PENDAMPINGAN POKJA ADMINISTRASI MANAJEMEN DINAS KESEHATAN KOTA BOGOR Jl. KESEHATAN No. 3 TANAH SAREAL TELP

Presentasi berjudul: "PENDAMPINGAN POKJA ADMINISTRASI MANAJEMEN DINAS KESEHATAN KOTA BOGOR Jl. KESEHATAN No. 3 TANAH SAREAL TELP"— Transcript presentasi:

1 PENDAMPINGAN POKJA ADMINISTRASI MANAJEMEN DINAS KESEHATAN KOTA BOGOR Jl. KESEHATAN No. 3 TANAH SAREAL TELP. 0251.8331753

2 KEDUDUKAN POKJA ADMEN Sebagai Pokja Leader dalam menunjang penyelenggaraan Puskesmas Dalam struktur Tim Akreditasi bertanggungjawab langsung ke Ketua Tim Akreditasi/Tim Mutu dan bersama- sama meninjau Manajemen Puskesmas, termasuk peningkatan Mutu

3 TUGAS POKJA ADMEN Berkaitan dengan Akreditasi, menyiapkan bukti telusur untuk Bab I, II dan III dengan tetap mengintegrasikan kepada bab IV sd IX, pembagian penanggung jawab BAB hingga EP Di luar akreditasi, lebur ke pekerjaan masing- masing dengan tetap memperhatikan manajemen puskesmas dan peningkatan mutu (setelah proses akreditasi dari persiapan hingga survei selesai, maka Pokja Admen menjelma menjadi kelompok penunjang administrasi dan manajemen puskesmas)

4 KUNCI KEBERHASILAN POKJA ADMEN Memegang Komitmen Bekerja terintegrasi Memahami seluruh penyelenggaraan Puskesmas, baik Program Umum, Program luar gedung dan Program dalam gedung (pelayanan)

5 PERSIAPAN AWAL POKJA ADMEN Siapkan aturan terkait standarisasi Puskesmas Siapkan Tata Naskah (Pedoman Tata Naskah Puskesmas), acuan Perwali 33/2016 dan aturan lain tentang Tata Naskah terbaru Siapkan Seluruh staf puskesmas Siapkan POKJA ADMEN Siapkan pendukung (Tampilan, Sistem, Dokumen/dokumentasi) Penting  Siapkan Anggaran dan Printer+Kertas sebanyak banyaknya

6 PERAN MENGELOLA DOKUMEN Pastikan menggunakan pedoman Akreditasi Terbaru Penomoran Dokumen : No urut/Koding/PKM/02/2017 Alur Pembuatan Dokumen : Unit/Program→ Tim Mutu (bahasa dan tata tulis/cek ulang/cek duplikasi)→Pengesahan→ Penomoran→Pencatatan dalam register→Penyerahan pada pengusul/Penggandaan →Distribusi dok terkendali→ Sosialisasi Master dokumen ada di TU Siapkan SK Penetapan Kategori Puskesmas, Ijin Operasional dan SK yang berhubungan Penyusunan Identifikasi kelengkapan dokumen di setiap Elemen Penilaian

7 PERSIAPAN SELANJUTNYA MEMAHAMI PENYELENGGARAAN PUSKESMAS Memahami Manajemen Puskesmas (P1, P2, P3 dan D) Memahami siklus Manajemen, mencakup PTP (RUK, RPK dan Renja 5 Tahun) dan penyelenggaraan Sebagai pengendali dokumen (membuat SK Tata Naskah dan Pengendali dokumen) Merekap dan menyimpulkan hasil kegiatan Pokja UKM dan UKP, terutama yang berhubungan dengan kegiatan Puskesmas secara administratif (termasuk survei kebutuhan dan harapan masyarakat, survei kepuasan pelanggan, SMD, MMD) Memenuhi semua persyaratan dalam EP Bab I, II dan III

8 PENYELENGGARAAN PUSKESMAS P1 (Perencanaan) Data : Top Down, Bottom UP dan Horisontal P2 (Pelaksanaan) : Bukti Pelaksanaan P3 (Pengawasan) : Bukti evaluasi, rekomendasi dan tindak lanjut D (Dukungan) : Bukti penyelesaian didukung oleh Dinas Kesehatan

