MANAJEMEN AUDIT INTERNAL PPIA YPIA. Mengapa Mengelola Audit Internal? Untuk memastikan aktivitas audit internal memberikan nilai tambah bagi suatu organisasi.

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN AUDIT INTERNAL PPIA YPIA. Mengapa Mengelola Audit Internal? Untuk memastikan aktivitas audit internal memberikan nilai tambah bagi suatu organisasi."— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN AUDIT INTERNAL PPIA YPIA

2 Mengapa Mengelola Audit Internal? Untuk memastikan aktivitas audit internal memberikan nilai tambah bagi suatu organisasi. (SPAI 2000 dan Interpretasinya) Plan Organize Actuate Control

3 Audit Internal Memiliki Peran Strategis & Operasional Contoh peran strategis : 1.Membuat Inisiatif 2.Mengelola 3.Menjadi Katalisator 4.Menghadapi 5.Membangun && Memelihara Hubungan dg Manajemen & komite audit 6.dll Contoh peran operasional : 1.Menyusun kebijakan 2.Mereview peran audit internal 3.Inverview kandidat posisi audit internal 4.Melaporkan efektivitas proses manajemen, 5.dll

4 Ruang Lingkup Manajemen Audit Internal Manajemen Perubahan Hubungan dengan Pamangku Kepentingan Iklim Etika Koordinasi Peran-Peran Stratejik Aktivitas Audit Internal Lainnya Kebijakan Dan Prosedur Kegiatan Pengelolaan Audit Internal Pelaporan Kepada Direksi Dan Komisaris Quality Assurance And Improvement Program

5 Manajemen Perubahan Internal Auditor perlu memiliki Interpersola Skill untuk berinternaksi dengan orang lain secara efektif (Menurut Kerangka Kompetensi The IIA)

6 Interpersonal Skill Memperjuangkan Perubahan Membuat Model Perubahan Menilai Hambatan- hambatan Menghitung Sumber Daya yang diperlukan Menyediakan sumber daya Mengatasi Hambatan Menjaga efisiensi kerja Memberikan tanggapan positif dll

7 Jenis-jenis Perubahan : 1.Perubahan Budaya (Sikap & Pola Pikir) 2.Perubahan Produk (Atribut Fisik & Manfaat) 3.Perubahan Strukturan (Siste/Struktur)

8 Resistensi Terhadap Perubahan Penyebab Salah Faham/Kurangnya Keterampilan Konflik dengan Manajemen Reaksi Emosional Saat yang tidak Tepat Dll Metode Pendidikan & Komunikasi Berpartisipasi dalam desain-implementasi Dukungan pelatihan- counseling Dll

9 Model-model Perencanaan Perubahan Kurt Lewin’s Process Model Unfreezing  Change  Refreezing The Continuous-Change Model Akumulasi Kekuatan  Mendefinisikan Masalah  Proses Problem Solving  Impelmentasi  Pengukuran & Evaluasi Organizational Development Perencanaan  Perubahan  Penerapan (Berdasarkan ilmu perilaku)

10 Hubungan Dengan Pemangku Kepentingan

11 Internal Auditor CEO Dewan Komisaris Komite Audit Direksi & Manajemen Pemerintah Auditor Eksternal

12 Konteks Hubungan Dalam Aktivitas Audit Konteks Hubungan Pelaporan & Pengawansan Aktivitas Audit

13 Hubungan CAE-Internal Audit dengan Dewan Komisaris : Meningkatkan kemampuan auditor untuk mencapai tujuan CAE berkomunikasi langsung dengan dewan komisaris Memelihara hubunga berkesinambungan-konstruktif CAE-Dewan Komisaris secara tidak langsung Melaporkan secara leguler terkait fungsi asurans

14 Hubungan Audit Internal dengan Komite Audit : Menjaga Independensi Auditor Internal & Eksternal  Melindungi dari pengaruh manajemen Mengawasi aktivitas audit internal (reviuu laporan- laporan,reviu catatan-catatan, kerangka organisasi, prosedur-prosedur audit internal) Memastikan aktivitas audit interla berjalan dengan seimbang Revieu program-program audit internal & dll.

15 Hubungan Auditor Internal dengan Manajemen Cenderung menimbublak konflik, maka harus membangun & menjalin hubungan kerja yang baik

16 Iklim Etika Dua jenis etika : Etika Bisnis & Etika Individu

17 Masalah Dalam Etika Bisnis Kepatuhan terhadap undang-undang Pelaporan keuangan kepada pihak eksternal Benturan kepentingan Hadiah & Biaya Entertainment Hubungan dengan customer & pemasok CSR

18 Faktor-faktor yang Dapat Menimbulkan Terjadinya Sikap Tidak Etis Faktor Organisasi Tekanan meningkatkan kinerja dari rantai komando yang ketat (suatu ilustrasi) Faktor Eksternal Tekanan Persaingan (suatu ilustrasi)

19 Kriteria Untuk Mengevaluasi Sikpa Etis Ajukan Pertanyaan : 1.Jika orang yang saya hormati mengetahuinya, apa sikap saya dapat diterima? 2.Apa konsekuensinya ?

