksanakan oleh mereka yang ahli dan pengalaman dibidangnya. 4. Perencanaan yang baik, adalah hasil kombinasi antara top down and bottom up. 5. Perencanaan yang disusun harus didasarkan pada data yang akurat dan telah melalui tahapan uji coba. 6. Perencanaan perlu disertai dengan program kerja atau action plan 7. Perencanaan perllu secara jelas menggambarkan skala prioritas

7 Lanjutan … 8. Perencanaan disusun dengan cara dan bahasa yang sederhana sehingga akan memudahkan dalam pelaksanaannya, terutama bagi mereka yang tidak terlibat dalam penyusunan perencanaan. 9. Perencanaan yang baik adalah fleksibel, sebagai antisipasi atas perubahan, kebijakan pemerintah dan kondisi yang tidak menentu. 10. Dalam penyusunan hendaknya telah diperhitungkan kemungkinan faktor-faktor ketidakpastian. 11. Perencanaan dihitung se realistis mungkin, dengan mengabaikan keinginan-keinginan pihak tertentu. 12. Perencanaan yang disusun adalah rencana yang mungkin dapat dilaksanakan (realistis)

8 Mengapa melakukan perencanaan SDM
Perencanaan merupakan proses mahal yang memakan waktu dan jarang menghasilkan prediksi yang akurat atau pilihan yang benar-benar sempurna, lalu mengapa organisasi masih selalu melakukannya? Perencanaan menghubungkan tindakan dan konsekuensi. Tanpa perencanaan, perusahaan tidak akan mengetahui penilaian mana yang berfaedah, apakah perusahaan sedang berada di jalur yang benar, tindakan mana yang akan mendatangkan hasil yang paling besar, dan bagaimana mengintegrasikan beraneka aktivitas yang berlainan sehingga saling melengkapi satu sama lainnya. Tanpa perencanaan, MSDM dapat menjadi hanya sekumpulan aktivitas yang tidak terintegrasi.

9 Perencanaan mendayagunakan SDM secara lebih efisien dan efektif
Perencanaan SDM haruslah mendahului semua aktivitas manajemen SDM lainnya. Contohnya, bagaimana manajer akan menjadualkan aktivitas rekrutmen tanpa mengetahui seberapa banyak jumlah orang yang dibutuhkan? Bagaimana manajer memilih secara efektif sekiranya mereka tidak mengetahui tipe orang yang dibutuhkan untuk lowongan pekerjaan. Perencanaan menghubungkan SDM dan organisasi. Perusahaan mempunyai tujuan seperti pangsa pasar, pemangkasan biaya, inovasi, reputasi dan layanan bermutu tinggi. Tanpa perencanaan, standar tadi dapat dengan mudah dilupakan ketika mengejar masing-masing aktivitas SDM. Perencanaan membuat para karyawan lebih puas dan berkembang. Para karyawan yang bekerja bagi organisasi yang mengadopsi sistem perencanaan SDM yang baik mempunyai kesempatan yang lebih luas untuk berpartisipasi dalam merencanakan karir mereka dan menjalani bersama pelatihan dan pengembangan.

10 Sifat perencanaan SDM Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dengan memperhatikan kemahiran dan pemanfaatan SDM Perencanaan SDM adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi dan aturan main dari SDM perusahaan Perencanaan SDM merupakan proses yang dirancang untuk menerjemahkan rencana perusahaan dan tujuan ke dalam syarat-syarat pekerjaan baik kualitatif maupun kuantitatif, hal itu dilakukan bersama dengan rencana memenuhi persyaratan jangka pendek dan panjang melalui pemanfaatan SDM, pengembangan SDM, pekerjaan, dan rekrutmen, dan penggunaan sistem informasi.

11 Tekanan ekonomi Perencanaan SDM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor ekonomi 1. Kebijakan ketenagakerjaan nasional, termasuk didalamnya kebijakan upah minimum regional, kebijakan tripartit (pemerintah, pengusaha, dan karyawan), kebijakan ekspor-impor tenaga kerja, program perencanaan ketenagakerjaan nasional, pendidikan dan pelatihan , jaminan sosial ekonomi tenaga kerja, persiapan masa pensiun, dsb. 2. Kebijakan ekonomi nasional, seperti rah pembangunan ekonomi makro dan mikro, kebijakan moniter, fiskal, ekspor-impor, redistribusi aset produksi, akses permodalan, teknologi dan pemasaran, dsb. 3. Otonomi daerah dalam perencanaan pembangunan daerah masing- masing yang berorientasi pada resource based dan keunggulan komperatif spesifik lokal. 4. Pertumbuhan ekonomi, terutama yang menyangkut sektor pertanian dan pemerataan usaha dan pendapatan masyarakat (daya beli) 5. Sistem informasi yang menyangkut jumlah populasi, pasar input dan output, teknologi, dsb. Pasar kerja Kondisi pasar kerja dimaksudkan sebagai wujud terjadinya transaaksi suplai dan permintaan tenaga kerja, tingkat upah, tingkat keahlian, aspek jender, dsb., yang dapat mempengaruhi perencanaan SDM

