Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.

Presentasi berjudul: "Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd."— Transcript presentasi:

1 Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.
ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. , (WA) 16 February 2019

2 BIODATA RIWAYAT NARASUMBER
Workshop Pembentukan Record Center di IPB 2013 Workshop pengembangan SDM Kearsipan 2014 Workshop Penyusunan POB Kearsipan 2014 Diklat Tata Persuratan dan Kearsipan di IPB 2015 Bimtek Finalisasi JRA di Universitas Brawijaya, 2015 Bimtek di PT Migas 2015 Bimtek Pengelolaan Arsip Vital di ANRI 2015 Pelatihan Kearsipan di IAIN Rd Intan Lampung 2016 Bimbingan Penyusunan NSPK di UPI Bandung 2016 Fasilitasi Mitra Kerja Bidang Kearsipan di BPAD Yogya 2016 Bimtek Pengelola Kearsipan di DAPD Kab. Bogor 2017 Workshop Pedoman PAD di STIE Kesatuan Bogor 2017 Workshop Kearsipan di Universitas Negeri Lampung 2017 Workshop Kearsipan di Unikom Bandung 2017 Bimtek PAD Unsyiah Aceh di IPB Bogor 2017 Bimtek Kearsipan di UPI Bandung 2017 Workshop Pengisian SKP di IPB 2017 Penguatan Tenaga Arsiparis di Unimed Medan 2017 Pelatihan Kearsipan di PT Angkasa Pura I di Jkt (AAI) 2017 Seminar Nasional Jabatan Fungsional 2018 Seminar Kearsipan untuk guru SMK Kab Bogor 2018 Bimtek penyusutan arsip di Dept Biokim FMIPA IPB 2018 Sosialisasi sistem SKP di Dinas Arsip Kab Sukabumi 2018 Bimtek penggunaan JRA di UNILA 2018 Workshop Pemberkasah di Poltekneg Jakarta 2018 Bimtek Pemberkasan di OJK Jakarta (AAI) 2018 Diklat Pengelolaan Arsip Aktif di GSSI Bogor 2018 Sosialisasi Perka 4 dan di Pemda Kab Smi 2018 Sosialisasi penggunaan JRA di BEKRAF Jakarta 2018 Penguatan kapasitas arsiparis Badiklit Kemsos 2018 Bimtek arsip inaktif YPPK – AAI Jakarta 2018 NIP : , Pembina, IV/a Jabatan : Arsiparis Madya / Kasubbag Layanan Arsip & Pembinaan Kearsipan TTL : Lebak, 22 Nopember 1967 RIWAYAT PENDIDIKAN S1 FATETA IPB, Jur. Mekanisasi Pertanian 1991 S2 UNPAK Bogor, Administrasi Pendidikan 2016 S3 UNPAK Bogor, Manajemen Pendidikan (Sem 4) RIWAYAT PEKERJAAN Kabid LAPK 2014 – sekarang Wakil Sekjen AAI 2016 – sekarang Direktur LDP – AAI 2017 – sekarang Kepala SMPIT An Naba 2017 – sekarang Ketua Forum Pengelola Arsip IPB sekarang RIWAYAT PRESTASI Pegawai Administrasi Umum ke 1 tingkat IPB, 2011 Arsiparis Berprestasi ke 1 tingkat IPB, 2014, 2015 Arsiparis Teladan ke 3 tingkat nasional 2016 Arsiparis Teladan ke 1 tingkat nasional 2017 RIWAYAT SERTIFIKASI Sertifikasi Pengelolaan Arsip Dinamis, 2015 Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis, 2015 Sertifikasi Jenjang jabatan Arsiparis Madya, 2016 Sertifikasi Tim Penilai Arsiparis, 2016 16 February 2019

3 Peraturan Kearsipan UU 43 2009 tentang Kearsipan
PP tentang tatacara pengalihan dokumen perusahaan kedalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi PP tentang pelaksanaan UU Perka ANRI tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan PT Permenristekdikti tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kemristekdikti Permenristekdikti tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip di Lingkungan Kemristekdikti Perka ANRI tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis 16 February 2019

4 Peraturan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan
14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program ArsipVital 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip 16 February 2019

