Workshop Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Itjen Kemenristekdiksi

Presentasi berjudul: "Workshop Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Itjen Kemenristekdiksi"— Transcript presentasi:

1 Workshop Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Itjen Kemenristekdiksi
Pengawasan Internal Dalam PBJ Pemerintah APIP, Bogor 23 Februari 2015 Workshop Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Itjen Kemenristekdiksi Tangerang, Februari 2019

2 Pengawasan Internal (PP 60/2008):
Seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap Penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi, dalam rangka memberikan keyakinan memadai, bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik .

3 Pengawasan Intern (PP 60/2008/48):
Dilaksanakan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (PP 60/2008 ps 48) APIP melakukan pengawasan intern: audit Reviu Evaluasi Pemantauan Kegiatan pengawasan lainnya (dan Perpres 16/18 pasal 1 angka 22)

4 DEFINISI (AAI Internal audit is an independent and objective assurance and consulting activity designed to add value and improve the organisation’s operations. It helps the organisation in achieving its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of the risk management, control and governance processes

5 Mission of Internal Audit
The IIA To enhance and protect organizational value by providing risk-based and objective assurance, advice, and insight.

6 Peran APIP Efektif (PP 60/2008/11):
Keyakinan memadai  ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektifitas  tujuan tusi instansi  QA Peringatan dini dan tingkatkan efektivitas manajemen risiko  tusi instansi  Anti Corruption Activites Pelihara dan tingkatkan kualitas governance  tusi instansi (Consulting Activites).  SAIPI

7 Pengawasan Internal (Perpres 1618/ Ps 76):
Menteri/Kepala Lembaga/KDH  wajib lakukan pengawasan melalui APIP masing. Pengawasan  audit, reviu, pemantauan, evaluasi dan/atau penyelnggaraan whistleblowing system.

8 Pengawasan Internal (Perpres 1618/ Ps 76):
Whistleblowing System  adalah aplikasi yang disediakan oleh suatu K/L/Pemda kepada whistleblower (orang yang memiliki informasi) yang ingin melaporkan suatu perbuatan berindikasi pelanggaran yang terjadi di lingkungan K/L/Pemda.

9 Ruang Lingkup Pengawasan Internal (Perpres 1618/ Ps 76):
Ruang Lingkup Pengawasan PBJ: Perencanan Persiapan Pemilihan Penyedia Pelaksanaan Kontrak Serah Terima Pekerjaan

10 Ruang Lingkup Pengawasan Internal (Perpres 1618/ Ps 76):
Ruang Lingkup Pengawasan PBJ: Pemenuhan nilai manfaat (value for money) sebesar-besarnya Kepatuhan terhadap peraturan. Pencapaian TKDN Penggunaan Produk Dalam Negeri Pencadangan dan peruntukan paket UK Pengadaan berkelanjutan

11 Pengawasan Internal. (Perpres 1618/ Ps 76):
Dapat dilakukan bersama dengan kementerian teknis terkait, d/a lembaga yang mempunyai tugas mennyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pengawasan keuangan negara/daerah dan pembangunan nasional Hasil pengawasan digunakan sebagai alat pengendalian PBJ.

12 Pengaduan. (Perpres 1618/ Ps 77):
as Masyarakat Aparat Penegak Hukum (Meneruskan Pegaduan Masyarakat) Pengaduan disertai bukti yang faktual, kredibel dan autentik Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) Melaporkan hasil tindak lanjut Menteri/Ka.Lembaga/Kepala Daerah Melaporkan dalam hal diyakini ada indikasi KKN yang merugikan keuangan negara Instansi yang berwenang

13 Penyelenggaraan Pemerintah
Good Governance Lingkungan Pengendalian (8 sub unsur saling terkait ) UK UK UK UK UK P IP S Proses/ Penyelenggaraan Layanan Pemerintah Sesuai Tugas dan Fungsi Instansi Integritas Kompeten Pemimpin yang kondusif d. Stuktur Organisasi f.Hub. Kerja dgn IP Lain e.Delegasi Wewenang g.Peran APiP efektif f.Kebijakan SDM Hasil : Kepuasan Layanan 2. Capaian IKK/IKU 3. Lap Keu : WTP 4. Nilai SAKIP 5. Nilai RB 2. Penilaian Risiko (RM) Pemeritah menyelenggarakan pelayanan kepada masyarakat yang menjadi stakeholder utama. Pelayanan diberikan oleh fungsi yang telah ditetapkan, antara lain: pendidikan, kesehatan, infrastruktur, dengan belanja APBN/APBD. Atas penggunaan APBN/APBD, maka ERM pada pemerintahan melekat dalam Sistem Pengendalian Intern yang ditetapkan dengan Undang Undang Nomor 1 Tahun 2004, bahwa Pelaporan Pertanggung jawaban Keuangan Negara harus didasarkan pada sistem pengendalian intern yang dikenal dengan SPIP (Sistem pengendalian intern Pemerintah, yang teridiri dari 5 unsur yaitu Lingkungan Pengendalian Penilaian Risiko Kegiatan Pengendalian Komunikasi dan Informasi Pemantauan Pengendalian Intern. RM (MR) merupakan unsur kedua dalam SPIP, yang disebut dengan penilaian risiko. Dalam Proses penilaian risiko, di samping melakukan identifikasi risiko, kemudian menganalisis risiko, termasuk juga menetapkan mitigasi / respon risiko untuk mengurangi risiko. Penetapan Mitigasi kemudian dituangkan dalam kegiatan pengendalian (unsur ke 3 dalam SPIP) 3. Kegiatan Pengendalian 4. Komunikasi dan Informasi 5. Pemantauan Pengendalian Intern TARIF

14 ORGANISASI/PELAYANAN PUBLIK
Keuangan Negara (UU 17/2003 & UU 1/2004 (Transparan Dan Akuntabel) PENYELENGGARA : Pemerintahan: -APBN -APBD -HIBAH -LOAN Kementerian, Lembaga Institusi Pemerintah Provinsi Pemerintah Kab/Kota MASYARAKAT PELAYANAN PUBLIK PBJ -Barang -Jasa Sedia: Barang Jasa BLU/BLUD STANDAR PELAYANAN SPM (PP 23/2005) Penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintah (akuntabilitas) dilakukan pengawasan intern oleh APIP (ps 47 & 48 PP 60/2008)

15 PBJ Pemerintah “Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan” Catatan : Istilah Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) selanjutnya akan disingkat menjadi Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) menyesuaikan dengan pasal 1 angka 1 Pasal 1 angka 1

16 APIP = INTERNAL AUDITOR ?
Peran APIP yang efektif (Ps 11 PP 60 tahun 2008) : Memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan efektivitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah (Independen, Pelaporan Efektif, Telaahan Sejawat secara Berkala) 2. Memberikan peringatan dini dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah, 2. Memelihara dan Meningkatkan kualitas tata kelola penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah,

17 (Inherent risk, Control Risk, Detection Risk)
Risiko Audit B A G i P I Auditor  Tidak Sadar  Gagal Untuk Menyatakan Pendapat/salah saji material/fraud dalam aktivitas penugasannya (tidak cermat)  uncertainty (Inherent risk, Control Risk, Detection Risk) Ketidak pastian  Laporan Keuangan kompetensi bukti Efektivitas sistem pengendalian intern (control risk) Kewajaran penyajian? Inherent Risk : (di luar kendali auditor, bahkan auditee risiko yang mungkin timbul akibat karakter bawaan transaksi komplesitas dan klasififikasi transaksi Komplesitas perhitungan Aset mudah digelapkan Ketiadaan informasi yang obyektif Control Risk : kendali oleh auditee, bukan auditor Pi lemah (desain atau implementasi, shg tdk mampu mencegak salah saji/fraud Detectin risk : kendali oleh auditor Kegagalan mendeteksi salah saji/fraud Ketidakpastian  PBJ?  Proses ?