12 a. Lima penentu suplai tenaga kerja, yaitu : 1
a. Lima penentu suplai tenaga kerja, yaitu : 1. komposisi populasi berdasarkan jumlah usia, jenis kelamin, dan pendidikan 2. permintaan terhadap barang dan jasa 3. sifat teknologi industri 4. tingkat partisipasi angkatan kerja termasuk yang sedang mencari kerja 5. tingkat upah minimum b. Empat penentu pokok permintaan tenaga kerja yaitu : 1. tingkat upah umum 2. tingkat pendidikan dan keterampilan angkatan kerja 3. sifat teknologi produksi 4. kondisi kapasitas produksi dan keuntungan perusahaan c. Kondisi sosial ekonomi masyarakat, misalnya etos kerja, isu jender, kultur, dsb.

13 Perubahan keahlian dan keterbatasan personil
Permasalahan aspek perubahan keahlian dan keterbatasan personil yang mempengaruhi perencanaan SDM suatu perusahaan meliputi: a. Lemahnya arah program pendidikan nasional yang kurang berorientasi pada kebutuhan pasar b. Tingkat pengetahuan dan keahlian, lulusan banyak yang belum memadai sehingga kalaupun diterima, perusahaan harus melatih ulang, baik dengan melakukan sendiri maupun dengan mengirim karyawan ke lembaga pelatihan tertentu. c. Perusahaan kekurangan tenaga ahli perencanaan SDM, khususnya yang mampu melakukan perkiraan dan prediksi perkembangan angkatan kerja berdasar jenjang pendidikan dan jenis kelamin, dan dikaitkan dengan kebutuhan perusahaan d. Pasar kerja mengalami kelebihan suplai karena sedang terjadi krisis ekonomi.

14 Manfaat Perencanaan SDM
Penggalakan perilaku proaktif ketimbang reaktif Menjadi proaktif berarti melihat kedepan dan mengembangkan visi dimana perusahaan ingin berdiri serta bagaimana perusahaan dapat mendayagunakan SDM supaya dapat tercapai. Misalnya, perusahaan teknologi tinggi sangat tergantung pada pengetahuan dari kalangan ilmuwan, para ahli dibidangnya. Komunikasi eksplisit tujuan perusahaan Perencanaan SDM dapat membantu perusahaan membuat sasaran strategik terfokus pada pemanfaatan tenaga berbakat keterampilan khususnya. Stimulasi pemikiran kritis dan pemeriksaan asumsi yang berkesinambungan. Para manajer acapkali tergantung pada pandangan dan pengalaman pribadi mereka ketika memecahkan masalah dan mengambil keputusan bisnis. Identifikasi kesenjangan situasi sekarang dan visi masa depan Perencanaan SDM dapat mengidentifikasi perbedaan antara “dimana posisi kita saat ini” dan “dimana posisi kita seharusnya”

15 Penggalakan partisipasi manajer lini.
sebagaimana aktivitas MSDM lainnya, perencanaan SDM akan bernilai kecil, kecuali manajer lini dilibatkan dalam proses perencanaan. Identifikasi kendala dan peluang SDM SDM memainkan peran utama dalam keberhasilan atau kegagalan akhir dari setiap rencana bisnis strategik. Pembentukan ikatan bersama Rencana SDM yang disusun dengan baik yang melibatkan semua lapisan organisasi dapat membantu perusahaan menciptakan rasa memiliki nilai-nilai pengharapan bersama.

16 Kapan dilakukan perencanaan SDM
Pada umumnya, organisasi menyusun perencanaan utama sekali dalam setahun, namun modifikasi dapat dilakukan atas masuknya informasi baru sepanjang tahun. Umpamanya, merosotnya kinerja bisnis yang tidak terduga sebelumnya akan mengindikasikan bahwa rencana rekrutmen dalam waktu dekat harus dikaji ulang. Tantangan perencanaan SDM Mempertahankan keunggulan kompetitif; setiap keunggulan kompetitif yang dinikmati oleh organisasi cenderung berjangka pendek, karena perusahaan lain mungkin saja akan menirunya. Mendukung seluruh strategi bisnis; penyusunan strategi SDM untuk mendukung seluruh strategi bisnis merupakan tantangan karena berbagai sebab berikut ini : - manajemen puncak tidak selalu mampu manjabarkan secara jernih apa strategi bisnis perusahaan. - kemungkinan terdapat ketidakpastian atau ketidak setujuan terhadap strategi SDM yang harus diterapkan untuk menunjang seleruh strategi bisnis. Dengan kata lain jarang kelihatan bagaimana strategi SDM akan memberikan andil bagi pencapaian tujuan organisasional. - Perusahaan besar mungkin memiliki unit-unit bisnis yang berbeda, dengan strategi bisnisnya masing-masing.