20 Kode Etik Kode etik auditor internal : 1.Independensi dari benturan kepentingan 2.Berintegritas & menolak untuk kompromi 3.Objektif menyajikan informasi, laporan & melakukan analisis

21 Peran Aktivitas Audit Internal Dalam Memelihara Etika Standar Profesi 2110. A1 : Aktivitas audit internal harus mengevaluasi desain, implementasi dan efektivitas dari program dan kegiatan organisasi yang tujuannya terkait dengan etika Penjabaran : Pemantauan kepatuhan terhadap kode etik korporasi Menilai iklim etika dewan komisaris, direksi & organisasi

22 Edukasi Praktik-Praktik Terbaik Auditor internal harus mengedukasi Direksi, Dewan Komisaris mengenai praktek-praktek terbaik dalam governance, manajmene resiko, pengendalian dan kepatuhan.

23 Keyakinan Yang Wajar Keyakinan yang wajar terjadi apabila pencapaian tujuan organisasi dilakukan dengan cara : Efisien Akurat Tepat Waktu Ekonomis Cost-Effective

24 Jenis-Jenis Dasar Penugasan Audit Internal Layanan Assurance : suatu kegiatan pengujian bukti-bukti secara objektif dengan maksud memberikan penilaian independensi atas proses-proses governance, manajemen resiko, & pengendalian internal Layanan konsultasi : pemberian saran & aktivitas lain yang terkait dengan pemberian layanan/jasa kepada klien, dengan sifat dan lingkup yang disepakati dengan klien tersebut, dimaksudkan untuk memberi nilai tambah & memperbaiki proses-proses governance, manajemen resiko & pengendalian dalam organisasi tanpa melibatkan auditor dalam melaksanakan tanggungjawab manajemen

25 Koordinasi

26 Koordinasi Aktivitas Audit Internal Dengan Audit Eksternal Koordinasi Aktivitas Audit Internal Dengan Lembaga Pengawasan Regulator Koordinasi Aktivitas Auditor Internal Dengan Fungsi Asurans Internal Lain

27 Koordinasi dengan Auditor Eksternal Koordinasi menjadi tanggung jawab CAE CAE harus mengetahui pekerjaan yang akan dilakukan oleh auditor eksternal (sifat, luas, medote, dll) Auditor eksternal mengandalkan penkerjaan auditor internal Rencana kerja audit internal & eksternal harus didiskusikan Menyediakan dokumen hasil reviu, tanggapan manajemen bagi audit eksternal

28 Koordinasi dengan Lembaga Pengawasan Regulator Audit internal harus mengevaluasi kepatuhan organisasi terhadap UU & regulasi yang berlaku, seperti : Hubungan Industrial Keselamatan & Kesehatan Kerja Pemeliharaan Lingkungan Keamanan Produk Konsumen Merger & Akuisisi Bisnis Penerbitan & Perdagangan Sekuritas Perdagangan Komoditas

29 Koordinasi dengan Fungsi Asurans Internal Lainnya Tujuan : mengurangi pengulangan-pengulangan & mengoptimalkan efektivitas & efisiensi dari aktivitas audit internal Contoh Fungsi Asuran Internal Lain : Fungsi Keamanan Fungsi Keselamatan Enterprise Risk Manajemen Fungsi Quality Control Fungsi Compliance

30 Peta Asurans Bertanggungjawab kepada Manajemen : Control Self-Assessment Quality Control Auditor LIngkungan Bertanggungjawab kepada Dewan Komisaris: Audit Internal Bertanggungjawab kepada Pemangku Kepentingan Eksternal : Audtior Eskternal Auditor Pemerintah

31 Peran-Peran Stratejik Aktivitas Audit Internal Lainnya

32 Peran Lainnya terdiri dari : 1.Perbaikan Proses Bisnis 2.Pengukuran Kinerja Audit Internal 3.Tujuan Korporasi & Sistem Pengukuran Kinerja

33 Perbaikan Proses Bisnis Mengorganisir & memimpin suatu tim untuk memetakan, menganaisis & memperbaiki proses bisnis Mengevaluasi keseluruhan proses manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, & pengarahan untuk menilai apakah ada keyakinan yang wajar bahwa tujuan dapat dicapai

34 Pengukuran Kinerja Audit Internal Aktivitas audit internal harus menjadi teladan dalam menggunakan pengukuran yang kuat, relevan dan handal. Audit internal memperlihatkan nilainya sebagai komponen utaman dari proses governance. Model pengukuran kinerja yang dapat digunakan auditor internal : Input-Process-Output Model Balancced Scorecard Model

35 Tujuan Korporasi & Sistem Pengukuran Kinerja Elemen terpenting suatu korporasi adalah “Penetapan Tujuan”. Auditor internal penggunakan tujuan sebagai standar untuk pengukuran kinerja. Metode pengukuran yang digunakan adalah Balanced Scorecards.

