STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Presentasi berjudul: "STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR"— Transcript presentasi:

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

2 PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 35 TAHUN 2012
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

3 PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 18-A TAHUN 2014
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

4 PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 27-C TAHUN 2016
KEDUDUKAN SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS FUNGSI DAN TATA KERJA PERANGKAT DAERAH KOTA SURAKARTA

5 S O P SALAH SATU BAGIAN DARI PERWUJUDAN IMPLEMENTASI REFORMASI BIROKRASI SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan sebagai sebuah tindakan baku. SOP akan menggambarkan secara detail cara organisasi beroperasi (bekerja). SOP mewujudkan kinerja pemerintah yang optimal Hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

6 MENGAPA SOP PENTING? Pengembangan misi organisasi;
Pengembangan misi organisasi; Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan; Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan. Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.

7 TAHAPAN PENYUSUNAN SOP
PERSIAPAN IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SOP ANALISI KEBUTUHAN SOP PENULISAN SOP VERIFIKASI DAN UJICOBA SOP PELAKSANAAN SOSIALISASI PELATIHAN PEMAHAMAN MONITORING DAN EVALUASI

8 PEDOMAN Prinsip Jenis SOP Efisiensi dan Efektifitas
Kejelasan dan Kemudahan Keselarasan Dinamis Kepatuhan Hukum, dan Kepastian Hukum Jenis SOP SOP Teknis SOP Administratif TAHAPAN SOP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja Penyusunan SOP sebagaimana dimaksud dilakukan melalui tahapan penyusunan sesuai pedoman penyusunan SOP

9 Identifikasi Kebutuhan SOP Analisis Kebutuhan SOP
PEDOMAN Persiapan Membentuk TIM Pembekalan TIM Menyusun rencana tindakan dan sosialisasi Melaksanakan tahapan penyusunan SOP, menyusun rencana pelaksnaan dan sosialisasi kegiatan masing2 SKPD Identifikasi Kebutuhan SOP Mengidentifikasi Kebutuhan SOP sesuai Tupoksi SKPD Menurut Tingkatan Unit Kerja sesuai Struktur Organisasi Analisis Kebutuhan SOP Menganalisis hasil inventarisasi SOP

10 Penulisan & Penyusunan SOP
PEDOMAN Syarat dan Kriteria Mengacu Pada Perundang-Undangan Ditulis dengan jelas, rinci dan benar Memperlihatkan SOP lainnya Dapat dipertanggungjawabkan Penulisan & Penyusunan SOP Disusun Berdasarkan Format, Nama dan Kode Nomor SOP Sesuai Lampiran Pedoman Penyusunan SOP Dikoordinasikan oleh Sekretaris SKPD atau Pejabat yang membidangi Ketatausahaan Pelaksanaan Telah melalui proses verifikasi , uji coba dan penetapan Adanya dukungan sarana dan prasarana SDM sesuai kualifikasi Telah disosialisasikan dan didistribusikan Mudah diakses dan dilihat

11 Pengawasan Pelaksanaan Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan SOP
PEDOMAN Pengawasan Pelaksanaan Atasan Langsung Melakukan Pengawasan pelaksanaan SOP Pengawasan pelaksanaan dilaporkan kepada kepala SKPD setiap triwulan Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan SOP SOP yang diberlakukan perlu dikaji ulang min. sekali dalam 2 tahun Pelaporan Hasil pelaksanaan SOP pada SKPD dilaporkan kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Hasil pelaksanaan SOP pada Pemerintah Kota Surakarta dilaporkan kepada Gubernur Jawa Tengah serta Menteri Dalam Negeri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri

12 FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA OPD STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ALAMAT KANTOR SKPD

13 INFORMASI PROSEDUR YANG AKAN DISTANDARKAN
PEMERINTAH KOTA SURAKARTA Nomor SOP : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Pengesahan : Disahkan Oleh : KEPALA SKPD Nama Pangkat Nip Unit Kerja Nama SOP : Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Keterkaitan Peralatan /Perlengkapan Peringatan Pencatatan dan Pendataan

14 URAIAN PROSEDUR No Uraian Pelaksanaan Mutu Baku Ket Pelak-sana 1
Persyaratan/kelengkapan Waktu Output 1 2 3 4 5 6 7 8 9