18 Perencanaan audit memada. Supervisi yang tepat,
Kurangi Risiko Audit? B A G i P I Perencanaan audit memada. Supervisi yang tepat, Penerapan prosedur audit yang efektif Penerapan standar kendali mutu Perencanaan Audit : Menilai risiko auditee (proses operasi, produk/hasil layanan, akuntabilitas) High rsik, metode audit beda dengan yg low risk Auditor (profesional) Waktu, fasilitas Inherent Risk : (di luar kendali auditor, bahkan auditee risiko yang mungkin timbul akibat karakter bawaan transaksi komplesitas dan klasififikasi transaksi Komplesitas perhitungan Aset mudah digelapkan Ketiadaan informasi yang obyektif Control Risk : kendali oleh auditee, bukan auditor Pi lemah (desain atau implementasi, shg tdk mampu mencegak salah saji/fraud Detectin risk : kendali oleh auditor Kegagalan mendeteksi salah saji/fraud

19 PROSES PENGADAAN B/J (Penyedia B/J)
Perencanaan PBJ Persiapan PBJ Pemilihan Penyedia Pelaksanaan Kontrak PBJ Pengelolaan BMD PPK Pokja Pemilihan PPK/KPA PA/KPA Pj/PPHP PA/KPA 20xx-1 20xx-1 20xx 20xx-1 20xx 20xx 20xx Setelah Pg Indi/KUA PPAS Menetapkan : -SPPBJ/TTD Kontrak -Kendali. Kontrak -Serahkan hasil Pek ke PA/KPA (BAP) - Akunt. dokumen - Menilai kinerja (Eks) Memeriksa Adm Hasil pekerjaan. Bag. RKA (RUP) -”Spek/KAK” -”RAB” Pemaketan Konsolidasi Biaya Pendukung HPS Draft Kontrak - UM, dst Dok Q & Pemilihan Pemilihan Penyedia Sanggah Penetapan Penyedia Manfaat PBJ Aset BMN Atau BMD Dok Dok Dok Dok Dok RUP Diumumkan setelah Alokasi AB (SIRUP) HPS tidak bersifat Rahasia 19 HPS tidak disusun PBJ s/d 10 jt, e-purchasing, Pekerjaan terintegrasi

20 PROSES PENGADAAN B/J (Swakelola)
Perencanaan PBJ Persiapan Swa Pelaksanaan Kontrak Swakelola Pengelolaan BMD PA/KPA/PPK PA/KPA (20xx xx) PA/KPA/PPK (20xx xx) Pj/PPHP PA/KPA 20xx-1 20xx Pennyelenggara Swakelola UKPBJPP Setelah Pg Indi/KUA PPAS Penetapan 1. Tim Persiapan Pilih PBJ Sasaran Penyelenggara Rencana Keg -Jadwal Laks RAB Bag. RKA (RUP) -”Tipe” -”Spek/KAK” -”RAB Periksa Adm Hasil Pekerjaan Manfaat PBJ Aset BMN Atau BMD Sasaran, rencana kegiatan, Jadwal pelaksanaan dan rencana biaya 2. Tim Pelaksana Laksanakan kegiatan, mencatat Evaluasi dan laporkan berkala progress dan penyerapan anggaran RUP Lap. Komponen biaya pelaks swakelola SBM/SBK khusus Diumumkan setelah Alokasi AB (SIRUP) 3 Tim Pengawas Awassi persiapan dan pelaksanaan fisik Dan adminsitrasi Swakelola 20

21 Tahapan Proses Pengadaan Barang/Jasa
1 Tujuan Tahapan Proses Pengadaan Barang/Jasa Identifikasi kebutuhan dan persyaratan Penyusunan dokumen pengadaan Administrasi & Pengelolaan Kontrak Perencanaan pengadaan Evaluasi dan penetapan pemenang Penutupan Kontrak Catatan untuk Fasilitator: Proses pengadaan barang/jasa dimulai saat kebutuhan dan persyaratan teridentifikasi. Langkah utama mencakup beberapa langkah kecil dan kegiatan, kerumitannya mungkin disebabkan kompleksnya persyaratan. Proses perencanaan pengadaan barang/jasa dapat meliputi riset pasar, bagian yang bisa mencakup identifikasi calon penyedia, mampu serta memenuhi syarat dan penyusunan strategi pengadaan barang/jasa. Proses ini juga meliputi: Penyusunan spesifikasi teknis/pernyataan kerja dan kriteria evaluasi Penyusunan rencana evaluasi Untuk pengadaan barang/jasa kompetitif: Tahapan penyusunan dokumen pengadaan meliputi pengumuman dokumen pengadaan kepada publik Proses evaluasi meliputi peninjauan proposal yang diterima berdasarkan kriteria yang diumumkan dalam dokumen pengadaan dengan menggunakan proses yang ditentukan dalam rencana evaluasi. Rencana evaluasi adalah dokumen penting yang memerinci cara kegiatan evaluasi disusun dan dilaksanakan. Dokumen tersebut menjadi panduan resmi untuk melaksanakan evaluasi proposal dan pemilihan sumber untuk pengadaan barang/jasa.      Jika diperlukan, negosiasi dapat terjadi Perancangan draf kontrak dan penetapan pemenang – merancang dokumen kontrak untuk diberikan kepada pemenang Administrasi kontrak – contoh kegiatan: Malakukan perubahan pada kontrak, melaksanakan opsi sesuai ketentuan dalam kontrak, mengidentifikasi dan menyelesaikan perselisihan kontraktual Kemungkinan pertanyaan dari peserta: Apa yang terjadi selama proses perencanaan pengadaan barang/jasa? (respons di atas) Apa yang terjadi selama tahap administrasi kontrak? (respons di atas)

22 Apa yang Dimaksud dengan Kecurangan (Fraud)?
Definisi Menurut Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), kecurangan (fraud) didefinisikan sebagai berikut: “Kecurangan (fraud) dalam arti yang luas mencakup segala kejahatan untuk memperoleh keuntungan yang menggunakan penipuan sebagai modus operandi utamanya” Definisi oleh PBB: “… kecurangan (fraud) adalah tindakan atau pengabaian yang dengan sengaja menipu atau berusaha untuk menipu suatu pihak untuk memperoleh keuntungan finansial atau keuntungan lainnya atau untuk menghindari kewajiban. Praktik korupsi dipahami sebagai menawarkan, memberikan atau meminta secara langsung atau tidak langsung, sesuatu yang bernilai untuk memengaruhi tindakan pihak lainnya secara tidak semestinya .” Catatan untuk Fasilitator: Definisi oleh PBB: “Definisi kecurangan berbeda di setiap negara dan setiap wilayah hukum, tetapi secara sederhana, kecurangan (fraud) adalah tindakan atau pengabaian yang dengan sengaja menipu atau berusaha untuk menipu suatu pihak untuk memperoleh keuntungan finansial atau keuntungan lainnya atau untuk menghindari kewajiban. Praktik korupsi dipahami sebagai menawarkan, memberikan atau meminta secara langsung atau tidak langsung, sesuatu yang bernilai untuk memengaruhi tindakan pihak lainnya secara tidak semestinya.” Kecurangan sulit diungkapkan karena: Ada berbagai pihak yang terlibat dalam kecurangan. Kecurangan sering terjadi di luar yuridiksi organisasi. Sulit untuk menginvestigasi skema untuk melakukan kecurangan karena setiap skema tersebut sangat berbeda cara pelaksanaannya.

