PENGELOLAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI JAWA BARAT Subbagian Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat.

Presentasi berjudul: "PENGELOLAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI JAWA BARAT Subbagian Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat."— Transcript presentasi:

1 PENGELOLAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI JAWA BARAT Subbagian Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat Hotel Takashimaya, 29-01 Mei 2014

2 DASAR HUKUM KEARSIPAN RI  Undang – Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan  Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan  KMA Nomor 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di lingkungan Kementerian Agama  PMA Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama  KMA Nomor 120 tahun 2013 Tentang Jadual Retensi Arsip Substansif dan fasilitatif di Lingkungan Kementerian Agama

3 Tujuan Tertatanya arsip dengan baik dan benar, sehingga berdaya guna dan berhasil guna dan menjamin terselamatkannya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

4 BENTUK ARSIP Arsip dapat berupa:       

5 BEBERAPA PENGERTIAN POKOK Arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

6 Arsip Dinamis: Ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; Arsip Aktif: Ialah Arsip Dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

7 Arsip In Aktif Ialah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Arsip Statis Ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari- hari Administrasi Negara. Arsip Vital Ialah arsip yang tidak tergantikan

8 Unit Pelaksana Teknis Adalah satuan organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau tugas teknis penunjang dari organisasi induknya. Unit Pengolah Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip. Kearsipan Ialah kegiatan penyelenggaraan atau pengelolaan arsip mulai dari tata naskah, pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif dan in aktif, sampai dengan penyusutannya. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

9 BENTUK KEJAHATAN TERHADAP ARSIP/DOKUMEN  Pemalsuan  Membocorkan informasi  Menyimpan, memiliki dan menggunakan yang bukan haknya  Merahasiakan arsip/dokumen yang seharusnya diketahui oleh yang berhak  Pemusnahan arsip/dokumen tanpa prosedur yang benar  Penghilangan arsip/dokumen sebagai barang bukti

10 SANKSI PIDANA  Sengaja menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak  Sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhak  Sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara yang terjaga  Sengaja tidak memberkaskan dan melaporkan arsip

11  Sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup  Sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur  Memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga diluar yang ditentukan  Tidak menyerahkan arsip yang tercipta yang dibiayai dengan anggaran negara

12 Sarana dan perlengkapan tata kearsipan  Kartu Kendali  Lembar Pengantar Surat Biasa  Lembar Pengantar Surat Rahasia  Lembar Disposisi  Kotak Kartu Kendali  Kotak Lembar Disposisi Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

13 Kartu Kendali  Ialah formulir untuk pencatatan, penyampaian surat penting dan untuk menelusuri lokasi serta pengganti arsip selama masih aktif pada unit pengolah. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

14 Lembar Pengantar Surat Biasa  Ialah formulir yang digunakan sebagai alat penyampaian surat biasa, berwarna putih dan kuning muda. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

15 Lembar Disposisi  Ialah lembar untuk menuliskan disposisi yang mengatur dan mekanisme pekerjaan, berwarna putih dan kuning muda. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

16 Kotak Kartu Kendali  Ialah alat untuk menyimpan kartu kendali, terbuat dari kayu atau besi berbentuk seperti lemari yang didalamnya ada laci tersusun horizontaldan vertikal yang ukurannya disesuaikan dengan kartu kendali. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

17 Folder  Ialah alat untuk menyimpan arsip / kartu kendali didlam filling cabinet atau dalam kotak kartu kendali, dengan ukuran tertentu. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

18 TAB FOLDER 35,5 cm 24 cm 2 cm 8 cm Folder dengan tab di atas

19 Sekat  Ialah alat untuk pemisah dan petunjuk antara kelompok masalah satu dengan masalah yang lainnyasesuai dengan pembagian dalam klasifikasi arsip. Untuk sekat kartu kendali, disamping sebagai alat pemisah dan petunjuk seperti tersebut diatas juga dipakai sebagai pemisah antara kelompok wilayah / instansi yang satu dengan yang lain. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

20 Kode  Adalah membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam dalam berbagai jenjang, yang merupakan sarana penuntun letak dokumen/arsip pada tempat penyimpanan yang sama. Klasifikasi  Adalah pengelompokan atas dasar perincian masalah dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan Kementerian Agama yang disusun secara logis dan sistematis. Indeks  Ialah tanda pengenal arsip yang merupakan alat bantu untuk penemuan kembali. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat POLA KLASIFIKASI KEMENTERIAN AGAMA