36 Kebijakan & Prosedur

37 Sebagai Panduan Aktivitas Audit Internal Menjadi tanggungjawab Chief Audit Executive (CAE) Jenis pedoman yang tersedia : Pedoman Manajemen Kantor Pedoman Manajemen SDM Pedoman Pengelolaan Proyek Audit Pedoman Laporan Audit Pedoman Teknis (Technical Manuals)

38 Pedoman Manajemen Kantor Memberi petunjuk tentang manajemen kantor pada lingkup audit internal. Contoh isi pedoman : Piagam Audit Internal Organisasi Departemen audit internal Sistem Pengarsipan Kantor Audit Internal Perpustakaan Materi Referensi ATK Pembuatan Time Reports, Dll

39 Pedoman Manajemen SDM Memberikan petunjuk tentang manajemen SDM pada lingkup aktivitas Audit internal. Contoh isi pedoman : Metode Rekrutmen Arsip Personalia Kode Etik ‘Surat Tugas & Laporan Biaya Evaluasi Staf Incentives Awards, Dll

40 Pedoman Pengelolaan Proyek Audit Memberi petunjuk tentang manajemen satu proyek penugasan audit internal, khususnya proyek asurans. Contoh isi pedoman : Penugasan proyek audit Human Relation-dealing dengan klien Arsip permanen untuk proyek audit Estimasi budget untuk proyek audit, Dll

41 Pedoman Laporan Audit Memberi petunjuk tentang proses pembuatan laporan hasil audit, penerbitannnya hingga pendistribusiannya. Contoh isi pedoman : Laporan interim atau progress reports Reviu laporan audit oleh supervisor Proofreading, reference-checking, dan memproses laporan final Distribusi laporan audit Permintaan kopi laporan audit

42 Pedoman Teknis Memberi petunjuk untuk melaksanakan penugasan- penugasan asurans sesuai dengan kebijakan dan standar teknis dari aktivitas audit internal. Contoh isi pedoman : Pedoman umum, yang berisi tujuan audit, ruang lingkup audit, reviu pendahuluan, diskusi pendahuluan, survei pendahuluan & audit program, budget & skedul, dll Topik-topik teknis yang khusus, seperti : audit teknologi informasi, statistical sampling, procedures terhadap dugaan fraud, dan investigasi fraud.

43 Kegiatan Pengelolaan Audit Internal

44 Standar Audit Internal 2030 mengenai Manajemen Sumber Daya menyatakan bahwa “Chief Audit Executive (CAE)” harus memastikan sumber daya audit internal yang tepat, memadai, dan dimanfaatkan secara efektif untuk mencapai rencana yang disetujui.

45 Budgeting Oleh CAE, Manajer Audit Menyusun Anggaran  reviu & disetujui Oleh manajemen & Dewan Komisaris

46 Staffing Untuk Fungsi Audit Internal Staffing : penentuan kebutuhan SDM untuk aktivitas/fungsi audit internal Gunakan model staffing : Rotational Model, rekrut untuk masa tugas tertentu lalu pindahkan ke unit bisnis lain dg tanggungjawab lebih besar Career Model, rekrut dan menjalani proses hierarki didalam AI hingga tingkat pimpinan Center of Competence Model, direkrut dengan pengalaman tertentu untuk berspesialisasi hanya dalam audit terhadap bidang-bidang yang menjadi keahliannya

47 Staffing Untuk Penugasasn Audit Internal Ada 5 cara penugasan audit internal : 1.In-house auditing : membentuk tim auditing resmi 2.Total out-sourcing : aktivitas audit intern dilakukan oleh penyedia jasa ekstern 3.Partial out-sourcing : out-sourcing sebagian kepada penyedia ekstern 4.Co-sourcing : kombinasi antara penugasan staf internal organisasi & out-sourcing eksternal 5.Subcontracting : menyediakan penyedia jasa eksternal untuk melakukan penugasan spesifik atau bagian dari suatu penugasan

48 Manajemen SDM CAE harus mengetahui istilah-istilah dasar : Jejak karir Analisis pekerjaan Uraian pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Penilaian kinerja Retensi Penerimaan