15 SIMBOL – SIMBOL

16 SIMBOL – SIMBOL

17 SIMBOL – SIMBOL

18

19 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
Format SOP terdiri dari 3 bagian : 1. Halaman Judul ditulis dengan huruf KAPITAL 2. Informasi prosedur yang akan distandarkan 3. Kegiatan/Uraian prosedur yang dilengkapi dengan simbol – simbol yang sudah ditentukan Bentuk page layout orientasi : landscape Tidak ada spasi/jarak antara bagian atas dan bagian bawah pada informasi prosedur yang akan distandarkan Tulisan di bawah Logo Pemkot Surakarta : 1. OPD : Di bawah Logo Hanya tulisan PEMERINTAH KOTA SURAKARTA, nama OPD ditulis di baris bawahnya sejajar dengan nama SOP di tengah, ditulis dengan huruf KAPITAL 2. Unit Kerja dari OPD : Di bawah Logo tertulis PEMERINTAH KOTA SURAKARTA dan dibawahnya langsung nama OPD, Nama Unit Kerja ditulis di bariw bawahnya sejajar dengan nama SOP di tengah, ditulis dengan huruf KAPITAL

20 Dasar Hukum : disesuaikan dengan dasar hukum yang berlaku secara teknis di OPD terkait sehubungan dengan pekerjaan yang akan distandarisasikan Kolom Keterkaitan boleh ada boleh tidak tergantung ada/tidak SOP yang terkait/berhubungan dengan SOP yang akan distandarisasikan jika ada keterkaitan ditulis urut angka Kolom Peringatan : 1. Kemungkinan resiko yang akan timbul ketika SOP dilaksanakan/tidak dilaksanakan 2. Peringatan indikasi permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika SOP dilaksanakan dan dampak yang mungkin timbul 3. Penjelasan cara mengatasi resiko, masalah dan dampak yang mungkin muncul 4. Pencapaian waktu SOP dalam kondisi normal (harus ditulis) 5. Ditulis urut angka

21 Nomor SOP (Lampiran II Perwali No. 18-A Tahun 2014) :
Singkatan OPD/BID_singkatan bidang/SKI_singkatan seksi/No. SOP Singkatan OPD/SEKRET/SBD_singakatan nama subbagian/No.SOP Singkatan OPD/UPT_singkatan nama UPT/No.SOP Tanggal Pembuatan : diisi pada saat SOP dibuat pertama kali; bisa dilakukan uji coba beberapa kali jika sudah benar maka disahkan Tanggal Revisi : diisi pada saat SOP direvisi setelah pengesahan dan dijalankan jika ada revisi dengan diberi kode angka,misal Belum pernah direvisi diisi angka 00 Pernah direvisi 1 kali diisi : tanggal revisi (01) dst revisi terjadi karena adanya aturan baru, penyesuaian dll Tanggal Pengesahan : diisi pada saat SOP disahkan dan ditandatangani oleh Kepala OPD Kolom tanda tangan Kepala OPD berada di tengah; kemudian nama kepala OPD diberi garis bawah, pangkat dan NIP

22 Nama SOP : diisi dengan nama prosedur yang akan distandarisasikan menggunakan huruf kapital di awal kata Kualifikasi Pelaksana : cukup ditulis kualifikasi pelaksana tanpa tambahan kata-kata lain karena sudah menunjukkan kompetensi yang dibutuhkan; didata secara urut angka Peralatan/Perlengkapan : daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan ditulis secara urut angka Pencatatan dan Pendataan : hal-halyang perlu didata, dicatat atau diparaf setiap pegawai yang berperan ditulis secara urut angka

23 Kegiatan / Uraian Prosedur : Kolom dibuat sesuai Petunjuk di Perwali no. 18 – A tahun 2014
1. Kolom Program/Uraian prosedur ditulis Uraian 2. Kolom Pelaksana diurutkan mulai dari pelaksana terendah ke tertinggi 3. Kolom mutu baku yang terdiri dari kelengkapan, waktu dan output diisi pada setiap tahap pelaksanaan pekerjaan; tidak boleh kosong, pengecualian untuk keterangan menyesuaikan Perhatikan simbol-simbol yang digunakan diawal dengan mulai dan diakhiri dengan selesai Perhatikan simbol garis alir dan garis putus-putus; tidak perlu ada keterangan kata pada garis-garis tersebut Perhatikan simbol arsip manual/file jika ada pengarsipan/penyimpanan data/file

24 TERIMA KASIH