9 BUKTI PENYELENGGARAAN PUSKESMAS Dalam akreditasi  Bukti Telusur Bukti : 1.Sistem 2.Fisik (tata graha) 3.Dokumen 4.Dokumentasi

10 1. SISTEM DI PUSKESMAS Sistem di Puskesmas mencakup teknis yang berlangsung di Puskesmas dengan 5 M, yaitu : 1.Man = Pelaksana, SDM harus memiliki kompetensi, memahami uraian tugasnya, mengenal lingkungan kerjanya (harus ada orientasi sebelumnya), bekerja secara profesional dengan  5 S (Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun) 2.Money = Pengelolaan Keuangan dan Penganggaran, harus tertata rapi, dengan perencanaan yang matang, mengikuti aturan yang baku (akuntansi)

11 1. SISTEM DI PUSKESMAS 3.Material = Obat-obatan dan bahan habis pakai (BHP) tersedia cukup, memenuhi kebutuhan pasien, aman dan jelas pengelolaannya 4.Methode = Pelaksanaan kegiatan mengikuti alur yang sudah tersusun standar, mulai dari Struktur organisasi, pembagian peran masing-masing Karyawan 5.Machine = Sarana, Prasarana, Alat Kesehatan dikelola dengan baik, dari segi perencanaan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan dan pemusnahan/pengembalian

12 2. FISIK/TATA GRAHA PUSKESMAS Fisik  tampilan Puskesmas, bukan melihat besar kecil, luas sempit atau megahnya Puskesmas, tetapi Tampilan yang kondusif yaitu aman dan nyaman baik bagi karyawannya maupun bagi pelanggannya (pasien) serta masyarakat di sekitarnya Penataan ruangan, barang harus mengikuti  5 R (Rapi, Resik, Ringkas, Rawat, Rajin) Hindari barang-barang tidak perlu Ada petunjuk ruangan, ada penunjang keamanan

13 3. DOKUMEN Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan akreditasi FKTP adalah bagaimana mengatur sistem pedokumentasian dokumen Dokumen harus dibuat terstruktur rapi, disusun dengan pemetaan dokumen yang baik (ingat 5 R lagi) dipahami dan dikuasai Dalam akreditasi, penting disusun sesuai Elemen Penilaian

14 4. DOKUMENTASI Visual : Dokumen pembuktian kegiatan, pernyataan, foto-foto, video, tanda, penghargaan, sertifikat, CD/DVD dsb Audio : Rekaman, CD/DVD dsb

15 DOKUMEN PUSKESMAS DIBAHAS DALAM PRESENTASI PEMBUATAN DOKUMEN AKREDITASI Kebijakan (jika sudah disepakati data dan dasar kegiatan) KAK Undangan Absensi Notulensi yang menceritakan seluruh masukan saat rapat Hasil Rapat yang berisi uraian rapat secara terstruktur dan memuat : – Analisis dan Rekomendasi – RTL – Tindak Lanjut (waktu closing rekomendasi - tanggal) – Monev/rencana Monev TIPS  UANG (undangan, absensi, notulen, gambar)

16 ESENSI TIAP BAB ADMEN DIBAHAS DALAM PRESENTASI ESENSI BAB I, II, III Perlu dipahami esensi setiap Bab ADMEN, yaitu Bab I, Bab II dan Bab III Tujuannya agar dapat memenuhi semua syarat/bukti telusur yang diminta oleh tiap elemen penilaian sesuai dengan yang dimaksud dan selengkap-lengkapnya (yang disediakan puskesmas, sesuai arahan Tim Pendamping dan sesuai dengan harapan surveior)

17 PEMAHAMAN TAMBAHAN Manajemen Puskesmas  Permenkes No. 44/2016 Tentang Manajemen Puskesmas Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga (PIS PK)  Permenkes No. 39/2016 Tentang Pedoman PIS PK Aplikasi Sarana Prasarana dan Alat Kesehatan (ASPAK)  www.aspak.net

18 HATUR NUHUN