5 Jabatan Pimpinan Tinggi
Kategori Keterampilan Kategori Keahlian ASN Jabatan Pimpinan Tinggi Jabatan Fungsional Jabatan Administrasi Utama Madya Muda Pertama Penyelia Mahir Terampil Pemula 16 February 2019

6 Kearsipan: hal-hal yang berkaitan dengan arsip
Arsip: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK, yang dibuat atau diterima. Non Arsip : Amplop, copy (aslinya ada), rangkap arsip Arsip terbagi 2 tahap/jenis : Arsip Dinamis dan Arsip Statis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh lembaga kearsipan Arsip dinamis terbagi 2 tahap/jenis: arsip aktif dan arsip inaktif Arsip aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi Arsip inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya mulai berkurang Retensi : lamanya waktu simpan minimal dari tiap jenis arsip (retensi aktif, retensi inaktif, retensi total, retensi kuantitatif, retensi kualitatif) 16 February 2019

7 KAIDAH KEARSIPAN Tertib dan rapi Mudah ditemukan Aman
Autentik, utuh, dan terpercaya Disimpan sesuai dengan jenis, berkas, dan klasifikasinya Lama simpan sesuai retensinya Mudah disusutkan –> mengalir –> sisa : arsip statis (5-10%) Disusutkan sesuai waktu/retensinya Mudah diolah dan disajikan dalam bentuk informasi 16 February 2019

8 Fakultas/Rekorat/LPPM
Organisasi Kearsipan Unit Pengolah (setiap unit, termasuk organisasi kemahasiswaan) Unit Kearsipan (Fakultas, rektorat) Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi / LKPT (Unit Arsip) Musnah Unit Pengolah Unit Kearsipan Lembaga Kearsipan Semua unit kerja Fakultas/Rekorat/LPPM Unit Arsip Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Statis Central file Record Center Depot 16 February 2019

9 Kompetensi Kearsipan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD)  ?
Pengelolaan Arsip Statis (PAS)  ? Pembinaan Kearsipan (PK)  ? Pengolahan dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi (PPAMI)  ? 16 February 2019

10 Pengelolaan arsip dinamis (PAD)
Penciptaan Pemeliharaan Penggunaan Penyusutan 16 February 2019

11 Pedoman Dasar Pengelolaan Arsip Dinamis
Pedoman dasar yang harus dibuat untuk pengelolaan arsip dinamis Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip HARUS SINKRON !!! Program Arsip Vital 16 February 2019

12 Lingkup PAD PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan Pembuatan Penciptaan
- Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penciptaan Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penyediaan Alih media Penggunaan Pemanfaatan Kepentingan pemerintah dan masyarakat Klasifikasi Arsip, JRA, SKKAA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Pemeliharaan Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan - Penyelamatan & Pemulihan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi 16 February 2019

13 Alih media Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media, juga sebagai pemeliharaan arsip dinamis Alih media : dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi Perlu kebijakan alih media, meliputi metode (pengkopian, konversi, migrasi), prasarana dan sarana, dan waktu pelaksanaan Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, PNG, atau PDF. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan perundang-undangan 16 February 2019

14 Prosedur alih media Penyeleksian/penilaian arsip
Pemindaan/scanning arsip Legalisasi : penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media Autentikasi hasil alih media 16 February 2019

15 Legalisasi Dalam rangka legalisasi, pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat : waktu, tempat, jenis media, jumlah media, keterangan proses, pelaksana, penandatangan oleh pimpinan unit pengolah / unit kearsipan Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan memuat sekurang-kurangnya : unit pengolah, nomor urut, jenis arsip, jumlah arsip, kurun waktu, keterangan. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (PP , pasal 49, ayat 100) 16 February 2019

16 16 February 2019

17 Autentikasi Autentik : Sesuai tata naskah dinas yang berlaku
Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media Tanda tertentu : memberikan paraf atau tanda tangan secara manual atau elektronik terhadap arsip hasil alih media atau menggunakan watermark Autentikasi dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan 16 February 2019

18 16 February 2019

19 16 February 2019

20 16 February 2019

21 16 February 2019

22 16 February 2019

23 Contoh Tata Naskah Dinas (TND)
16 February 2019

24 16 February 2019

25 KA 16 February 2019

26 KA 16 February 2019

27 16 February 2019

28 JRA 16 February 2019

29 Contoh JRA 16 February 2019

30 Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)

