Ch.11 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN Presented by : Kelompok 1 : Desi Novitasari Pasaribu ( ) Fadhil Muhammad ( ) Sumber.

Presentasi berjudul: "Ch.11 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN Presented by : Kelompok 1 : Desi Novitasari Pasaribu ( ) Fadhil Muhammad ( ) Sumber."— Transcript presentasi:

1 Ch.11 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN Presented by : Kelompok 1 : Desi Novitasari Pasaribu (023001705004) Fadhil Muhammad (023001705005) Sumber : Sistem Informasi Akutansi (edisi 4) Oleh : James A. Hall Penerjemah : Dewi Fitriasari S.S.,M.Si Deny Kwaary Arnos S.S.,M.Hum 1 Tujuan Belajar 1. Memahami fungsi umum dan berbagai elemen utama dalam sistem ERP. 2. Memahami berbagai aspek konfigurasi ERP termasuk server, basis data,dan penggunaan peranti lunak khusus. 3. Memahami tujuan dari penggudangan data sebagai alat strategis dan mengetahui berbagai masalah yang berkaitan dengan desain, pemeliharaan.dan operasional gudang data. 4. Mengetahui berbagai risiko yang berkaitan dengan implementasi ERP. 5. Memahami berbagai implikassi pengendalian internal dan audit yang berkaitan dengan ERP. 6. Mampu mengidentifikasi berbagai produk utama ERP dan mengenal berbagai fitur pembedanya.

2 2 Sistem ERP adalah paket peranti lunak bermodul yang berevolusi dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan tradisional. Tujuan dari ERP adalah mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan sseperti entri pesanan, produksi, pengadaan dan utang usaha, penggajian, dan sumber daya manusia. Dengan melakukan hal tersebut, sistem komputer dapat melayani berbagai kebutuhan berbeda tiap area fungsional. Dalam model tradisional, tiap areaa fungsional atau departemen memiliki sistem komputer yang dioptimalkan sesuai dengan cara perusahaan menjalankan bisnis rutinnya. ERP menggabungkan semua hal ini ke daalam sebuah sistem terintegrasi yang mengakses sebuah basis datauntuk memfasilitasi berbagai informasi dan memperbabiki komunikasi di perusahaan.

3 Aplikasi Inti ERP ERP secara fungsional dibagi dalam dua kelompok aplikasi umum : 1. Aplikasi Inti 2. Aplikasi analisis bisnis 3 Aplikasi Inti Aplikasi Analisis Bisnis

4 Konfigurasi Sistem ERP Terbagi atas : Konfigurasi Server : Model Dua Tingkat Model Tingkat tiga Server OLTP versus OLAP Konfigurasi Basis Data Peeranti Lunak khusus 4

5 5 Konfigurasi Server Kebanyakan ERP didasarkan pada model klien-server. Secara singkat, model klien server adalah bentuk topologi jaringan, di mana komputer atau terminal pengguna mengaksses berbagai program ERP dan data melalui komputer host yang disebut server. Dua arsitektur dasarnya adalah model dua tigkat dan model tiga tingkat. Terbagi atas; Model Tiga Tingkat Model Dua Tingkat

6 Server OLTP versus OLAP Ketika mengimplementasikan suatu sistem ERP yang akan meliputi suatu database, suatu pembedaan yang jelas perlu dibuat antara jenis pemrosesan data yang bersaing, yaitu: 1. Pemrosesan transaksi on-line. 2. Pemrosesan analitikal on-line. Kejadian Pemrosesan Transaksi On-Line (OLTP - On-Line Transaction Proces-sing) terdiri atas sejumlah besar transaksi yang relatif sederhana seperti memperbarui catatan akuntansi yang disimpan dalam beberapa tabel yang berkaitan. Misal-nya, suatu sistem pemasukan pesanan mengutip semua data yang berkaitan dengan suatu pelanggan tertentu sampai memproses suatu transaksi penjualan. Data relevan dipilih dari tabel Pelanggan, tabel Faktur, dan tabel Item Lini. Setiar tabel berisi suatu petunjuk yang dapat disimpan (yakni nomor pelanggan), yang diguna-kan untuk mengaitkan baris antara tabel berbeda. Aktivitas pemrosesan transaksi melipuli memperbarui saldo pelanggan sekarang dan menyisipkan catatan baru ke dalam tabel Faktur dan tabel Item Lini. Hubungan antara catatan dalam transaksi OLTP semacam itu biasanya cukup sederhana dan hanya sedikit catatan biasanya dikutip atau diperbarui dalam suatu transaksi tunggal. 6