23 Apa saja perilaku tidak etis dalam pengadaan barang/jasa?
Petunjuk untuk Fasilitator: Hentikan presentasi sejenak dan tanyakan: Apa saja perilaku tidak etis dalam pengadaan barang/jasa? Kemungkinan jawaban / poin-poin diskusi: Jawaban akan bervariasi dan pertanyaan ini dirancang untuk mengajak peserta berpikir secara luas.

24 Kecurangan (Fraud) dan Skema untuk Melakukan Kecurangan Merupakan Contoh Perilaku yang Tidak Etis
1 Tujuan Catatan untuk Fasilitator: Gambar ini adalah “word cloud” atau kumpulan kata-kata yang dibuat dalam Wordle ( dari isi laman Suap-Menyuap Uang Pelicin Pernyataan Palsu Kolusi Konflik Kepentingan Spesifikasi Fiktif Penggelapan Uang Tagihan Fikttif Penyedia Fiktif Cek Kosong Penyalahgunaan Penunjukan Langsung Tanpa Justifikasi Penipuan Menerima Komisi Membocorkan Informasi Rahasia Korupsi Nepotisme Penyelewengan Manipulasi Penawar Berkualifikasi Tidak Diikutsertakan Pelelangan Berpihak Penggantian Biaya Fiktif Pembelian untuk Kepentingan Pribadi atau Dijual Kembali Penipuan Kartu Kredit Pemalsuan Penyalahgunaan Perubahan Pekerjaan Tambah Kurang Kecurangan Bisnis Retail Pengembalian Produk Fiktif Skimming Tagihan Duplikat Mark-up Tagihan Penyelewengan Sistem Pengendali Gaji Pemecahan Transaksi Penyimpangan Biaya Penentuan Harga berdasarkan Informasi yang tidak Akurat Penyimpangan Biaya Tenaga Kerja

25 Mengapa kecurangan sangat biasa terjadi dalam proses pengadaan?
Petunjuk untuk Fasilitator: Ada berbagai kemungkinan jawaban dan banyak jawaban yang benar. Usahakan untuk mengarahkan diskusi ke diagram risiko/keuntungan pribadi yang akan dijelaskan di slide berikutnya. Diagram risiko/keuntungan menguraikan salah satu alasan mengapa pejabat pengadaan rentan terhadap kecurangan, yaitu karena risiko yang terlalu kecil dan keuntungan pribadi yang terlalu besar.

26 Berbagai Bentuk Skema Kecurangan
1 Tujuan Berbagai Bentuk Skema Kecurangan Tingkat Kompleksitas Sederhana: Mengabaikan pengiriman barang ke lokasi sesuai yang dijanjikan. Kompleks: Merekayasa proses evaluasi yang dilakukan oleh beberapa orang yang berpihak pada perusahaan Anda Jumlah Pelaku Sedikit Pelaku: Seorang pengelola pengadaan diam-diam memanipulasi dokumen penawaran untuk menguntungkan salah satu penyedia Banyak Pelaku: Komisi ilegal bertahap (multi-layered kickback ) untuk memenangkan proyek konstruksi yang dilakukan suatu perusahaan konstruksi besar dengan menyuap pengelola pengadaan selama 10 tahun Catatan untuk Fasilitator: Skema kecurangan sangat bervariasi dilihat dari tingkat kecanggihannya dan tingkat kerugian yang dihasilkannya. Skema kecurangan tidak selalu berskala besar di tingkat tinggi, terkadang sangat kecil dan terjadi di tingkat lokal. Skema kecurangan bahkan dapat hanya melibatkan 2 orang yang bekerja sama membuat kerugian besar dan menyebabkan pemerintah kehilangan uang negara dalam jumlah yang besar. Tingkat Pengaruh Low Impact: Keponakan pengelola pengadaan bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran High Impact: Pengelola pengadaan pernah bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran

27 Deteksi Kecurangan dan Penerapan Tindakan Perbaikan
Contoh Skema dan Indikator Kecurangan Sepanjang Proses Pengadaan Barang/Jasa 1 Tujuan 1 2 3 4 Perencanaan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Penetapan Pemenang Administrasi & Pengelolaan Kontrak Kolusi dalam pengadaan Penyedia tertentu tidak diikutsertakan (vendor exclusion) Klaim palsu Perekayasaan persyaratan Pemecahan paket pengadaan (Purchase splitting) Suap dan komisi illegal (kickback) Konflik kepentingan Penawaran yang tidak seimbang Manipulasi penawaran Penunjukan Langsung tanpa Justifikasi Penyalahgunaan modifikasi kontrak yang direncanakan Pemalsuan Tagihan Kecurangan dalam Kegagalan memenuhi persyaratan Penyedia fiktif Kecurangan dalam Penggantian produk Pembelian untuk kepentingan pribadi dan tidak diperlukan Catatan untuk Fasilitator: Gambar ini digunakan hampir di setiap modul dan menunjukkan Proses Pengadaan secara berurutan. Tiga sesi berikutnya akan membahas skema dan indikator kecurangan tertentu dalam setiap tahap (Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Pengadaan, Evaluasi/Penetapan Pemenang dan Administrasi/Pengelolaan Kontrak). Deteksi kecurangan dan penerapan tindakan perbaikan harus dilakukan di seluruh proses pengadaan. Aspek ini akan dibahas di sesi terakhir. Bahas setiap poin dalam setiap tahap dan lihat apakah peserta familiar dengan terminologi/hal-hal yang disebutkan dalam poin tersebut. Deteksi Kecurangan dan Penerapan Tindakan Perbaikan

28 Contoh Kasus Kecurangan (Fraud) yang Terjadi di Indonesia
1 Tujuan Contoh Kasus Kecurangan (Fraud) yang Terjadi di Indonesia Pada tahun 2009, seorang pejabat pemerintah dihukum 6 tahun penjara karena merekayasa dokukmen penawaran dalam pengadaan solar panel rumah untuk kepentingan pribadi Pada tahun 2013, Hakim Mahkamah Agung ditangkap dengan tuduhan penyuapan. Lebih dari $ uang tunai ditemukan di rumahnya Catatan untuk Fasilitator: Seperti yang terlihat di contoh, kecurangan dan korupsi berdampak pada individu, masyarakat dan juga berdampak fisik. Penyuapan Hakim Mahkamah Agung mengakibatkan ketidakpercayaan masyarakat terhadap jajaran tinggi pemerintah dan mereka yang dipilih untuk mewakili rakyat. Kecurangan dan korupsi terjadi di seluruh dunia, walaupun di Indonesia, kecurangan dan korupsi banyak terjadi dalam bidang pengadaan barang/jasa. Banyak penyedia dan pejabat pengadaan menganggap kecurangan sebagai sesuatu yang buruk tetapi diperlukan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Walaupun kecurangan dapat mempercepat proses birokrasi, kecurangan berdampak negatif pada ekonomi dan masyarakat.

