KORESPONDENSI SURAT DINAS.

Presentasi berjudul: "KORESPONDENSI SURAT DINAS."— Transcript presentasi:

1 KORESPONDENSI SURAT DINAS

2 DASAR HUKUM UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Perka ANRI No. 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Permenristekdikti No. 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Surat Edaran Sekretaris Universitas Airlangga No perihal Surat Edaran No.

3 Pengertian Korespondensi adalah kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau organisasi Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan

4 Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien
Objektif bukan subjektif Sistematis susunan isinya Singkat, tidak bertele-tele Jelas, dari siapa, tentang apa Lengkap isinya Sopan Wujud pisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya).

5 Contoh bagan surat block style

6 KEPALA SURAT Bentuk Lurus penuh LOGO
Nomor : Tanggal , Lampiran : Hal : Yth. ………………………… ……………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………..... ………………………………………………… …… Kalimat Pembuka …………………………………………..... ……………………………………………………… Isi Surat………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………Kalimat Penutup …………………………………………………………………..... Jabatan Tandsa Tangan Nama Tembusan :

7 Bagian-bagian surat Kepala surat Kop Surat Nomor surat Tanggal surat
Lampiran Hal / perihal Alamat tujuan 2. Isi surat Kalimat pembuka Isi surat Kalimat penutup 3. Penutup surat dinas Nama Jabatan Tanda tangan Nama Pejabat NIP Tembusan

8 UNIVERSITAS AIRLANGGA
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS AIRLANGGA Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) , , , Fax (031) 4,5 cm ½cm Tebal 2,5 pt KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS AIRLANGGA FAKULTAS FARMASI Kampus B Jl. Dharmawangsa Dalam Surabaya 60286 Telp. (031) Fax (031) Time New Roman 14 Time New Roman 14 Time New Roman 12

9 2. Jenis Ukuran Huruf, Jarak Spasi, Margin & Kata Penyambung
Jenis huruf pada kop Surat Dinas adalah Times New Roman ukuran 14 dan 12 pt. Jenis huruf pada surat dinas adalah Times New Roman ukuran 12 pt Jenis dan Ukuran Huruf Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian, estetika jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan JARAK SPASI ruang tepi atas: 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah Dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Batas/Ruang Tepi

10 NAMA LENGKAP TANPA GELAR
Paraf dan Tanda Tangan PARAF Naskah Dinas sebelum ditandatangani konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya Naskah Dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar paraf pejabat yang berada 1 (satu) tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penanda tangan (a) paraf pejabat yang berada 2 (dua) tingkat di bawah pejabat penanda tangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penanda tangan (b) NAMA JABATAN, Ttd. NAMA LENGKAP TANPA GELAR a b

11 TANDA TANGAN RUANG TANDA TANGAN
ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir ruang tanda tangan sekurang-kurangnya tiga spasi jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah 3 cm sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang

12 MEDIA/SARANA NASKAH DINAS
KERTAS SURAT Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram Naskah Dinas arahan menggunakan kertas F4; Naskah Dinas korespondensi menggunakan kertas A4 Naskah Dinas khusus menggunakan kertas A4

13 TINTA Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna biru atau ungu.

14 GARIS KEWENANGAN Atas Nama (A.N) Jika pejabat memberikan kuasa
Untuk Beliau (U.B) Jika Pejabat yang diberi Kuasa memberikan Kuasa lagi Pelaksana Tugas (Plt.) Jika Pejabat yang berwenang Belum Ditetapkan Pelaksana Harian (Plh.) Jika Pejabat yang berwenang tidak berada di tempat Garis Kewenangan

15 KEWENANGAN PENANDATANGAN
jenis keterangan Atas Nama (a.n.) Digunakan jika pejabat yang menandatangani Naskah Dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang, tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Untuk Beliau (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya Pelaksana Tugas (Plt.) apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut, Sifat sementara, bertanggungjawab atas naskah dinas yg ditandatangan. Pelaksana Harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.

16 Contoh penulisan tanggal surat
Jakarta, 28 Okt. 1987 Bandung, ‘87 28 Oktober 1987

17 Contoh: Nomor: 35/UN3/KP/1997 Keterangan: 35 - nomor urut surat keluar
UN3 – Kode Unit Kerja dan Penanda tangan surat KP - Klasifikasi masalah surat tahun surat dikirim

18 Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis pemisah.
SURAT KETERANGAN Nomor: SK/45/II/1994 SURAT TUGAS Nomor: 32/ST/III/1994

19 Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:
Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun. Nomor:32421/F8/UI.5/ Nomor: 3245/F8/UI.5/1987 No:32421/F8/UI.5/ No /F8/UI.5/1987

20 Lampiran : Dua eksemplar
Contoh : Lampiran : satu berkas Lampiran : dua eksemplar Lampiran : seratus dua eksemplar Lampiran : Satu berkas Lampiran : Dua eksemplar Lamp : 102 eksemplar

21

22

23

24 11. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.

25 12. Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.

26 13. Inisial