7 7 OLTP OLAP

8 8 Konfigurasi Basis Data Sistem ERP terdiri atas ribuan tabel database. Setiap tabel dihubungkan dengan proses bisnis yang dikode ke dalam ERP. Tim implementasi ERP yang meliputi pengguna kunci dan profesional IT, memilih tabel database tertentu dan memproses dengan memasang pengalih dalam sistem tersebut. Menentukan bagaimana semua pengalih (switches) perlu dipasang untuk suatu konfigurasi tertentu yang membutuhkan satu pemahaman mendalam dari proses yang ada yang digunakan dalam menjalankan bisnis. Namun, sering kali memiliki bentuk tabel ini melibatkan keputusan untuk merekayasa proses perusahaan sehingga mereka sesuai dengan praktik bisnis terbaik yang digunakan. Dengan kata lain, perusahaan biasa- nya mengubah prosesnya untuk mengakomodasi ERP, bukan memodifikasi ERP untuk mengakomodasi perusahaan.

9 9 Peranti Lunak Khusus Banyak perusahaan menyadari bahwa peranti lunak ERP saja tidak dapat mengendalikan proses dalam perusahaan. Perusahaan seperti ini menggunakan peranti lunak khusus yang disediakan oleh pemasok pihaak ketiga. Kebanyakan pemasok ERP terkemuka telah memiliki perjanjian kemitraan dengan pemasok pihak ketiga yang akan menyediakan fungsionalitas khusus. Akan tetapi, beberapa perusahaan mengambil pendekatan yang lebih independen. Contohnya : Domino’s Pizza

10 10 Manajemen Rantai Pasokan Perkembangan lain berkaitan dengan isu peranti lunak khusus adalah konvergensi yang cepat antara ERP dengan fungsionalitas peranti lunak khusus. Contohnya, manajemen rantai pasokan. Rantai pasokan adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan perpindahan barang dari tahap bahan baku hingga ke pelanggan. Kegiatan ini meliputi pengadaan, penjadwalan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, transportasi, penggudangan, layanan pelanggan, dan perkiraan permintaan atas barang. Sistem ERP dan sistem SCM kini merupakan alat yang konvergen.

11 Pergudangan Data 11 Adalah salah satu isu TI yang paling cepat berkembang sebelum bisnis iitu sendiri. Tidak mengherankan, fungsionalitas penggudangan data sedang digabungkan kedalam semua sistem ERP yang terkemuka. Gudang data adalah basis data relasional atau multidimensional yang dapat menghabiskan ratusan gigabita atau bahkan terabita penyimpanan disket. Ketika gudang data diatur untuk sebuah departemen atau fungsi, maka gudang data tersebut sering kali disebut sebagai data mart. Proses Melibatkan ekstaksi, konversi, dan standardisasi data operasional perusahaan dari sitem ERP dan lama, serta proses memasukkan data ke dalam sebuah arsip pusat- yaitu gudang data. Jika sudah dimasukkan ke dalam gudang, data dapat diakses melalui berbagai alat permintaan dan analisis yang digunakan untuk penggalian data.

12 Tahapan dasar dalam proses penggudangan data 12 Pemodelan data untuk gudang data. Ekstraksi data dari berbagai basis data operasional. Pembersihan data yang dikstraksiTransformasi data ke dalam model gudang.Pemindahan data ke dalam basis data gudang data.

