BAB 7 ARSIP MANUAL.

Presentasi berjudul: "BAB 7 ARSIP MANUAL."— Transcript presentasi:

1 BAB 7 ARSIP MANUAL

2 3 2 1 TUJUAN BAB 7 ARSIP MANUAL
mampu mengorganisasi program dan sistem manajemen arsip secara manual 2 memahami siklus arsip manual 1 Mengetahui tujuan dan fungsi arsip manual

3 7.1 SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL
Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless office dan arsip digital Namun, Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya Penerbit Erlangga

4 Dalam mengelola arsip secara manual, organisasi harus mengklasifikasikan dan mengelolanya dalam dua tipe dokumen, yaitu : Dokumen Aktif Dokumen Inaktif Penerbit Erlangga

5 Siklus Hidup Arsip dalam Perusahaan
2 Pemanfaatan 3 Penyimpanan 1 Penciptaan 4 Retrieval 5 Disposisi Penerbit Erlangga

6 Sistem Penyimpanan Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu: 1. Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi) 2. Penyimpanan Desentralisasi 3. Kombinasi Kedua Sistems Penerbit Erlangga

7 1. Sistem Sentralisasi Manfaat penggunaan sistem sentralisasi, adalah : Mencegah duplikasi Layanan lebih baik Adanya keseragaman Menghemat waktu Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor Jasa kepada bagian lain Penerbit Erlangga

8 6. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
7. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen 8. Pelayanan dokumen dibawah satu atap Penerbit Erlangga

9 Kerugian sistem sentralisasi : Kesulitan fisik Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan Penerbit Erlangga

10 2. Sistem Desentralisasi
Keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu : Dekat dengan pemakai Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan Hemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas Penerbit Erlangga

11 Kerugian dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu :
Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien Karena proposisi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan Penerbit Erlangga

12 Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan
Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat Penerbit Erlangga

13 3. Sistem Kombinasi Sistem kombinasi memiliki keuntungan, yaitu :
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam Menekan seminimum mungkin kesalaham pemberkasan serta dokumen yang hilang Menekan duplikasi dokumen Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan Penerbit Erlangga

14 Di sisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut :
1. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud 2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada 3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat Penerbit Erlangga

15 7.2 PENYIMPANAN ARSIP Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain : 1 Jenis dokumen yang akan disimpan, ex. Kertas / CD Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan 2 3 Kebutuhan ruangan Pertimbangan keamanan 4 5 Biaya peralatan Biaya operasional penyimpanan 6 7 Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

16 Faktor yang dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan
Kesetaraan (compatibility) peralatan ex. Harus sesuai dengan kebutuhan sekarang dan akan datang 2. Efisiensi Kualitas Ekonomis Penerbit Erlangga

17 1 2 3 PERALATAN PENYIMPANAN DAPAT DIGOLONGKAN MENJADI
peralatan manual, 2 mekanis 3 otomatis

18 PERALATAN MANUAL Spindle file, Vertical filing cabinet,
Open-self file, Lateral files, Unit box lateral file, Card file, Microrecord file,

19

20 7.3 PERENCANAAN RUANGAN Salah satu faktor yang patut dipertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan pada ruang tersebut Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang disangga oleh lantai dengan aman Penerbit Erlangga

21 7.4 PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadarluasanya Penerbit Erlangga

22 Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu:
1. Pencacahan 2. Pembakaran Pemusnahan kimiawi Pembuburan Penerbit Erlangga