29 Bagaimana Anda melawan tindak kecurangan dan korupsi dalam pekerjaan?
Petunjuk untuk Fasilitator: Ada banyak cara melawan tindak kecurangan dan korupsi. Tujuan dari pertanyaan ini adalah untuk mengetahui perspektif dan pemikiran peserta untuk mengukur perhatian mereka dalam sesi ini dan juga tingkat pengetahuan mereka terhadap pencegahan kecurangan. Tujuan utama dari sesi ini adalah untuk memberikan ide kepada peserta bagaimana melawan tindak kecurangan dan korupsi. Oleh karena itu penting bagi para peserta untuk memahami dasarnya.

30 Bagaimana Mencegah Fraud
3 Tujuan Bagaimana Mencegah Fraud Meningkatkan profil risiko bagi pihak yang terlibat dalam tindak kecurangan Mengungkap skema kecurangan ketika skema tersebut baru terjadi Perlengkapi pengelola pengadaan dengan pengetahuan dan perangkat yang tepat SIAPA YANG UNTUNG? Catatan untuk Fasilitator: Cui Bono adalah frasa berbahasa Latin yang digunakan oleh polisi dan penyidik tindak kecurangan untuk mempertimbangkan siapa yang mungkin bertanggung jawab atas tindakan yang mencurigakan dalam lingkungan yang memiliki potensi terjadinya kecurangan seperti pengadaan barang/jasa. Pertanyaan ini mengajak Anda untuk mempertimbangkan siapa yang mungkin mendapatkan keuntungan dari kecurangan yang terjadi untuk mengetahui siapa pelakunya dan siapa yang terdampak secara negatif dari tindakan ini. Jika ada hal yang mencurigakan, Anda harus menanyakan pertanyaan ini. Jika ada hal yang mencurigakan, Anda harus menanyakan pertanyaan ini

31 Contoh Kasus Kecurangan – Department of Veterans Affairs (VA) di Amerika Serikat
Tujuan 1 Di Amerika Serikat, Inspektur Jendral Department of Veterans Affairs (VA) menemukan Wakil Kepala Pengadaan dalam departemen tersebut terlibat dalam kecurangan pengadaan sebelum dan sesudah menduduki posisi dalam VA. Wakil Kepala tersebut melanggar peraturan akuisisi Pemerintah Federal Amerika Serikat ketika ia memaksa staf pengadaan di bawah wewenangnya untuk memberi preferensi dan menetapkan pemenang kontrak untuk pelayanan lelang terbalik (reverse auction) kepada FedBid, Inc. Ia memaksa stafnya, terlibat dalam konflik kepentingan ketika ia secara tidak etis bertindak sebagai agen FedBid dalam urusan Pemerintah, mengungkapkan informasi VA non-publik kepada pihak yang tidak berwenang secara tidak etis, dan menyalahgunakan posisinya dan sumber daya VA untuk keuntungan pribadi. Selain itu, ia bersekongkol dengan eksekutif FedBid untuk memaksa atasannya untuk menggunakan kembali FedBid setelah atasannya mengeluarkan moratorium atas penggunaan FebBid dalam VA. Catatan untuk Fasilitator: Ketidakpastian dan Biaya diwakilkan dalam sumbu Y dan Durasi dalam sumbu X. Jika kecurangan yang terjadi saat perencanaan dan tahap penyusunan dokumen pengadaan diketahui tepat waktu, risiko dapat dihindari dan dikurangi atau dampak yang terjadi dapat dikurangi. Bahas contoh kasus dari Department of Veterans Affairs (Kementerian Urusan Veteran) di Amerika Serikat. Untuk referensi, Peraturan Akuisisi Pemerintah (Federal Acquisition Regulation) adalah peraturan kontrak dan pengadaan untuk semua pengadaan Femerintah Federal Amerika Serikat dan Inspektur Jendral memegang fungsi audit internal, tetapi bukan penegak hukum. Kasus ini memiliki berbagai contoh kecurangan dan menunjukkan jumlah dan pemangku kepentingan yang mungkin terlibat. Dalam kasus ini, pejabat tinggi pengadaan memimpin skema ini, tetapi stafnya dan perusahaan swasta juga terlibat. Slide ini terkait dengan pentingnya menangkap awal kecurangan. Tanyakan apa yang mungkin terjadi jika pemerintah mendeteksi kecurangan lebih awal sebelum FedBid ditetapkan sebagai pemenang? Dalam contoh ini, pemenang telah ditetapkan dan proyek dilaksanakan dengan penawar yang seharusnya tidak ditetapkan sebagai pemenang. Dorong diskusi dengan peserta. Kita akan membahas kasus ini lagi di sesi berikutnya. Ringkasan SUMBER dapat ditemukan di: Deskripsi lengkap dari kasus dapat ditemukan di sini: Peristiwa risiko, seperti kecurangan menghabiskan biaya lebih sedikit jika diperbaiki lebih awal. Biaya Siklus pengadaan

32 Tujuan Jenis Kecurangan dalam Tahap Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Pengadaan 1 1 1 2 2 3 3 4 4 Perencanaan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Penetapan Pemenang Administrasi & Pengelolaan Kontrak Kolusi dalam pengadaan Perekayasaan Persyaratan (Fixed Requirements) Pemecahan paket pengadaan (Purchase Splitting) Penyedia tertentu tidak diikutsertakan (Vendor Exclusion) Klaim palsu Risiko dalam proses pengadaan: Berkurangnya kompetisi Penawaran harga yang lebih tinggi dari semestinya Penyedia tidak berkualifikasi Sanggahan Catatan untuk fasilitator: Terdapat kemungkinan berlangsungnya skema kecurangan oleh penyedia dan pemerintah dalam tahap perencanaan dan penyusunan Dokumen Pengadaan. Bahas secara singkat daftar CONTOH (tidak mencakup semua) yang ada dalam slide ini dan fokus pada risiko umum dari proses pengadaan. Ingatkan kembali Modul 15 tentang pengelolaan risiko dan dorong peserta untuk berpikir tentang risiko kecurangan dalam hal pengelolaan risiko – menggunakan pengalaman mereka waspada terhadap skema kecurangan yang biasa terjadi pada tahap proses pengadaan ini.

33 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Kolusi dalam Pengadaan
Tujuan 1 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Kolusi dalam Pengadaan Deskripsi Kolusi dalam Pengadaan merupakan suatu perjanjian rahasia antar para penyedia untuk membagi pekerjaan dan menggelembungkan harga seringkali dibantu oleh pejabat pemerintah Indikator: Pola pengadaan yang tidak seperti biasanya Penawaran yang masuk harganya selalu tinggi atau rendah Pemenang berotasi secara teratur dalam satu pasar atau pemenangnya selalu penyedia yang sama Penyedia yang gagal menjadi subpenyedia Beberapa penawaran yang masuk sangat mirip bentuknya Catatan untuk fasilitator: Kolusi dalam pengadaan memberikan contoh sulitnya mendeteksi kecurangan. Banyak indikator potensial yang dapat dilihat secara acak dalam kelompok perusahaan penawar. Kuncinya adalah melihat pola. Jika penawaran atau penetapan pemenang terlihat mengikuti pola atau tren tertentu, Anda perlu bertanya “Siapa yang Untung?”