13 Desain basis data yang bagus menekankan pada peran penting normalisasi data untuk meniadakan tiga anomali yang berbahaya: 1. Anomali pembaruan 2. Anomali penambahan 3. Anomali penghapusan

14 Mengekstraksi data dari basis data operasional 14 Ekstraksi data Proses pengumpulan data dari berbagai basis data operasional, file datar, arsip, dan berbagai sumber data eksternal. Karena ukurannya yang besar dan perlunya transfer yang cepat untuk meminimalkan waktu tidak berfungsinya sistem, hanya terjadi sedikit atau tidak ada konversi data pada tahap ini. Teknik changed data capture atau penangkapan data yang berubah dapat secara dramatis mengurangi waktu ekstraksi dengan hanya menangkap data yang baru diubah. Peranti lunak ekstraksi membandingkan basis data operasional saat ini dengan gambar data yang diambil pada waktu transfer terakhir ke gudang. Hanya data yang telah berubah pada waktu interim tersebut itu saja yang ditangkap.

15 Pembersihan data yang diesktraksi 15 Pembersihan data melibatkan penyaringan atau perbaikan data yang invalid sebelum disimpan dalam gudang data. Kesalahan pengetikan, entri data, dan program kmputer dapat menyebabkan data yang tidak logis, seperti jumlah persdiaan negatif, nama yang salah eja, dan field kosong. Pembersihan data juga melibatkan transformasi data ke dalam berbagai istilah bisnis standar bersama nilai data standarnya. Selama proses pembersihan atribut yang diambil dari berbagai sistem perlu ditransformasikan ke dalam istilah bisnis yang standar. Aktivitas ini cenderung mahal dan banyak membutuhkan tenga kerja, tetapi merupakan aktivitas yang sangat penting untuk membangun integritas data dalam gudang data.

16 Transformasi data ke dalam model gudang 16 Gudang data terdiri dari data terperinci dan ringkasan. Untuk meningkatkan efisiensi, data dapat ditransformasikan ke dalam tampilan ringkas sebelum dimasukkan ke dalam gudang data. Cth : pengambil keputusan perlu melihat angka penjualan produk dalam satu minggu, bulan, triwulan, atau tahun. Gudang data sering kal menyediakan beberapa tampilan ringkasan berdasarkan perincian data yang sama seperti untuk pelanggan atau produk. Cth : tampilan ringkas dapat dibuat dari data perincian pesanan penjualan.

17 Pemindahan data ke dalam basis data gudang data 17 Kebanyakan perusahaan menemukan bahwa keberhasilan gudang data akan mengharuskan gudang data dibuat dan dipelihara secara terpisah dari basis data operasional. Beberapa alasan perlunya warehouse: 1.Efisiensi internal 2.Integrasi sistem warisan 3.Konsolidasi data global

18 18 1. Efisiensi Internal Pembahasan : Salah satu alasan pemisahan gudang data adalah bahwa persyaratan struktura dan operasional sistem pemrosesan transaksi dan penggalian data secara fundamental berbeda, hingga akan menjadi tidak praktis untuk menyimpan kedua data operasional dan arsipnya dalam basis data yang sama. 2. Integrasi Sistem Warisan Adanya pengaruh dari sitem warisan adalah alasan lain mengapa gudang data perlu dijadikan independen dari operasi. Gudang data yang terpisah menyediakan te,pat untuk mengintegrasikan data dari sitem warisan dan baru ke dalam struktur yang saama dan yang mendukung adanya analisis untuk keseluruhan entitas.

19 19 3. Konsolidasi data Global Gudang data terpusat yang terpisah adalah cara yang efektif untuk mengumpulkan, menstandarisasi, dan mengasimilasi data dari berbagai sumber yang berbeda. Kesimpulannya, pembuatan gudang data yang terpisah dari sistem operasional adalah konsep fundamental penggudangan data. Banyak perusahaan kini mempertimbangkan sistem gudang data sebagai komponen utama dalam strategi SI perusahaan.

