MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Pengantar Manajemen Proyek Konteks dan Proses Manajemen Proyek Proses Perangkat Lunak dan Metrik Proyek Initiation Proyek, Scope Management, dan Perencanaan Proyek Manajemen Sumber Daya Proyek Manajemen Biaya & Waktu Proyek Manajemen Risiko dan Kualitas Proyek Manajemen Komunikasi, dan Pengadaan Proyek Eksekusi Pengontrolan dan Closing Proyek

2 Kathy Scwalbe, Information Technology Project Management 2nd Edition
MPSI - STIKOM Referensi Kathy Scwalbe, Information Technology Project Management 2nd Edition Roger S Presmann, Software Engineering

3 PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK
MPSI - STIKOM PENGANTAR MANAJEMEN PROYEK Materi 2 Majamen Proyek TI

4 MPSI - STIKOM Perspektif Industri Para Manajer dan Praktisi selalu melontarkan pertanyaan berkaitan dengan Software Sebagai Berikut : Mengapa membutuhkan waktu yang lama dalam menyelesaikan program ? Mengapa biayanya sangat tinggi ? Dapatkah menemukan kesalahan program sebelum didistribusikan ? Mengapa sangat sulit mengukur kemajuan PL saat dikembangkan ?

5 MPSI - STIKOM Ada ribuan aplikasi berbasis perangkat lunak yang harus diperbaharui akan tetapi praktisi/pemilik mengatakan : “Aplikasinya masih berjalan dengan baik, dan tidak ekonomis jika diperbaharui atau pemberdayaan untuk membuatnya lebih baik”

6 On Time Delivery Development Cost Business Week 2004
Seorang Manajer IT Efektif, dapat :   menghasilkan software tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi,  dan sesuai anggaran Luc K. Richard January 10, 2005 Development Cost Cost of engineers (in US) Architect $150,000~250,000 Project Manager $96,000~130,000 Programmer $52,000~81,000 Business Week 2004

7 Untuk di Indonesia ?  Gaji masih relatif lebih rendah
MPSI - STIKOM Saat ini [MIN95] : Perangkat Lunak sudah menjadi lahan yang sangat kompetitif, dengan pengendali : Biaya Waktu Kualitas Eropa Barat dan Amerika telah membangun perusahaan perangkat lunak yang baik, dan menjadi industri yang sudah sangat Inovatif, Vital, dan “Sukses” Untuk di Indonesia ?  Gaji masih relatif lebih rendah

8 IT Equipment, Software, Services and Staff
MPSI - STIKOM Investment in IT Equipment, Software, Services and Staff Year Investment (in billions) 2004 $708 2005 $755 6.63 % 2006 $806 6.75 % 2007 $825 2008 $865 2009 $935 2010 $1,024 IT INVESTMENT Source: Forrester Research, Oct. 2005

9 Why Firms Invest in IT Ranking berdasarkan nilai project keseluruhan
MPSI - STIKOM Why Firms Invest in IT Ranking berdasarkan nilai project keseluruhan

10 Software Computer Program v.s., Computer hardware Source code
MPSI - STIKOM Software Computer Program Source code Object code Design document Test data Manual ... v.s., Computer hardware

11 Evolusi Perangkat Lunak / Software
MPSI - STIKOM Tugas 1 Evolusi Perangkat Lunak / Software Era Kedua (1960 – 1970) Era Ketiga (Mid 1970 – 1980) Era Keempat (Mid ) Multi User Sistem Terdistribusi Desktop Real-Time Embedded Intelligent Object Oriented Database Hardware Murah Expert System Software Produk Neural Network Paralel Programming Computer Network

12 Software Crisis Term invented in 1960s Software cost increased
MPSI - STIKOM Software Crisis Term invented in 1960s Pada era ini banyak bermunculan Software House, menghasilkan ratusan ribu pernyataan source code, dan ditambah ratusan source code baru yang terus Berkembang, dan pada saat program running, muncul berbagai bug, dan harus dikoreksi sehingga  SOFTWARE CRISIS Software cost increased Semakin sulitnya software di develop sehingga memerlukan personal yang pandai untuk membangun sebuah system perangkat lunak, hal ini menyebabkan mulai naiknya nilai software. Bagaimana Saat ini ???

13 Characteristics of Software
MPSI - STIKOM Characteristics of Software Perangkat Lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen fisik, dengan demikian perangkat lunak memiliki ciri yang berbeda dengan perangkat keras : Invisibility (Tidak Tampak) Hard to imagine, feel, identify, ... Logicality Hard to complete by human Flexibility Easy to change and modify

14 Cost Ration of Computer Systems
MPSI - STIKOM Cost Ration of Computer Systems cost ratio (%) mainframe computer system 100 80 hardware 60 40 software 20 1985 1955 1970 Bagaimana saat ini di Indonesia ???