34 Teknik Pencegahan Kolusi dalam Pengadaan
Tujuan 2 Audit Probity Selidiki semua keluhan tentang penyedia yang memberikan penawaran sangat rendah; keluhan-keluhan tersebut dapat berdasar pada kebenaran Pantau tren pengadaan, pola pengadaan yang tidak lazim, atau kelompok belanja yang tidak resmi dengan melihat penawaran penyedia di masa lalu Periksa dokumentasi: Bandingkan dokumen penawaran dan cari kesamaan format, struktur, bahasa, dan warna Cari kesamaan alamat, nomor di antara para penyedia Audit penyedia yang ditetapkan sebagai pemenang untuk mencari bukti adanya kolusi 3 4 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk mengkaji ulang pola pengadaan dan memastikan pengadaan berlangsung adil. Hal-hal berikut ini merupakan langkah yang dapat Anda ambil untuk menghindari kolusi dalam pengadaan.

35 Contoh Kolusi dalam Pengadaan dan Kunci Pelaksanaan Audit
Tujuan Contoh Kolusi dalam Pengadaan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Contoh : Terdapat 3 pengembang software yang masing-masing menyediakan software untuk 3 kementerian. Setiap kementerian menerima penawaran dari salah satu penyedia, sehingga Penyedia A selalu menyediakan software untuk Kementerian A dan Penyedia B selalu menyediakan software untuk Kementerian B Hal ini disebut Pembagian Pasar (Market Division) yang dilakukan Penyedia. Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Dalam pasar yang lebih kecil dengan hanya beberapa penyedia yang berkualifikasi, penyedia yang cerdik mempunyai kemampuan dan insentif yang lebih besar untuk saling berkomunikasi dan bersekongkol untuk mendominasi lingkungan pengadaan. kolusi dalam pengadaan sulit untuk dibuktikan. Oleh karena itu, kecurangan jenis ini adalah bentuk kecurangan pengadaan yang sering terjadi di seluruh dunia. Kolusi lebih sering terjadi dalam pasar tertutup dengan penyedia yang memiliki kendali lebih besar di wilayah tertentu. Kolusi biasanya hanya dapat terdeteksi dalam jangka panjangmenggunakan analisis tren pola penawaran.

36 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Perekayasaan Persyaratan
Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Perekayasaan Persyaratan 1 Deskripsi Perekayasaan Persyaratan merupakan dokumen pengadaan dengan persyaratan yang telah dimanipulasi (oleh pejabat pemerintah yang korup) untuk memihak atau menghilangkan syarat tertentu untuk menguntungkan satu penyedia tertentu Indikator: Persyaratan yang sangat mirip sekali dengan jasa atau tenaga kerja yang disediakan oleh penyedia tersebut Persyaratan yang menyimpang dari persyaratan yang biasa digunakan untuk barang/jasa ini Keluhan dari penyedia lainnya Catatan untuk Fasilitator: Keinginan pengelola pengadaan untuk korupsi seringkali memicu perekayasaan persyaratan dalam instansi pengadaan pemerintah. Karena adanya keberpihakan, insentif finansial, atau sekedar hubungan keluarga/teman, pengelola pengadaan rentan dengan skema perekayasaan persyaratan. Pejabat ini kemudian menyusun persyaratan yang disesuaikan dengan apa yang akan disediakan oleh penyedia yang mereka senangi, atau menyusun persyaratan yang cakupannya luas, sehingga penyedia yang tidak berkualifikasi dapat menyampaikan penawaran.

37 Teknik Pencegahan Perekayasaan Persyaratan 2
Tujuan 2 Audit Probity Metode Lainnya Evaluasi dokumen persyaratan barang/jasa untuk memastikan ada justifikasi mengapa pengadaan dilakukan. Sarankan untuk melakukan riset pasar lanjutan; jika persyaratan terlalu luas bagi Anda, kemungkinan terlalu luas juga bagi penyedia. Tetap waspada terhadap tren pasar dan ketahui tentang jenis pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang harus Anda audit . Periksa dokumen historis persyaratan yang sama; jika ada perubahan rincian persyaratan yang signifikan, catat. 1 2 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk mengkaji persyaratan dan memastikan persyaratan tersebut adil. Butir-butir di atas adalah contoh langkah-langkah yang Anda dapat ambil untuk menghindari perekayasaan persyaratan.

38 Contoh Perekayasaan Persyaratan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2
Tujuan 2 Contoh Angkatan Militer Indonesia membeli beberapa kendaraan taktis untuk patroli pantai. Truk- truk tersebut mewakili Perlindungan Perbatasan Militer Indonesia dan akan dipakai selama 25 tahun. Ahli teknis membuat persyaratan yang membatasi, sehingga pembelian truk hanya mungkin dilakukan dari satu penyedia karena berat dan standar kecepatan yang sangat restriktif. Semua rancangan lainnya yang tersedia tidak sesuai dengan standar tersebut walaupun tidak memengaruhi kinerjanya. Penyedia yang gagal memberi keluhan dan terungkap ada rekayasa spesifikasi. Catatan untuk Fasilitator: Penyusunan persyaratan dapat melibatkan banyak pemangku kepentingan yang mungkin berkompeten atau tidak berkompeten untuk menyusun persyaratan tersebut. Selain itu, instansi pengadaan tersebut mungkin tidak memiliki tingkat pengelolaan atau pengawasan proses penyusunan persyaratan yang tinggi. Kondisi ini dapat mengundang terjadinya korupsi. Kaji slide ini dan diskusikan contohnya. Dalam kasus ini, tindakan yang dilakukan dianggap sebagai tindakan curang. Akan tetapi, apakah Anda pernah berada dalam situasi dengan tim teknis yang “terlalu rinci” menentukan spesifikasi kebutuhan secara tidak sengaja? Apakah ini sebuah kecurangan atau kesalahan? Jika kecepatan dan berat bukan fitur penting bagi kendaraan taktis, mengapa pengelola pengadaan memasukkannya ke dalam persyaratan? Kunci Pelaksanaan Audit Persyaratan selalu terdokumentasikan. Jika memungkinkan, pengelola pengadaan harus mendeskripsikan barang/jasa dengan menggunakan ciri-ciri yang paling penting.