21 Penyusutan Arsip  Adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Jadwal Retensi Arsip (JRA)  Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang, pedoman suatu jenis arsip dimusnahkan. Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

22 JADWAL RETENSI AKTIF LAMPIRAN KMA NO. 120 TAHUN 2013 Tentang TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

23 Unit Kearsipan III ( Instansi Vertikal)  Kantor Wilayah Kementerian Agama yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha  Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

24 Tugas unit kearsipan Kankemenag Kab/Kota: 1.Mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif di Kankemenag Kab/kota 2.Menyimpan arsip in aktif Kankemenag Kab/Kota, KUA, MIN, MTsN 3.Mengkoordinasikan kearsipan dan jafung arsiparis dengan unit kearsipan tk. Kanwil 4.Memberikan bimbingan kearsipan di lingkungan Kankemenag Kab/Kota 5.Menyerahkan arsip in aktif pada kanwil

25 Unit Pengolah Instansi Vertikal Kantor Wilayah Kementerian Agama  Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala Kanwil  Tata Usaha adalah Subbagian Umum  Pelaksana adalah Bagian Tata Usaha dan Bidang Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota  Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala Kantor  Tata Usaha adalah Subbagian Tata Usaha  Pelaksana adalah Seksi Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

26 Unit Pelaksana Teknis (UPT) Madrasah yang dilaksanakan oleh Tata Usaha  Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala  Tata Usaha adalah Pelaksana Tata Usaha  Pelaksana adalah petugas yang ditunjuk Kantor Urusan Agama yang dilaksanakan oleh Tata Usaha  Pimpinan Unit Pengolah adalah Kepala  Tata Usaha adalah Pelaksana Tata Usaha  Pelaksana adalah petugas yang ditunjuk Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

27 TUGAS UNIT PENGOLAH 1.Tata usaha Unit Pengolah menentukan kode dan indeks. 2.Pimpinan Unit Pengolah bertugas memberikan disposisi pada surat untuk proses selanjutnya. 3.Tata Usaha Unit Pengolah mengatur arah surat sesuai dengan disposisi pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada pelaksana untuk surat- surat yang tidak memerlukan disposisi pimpinan

28 4.Pelaksanaan Pengolah mempunyai tugas memproses penyelesaian surat sesuai dengan disposisi pimpinan (untuk surat yang memerlukan disposisi) dan memproses surat-surat rutin yang diterima langsung dari Tata Usaha Unit Pengolah. 5.Tata Usaha Unit Pengolah melaksanakan penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.

29 Prosedur Pengurusan Surat Masuk 1. Memeriksa kebenaran surat 2. Mengembalikan surat salah alamat kepada alamat yang dituju. 3. Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada bagian belakang surat yang sudah dibuka. 4. Memberi stempel jam dan tanggal diterima pada belakang amplop surat tertutup/rahasia. 5. Memisahkan Surat dinas,Surat pribadi dan surat salah alamat. 6. Membuka amplop untuk surat terbuka dengan hati-hati untuk menjaga agar surat jangan sampai rusak Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

30 7. Membaca dan menentukan isi surat 8. Meneliti surat sesuai dengan catatan yang tertera pada amplop termasuk kelengkapan surat dan lampirannya. 9. Memberi catatan seperlunya terhadap surat yang tidak lengkap seperti kurang lampirannya. 10. Memberi penomoran surat 11. Mencatat surat kedalam kartu kendali dan Lembar disposisi Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

31 12. Mencatat surat biasa kedalam Lembar Pengantar Surat Biasa. 13. Mencatat Surat Rahasia Kedalam Folmulir Lembar Pengantar Surat Rahasia 14. Mengantarkan Surat yang telah didisposisi dengan sarana Kartu Kendali dan Lembar Disposisi ke Pimpian Unit Pengolah (Kepala Kanwil/Kepala Kemenag/Kepala Sekolah/Kepala KUA) melalui staf pimpinannya. 15. Meminta tanda tangan penerima surat Kartu Kendali Warna Kuning (Lembar II) pada staf Pimpinan Unit Pengolah 16. Menyimpan Kartu Kendali II (warna Kuning) pada unit Kearsipan (Subbag Umum/Bagian Umum/Tata Usaha) Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

