Administrasi dan Pengelolaan Kontrak

Presentasi berjudul: "Administrasi dan Pengelolaan Kontrak"— Transcript presentasi:

1 Administrasi dan Pengelolaan Kontrak
Sesi 11 Administrasi dan Pengelolaan Kontrak Petunjuk untuk Fasilitator: Waktu: 45 menit Perlengkapan: flip chart, spidol, komputer, proyektor, layar Dalam catatan kaki pada slide-slide tertentu, terdapat teks yang antara lain berupa petunjuk atau pertanyaan yang mungkin diajukan oleh peserta atau pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan kepada peserta untuk mengadakan diskusi. Kemungkinan jawaban akan diberikan sesuai dengan pertanyaan yang diajukan. Proyek Modernisasi Pengadaan

2 Tujuan Mengidentifikasi berbagai skema kecurangan (fraud) dan teknik audit pada tahap administrasi dan pengelolaan kontrak 1 Menyoroti praktik-praktik terbaik dan konsep-konsep penting yang harus diketahui oleh auditor selama tahap tersebut 2

3 1 Tujuan Skema Kecurangan (Fraud) dalam Tahap Administrasi dan Pengelolaan Kontrak 1 1 2 2 3 3 4 4 Perencanaan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Penetapan Pemenang Administrasi & Pengelolaan Kontrak Penyalahgunaan Perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) Pemalsuan tagihan Penyedia fiktif Kecurangan dalam penggantian produk Pembelian untuk kepentingan pribadi Risiko terhadap Proses Pengadaan: Kecurangan mengurangi Value for Money Kecurangan dapat menyia-nyiakan dana pemerintah Kecurangan dapat menyebabkan penurunan mutu barang/jasa Kecurangan dapat mengikis kepercayaan publik Catatan untuk Fasilitator: Sesi 4 berfokus pada dasar-dasar dan indikator 5 jenis kecurangan yang dapat terjadi setelah penetapan pemenang – yaitu saat pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk melakukan administrasi dan pemantauan kontrak. Pada tahap ini, pengelola pengadaan memiliki waktu paling banyak dan dapat memperhatikan penyedia dan kinerja kontrak secara lebih mendalam. Tahap pengelolaan kontrak merupakan kesempatan yang terbaik untuk mengungkap skema kecurangan.

4 1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Penyalahgunaan Perintah Pekerjaan Tambah/Kurang (Change Order) / Pagu kontrak Deskripsi Ketika perubahan dilakukan terhadap kontrak yang sedang berlangsung untuk menguntungkan satu penyedia atau untuk meningkatkan volume pekerjaan melalui perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) Indikator: Harga penawaran rendah dan/atau nilai kontrak penunjukkan langsung meningkat setelah penetapan pemenang Perintah pekerjaan tambah/kurang yang lebih sering dari biasanya Kurangnya justifikasi untuk perubahan yang dilakukan Catatan untuk Fasilitator: Penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) adalah skema kecurangan yang umum terjadi dalam pengadaan barang/jasa karena perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) tidak diawasi secara ketat sebagaimana penetapan pemenang kontrak atau call-off. Staf Penyedia BIaya Kinerja

5 Teknik Pencegahan Penyalahgunaan Perintah Pekerjaan Tambah/Kurang (Change Order) / Pagu kontrak
2 Tujuan Audit Probity Audit Keuangan Cari pola penunjukan langsung yang tidak wajar terhadap penyedia yang sama, terutama jika terdapat perintah kerja tambah/kurang (change order) yang menaikkan harga keseluruhan kontrak tersebut di kemudian hari Gunakan dan pantau sistem rekam jejak nilai dan jumlah perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang dilakukan dan pejabat yang memberikan persetujuan Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator penyalahgunaan: Permintaan penawaran Laporan evaluasi penawaran Permintaan, persetujuan, dan pembayaran untuk perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk memantau penyalahgunaan perintah pengubahan dalam proses pengadaan. Slide ini memberikan beberapa contoh langkah yang Anda dapat gunakan untuk mencegah kecurangan jenis ini.