31 SKKAA 16 February 2019

32 Contoh SKKAA 16 February 2019

33 Pengguna yang berhak akses
No. Tingkat Klasifikasi Keamanan dan Akses Penentu Kebijakan Pelaksana Kebijakan Pengawas Internal/ Eksternal Pu-blik Penegak Hukum 1. Biasa/ Terbuka √ 2. Terbatas - 3. Rahasia 4. Sangat Rahasia 16 February 2019

34 JENIS NASKAH DINAS Naskah Dinas ada beberapa jenis, yaitu : a. Peraturan b. Keputusan c. Instruksi d. Standar Operasional Prosedur e. Surat Edaran f. Surat Dinas g. Nota Dinas h. Memo

35 i. Surat Undangan j. Surat Tugas k. Surat Pengantar l
i. Surat Undangan j. Surat Tugas k. Surat Pengantar l. Nota Kesepahaman m. Surat Perjanjian n. Surat Kuasa o. Surat Keterangan p. Surat Pernyataan q. Pengumuman r. Berita Acara s. Laporan t. Notula rapat u. Telaahan Staf.

36 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat dinas :
Nomor Surat Dinas terdiri dari : nomor urut, kode surat (kode organisasi, kode hal), tahun pembuatan surat Dalam penulisan nomor urut surat, tidak boleh dikombinasikan dengan huruf. Dalam lampiran, jumlah lampiran dengan satu atau dua kata dapat diketik dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti dengan angka. Contoh : satu lembar; dua puluh lembar. Sedangkan yang tiga angka atau lebih, diketik dengan menggunakan angka arab. Contoh : 33 lembar Kata lampiran tdak perlu diketik, apabila tidak ada yang dilampirkan. Lampiran tidak harus diberikan kepada semua tembusan.

37 “Hal” surat dinas berisikan inti keseluruhan, diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, tanpa diakhiri dengan tanda baca. Kata hal (bukan perihal) diketik dibawah lampiran, dan apabila lampiran tidak ada, maka diketik dibawah kata nomor. Tanggal diketik disebelah kanan sebaris dengan nomor surat. Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya.

38 Pengetikan alamat surat dinas, pada alamat yang dituju tidak didahului dengan kata depan di.
Awal kalimat isi surat dinas diketik dibawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Nama jabatan dan nama pejabat yang menandatangani surat dinas diketik disebelah kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata. Singkatan NIP diketik dibawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.

39 Setiap surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh pejabat yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut. Paraf dibubuhkan disebelah kiri/ sebelum nama pejabat yang menandatangani surat dinas.

40 Tembusan Apabila ada tembusan, kata tembusan diketik dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah, diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat dinas. Pihak yang diberi tembusan, diketik dibawah kata tembusan, apabila lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab. Pihak yang diberi tembusan tidak didahului dengan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

41 Untuk keserasian dan estetika surat dinas (fleksibel):
Ruang tepi atas 2 spasi dibawah kop surat, apabila tidak pakai kop 2 cm dari tepi atas. Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari bawah kertas. Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kertas. Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

42

43 Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip
Daftar Berkas Nomor Berkas Kode Klasifikasi Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Ket. Daftar Isi Berkas Nomor Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket. 16 February 2019

44 Daftar Arsip Aktif Nomor 16. Sifat Arsip
Nomor Berkas 17. Tingkat Perkembangan Nomor Item Arsip 18. Lokasi File pdf Kode Klasifikasi 19. Tunjuk Silang Uraian Informasi Berkas 20. Vital/tidak Uraian Informasi Arsip/Item Tanggal Kurun Waktu Jumlah Lokasi Simpan Retensi Aktif Musnah/Permanen Tanggal Lengkap/Close Tangal Mulai Aktif Tanggal Mulai Pindah 16 February 2019

45 DaftarArsip Aktif 16 February 2019

46 Pemberkasan file digital
DL DL.00 DL.00.00 file 1 file 2 file 3 file 4 PP PP.07 PP.07.01 PN PN.00 PN.00.00 PN 16 February 2019

47 Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI
47 47

48 ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)