32 17. Staf Pimpinan menyampaikan Surat yang diterima ke Pimpinan Unit Pengolah melalui (Kabag TU/Kasubag TU/Kepala) untuk diarahkan. 18. Setelah diberi arahan pada Lembar disposisi staf pimpinan menyampaikan kembali surat beserta Kartu Kendali Warna merah,Lembar Disposisi rangkap II berwarna putih dan Kuning sesuai yang dituju (Pelaksana Unit Pengolah /Sbbbagian, Bidang, Seksi,petugas yang ditunjuk) 19. Meminta paraf tanda terima dari petugas pelaksana unit pengolah pada Lembar Disposisi 20. Menyimpan Lembar Disposisi II (warna kuning) pada Staf Pimpinan sesuai tanggal untuk memudahkan pencarian. 21. Menyimpan Surat yang telah diproses pada Pelaksana Unit Pengolah Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat

33 CONTOH 1. Surat diterima 2. Dibubuhi nomor urut 0981 Contoh: Kementerian Agama Kabupaten Ciamis menerima surat dari Sekjen Kementerian Agama RI

34 Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat 3. Mengisi kartu kendali tiga rangkap Latihan/kursus 15 Februari 2012 1.Mengisi Indeks disesuaikan dengan kode klasifikasi surat.. 0981 KP 02.3 Undangan mengikuti pelatihan dan ujian sertifikasi Ahli Pengadaan - Sekjen Kemenag RI 18 Februari 2012 CONTOH 2.Mengisi Kode.. 3.Mengisi tgl disesuaikan dengan tanggal surat masuk.. 4.Mengisi nomor urut. 5.Melingkari huruf M, yang artinya Masuk 6. Isi ringkas diisi dengan ringkasan surat. 7.Lampiran diisi dengan jumlah lampiran surat 8.Dari diisi dengan asal surat. 9.Tanggal, diisi dengan tanggal diterima surat.

35 Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat Latihan/kursus 15 Februari 2012 9.Mengisi kolom kepada sesuai dengan yang dituju. 0981 KP. 02.3 Undangan mengikuti pelatihan dan ujian sertifikasi Ahli Pengadaan - Sekjen Kemenag RI 18 Februari 2012 Kakemenag B.VI/3/KP.02.3/646/2012 TU CONTOH 10.Kolom No. Surat diisi dengan nomor asal surat. 11.Mengisi kolom pengolah sesuai dengan unit pengolah.

36 Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat 4. Mengisi lembar disposisi dua rangkap 1.Mengisi Indeks Berkas disesuaikan dengan kode klasifikasi surat. Kantor Kabupaten Ciamis CONTOH Latihan/kursusKP. 02.3 Undangan mengikuti pelatihan dan ujian sertifikasiAhli Pengadaan Sekjen Kemenag RI 18 Februari 2012 15 Februari 2012/ B.VI/3/KP.02.3/646/2012 1.Kasi Mapenda 2.Kasi Penamas 3.Kasi Pekapontren 4.Kasi Urais 5.Kasi Haji 6.Penyelenggara zakat wakaf 7.pangadministrasi Hadiri 2.Mengisi Kode 3.Mengisi tanggal/nomor disesuaikan dengan tanggal dan nomor surat. 4.Asal diisi dengan asal surat. 5.Isi ringkas diisi dengan ringkasan surat 6.Diterima tanggal, diisi dengan tanggal diterima surat. 7.Mengisi isi disposisi oleh Kakenmenag/Kasubag TU atau Kepala TU atau Kepala KUA lalu diteruskan kepada yang melaksanakan tugas

37

38

39 39 Pemberkasan arsip dengan KLASIFIKASI

40 ORDNER SURAT MASUK 2008 ORDNER SURAT KELUAR Th. 2009 ORDNER SURAT MASUK 2010

41 JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DAN SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

42  Dasar Hukum  UU No 43 tahun 2009 tentang kearsipan  KMA No 44 tahun 2010 tentang pedoman penataan kearsipan  KMA Nomor 120 tahun 2013 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif dan substantif di lingkungan kementerian Agama

43 PENGERTIAN JADWAL RETENSI ARSIP  adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (UU No.43 Th. 2009 ttg Kearsipan)

44 TUJUAN JRA  Memberikan gambaran teknis penyusutan Arsip fasilitatif dan substantif.  Menjadi pedoman atau acuan teknis dalam menentukan retensi dan menyusutkan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.  Memberikan motivasi untuk secara terus menerus meningkatkan kinerja pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Agama

45 JENIS JRA  JRA Substantif  JRA Fasilitatif  JRA Substantif dan Fasilitatif  JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara  JRA Keuangan

46 JRA SUBSTANTIF Jadual Retensi Arsip yang isinya memuat tentang kegiatan / tusi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsip-arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan pengembangan, Informasi Kearsipan dan lain-lain

47 JRA FASILITATIF Jadual Retensi Arsip yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai penunjang kegiatan organisasi.

