SISTEM PENGELUARAN KAS 1. PENGELUARAN KAS DENGAN CEK 2. DANA KAS KECIL.

Presentasi berjudul: "SISTEM PENGELUARAN KAS 1. PENGELUARAN KAS DENGAN CEK 2. DANA KAS KECIL."— Transcript presentasi:

1 SISTEM PENGELUARAN KAS 1. PENGELUARAN KAS DENGAN CEK 2. DANA KAS KECIL

2 Sistematika Perancangan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek 1. Deskripsi kegiatan pokok 2. Fungsi yang terkait 3. Dokumen yang digunakan 4. Catatan Akuntansi yang digunakan 5. Jaring prosedur yang membentuk sistem 6. Unsur sistem pengendalian intern 7. Bagan alir dokumensi

3 1. Deskripsi kegiatan pokok Transaksi pengeluaran kas dalam perusahaan dengan menggunakan cek. 2. Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas: mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) untuk membiayai aktivitas pembelian barang maupun jasa) dengan persetujuan (otorisasi) dari kepala fungsi yang bersangkutan. Di LP3i, misalnya mengisi form persetu. Pengel. dana

4 Fungsi Kas: bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan membayarkan langsung kepada kreditur atau supplier. Fungsi Akuntansi: fungsi ini bertanggung jawab atas: 1.Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Di Lp3i, daftar pengeluaran kas/bank 2.Membuat bukti kas / bank keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kasir dalam mengeluarkan kas/bank/cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Selain itu juga fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung (spt kwitansi & daftar penerima) yang dijadikan dasar pembuatan bukti kas keluar.

5 Fungsi Pemeriksaan Intern: Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar).

6 3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas adalah: 1. Form persetujuan pengeluaran dana 2. Bukti kas/bank keluar 3. Daftar pengeluaran 4. Kwitansi 5. Cek di dukung check request.

7 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas/bank adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursment journal). 2. General Ledger 3. Subsudiary Ledger 4. Register cek (check register).

8 6. Unsur Pengendalian Intern Organisasi: 1.Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2.Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa/kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

9 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan: 3.Pengeluaran kas harus diotorisasi dari pejabat yang berwenang. 4.Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. 5.Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

10 Praktik yang sehat: 6.Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 7.Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 8.Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 9.Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

11 10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. 11.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12.Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. 13.Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance). 14.Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya register kas, almari besi, dan strong room. 15.Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.

12 7. Bagan Alir Dokumentasi Bagan alir dokumen Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek

13 Bagian Utang, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: 1. Menerima faktur dari pemasok yang dikirim dari Bagian Pembelian. 2. Mengarsip sementara berdasarkan tanggal jatuh tempo. 3. Pada saat jatuh tempo dokumen pendukung dikeluarkan dan dibuatkan bukti kas keluar sebanyak 3 lembar. 4.Mengirim dokumen pendukung, BKK lembar ke-1 dan ke-2 ke Bagian Kasa dan BKK lembar ke-3 ke Bagian Kartu Biaya. 5.Mencatat BKK lembar ke-1 dalam register BKK. Bagian Kasa, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: 1.Menerima dokumen pendukung BKK lembar-1 dan ke-2 dari Bagian Utang. 2.Mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek. 3.Mengirim DP dan BKK lembar ke-2 ke Bagian Jurnal serta cek dan BKK lembar ke-1 ke kreditur.

14 Bagian Kartu Biaya, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: 1.Menerima BKK lembar ke-3 dari Bagian Utang. 2.Mengarsip BKK lembar ke-3 sebagai permanen arsip yang disusun berdasarkan no. urut. 3.Mencatat BKK lembar ke-3 dalam kartu biaya. Bagian Jurnal, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: 1.Menerima BKK lembar ke-2 dan dokumen pendukung dari Bagian Kasa. 2.Mencatat BKK lembar ke-2 dalam register cek. 3.Mengarsip BKK lembar ke-2 dan dokumen pendukung dalam permanen arsip yang disusun berdasarkan nomor urut.

15 Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable System dan Pengeluaran Kas dengan Cek

16 Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher System-Cash Basis dan Pengeluaran Cek

17 Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual Basis dan Pengeluaran Kas dengan Cek

18 Sistematika Perancangan Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil 1. Deskripsi kegiatan pokok 2. Fungsi yang terkait 3. Dokumen yang digunakan 4. Catatan Akuntansi yang digunakan 5. Jaring prosedur yang membentuk sistem 6. Unsur sistem pengendalian intern 7. Bagan alir dokumensi

19 1. Deskripsi kegiatan pokok Transaksi pengeluaran kas dalam perusahaan dengan menggunakan kas tunai dibagi dua yaitu sistem saldo fluktuasi (fluctuating-fund-balance system) dan saldo tetap (imprest system). 2. Fungsi yang terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: Fungsi kas: bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

20 Fungsi Akuntansi:bertanggungjawab atas: 1. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. 2. Pencatatan pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas. 3. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system). Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil: bertanggungjawab atas penyimpanan dan pengeluaran dana kas kecil. Fungsi Pemeriksaan Intern: bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungan dengan catatan kas.

21 3. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan kas tunai adalah: 1. Bukti kas keluar. 2. Cek. 3. Permintaan pengeluaran kas kecil. 4. Bukti pengeluaran kas kecil. 5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.

22 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas cek adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursment journal). 2. Register cek (check register).

23 5. Jaring Prosedur yang Membentuk Sistem Jaring prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut: 1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek 2. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek

24 6. Unsur Pengendalian Intern Organisasi: 1.Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2.Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

25 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan: 3.Pengeluaran kas harus diotorisasi dari pejabat yang berwenang. 4.Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. 5.Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

26 Praktik yang sehat: 6.Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 7.Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 8.Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 9.Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

27 10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. 11.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12.Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. 13.Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance). 14.Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya register kas, almari besi, dan strong room. 15.Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.

28 7. Bagan Alir Dokumentasi Bagan alir dokumen Sistem Pengeluaran Kas dengan Tunai.

29 Pemakai Dana Kas Kecil, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: Pemegang Dana Kas Kecil, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini:

30 Pemakai Dana Kas Kecil, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: Pemegang Dana Kas Kecil, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini:

31 Bagian Jurnal, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini: Bagian Kartu Biaya, kegiatan yang dilakukan dalam transaksi ini:

32 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

33 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System

34 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System

35 SELESAI