39 Tujuan 1 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pemecahan Paket Pengadaan (Purchase Splitting) Deskripsi Pada pemecahan paket pengadaan (purchase splitting), persyaratan dan kontrak terkait dibagi ke dalam kelompok yang lebih kecil untuk memastikan biaya tetap di bawah batasan biaya tertentu atau untuk menghindari pengawasan tambahan Persyaratan: $50.000 Persyaratan 1: $25.000 Persyaratan 2: $25.000 Catatan untuk Fasilitator: Pemecahan paket pengadaan merupakan cara umum yang digunakan pengelola pengadaan untuk mengarahkan proses pengadaan. Kecurangan ini umum dilakukan oleh penjabat untuk menghindari peraturan yang memberatkan dengan mempertahankan nilai kontrak dinilai yang rendah. Walau dapat mempercepat proses kontrak, tindakan ilegal ini dapat menghindari pengawasan atau mengarahkan kontrak kepada penyedia kecil yang berkolusi dengan mereka. Pengungkapan Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) sering merupakah langkah pertama dalam mengungkapkan skema kecurangan lain yang lebih besar karena Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) biasanya digunakan untuk menutupi skema yang lebih besar ini. PENTING UNTUK DIINGAT: Pemecahan persyaratan dapat dilakukan selama tidak bertujuan untuk membatasi kompetisi. Contoh: jika suatu persyaratan bernilai $ tetapi pengelola pengadaan ingin memastikan Penyedia A yang ditetapkan sebagai pemenang maka pengelola pengadaan membaginya menjadi dua senilai $ yang berada di bawah ambang batas penunjukan langsung. Sekarang pengelola pengadaan tidak perlu membuka kompetisi dan dapat menunjuk Penyedia A secara langsung sebagai pemenang kontrak. Pengelola pengadaan dapat memperpendek periode kinerja dan memberikan kembali kontrak tambahan senilai $ kepada Penyedia A untuk melakukan pekerjaan lanjutan. Pemecahan persyaratan dapat dilakukan selama mendukung kompetisi – akan tetapi dalam beberapa kasus hal tersebut dapat meningkatkan biaya pada akhirnya. Contoh: daripada menyatukan beberapa persyaratan pekerjaan engineering kecil, pengelola pengadaan memutuskan untuk memecahnya menjadi 3 pembelian berbeda untuk memberikan paparan pekerjaan dan persyaratan kepada penyedia yang berbeda. Ini bukanlah suatu kecurangan, namun, sebagai hasilnya, pengelola pengadaan dapat membayar sedikit lebih mahal pada akhirnya karena pemaketan (bundling) dapat berujung pada penghematan biaya. Indikator: Beberapa penawaran disampaikan secara berkala dan nilainya sedikit di bawah batas nilai pengadaan yang ditetapkan peraturan Persyaratan yang biasanya dijadikan satu paket telah dibagi-bagi Persyaratan yang dibagi-bagi ditujukan untuk program yang sama

40 Teknik Pencegahan Praktik Pemecahan Paket Pengadaan 2
Tujuan 2 Audit Probity Audit Keuangan Untuk borongan (bundling), perhatikan pengelompokan persyaratan yang tidak semestinya. Jika persyaratan tersebut dipisah, mungkin dapat menghasilkan kompetisi yang lebih besar. Bandingkan nilai pengadaan dengan ambang batas yang relevan. Bandingkan paket pengadaan di masa lalu dengan saat ini. Perhatikan pemesanan berkelompok untuk satu penyedia. 2 3 1 1 Catatan untuk Fasilitator: Slide ini memberikan contoh lain dari kecurangan. Ada langkah-langkah yang dapat diambil untuk mencegah praktik pemecahan paket pengadaan atau pembelian borongan. Kebanyakan langkah-langkah ini memerlukan kombinasi antara pemikiran logis dan analisis data. Metrik pengadaan dari Sistem Informasi Manajemen Pengadaan dapat membantu analisis tersebut.

41 Contoh Pemecahan Paket Pengadaan (purchase splitting) dan Kunci Pelaksanaan Audit
Tujuan 2 Contoh Pemerintah umumnya menggabungkan perancangan dan pembangunan pekerjaan konstruksi dalam paket pengadaan untuk meminimalkan risiko terhadap pekerjaan. Seorang pengelola pengadaan mengetahui satu perusahaan engineering yang bagus dan ingin menghubungi langsung perusahaan tersebut tetapi terkendala karena biaya perancangan dan pengembangan yang ditawarkan terlalu tinggi. Dalam hal ini, pengelola pengadaan akan memecah kontrak menjadi satu kontrak untuk perancangan dan satu kontrak untuk pembangunan guna menghindari kompetisi. Catatan untuk fasilitator: Contoh yang diberikan tidak berarti mengindikasikan korupsi atau kolusi. Akan tetapi, pengarahan sistem pengadaan apa pun untuk menghindari pengawasan adalah kecurangan dan bertentangan dengan tujuan mekanisme sistem. Sebaliknya, Pengelola Pengadaan dapat juga mengarahkan proses pengadaan dengan memborong kontrak yang biasanya tidak diborong untuk menghilangkan penyedia kecil dari daftar penawar yang memenuhi syarat. Hal ini juga merupakan tindak kecurangan. Di Amerika Serikat, kelompok persyaratan yang lebih besar harus menyerahkan Justifikasi Pembelian Borongan (Bundling Justifications) untuk menjelaskan mengapa persyaratan harus dipaketkan ke dalam satu kelompok dan mengapa persyaratan ini tidak sesuai jika dipenuhi oleh penyedia yang lebih kecil. Kunci Pelaksanaan Audit Identifikasi dokumen yang menjustifikasi bahwa pemecahan paket pengadaan bermanfaat untuk pemerintah. Kecurangan jenis ini dapat ditutupi dengan pemecahan dengan nilai yang tidak merata.

42 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Vendor Exclusion
Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Vendor Exclusion 1 Deskripsi Penyedia tertentu tidak diikutsertakan (vendor exclusion) dalam proses penawaran dalam pelelangan terbatas oleh pejabat yang korup yang berpihak pada penyedia tertentu. Indikator: Hanya sedikit jumlah dokumen penawaran yang diterima Teknik yang digunakan: Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar Iklan pengadaan yang terbatas Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat dan tidak wajar Catatan untuk Fasilitator: Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion) adalah skema kecurangan dengan pengelola pengadaan membantu penyedia yang mereka senangi. Tujuan dari skema kecurangan ini adalah untuk memastikan penyedia yang diistimewakan ditetapkan sebagai pemenang. Pejabat yang korup dapat menyulitkan penyedia lainnya untuk menang dengan menggunakan teknik skema kecurangan ini. Dalam skema kecurangan ini, penyedia yang diistimewakan akan memiliki informasi lebih awal dari penyedia lainnya agar penyedia yang diistimewakan tersebut tidak tersingkirkan oleh upaya untuk tidak mengikutsertakan penyedia lainnya. Ingat kembali kasus di Amerika Serikat yang melibatkan Kementerian Urusan Veteran.

43 Teknik Pencegahan Vendor Exclusion 2
Tujuan Teknik Pencegahan Vendor Exclusion 2 Audit Probity Metode Lainnya Tentukan apakah semua penawaran yang diterima dalam jumlah yang wajar Periksa dokument pengadaan dan riset pasar untuk menemukan indikasi terjadinya pengecualian terhadap penyedia tertentu Wawancara penyedia yang memberikan bukti adanya taktik untuk mengecualikan penyedia tertentu 1 2 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau prosedur kualifikasi dan menjamin prosedur tersebut berjalan adil. Slide di atas menunjukkan beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah praktik tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion).