15 Komponen Perangkat Lunak
MPSI - STIKOM Komponen Perangkat Lunak Reusability Sebuah komponen perangkat lunak harus didesain dan diimplementasikan sehingga dapat dipakai lagi pada program yang berbeda. Dibangun Dengan Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman mencerminkan serangkaian instruksi perangkat Keras, atau deskripsi procedural dari program

16 Aplikasi Perangkat Lunak
MPSI - STIKOM Aplikasi Perangkat Lunak Area Perangkat Lunak berikut menunjukan luasnya aplikasi potensial : Perangkat Lunak System dan PC Compiler, Editor, Multimedia, dll Perangkat Lunak Bisnis MIS, ERP Software Perangkat Lunak Teknik dan Ilmu Pengetahuan Astrologi, Orbit Pesawat, Simulasi, Vulkanologi Embedded Software (ada dalam read-only memory) Key Pad Control pada Microwave, EFI, Handphone Perangkat Lunak Kecerdasan Buatan (AI) Pattern Recognizer, Artificial Neural Network, utk Masalah Kompleks

17 Perangkat Lunak Bisnis ERP Software
MPSI - STIKOM Perangkat Lunak Bisnis ERP Software ERP Software = Enterprise Resources Planning Software Software yang mengintegrasikan setiap departement (Resource) pada Sebuah perusahaan (dari accounting, sales distribution, marketing, warehouse, hingga manufaktur), sehingga bisa dikatakan setiap departement mendapat share informasi, yang tentunya sesuai dengan authority user. Vendor-Vendor ERP Software : J.D. Edwards (dibeli PeopleSoft) Baan (SSA Global) SAP Oracle ERP in a Box (Sing) Peoplesoft SYMIX Microsoft Axapta, dll

18 1995  Standish Group Published  Prestigious Consulting firm
MPSI - STIKOM Kathy Schwalbe, Page 3, IT Project Management 1995  Standish Group Published  Prestigious Consulting firm Survey 365 Information Technology Executive Managers in the US IT Project yang sukses = 16.2 % IT Project yang dibatalkan sebelum selesai = 31%

19 KONSEP MANAJEMEN PROYEK
MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK

20 MPSI - STIKOM *Kegiatan Proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas *Iman Soeharto, Dalam bukunya berjudul Manajemen Proyek

21 DASAR-DASAR PROYEK Memulai Proyek Menentukan Kelayakan Proyek
MPSI - STIKOM DASAR-DASAR PROYEK Memulai Proyek Menentukan Kelayakan Proyek Menjadwalkan & Merencanakan Proyek Mengelolah Kegiatan & Anggota Proyek

22 MANAJEMEN PROYEK (PMI) :
MPSI - STIKOM MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolahan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER

23 Stakeholder adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu pada suatu kegiatan bisnis. Di dalam pengembangan sebuah system informasi, Whitten et.al. membagi stakeholder pada pengembangan system informasi menjadi: a.       Manajemen SI b.      Analisis system c.       Programer d.      Pengguna akhir e.      Supporting and user f.        Manajer bisnis g.       Teknisi SI lainnya Pembagian ini didasarkan pada perbedaan karakteristik pekerjaan yang mereka lakukan untuk menyelesaikan suatu proyak system informasi. Perbedaan ini bukan berarti salah satu memiliki peran penting, tetapi bersama-sama saling mendukung penyelesaian suatu proyek system ingormasi.

24 Tugas 2 Stakeholders ?? Stakeholder Teknik Informatika Siapa2 saja ?

25 KONSEP MANAJEMEN PROYEK (PMI) :
MPSI - STIKOM KONSEP MANAJEMEN PROYEK (PMI) : Definisi PMI menekankan pada langkah-langkah yang diperlukan dalam menjalani proyek untuk memenuhi keinginan STAKEHOLDER (Individu, maupun Organisasi), serta Ilmu pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelolah Proyek

26 UKURAN PROYEK SECARA UMUM
MPSI - STIKOM UKURAN PROYEK SECARA UMUM Belum ada kriteria baku untuk dapat mengatakan besar kecilnya sebuah proyek, berikut kriteria ukuran proyek menurut G.J. Ritz : Ukuran ($ Juta) Jumlah Jam – Orang (Ribu) Kecil (1 - 10) Medium ( ) 240 – 1.200 Besar ( ) 1.200 – 3.000 Super ( ) 3.000 – 6.000 Mega (1.000 – 3.000) – Bagaimana dengan proyek Sistem Informasi / Perangkat Lunak (Software Metrik) ???

