Evaluasi dan Sinkronisasi E-Office

Presentasi berjudul: "Evaluasi dan Sinkronisasi E-Office"— Transcript presentasi:

1 Evaluasi dan Sinkronisasi E-Office
Sekretariat Universitas 16 Desember 2017

2 Universitas Airlangga
Perjalanan E-Office Central file Unit kerja Ruang ??? KIRIM TERIMA DIGUNAKAN Seleksi dan penilaian JRA CAPTURE (Ambil) PENCIPTAAN Berkas (Aktif) In-aktif Musnah Pindah DIKIRIM KE ARSIP Dinilai ulang Unit Kearsipan Fakultas / Universitas Pindah Pusat Arsip Universitas Airlangga INVENTORI ARSIP SAGA

3 Road Map Produk Hukum (Universitas/Fakultas)
WeboMatric 2020 Dokumentasi dan Repositori Universitas 2019 Produk Hukum (Universitas/Fakultas) 2018 Integrasi Arsip Digital dan KIP (akses publik) Akuisi Arsip, Central File dan Arsip Digital 2017 Road Map Pembenahan SDM, SARPRAS dan Sistem 2016 Dokumen Universitas/Direktorat/Fakultas (Digital Archive 10 Tahun Terakhir)

4 Monitoring Perjalanan Surat
e-Office Fitur forward Fitur notice (SMS –Srt Amat Segera) Monitoring Perjalanan Surat Semua Unit, Lembaga, Pusat, RSUA, Fakultas, Direktorat dan Rektorat telah menggunakan e-office

5 (Schedule Rapat, Tugas)
Versi Me-Office Versi Mobile (10 November 2016) Agenda (Schedule Rapat, Tugas) Inbox Internal (Disposisi, Memo) Inbox Eksternal (Disposisi, Memo) Monitor Surat Masuk (Disposisi, Memo)

6 Alur Surat (Statuta) Nomor Surat dan TTD surat yang bisa keluar (ekternal) hanya level Dekanat (Pejabat Eselon II) Organ dibawah Fakultas tidak boleh berikirim surat (eksternal) MEMO : Digunakan untuk komunikasi internal

7 Permasalahan Nomor Tandon Hak Akses Pengambilan Nomor
Kelengkapan File (60%) sehingga Retrieval Surat ( ZONK) TataNaskah yang tidak seragam

8 Sinkronisasi dgn Saga Dibuatkan Report Rekapitulasi guna pemberkasan fisik Dibuatkan Export file excell dan berita acara srah terima ke Record Center Fakultas Difasilitasi Import file excel ke SAGA