44 Contoh Vendor Exclusion Dan Kunci Pelaksanaan Audit 2
Tujuan Contoh Vendor Exclusion Dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Contoh Pengelola pengadaan dengan sengaja mengiklankan permintaan penawaran di koran kecil hanya dalam beberapa hari. Penyedia yang diistimewakan kemudian memberikan komisi (kickback) kepada pengelola pengadaan. Pengelola pengadaan kemudian menyusun persyaratan sedemikian rupa sehingga penyedia lain tidak dapat memasukkan penawaran Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Untuk mengungkapkan pengecualian penyedia, pengelola pengadaan harus rajin untuk memantau dokumentasi pengadaan di dalam lingkungan mereka untuk mencari indikator. Seperti skema kecurangan lainnya, skema kecurangan ini mungkin diketahui oleh penyedia lain di lingkungan tersebut. Keluhan penyedia harus ditanggapi dengan serius dan diselidiki. Akan tetapi, pengelola pengadaan harus ingat bahwa penyedia dapat menggunakan tuduhan ini untuk saling merusak antar penyedia dan menghalangi penetapan pemenang. Pertanyaan yang harus ditanyakan saat menganalisis persyaratan dan dokumen pengadaan adalah “siapa yang diuntungkan?”

45 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Klaim Palsu
Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Klaim Palsu 1 Deskripsi Klaim palsu adalah pernyataan yang dilebih-lebihkan atau dipalsukan secara keseluruhan tentang pengalaman dan kemampuan tenaga kerja atau penyedia, “mark-up” tagihan atau biaya, atau dokumentasi palsu terkait penyelesaian pekerjaan. Indikator: Barang atau jasa yang di bawah standar Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau telah direkayasa Kurangnya dokumentasi Kegagalan pengujian atau inspeksi Kurangnya catatan historis Menyisipkan kebohongan dalam kebenaran Catatan untuk fasilitator: Klaim palsu dalam istilah sederhana adalah kebohongan. Penyedia dan juga pejabat pemerintah mendapat insentif untuk berbohong untuk menerima pembayaran yang lebih besar, memenangkan kontrak, atau menghindari sanksi. Di beberapa kasus, sangat sulit untuk menentukan bersalah karena beberapa pernyataan palsu dapat dibuat dengan tidak sengaja. Di Amerika Serikat, the Lincoln Law, atau yang biasa disebut Undang-undang Klaim Palsu atau the False Claims Act (31 U.S.C. §§ 3729–3733), adalah undang-undang federal yang berupaya untuk mencegah kecurangan di dalam Pemerintahan.

46 Teknik Pencegahan Klaim Palsu 2
Tujuan Teknik Pencegahan Klaim Palsu 2 Audit Keuangan Lakukan uji tuntas dengan pemeriksaan latar belakang penyedia yang ada saat ini Periksa dokumentasi untuk mencari indikator: - Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau direkayasa - Kegagalan pengujian atau inspeksi - Adanya duplikat tagihan - Kelebihan atau kekurangan pembayaran Verifikasikan secara independen kebenaran dari tagihan yang diterima 2 3 1 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau dokumentasi untuk memastikan klaim tersebut benar. Slide di atas menunjukkan beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah klaim palsu.

47 Kunci pelaksanaan audit
2 Tujuan Contoh Klaim Palsu dan Kunci pelaksanaan audit Contoh Dokumentasi untuk pengiriman pemesanan iPad dalam jumlah besar sulit untuk dibaca dan kelihatannya telah direkayasa. Setelah inspeksi dilakukan, 5% dari kotak yang seharusnya berisi iPad ternyata kosong dan 30% dari keseluruhan iPad ternyata iPad bekas yang diperbarui atau iPad yang rusak. Hal ini mengindikasikan adanya penyalahgunaan. Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Klaim palsu mudah untuk diabaikan ketika pengelola pengadaan terburu-buru menyiapkan pengadaan. Ketika terburu-buru, langkah penting kadang terlupakan, seperti meninjau dokumen dengan detail, pemeriksaan latar belakang penyedia dan bahkan kunjungan lapangan dan wawancara dengan pemangku kepentingan. Penyedia seringkali dapat diminta memberikan informasi kinerja lampau, laporan keuangan, pengalaman kerja, dll. Informasi seperti ini dapat digunakan sebagai indikator apakah penyedia berbohong.

48 LINGKUNGAN PENGENDALIAN PBJ
Dasar Hukum : Perundang-undangan yang berlaku : UU, Perpres, Peraturan Menteri /Kepala LKPP Sistem Pengen Intern P emrth Kebijakan Penyelenggaraan : Pemisahan Fungsi Penyelenggara, Format Standar Dokumen, Sistem Berbasis IT Mekanisme Pasar yang Terjadi ( Penyedia dan Instansi pemerintah ) Data yang tersedia pada Mekanisme Pasar Dampak Hukum Terhadap Permasalahan PBJ

49 Kesalahan/Penyimpanagan
Identification of needs Call for bids or quotes Of contracts Signing Receipt of Products or services Of guaranties Expiration Pemilihan Perencanaan Pelaksanaan Pengamanan Tidak Paham Dokumen Pengadaan Prosedur dan Kriteria Evaluasi Tidak Dibuat PPK Tidak paham Klausul Kontrak Profesional PA/KPA Pokja Pemilihan /PP PPK PPHP Integritas Responsibilitas PPK Tidak Mampu Mengendalikan Kontrak PPK Tidak Melakukan Pemutusan Kontrak Tidak paham Substansi Kontrak Tidak paham Menguji Kualitas Barang/Jasa Menteri KDH PA Tidak Membuat RUP PA mengarahkan Proses PPK /KPA membuat HPS tidak sesuai peraturan Kesalahan dalam proses pemilihan dan evaluasi

50 Risiko Penyimpangan Dalam PBJ Pemilihan Penyedia PBJ
Perencanaan PBJ Pemilihan Penyedia PBJ Pelaks. Kontrak PBJ Penggunaan PBJ PPK/KPA ULP/PP PPK/KPA PA/KPA PPHP PA/KPA 20xx-1 20xx 20xx-1 20xx 20xx 20xx-1 20xx -Kontrak diputus? -Blacklist -Kualitas rendah -Akuntabilitas tdk ada Hasil Uji B/J Proses Pemilihan Penetapan Penyedia RUP HPS. B/J. Neraca. Dok.PBJ. Kontrak 3 4 5 6 7 6 2 1 2 1 1 1 50 5

51 Uraian Titik Kritis Integritas PPK/ULP /Panitia /Pejabat Pengadaan..Lemah Kompetensi pengelola tidak memadai 1 Penggelembungan Anggaran (Mark Up) Rencana Pengadaan yang diarahkan Rekayasa pemaketan Spesifikasi yang diarahkan 2 Penentuan jadwal pengadaan yang tidak realistis Dokumen PBJ tidak lengkap Pengumuman tidak lengkap Kriteria evaluasi tidak ada, tidak jelas (rekayasa)/cacat Evaluasi tidak sesuai dengan kriteria Tanggal pengumuman sengaja ditunda 3 Tidak seluruh sanggahan ditanggapi Substansi sanggahan tidak ditanggapi Sanggahan pro forma untuk menghindari tuduhan tender diatur 4

52 Uraian Titik Kritis SPPBJ ditunda atau dikeluarkan dgn buru-buru
Penandatanganan kontrak ditunda tanpa alasan jelas 5 Kualifikasi barang tidak sesuai spesifikasi Kriteria penerimaan barang bias (tidak jelas) Volume barang tidak sesuai dgn okumen lelang Jaminan pasca jual palsu Rekomendasi tidak realisitis (konsultan) 6 Perubahan kontrak tdk akuntabel 7 Barang/jasa ternyata tidak digunakan. 8