27 PROYEK VS PROGRAM PROGRAM PROYEK A PROYEK D PROYEK C PROYEK B PROYEK E
MPSI - STIKOM PROYEK VS PROGRAM PROGRAM PROYEK D PROYEK A PROYEK C PROYEK B PROYEK E

28 Interactions / Stakeholders
MPSI - STIKOM Interactions / Stakeholders As a PM, who do you interact with? Project Stakeholders Project sponsor Executives Team Customers Contractors Functional managers

29 Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)
MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada 3 constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-off Triangle atau Triple Constraint : MUTU ANGGARAN JADWAL

30 Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)
MPSI - STIKOM Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint) MUTU BIAYA Sesuai Anggaran Tidak harus dicairkan sekaligus Sesuai Target WAKTU On Time Delivery per Modul / Process / Phase

31 MPSI - STIKOM 4 Dimensi Proyek People Process Product Technology

32 MPSI - STIKOM People - 1 “It’s always a people problem” Gerald Weinberg, “The Secrets of Consulting” Improvements: Team selection Team organization Motivation

33 People - 2 Other success factors Matching people to tasks
MPSI - STIKOM People - 2 Other success factors Matching people to tasks Career development Balance: individual and team Clear communication

34 People-Related Mistakes Part 1
MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 1 Undermined motivation Weak personnel Weak vs. Junior Uncontrolled problem employees Heroics Adding people to a late project

35 People-Related Mistakes Part 2
MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 2 Noisy, crowded offices Customer-Developer friction (Konflik) Unrealistic expectations Politics over substance (Isi / Content)

36 People-Related Mistakes Part 3 Lack = kurang
MPSI - STIKOM People-Related Mistakes Part 3 Lack = kurang Lack of effective project sponsorship Lack of user input

37 Process Is process stifling (kaku) ? 2 Types: Management & Technical
MPSI - STIKOM Process Is process stifling (kaku) ? 2 Types: Management & Technical Development fundamentals Quality assurance Risk management Lifecycle planning Customer orientation Process improvement Rework avoidance (hindari kerja berulang)

38 Product The “tangible / Intangible” dimension Product size management
MPSI - STIKOM Product The “tangible / Intangible” dimension Product size management Product characteristics and requirements

39 Technology Often the least important dimension
MPSI - STIKOM Technology Often the least important dimension Language and tool selection Value and cost of reuse

40 Manajemen Top Down manjemen Top Down menekankan pada aspek kontrol, ditetapkan atau diperintahkan dari atasan, serta bersifat kaku dalam hal sudah ditentukan segala sesuatunya

41 manajemen Bottom Up menekankan pada kolaborasi tim, aktivitasnya didorong oleh tim dan menjunjung kreativitas.

42 Manakah yang lebih tepat diantara kedua gaya manajemen tersebut
Manakah yang lebih tepat diantara kedua gaya manajemen tersebut? Masing-masing punya kelebihan dan kekurangan. Proses penggabungan yang seimbang antara kedua pendekatan tersebut akan memberi hasil yang terbaik. Andrew menyebutnya sebagai Agile Management (Manajemen yang Lincah).

43 Tiga Elemen Kunci Dalam Sebuah Kegiatan Proyek
Orang, alat, dan proses. Apakah Anda sudah memilih orang-orang yang tepat dan memiiki keahlian sesuai? Apakah Anda sudah menetapkan proses yang tepat sehingga seluruh kegiatan proyek akan berjalan dengan baik? Terakhir, apakah Anda sudah menggunakan alat yang tepat untuk membantu kelancaran sebuah proyek?

44 Secara khusus dibahas bagaimana alat (tools) yang tepat akan membantu keberhasilan sebuah proyek:
Bagaimana komunikasi antar tim menjadi lebih baik Bagaimana membuat visi yang jelas agar diikuti semua orang Bagaimana mengelola pandangan dan perspektif yang berbeda dari anggota tim Bagaimana mengurangi kegiatan rutin yang lazim dilakukan dalam sebuah proyek Dan terakhir bagaimana kepemimpinan proyek (project leadership) dilakukan secara efektif sekaligus membangun komunitas tim yang termotivasi dan bergairah untuk mencapai keberhasilan sebuah proyek

45 Jika ketiga elemen tersebut yakni orang, proses, dan alat bekerjasama dengan harmonis, maka Anda pun akan bisa mencapai keberhasilan dalam mengelola sebuah proyek.

46 Bagaimana menurut Anda?