6 Contoh Penyalahgunaan Perintah Pekerjaan Tambah/Kurang (Change Order) / Pagu kontrak
dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Tujuan Contoh Kontrak pengadaan yang tidak disusun dengan baik diberikan kepada penyedia dengan penawaran terendah. Penyedia sengaja memberikan penawaran rendah karena terdapat pernyataan yang kurang jelas dalam dokumen pengadaan. Ketika pekerjaan dimulai, penyedia berulang kali meminta tambahan pembayaran agar memenuhi standar minimum pemerintah, dengan mengutip pernyataan yang kurang jelas tersebut sebagai alasan pelaksanaan kinerjanya yang buruk . Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) merupakan suatu bentuk kecurangan yang dapat ditemukan melalui analisis dan peringatan data. Hal ini dikarenakan banyak penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) menunjukkan pola pencairan dana. Program analisis data dapat menyoroti kasus-kasus yang mencurigakan akibat perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang tidak lazim atau jumlahnya terlalu banyak. Nilai selama siklus pengadaan atau pagu kontrak yang ditingkatkan sebesar >10% dapat menjadi indikator penyalahgunaan perintah kerja tambah/kurang. Jika tidak ditemui kecurangan, praktik ini merupakan indikasi pengadaan yang buruk yang umum dilakukan dan harus diperhatikan untuk kemudian diperbaiki

7 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pemalsuan Tagihan
1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pemalsuan Tagihan Deskripsi Pemalsuan tagihan terjadi ketika terdapat penggandaan unsur dalam proses pengadaan sehingga terjadi duplikasi pembayaran Indikator: Terdapat banyak tagihan untuk suatu barang/jasa Dokumentasi yang terlihat seperti salinan atau tiruan Ketidaksesuaian dokumentasi Catatan untuk Fasilitator: Ini adalah bentuk sederhana dari kecurangan dalam pengadaan dan sering terlihat oleh pengelola pengadaan yang meninjau semua materi. Namun, kecurangan ini hanya dapat ditemukan dengan mudah jika pengelola pengadaan memperhatikan secara cermat. Kecurangan dalam tagihan dapat dilakukan oleh penyedia ataupun pengelola pengadaan**

8 Teknik Pencegahan Pemalsuan Tagihan 2
Tujuan Audit Keuangan Kajilah dokumen administrasi (tagihan, bukti pembayaran, laporan inspeksi) untuk mendeteksi indikator kecurangan Indikator kecurangan ini termasuk: Pembayaran berulang dalam periode waktu yang sama Banyak tagihan berisi informasi yang serupa atau tidak benar Ketidaksesuaian antara tagihan dan pembayaran (kelebihan atau kekurangan dalam pembayaran) 1 Tidak semua informasi keuangan dapat dilihat begitu saja. Misalnya, dalam kontrak dengan Harga Tetap, setiap bulan tagihan yang disampaikan menunjukkan angka yang sama. Ini bukan indikator pemalsuan tagihan. Catatan untuk Fasilitator: Lakukan inspeksi terhadap dokumen untuk mencari bahasa yang seragam Lakukan inspeksi terhadap kelengkapan hasil pekerjaan di lokasi kerja Lakukan inspeksi dan pengujian terhadap layanan yang diberikan dan materi untuk mengkonfirmasikan pemenuhan persyaratan

9 Contoh Pemalsuan Tagihan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2
Tujuan Contoh Sebuah perusahaan jasa pengiriman produk memberikan penawaran kepada pemerintah sebesar $400 per kontainer pengiriman. Pengelola pengadaan meminta satu kali pengiriman dan ketika menerima tagihan untuk dua pengiriman, ia mengira bahwa produk tersebut memerlukan dua kali pengiriman secara terpisah. Jika pengelola pengadaan tersebut memiliki dokumentasi pengiriman dan inspeksi yang tepat, seharusnya ia dapat mengetahui bahwa produk tersebut dikirim sekaligus dalam satu kali pengiriman. Kunci Pelaksanaan Audit Dokumentasi yang dilakukan secara efektif sangat penting untuk mencegah terjadinya kecurangan dalam tagihan. Dalam banyak kasus, duplikasi tagihan mungkin dilakukan tanpa sengaja, namun, dokumentasi yang tepat dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam pembayaran