53 Pelaksanaan kontrak B/J
LINGKUP PROSES AUDIT PENGADAAN B/J: -Dokumen PQ/Pasca Q -Dokumen Pemilihan Penyedia B/J -Proses PQ/Pasca Q -Proses Pemilihan Penyedia B/J -Penandatangan kontrak -B/J digunakan, baik? -B/J idle? B/J digunakan pihak lain ? Perencanaan PBJ Pemilih. Penyedia BJ Pemanfaatan hasil PBJ Pelaksanaan kontrak B/J -Pedoman PBJ -Dasar PBJ -Personil -Pembiayaan -Harga kontrak -Kuantitas -Kualitas -Penyelesaian kontrak -Denda/putus kontrak ? Audit Pengadaan B/J Sesuaikan dengan jangka waktu audit dan jangka waktu pelaporan hasil audit APBJ 53

54 Tehnik Audit atas PBJ Barang Ready Stock /Tersedia  PBJ
Tehnik : Dokumen & Fisik Tehnik : Dokumen, Observe & Fisik Jasa Lainnya Proses  Jasa Konsultansi  Design  Proses  Pekerjaan Konstruksi  Membangun  Proses 

55 Tehnik/Pembuktian APBJ
-Penelusuran Dokumen -Rekalkulasi -Penilaian Kewajaran (Needs & HPS) -Konfirmasi/Wawancara/Diskusi -LPSE : Observasi/ pengamatan/monitor -Manual : Penelusuran Dokumen -Kewajaran Proses/Uji -Wawancara/Diskusi -Observasi/Pengujian Fisik -Penelusuran Dokumen -Konfirmasi -Wawancara -Menilai Kewajaran Hasil pekerjaan Pemilih. Penyedia BJ Pelaksanaan kontrak B/J Perencanaan PBJ -LPSE : Hasil Observasi Manual : Dok proses Kuali: Spesifikasi & HPS Dok Pengadaan -Dokumen pelaksanaan kontrak (progress) -Hasil uji : Kuantitas & Kualitas -Dok. Serah Terima -Dok. Pembayaran/Denda -Dok. Terkait (putus kontrak) -Dok RKA/RKB/RUP Dok Spesifikasi & HPS Dok Pengadaan Kapan? Kapan? Kapan? LPSE  Selama proses berlangsung Manual  Sesuai tahapan dokumen (Kualifikasi, Penawaran, Penetapan Pemenang (Sebelum ttd kontrak) Dilakukan sebelum proses pemilahan dilakukan (pengumuman) Bertahap (Sesuai progress pekerjaan 55

56 ANALISIS DAN PENILAIAN RISIKO DALAM PENYELENGGARAAN PBJ ? ?
APBN/D -DIPA /DPA : Pemaketan (Spek, RAB), Sistem Anggaran, Perubahan APBN/D Kebijakan /Peraturan Mengenai Kontrak Tahun Jamak Masih Sektoral Data dasar penyusunan HPS tidak selalu tersedia PERENCANAAN/ PERSIAPAN Penafsiran Peraturan (Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung, Kontrak Tahun Tugggal/Jamak, Pasal 93 : Pemutusan Kontrak, Swakelola?? Penetapan Personil Pengadaan (KPA=PPK, PPHP), Sertifikasi.

57 APIP 57 Audit Perencanaan PBJ Substansi:
-BPKP -Itjen/Inspektorat -Inspektorat Provinsi,Kab/Kota -SPI (BI,BHMN,BUMN/D) APIP Substansi: Memastikan bahwa PBJ yang direncanakan didasarkan pada kebutuhan atas B/J untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan (tugas dan fungsi) \Memastikan bahwa rencana PBJ merupakan bagian dalam proses penyusunan kinerja dan penganggaran.(RKA) Memastikan bahwa penyusunan Spesifikasi Teknis (KAK), HPS dan Draft Kontrak telah sesuai dengan Ketentuan Perundang-undangan yang berlaku Memastikan bahwa Dokumen PBJ telah disusun sesuai dengan peraturan per-undang-undangan yang berlaku RUP Vs “Needs” Spec (KAK), HPS Draf Kontrak Dokumen PBJ 57 57

58 ANALISIS DAN PENILAIAN RISIKO DALAM PENYELENGGARAAN PBJ ? ?
Sistem LPSE Terintervensi, Pemilihan Sistem Pemilihan tidak tepat, Kriteria evaluasi tidak rinci, tidak jelas, PEMILIHAN Pelaksanaan evaluasi, pembuktian kualifikasi tidak profesional Penyedia tidak profesional (Penawaran jauh di bawah HPS) Penyedia Berkolusi Untuk Pengaturan Penawaran

59 APIP 59 Substansi: Memastikan Proses Pemilihan penyedia B/J
Audit Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa -BPKP -Itjen/Inspektorat -Inspektorat Provinsi,Kab/Kota -SPI (BI,BHMN,BUMN/D) APIP Substansi: Memastikan Proses Pemilihan penyedia B/J dilaksanakan secara transparan, adil dan akuntabel, Memastikan bahwa penetapan penyedia barang/jasa telah didasarkan pada tara-cara dan kriteria yang telah ditetapkan secara obyektif dalam Dokumen PBJ , sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dokumen PBJ Proses Pemilihan Dokumen Proses Pemilihan 59 59

60 ANALISIS DAN PENILAIAN RISIKO DALAM PENYELENGGARAAN PBJ ? ?
Klausul kontrak tidak lengkap, tidak jelas, dan tidak ada sanksi Spesifikasi /KAK tidak sesuai dengan Kondisi Lapangan PELAKSANAAN Penyedia Tidak Profesional Jadwal Pelaksanaan Tidak Logis ( Mendekati Akhir Tahun?) Kondisi alam, Kebijakan perekonomian, Pengujian Kualitas B/J

61 APIP 61 Audit (Proses Pelaksanaan Kontrak) Substansi :
-BPKP -Itjen/Inspektorat -Inspektorat Provinsi,Kab/Kota -SPI (BI,BHMN,BUMN/D) APIP Substansi : Memastikan bahwa Penetapan Penyedia Penyedia B/J telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Memastikan bahwa isi kontrak telah sesuai dengan draft kontrak dalam dokumen PBJ yang sesuai ketentuan Memastikan bahwa pelaksanaan kontrak dikendalikan oleh PPK (Staf Pendukung yang ditunjuk PPK),  kualitas sesuai dengan yang telah disepakati dalam kontrak Kontrak Sistem Pengendalian Oleh PPK Hasil /Progress 61 61

62 APIP 62 Substansi: Memastikan bahwa pelaksanaan kontrak telah selesai
Audit (Pemanfaatan B/J) : -BPKP -Itjen/Inspektorat -Inspektorat Provinsi,Kab/Kota -SPI (BI,BHMN,BUMN/D) APIP Substansi: Memastikan bahwa pelaksanaan kontrak telah selesai sesuai dengan peraturan yang berlaku. Memastikan bahwa kualitas dan kuantitas yang diterima telah sesuai dengan kontrak . Memastikan bahwa barang/jasa telah dimanfaatkan oleh pengguna barang/jasa. Kontrak Dan Hasil/Progress Serah Terims Barang/Jasa Barang / Jasa Dimanfaatkan 62 62

63 Diskusi Rita Berlis