17 Menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah harian
Beberapa manajer mencurahkan sebagian besar perhatian mereka pada masalah yang mendesak, mereka jarang mempunyai waktu untuk memfokuskan diri pada perspektif jangka panjang. Maka dari itu, tantangan terbesar perencanaan SDM adalah menarik orang-orang supaya kembali mmelihat gambaran yang menyeluruh. Menyusun strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik unik organisasi Tidak ada dua perusahaan yang benar-benar identik, perusahaan-perusahaan berbeda dalam hal sejarah, kultur, gaya kepemimpinan, teknologi, dll. Kuat kemungkinan bahwa strategi atau program SDM yang tidak terbentuk dengan karakteristik organisasional akan gagal. Menanggulangi perubahan lingkungan Tidak ada dua perusahaan yang berkiprah didalam lingkungan yang identik, beberapa perusahaan mesti mengatasi perusahaan yang cepat, seperti halnya dalam industri komputer; yang lainnya berkecimpung didalam pasar yang relatif stabil.

18 Menghubungkan perencanaan SDM dengan perencanaan strategik
Perencanaan SDM menjadi penghubunga antara lingkungan organisasi dan MSDM. Melalui proses perencanaanlah maka perubahan arah strategi organisasi, kondisi keuangan, dan beragam varian teknologi diintegrasikan kedalam berbagai keputusan SDM. Perencanaan strategik Rencana strategik normalnya berjangka panjang, antara 3 tahun atau lebih. Rencana strategik mencakup keputusan besar mengenai arah perusahaan yang akan diambil serta strategi yang akan diterapkan. Tingkatan perencanaan strategik Tingkat perencanaan operasional memiliki perspektif jangka menengah, dan bertalian dengan program tertentu yang direncanakan , jenis dan jumlah karyawan yang dibutuhkan, struktur organisasi, suksesi dan pengembangan manajemen, disamping rencana tertentu untuk menerapkan rencana strategik.

19 Pengendalian dan evaluasi perencanaan SDM
Pengendalian dan evaluasi merupakan ciri yang penting dari setiap sistem perencanaan, namun keberhasilan seluruh organisasi dalam mencapai tujuan SDM tidaklah terjadi melalui upaya yang serampangan. Tujuan kuantitatif membuat proses pengendalian dan evaluasi lebih obyektif dan mengukur penyimpangan dari rencana secara lebih akurat Kelebihan informasi kuantitatif adalah bahwa informasi ini menyoroti bidang masalah potensial dan dapat menyediakan basis untuk diskusi konstruktif terhadap persoalan. Dalam situasi semacamini, perencanaan SDM haruslah mencoba menilai hal-hal berikut 1 sejauh mana perencana menyikapi masalah dan peluang SDM serta memberikan prioritas yang wajar terhadap hal itu 2. kualitas hubungan kerja mereka dengan staf spesialis dan manajer lini yang memasok data dan memanfaatkan hasil perencanaan SDM 3. sejauh mana para pengambil keputusan, dari manajer lini yang mengangkat karyawan sampai manajer puncak yang menyusun strategi bisnis jangka panjang, menggunakan prediksi, rencana, dan rekomendasi dari perencanaan SDM. 4. nilai perencanaan SDM yang dirasakan diantara para pembuat keputusan, apakah mereka menganggap bahwa informasi yang disediakan oleh perencana SDM berfaedah untuk pekerjaan mereka.

20 Dampak SDM terhadap Perencanaan SDM
Kemampuan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan strategiknya dipengaruhi oleh dua faktor SDM. Faktor dasar dari SDM adalah 1. biaya ekonomis 2. kapasitas untuk beroperasi secara efektif Biaya ekonomis Biaya tenaga kerja merupakan biaya yang signifikan bagi banyak organisasi. Biaya modal, perlengkapan, dan bahan baku semakin sulit dikendalikan karena kelangkaannya dan inflasi. Dengan demikian kendali atas banyaknya karyawan, kompensasi, dan tunjangan menyita perhatian manajemen. Kapasitas untuk beroperasi secara efektif Bakat dan upaya SDM memiliki imbas riil terhadap produktivitas, efektivitas organisasional, kompetensi manajemen, stabilitas organisasional, hubungan eksternal, adaptasi terhadap perubahan, serta perubahan lainnya yang mendukung tujuan strategik perusahaan.

21 Keterkaitan antara rencana strategik perusahaan dan keseluruhan fungsi MSDM
Rencana strategis SDM menyeluruh Perencanaan SDM strategis Fungsi-fungsi MSDM

22 Ukuran fokus dalam perencanaan SDM
Sempit Menengah Luas Rekrutmen Seleksi Rekrutmen Seleksi Pelatihan pengembangan Rekrutmen Seleksi Pelatihan pengembangan Sistem imbalan Sistem informasi SDM Keamanan Kesehatan Penilaian