10 ”Serigala berbulu domba”
Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Penyedia Fiktif 1 Tujuan Deskripsi Pembuatan penyedia palsu oleh seorang pejabat untuk menyediakan layanan palsu atau sebagai perantara antara penyedia resmi dan pembeli ”Serigala berbulu domba” Indikator: Kurangnya informasi atau latar belakang ‘perusahaan’ Pembelian berskala kecil untuk pengujian kemudian ada kontrak yang berskala besar Dokumen perusahaan dan tagihan yang mencurigakan Adanya layanan yang tidak terdefinisi atau tidak diperlukan Catatan untuk Fasilitator: Penyedia ini sering menagih barang/jasa yang pelaksanaannya sulit dibuktikan. Hal ini termasuk kegiatan ‘observasi’, ‘keamanan’, atau ‘pemeliharaan’ di mana produk akhir tidak terdefinisi. Namun, penyedia ini juga sering menjadi perantara yang sekedar mentransfer produk dari satu penyedia ke pembeli, sambil mengambil keuntungan dari proses tersebut. “Serigala berbulu domba” cocok untuk julukan penyedia yang menjalankan peran yang bertentangan dengan sifat atau tujuan aslinya.

11 2 1 2 1 Teknik Pencegahan Skema Penyedia Fiktif Atestasi
Tujuan Teknik Pencegahan Skema Penyedia Fiktif Atestasi Audit Keuangan Lakukan uji tuntas pemeriksaan latar belakang penyedia Lakukan kunjungan mendadak ke alamat perusahaan yang tercantum Mengkaji tagihan dari penyedia yang tidak dapat diverifikasi Indikator kecurangan ini termasuk: - Tagihan yang tidak profesional - Tidak ada nomor telepon, fax, atau alamat - Adanya cek dengan dua kali pengesahan - Pembelian sedikit di bawah batas jumlah wajib periksa 1 2 1 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola pengadaan juga dapat menghubungi kompetitor potensial di lingkungan yang sama untuk memastikan apakah penyedia yang dicurigai tersebut dikenal di industri

12 Contoh Skema Penyedia Fiktif dan Kunci Pelaksanaan Audit
2 Tujuan Contoh Skema Penyedia Fiktif dan Kunci Pelaksanaan Audit Contoh Penyedia baru tanpa pengalaman sebelumnya memasukkan penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemerintah dengan perincian dan pengetahuan kerja yang tinggi terkait persyaratan barang/jasa yang diperlukan Penyedia fiktif tersebut menjadikan penyedia yang sebelumnya menjadi penyedia bagi pemerintah sebagai subpenyedia dan mengambil keuntungan besar bagi pemilik penyedia fiktif. Pemiliknya adalah pejabat pengadaan yang menetapkan pemenang kontrak. Catatan untuk Fasilitator: Adanya penyedia palsu menunjukkan tidak adanya pemeriksaan yang dilakukan oleh siapapun kecuali pejabat yang korup karena biasanya setiap data dipalsukan termasuk alamat, tagihan, metriks, dan dokumen-dokumen lainnya. Penyedia fiktif pada dasarnya ‘tidak terlihat’ oleh pihak-pihak yang jujur sampai saatnya memasuki proses pengelolaan kontrak. Pengelola pengadaan yang meninjau data kontrak selama pengelolaan kontrak harus sadar adanya kemungkinan penyedia fiktif agar dapat menemukannya. Kunci Pelaksanaan Audit Penyedia fiktif biasanya tidak memiliki sistem operasional dan dokumen yang memadai. Memastikan calon penyedia memiliki pengalaman dan menggunakan akses ke sistem yang resmi untuk mengikuti pengadaan merupakan teknik pencegahan adanya penyedia fiktif.

13 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Penggantian Produk/Kualitas Produk
1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Penggantian Produk/Kualitas Produk Deskripsi Terjadi ketika barang/jasa yang dijanjikan diganti dengan barang/jasa yang bermutu lebih rendah oleh penyedia atau melalui kolusi dengan pengelola pengadaan. iPhone atau iPhoney? Indikator: Tidak lulus inspeksi dan/atau adanya keluhan pelanggan Biaya perbaikan tinggi karena banyak barang yang cacat Mutu barang atau jasa yang jelas terlihat lebih rendah Dokumentasi pengelolaan kontrak yang mencurigakan Catatan untuk Fasilitator: Penggantian barang/jasa bermutu tinggi dengan barang/jasa yang bermutu lebih rendah dan murah merupakan tindakan kecurangan yang umum dilakukan dalam pengadaan. Penggantian sering dilakukan untuk barang/jasa yang sulit ditemukan atau mahal, sehingga penyedia dapat memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya. Walaupun sangat jelas kapan penggantian dilakukan, namun, sering kali hal ini baru disadari jauh setelah kontrak selesai.