20 Keputusan yang didukung oleh gudang data 20 Beberapa keputusan yang didukung oleh gudang data secara fundamental tidak berbeda dari keputusan yang didukung oleh basis data tradisional. Penggunaan informasi lainnya, seperti analisis multidimensional dan visualisasi informasi tidak mungkin dilakukan dengan sistem tradisonal. Beberapa pengguna gudang data membutuhkan laporan rutin berdasarkan query tradisional. Kemampuan penggalian adalah teknik analisis data yang berguna dan berkaitan dengan penggalian data. Ketika terdapat anomali atau tren yang menarik, pengguna akan menggali ke tampilan tingkat yang lebih rendah dan akhirnya kedalam data perincian dasarnya.

21 Risiko yang berkaitan dengan implementasi ERP 21 Metode big-bang adalah metode yang lebih ambisius dan berisiko daripada pendekatan bertahap. Perusahaan yang melakukan pendekatan ini berusaha untuk berganti operasi dari sistem warisan lamanya ke sistem baru secara sekaligus yang mengimplementasikan ERP di seluruh perusahaan. Berikut risiko yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi ERP: Karena adanya gangguan yang dihubungkan dengan metode big-bang, pendekatan pengenalan berkembang menjadi alternatif yang populer. Metode ini sesuai untuk perusahaan terdiversifikasi dengan berbagai unitnya tidak berbagi proses dan data yang sama. Perusahaan yang tidak terdiversifikasi juga dapat menggunakan pendekatan bertahap. Tujuannya adalah untuk membuat ERP menyala dan jalan secara bersamaan dengan sistem warisan. Karena adanya gangguan yang dihubungkan dengan metode big-bang, pendekatan pengenalan berkembang menjadi alternatif yang populer. Metode ini sesuai untuk perusahaan terdiversifikasi dengan berbagai unitnya tidak berbagi proses dan data yang sama. Perusahaan yang tidak terdiversifikasi juga dapat menggunakan pendekatan bertahap. Tujuannya adalah untuk membuat ERP menyala dan jalan secara bersamaan dengan sistem warisan. 1. Implementasi dengan pendekatan langsung serentak (big bang approach) vs bertahap

22 Penolakan perubahan budaya perusahaan 22 Agar dapat berhasil,semua area fungsional perusahaan harus dilibatkan dalam menentukan budaya perusahaan dan dalam menetapkan berbagai kebutuhan sistem yang baru. Jika budaya perusahaantelah sedemikian rupa hingga perubahan tidak dapat ditoleransi atau diinginkan, maka implementasi ERP tidak akan berhasil.

23 2.Memilih ERP yang salah 23 Alasan umum suatu kegagalan sistem adalah ketika sistem ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Tidak ada satu pun sistem ERP yang dapat mengatasi semua masalah di semua perusahaan. Menemukan kesesuaian fungsionalitas yang baik akan membutuhkan proses pemilihan peranti lunak yang menyerupai sebuah corong yang dimulai dengan bagian yang umum kemudian secara sistematis semakin terfokus. Jika proses bisnis benar-benar unik, sistem ERP harus dimodifikasi untuk mengakomodasi peranti lunak jadi yang dapat ditambahkan yang khusus untuk industri tersebut atau agar dapat bekerja dengan sistem lama yang dikembangkan secara khusus

24 24 Isu Skalabilitas Sistem Skalabilitas adalah kemampuan sistem untuk berkembang dengan lancar dan secara ekonomis ketika kebutuhan pengguna meningkat. Jika pihak manajemen suatu perusahaan memperkirakan volume bisnis akan meningkat banyak selama masa hidup sistem ERP terkait, maka mereka memiliki permasalahan skalabilitas yang harus ditangani. Ada 4 dimensi skalabilitas yang penting diperhatikan, yaitu ukuran, kecepatan, beban kerja, dan biaya transaksi. Lanjutan :

25 3. Memilih Konsultan yang Salah 25 Hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengkoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, meiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya. Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi.