49 16 February 2019

50 FOLDER 8 cm TAB 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

51 GUIDE ATAU SEKAT FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

52 KP.02 PROMOSI KP KEPEGAWIAN Budiyanto Abdullah, Wahab
KP KENAIKAN PANGKAT KP KEPEGAWIAN

53 16 February 2019

54 16 February 2019

55 ARSIP DI RECORD CENTRE (setelah ditata)

56 PENOMORAN Contoh: 05.09.02.11 05: gedung/ ruang 09: rak 02: baris
11: boks

57 PENATAAN BOKS DLM RAK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19 10 II 30 29 20 39 49 40 III
19 10 II 30 29 20 39 49 40 III 50 59 60 79 IV 69 70

58 16 February 2019

59 Tampilan form input SIKD
16 February 2019

60 PRAKTEK: Isikan dalam Daftar Arsip Aktif
Peminjaman ruangan untuk diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN ke Kepala Perpus /10/15 Rencana evaluasi mahasiswa terhadap dosen --- Surat dari Kadep TIN ke seluruh dosen TIN /10/15 Undangan peserta diklat teknis pemberkasan arsip --- Surat dari Kadep TIN keseluruh kepala unit kerja di IPB /10/15 Undangan pertemuan di Auditorium Fateta untuk sosialisasi evaluasi dosen tgl 20 Oktober Surat dari Kadep TIN ke seluruh mahasiswa semester /10/15 Contoh Sertifikat diklat teknis pemberkasan arsip /10/15 Daftar Hadir sosialisasi evaluasi dosen /10/15 Proposal Penelitian (proposal skripsi) --- Surat dari Agus Handoko (mhs TIN) ke dosen pembimbing (tembusan kepada Kadep TIN) – 16/10/15 Daftar Hadir diklat teknis pemberkasan arsip /10/15 Laporan hasil evaluasi dari mahasiswa terhadap dosen Departemen TIN --- Surat dari Kadep TIN ke Dekan Fateta /10/15 Persetujuan proposal penelitian --- Surat dari Kadep TIN ke Agus Handoko /10/15 16 February 2019

61 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 16 February 2019

62 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 16 February 2019

63 Daftar Arsip Aktif (kolom pilihan)
No No Berkas No Item Ar-sip Kode Klasifikasi Re-tensi Arsip Musnah/Perma-nen Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tgl Close Tgl Mulai Aktif Tgl Mulai Pindah 1 DL.00.00 Musnah Diklat Pemberkasan Surat peminjaman ruangan untuk diklat 15/11/ 15 01/01/ 16 01/01/ 17 2 Surat undangan peserta diklat 3 Diklat Pemberjkasan Contoh sertifikat diklat pemberkasan 4 Daftar hadir diklat teknis pemberkasan 5 PP.07.01 Permanen Evaluasi terhadap dosen Surat rencana evalluasi terhadap dosen 05/11/ 15 01/01/ 18 6 Undangan kepada mhs untuk evaluasi dosen 7 Daftar hadir sosialisasi evaluasi dosen 8 Laporan hasil evaluasi mhs terhadap dosen 9 ? PN Proposal Penelitian Surat penganta ptoposal penelitian / skripsi 27/10/ 15 10 Surat persetujuan proposal penelitian 16 February 2019

64 Tes dasar Arsip : atau dalam berbagai bentuk dan ..... Jenis arsip : , , Jenis arsip dinamis: , , Kompetensi arsiparis ada , yaitu Pedoman dasar PAD ada , yaitu Harus tahu bentuknya Kegiatan dasar PAD ada , yaitu Kegiatan penciptaan arsip ada yaitu Pedoman penciptaan arsip ada yaitu Kegiatan penggunaan arsip ada yaitu Pedoman penggunaan arsip ada ....., yaitu Kegiatan pemeliharaan arsip aktif ada ....., yaitu ..... Pedoman pemberkasan arsip aktif ada ...., yaitu .... Kegiatan penyusutan arsip, ada , yaitu Pedoman penyusutan arsip ada ....., yaitu ..... Jenis ruang penyimpanan ada yaitu untuk Retensi = Ada macam, yaitu 16 February 2019

65 Terima Kasih Mari kita manfaatkan! 25th Oct 2008 sjabana@gmail.com
16 February 2019