14 2 Tujuan Contoh Penggantian Produk/ Kualitas Produk dan Kunci Pelaksanaan Audit Contoh Pengadaan kabel untuk gedung baru telah dilakukan oleh Kementerian Pekerjaan Umum untuk pembangunan ruang kantor pemerintah terbaru. Penyedia yang menyediakan kabel tidak menggunakan insulasi kabel dengan ketebalan yang cukup untuk mencegah terjadi kebakaran karena arus pendek, sehingga mengancam banyak jiwa. Kunci Pelaksanaan Audit: Catatan untuk Fasilitator: Penggantian produk dapat terungkap dengan cara yang serupa dalam kecurangan dalam kegagalan pemenuhan spesifikasi, karena keduanya berkaitan. Penyedia dapat dengan mudah menutupi struktur biayanya dan memberikan produk di bawah standar tanpa memberitahu pengelola pengadaan. Oleh sebab itu, penting untuk memperhatikan umpan balik kontrak. Kunjungan lokasi dan inspeksi secara teratur juga merupakan kunci untuk mengungkap kemungkinan penggantian produk Membuat data inspeksi palsu menjadi semakin mudah seiring kemajuan teknologi. Sangat penting untuk memastikan pemerintah memiliki prosedur dan dokumentasi inspeksi untuk setiap barang/jasa yang dikirimkan dan diterima.

15 Apakah Auditor harus menginspeksi ketebalan kabel?
Catatan untuk Fasilitator: Auditor tidak perlu menginspeksi ketebalan kabel. Seharusnya ada penanggung jawab dengan keahlian teknis untuk mengukur dan memvalidasi ketebalan kabel yang bertugas menerima kabel tersebut. Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan pengukuran dilakukan dengan baik dan sesuai. Auditor bertugas untuk memastikan pengukuran dicatat dan sesuai dengan kebutuhan pemerintah.

16 Teknik Pencegahan Penggantian Produk/ Kualitas Produk 2
Tujuan Atestasi Audit Probity Wawancara pemberi keluhan untuk memperoleh informasi Lakukan pengujian dan inspeksi fisik, dan hubungi pelanggan untuk mengkonfirmasi pengiriman Mengkaji dokumentasi administrasi (spesifikasi, tagihan, laporan inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ Indikator ‘Red Flag’ antara lain:: - Pembelian komponen dengan mutu di bawah standar Kegagalan, keluhan, atau produk yang ditolak lebih banyak dari biasanya Kemasan produk secara generik Pengujian yang tidak memenuhi standar dilakukan oleh penyedia dan pengelola kontrak 1 2 1

17 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pembelian untuk Kepentingan Pribadi
1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pembelian untuk Kepentingan Pribadi Deskripsi Pembelian untuk Kepentingan Pribadi terjadi ketika oknum pejabat atau penyedia menggunakan kontrak pemerintah dan dana dan/atau wewenang untuk membeli barang/jasa untuk kepentingan pribadi Indikator: Adanya pesanan pembelian yang mencurigakan atau tidak terduga yang tercantum dalam tagihan Kebutuhan yang tidak berkaitan atau tidak diperlukan, seperti peralatan rumah tangga Tekanan atau bujukan yang mencurigakan dari penyedia untuk menyetujui pembelian dalam jumlah kecil Catatan untuk Fasilitator: Perusahaan penyedia terdiri dari banyak karyawan, mungkin tidak semuanya sejujur perusahaan itu sendiri. Dalam banyak kasus, beberapa karyawan memanfaatkan perjanjian dengan pemerintah untuk memperoleh barang/jasa untuk kepentingan pribadi dan memperoleh persetujuan pengelola pengadaan yang mungkin terlibat atau tidak terlibat dalam kecurangan itu. Selain itu, pejabat pemerintah mungkin juga menggunakan dana pengadaan untuk keperluan pribadinya atau untuk pembelian yang tidak perlu.