49 Seleksi CAE bertanggungjawab untuk merekrut staf untuk mengisi struktur organisasi dari fungsi audit internal sedemikian rupa sehingga dapat memaksimalkan efisiensi, secara efektif menyediakan keahlian yang diperlukan, dan menggunakan budget keuangan dengan baik Untuk memperoleh SDM yang memiliki keahlian, kemampuan dan pengetahuan teknis yang tepat, dapat digunakan teknik interviu : Structured inverview : untuk menghindarkan bias individu Behavioral interview : menilai bagaimana kandidat menangani masalalu

50 Pelatihan Program Orientasi Tujuan : memberi pemahaman kebijakan-kebijakan organisasi Materi : Perkenalan, diskusi tujuan penugasan, pedoman audit, pengendalian pekerjaan, dll

51 Tujuan Pelatihan : Membantu auditor melakukan keperjaan lebih baik Menambah keragaman keahlian bagi aktivitas audit internal Membantu mengembangkan keterampilan supervisory Dll

52 Format Pelatihan : Kelas Besar Belajar Sendiri Menghadiri Rapat-Rapat Formal Konferensi Industri Kursus-Kursus di Perguruan Tinggi On-the-Job Training Proyek-proyek Riset

53 Komponen-komponen program training yang berhasil : Komitmen & Perhatian Peserta Pelatihan Waktu & Sumber Daya yang Cukup agar Tujuan pelatihan dapat tercapai Materi pelatihan yang berkualitas tinggi Partisipasi peserta Reinforcement (reward and punishment) Pertemuan rutin staf : teknik-teknik baru, kebijakan baru, masukan/saran dari staf

54 Evaluasi Staf Evaluasi menjadi dasar untuk : Konseling Peningkatan Program-program perbaikan Promosi-Mutasi Penyesuaian Kompensasi Evaluasi dilakukan oleh yang memiliki tanggungjawab terhadap auditor yang bersangkutan Kriteria Evaluasi : Keahlian yang diperlukan, luas tanggungjawab, ruang lingkup pekerjaan, sifat kondisi kerja.

55 Pelaporan Periodik Kepada Direksi & Komisaris

56 Laporan CAE Kepada Dewan Komisaris & Direksi Dua Jenis Realisasi Kegiatan Pokok Hasil Audit Penyimpangan Penyebab Penyimpangan Tindakan Fraud Penyimpangan (Signifikan) Tind. Ilegal Kesalahan Inefisiensi Pemborosan Inefektivitas Benturan Kepentingan Kelemahan Pengendalian

57 Keputusan Tindak Lanjut Tindakan Koreksi Tidak Dilakukan Klien? Dewan Komisaris Direksi Komunikasi CAE Tidak Ditindaklanjuti Tindak Lanjut Alasan Biaya Perlu Informasi Lebih Lanjut dari CAE

58 Karakteristik Laporan Fokus Pada Resiko Materi Laporan Sesuai Charter DK Materi Laporan Sesuai Aktivitas AI Sesuai Ekspektasi DK Masalah Kritikal Topik Resiko Mutakhir Proyek Investigasi & Konsultasi Perkembangan Pelaksanaan Rencana Audit

59 Quality Assurance And Improvement Program (QAIP)

60 Definisi QAIP : Proses yang didesain untuk memberikan keyakinan yang wajar kepada pemangku kepentingan bahwa aktivitas audit internal (1) melaksanakan fungsinya berdasarkan piagam audit internal, Definisi audit internal, Kode Etik & Standar, (2) beroperasi secara efektif & efisien, (3) dipersepsikan memberi nilai tambah dan memperbaiki operasi.

61 Ruang lingkup Supervisi Asesmen internal & eksternal Pemantauan Quality Asurance

62 Proses & Peralatan Asesmen Internal Superisi penugasan Checklist & prosedur Umpan balik Peer review terhadap kertas kerja Budget, pencatatan waktu, & penelusuran terhadap realisasi rencana audit dan cost recovery Analisis terhadap indikator-indikator kinerja lainnya

63 Ruang lingkup asesmen eksternal Asesmen kesesuaian terhadap pedoman madatory The IIA Asesmen kesesuaian terhadap piagam aktivitas audit internal Asesmen kesesuaian terhadap hukum, Dll Kompetensi Apa aktivitas audit internal memberi nilai tambah & memperbaiki operasi? Hasil asesmen didiskusikan dengan CAE

64 Pelaporan Hasil asesmen dikomunikasikan/dilaporkan kepada Direksi dan Dewan Komisaris oleh CAE. Hasil QAIP dapat : Keseuaian terhadap standar Ketidaksesuaian terhadap standar