26 4.Biaya Tinggi dan Pembengkakan Biaya 26 Biaya total kepemilikan untuk sistem ERP berbeda-beda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Karena ERP sangat mahal untuk diimplementasikan, banyak manajer yang sering merasa terganggu dengan sedikitnya penghematan biaya nyata yang dapat mereka wujudkan dalam jangka pendek. Bahkan banyak sekali kritik mengenai keberhasilan ERP dikaitkan dengan apakah sistem tersmemberikan manfaat yang melebihi biayanya.

27 5. Gangguan Pada Operasi Perusahaan 27 Sistem ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalasinya. Rekayasa ulang proses bisnis yang sering kali menyertai implementasi ERP adalah penyebab utama yang paling umum menimbulkan masalah kinerja. Perusahaan Hershey Foods Corporation, pernah mengalami kesulitan memproses berbagai pesanan melalui sistem ERP barunya, dan tidak dapat mengirimkan produknya. Sistem ERP dapat menghancurkan perusahaan yang menginstalasinya. Rekayasa ulang proses bisnis yang sering kali menyertai implementasi ERP adalah penyebab utama yang paling umum menimbulkan masalah kinerja. Perusahaan Hershey Foods Corporation, pernah mengalami kesulitan memproses berbagai pesanan melalui sistem ERP barunya, dan tidak dapat mengirimkan produknya.

28 Implikasi Atas Pengendalian Internal dan Audit 28 1. OTORISASI TRANSAKSI Kontrol perlu ditanamkan pada sistem untuk memvalidasi transaksi sebelum diterima dan digunakan modul lain. Tantangan bagi auditor adalah memverifikasi otorisasi transaksi untuk mendpatkan perngetahuan yang terperinci atas konfigurasi sistem ERP dan pengertian yang seksama atas proses bisnis dan arus informasi antara komponen sistem. 2. PEMISAHAN PEKERJAAN Pemisahan tugas seringkali dihilangkan dalam lingkungan ERP, sehingga menimbulkan permasalahn baru bagaimana mengamankan, mengontrol suatu sistem agar dapat menjamin pemisahan tugas berjalan dengan baik.

29 Lanjutan: 29 3. Supervisi kegagalan seringkali terjadi karena manajemen tidak mengerti dengan baik pengaruhnya terhadap bisnis. Para supervisor perlu mendapatkan pemahaman teknis dan operasional yang ekstensif atas sistem baru, karen peran tradisional mereka akan berubah. 4. Catatan Akuntansi Walaupun menggunakan ERP, beberapa resiko atas akurasi accounting records masih muncul karena antarmuka yang dekat dengan para pelanggan dan pemasok, data yang rusak atau tidak akurat bisa lolos dari berbagai sumber eksternal tersebut sehingga merusak basis data akuntansi perusahaan. Selain itu, banyak perusahaan perlu mengimpor data dari sistem warisan ke dalam sisten ERP.

30 30 5. Pengendaalian akses Tujuan dari keamanan sistem ini adalah memberikan kerahasiaan,integritas, dan ketersediaan informasi yang dibutuhkan. Kelemahan dalam keamanan dapat mengakibatkan pengungkapan rahasia usaha ke para pesaing, daan aksses lain yang tidak sah. 6. Audit Gudang Data Sebagai bagian dari audit sistem informasi, auditormendesain sebuah prosedur untuk mengumpulkan bukti yang berkaitan dengan berbagai pernyataan pihak manajemen, yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. Auditor sering kali melakukan tinjauan analitis atas berbagai saldo akun untuk mengidentifikasi hubungan antara berbagai akun dan resiko yang jika tidak dianalisis tidak akan terlihat.

31 31