18 Teknik Pencegahan Pembelian untuk Kepentingan Pribadi 2
Tujuan Metode Lain Audit Probity Mengkaji dokumentasi administrasi (tagihan, laporan pengiriman, inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘Red Flag’. Indikator ‘Red Flag’ antara lain: - Pembelian barang yang tidak lazim - Sangat banyak ‘barang retur’ - Lokasi pengiriman yang tidak lazim Memonitor kebiasaan belanja dan gaya hidup penyedia dan pejabat pengadaan barang/jasa 1 1 1 Catatan untuk Fasilitator: Penyedia atau pejabat pengadaan yang kelihatannya memiliki usaha sampingan atau memiliki harta kekayaan melimpah sering menyalahgunakan barang yang diperoleh melalui pengadaan untuk kepentingan pribadi atau dijual lagi (usaha sampingan).

19 Contoh Pembelian untuk Kepentingan Pribadi dan Kunci Pelaksanaan Audit
2 Tujuan Contoh 1. Pengelola pengadaan militer melakukan pembelian kendaraan lapis baja. Pengelola pengadaan tersebut kemudian membeli kendaraan yang dirancang khusus untuk digunakan secara pribadi. 2. Pengadaan ubin lantai dilakukan untuk gedung pemerintah. Pengelola pengadaan memesan tambahan beberapa meter ubin lantai untuk digunakan di dapur rumahnya. . Catatan untuk fasilitator: Pembelian untuk kepentingan pribadi lebih mudah dideteksi selama pengelola pengadaan yang bertanggung jawab terhadap pembelian berskala kecil terlatih untuk menemukan masalah seperti yang ditunjukkan pada contoh, dan selama ada dana untuk memastikan pembelian diterima dan digunakan sesuai rencana kontrak. Kartu pembelian pemerintah (Government purchase cards) sering digunakan untuk pembelian untuk kepentingan pribadi. Kunci Pelaksanaan Audit Pembelian untuk kepentingan pribadi atau yang didak diperlukan dapat dilakukan melalui penyalahgunaan pekerjaan tambah/kurang (change order) atau pembelian di luar perkiraan atau persyaratan pemerintah.

20 Deskripsi Manajemen Kinerja
2 Tujuan Deskripsi Manajemen Kinerja Deskripsi Manajemen Kinerja merupakan konsep penting yang berdampak pada perbaikan dan pemahaman tahap administrasi kontrak Manajemen Kinerja mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan dalam proses pengadaan, menutup celah terjadi kecurangan, dan memastikan adanya transparansi dan akuntabilitas Manajemen Kinerja menyederhanakan proses administrasi kontrak, meningkatkan output penyedia, meningkatkan manfaat bagi pemerintah, dan mengurangi risiko terjadinya kecurangan Kecurangan Manajemen Kinerja tidak dapat diabaikan dalam administrasi kontrak. Pengelola pengadaan harus menjaga agar kinerja penyedia sesuai dengan yang diharapkan dan Auditor bertugas memastikan pengelola pengadaan dapat diminta pertanggungjawabannya terkait prinsip dan peraturan yang berlaku. Kinerja Penyedia

21 Interaksi Antar Sistem
Sistem Nasional K/L/I 1 2 Portal LKPP - Kodifikasi Prov/Kab/Kota (Kemendagri) - Kodifikasi Instansi (Kemenkeu) - Asuransi/Bank - Pajak - SIM Badan Hukum - Perijinan Sistem OSD-PSE Lemsaneg Rencana Penarikan E-Budgeting E-Payment 3 SPSE Interkoneksi (INAPROC Service Bus) 5 Dikembangkan Direktorat e-Proc: SPSE (Client) 4+ SPSE (Sistem Pusat) 4 Auditor PPK / PPHP PPK / ULP - Pokja - Pejabat Pengadaan PA/KPA 3 4 5 E-RUP E-Tendering E-Purchasing E-PPDL E- -PL E-Reverse Auction E-Swakelola E-Kontrak E-Audit E-Monev Pengadaan K/L/D/I ADP, Black-List, Vendor Mgmt System Dikembangkan UKE II lain di LKPP: E-Dok Pengadaan Agregasi Data Non Penyedia 2 Apendo Spamkodok E-Catalogue Dikembangkan K/L/D/I: Klasifikasi B/J, TTS, CRM, Portal LPSE, dll 1 6 Data Colector Engine Data Warehouse Sistem Internal K/L/D/I (Sim Aset, Simkeuda, Simpeg, Perijinan, dll) 6