48 JRA SUBSTANTIF DAN FASILITATIF adalah kombinasi retensi arsip substantif dan fasilitatif.

49 JRA KEPEGAWAIAN DAN PEJABAT NEGARA dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah jadual retensi tentang arsip- arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa juga dikatakan sebagai JRA Substanstif).

50 JRA KEUANGAN adalah jadual retensi arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi ( bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).

51 FORMAT JRA  Nomor urut jenis/series arsip - Jenis/series Arsip/Spesifikasi Arsip  Jangka Waktu Simpan/Retensi - Masa simpan minimal suatu jenis/series arsip pada unit pengolah (aktif) dan/atau unit kearsipan (inaktif)

52  Keterangan : - Keterangan Musnah menyatakan bahwa arsip perlu dimusnahkan karena jangka waktu simpan/retensi arsip di unit kearsipan/pusat Arsip telah selesai dan tidak memiliki nilai guna. - Keterangan Permanen menyatakan bahwa suatu arsip tersebut memiliki nilai guna sekunder wajib diserahkan ke lembaga kearsipan (ANRI)

53 - Keterangan Dinilai Kembali menyatakan Arsip belum dapat ditentukan status/nasib akhirnya apakah musnah atau permanen

54 MANFAAT JRA  Mengidentifikasi jenis dan status arsip.  Membantu program pengamanan dan penyelamatan arsip.  Mempermudah proses penyusutan arsip.  Membantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

55 PROSEDUR PENGGUNAAN JRA  Pemeriksaan Retensi Pengelola melakukan pemeriksaan retensi, maksudnya dengan melihat dan mengetahui arsip-arsip apa saja yang telah terjadual retensinya.  Seleksi Arsip Pengelola arsip melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dimusnahkan, kemudian dijadikan kelompok-kelompok arsip yang akan dipindahkan, arsip yang akan dimusnahkan dan mana arsip yang masih bernilai guna sehingga penyimpannya permanen/stat is.

56  Membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA) DPA yang akan dipindahkan, DPA yang akan dimusnahkan, DPA yang bernilaiguna permanen/statis.  Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan

57 PENYUSUTAN ARSIP

58 DASAR HUKUM PENYUSUTAN ARSIP  Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.  Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nonor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.  KMA Nomor 44 tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan.  KMA Nomor 120 tahun 2013 tentang JRA Fasilitatif dan Substantif di lingkungan Kementerian Agama.

59 PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

60 TUJUAN PENYUSUTAN ARSIP  Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan arsip.  Menekanbiaya serendah mungkin dalam pengelolaan arsip instansi.  Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja instansi.  Memudahkan dalam menemukan kembali arsip jika sewaktu- waktu diperlukan.  Terjaminnya penyelamatan arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban instansi.

61 TAHAPAN PENYUSUTAN ARSIP  Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.  Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.  Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

62 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF  Penyeleksian arsip inaktif.  Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan.  Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

63  Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga Negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.  Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menajdi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.  Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.

64  Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.(contoh BA)  Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

65 PEMUSNAHAN ARSIP  Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.  Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang : 1. Tidak memiliki nilai guna. 2. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA. 3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. 4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

66 PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP a. Pembentukan panitia penilaian arsip yang ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. b. Penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan penyeleksian arsip inaktif. c. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan. d. Penilaian oleh panitia penilai arsip.

67 e. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip. f. Penetapan arsip yang akan dimusnakan. g. Pelaksanaan Pemusnahan.

68 PANITIA PENILAI ARSIP  Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.  Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.  Panitia penilai arsip harus memenuhi sekurang- kurangnya unsur : a. Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota. b. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota. c. Arsipparis sebagai anggota.

69 PELAKSANAAN PEMUSNAHAN 1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali. 2. Dilaksanakan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan. 3. Disertai penandatangan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan. (Contoh BA)

70  Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapatkan : a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip. b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.  Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.  Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.

71  Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip meliputi : a. Surat keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip. b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian. c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan. d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip.

72 e.Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun. f.Surat keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. g. Berita acara pemusnahan arsip. h. Daftar arsip yang dimusnahkan. Arsip- arsip seperti halnya diatas diperlakukan sebagai arsip Vital. Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

73 NOSERI/JENIS ARSIPTAHUNKET DAFTAR ARSIP SEMENTARA

74 NONO SERI/JENIS ARSIP VOLTAHU N MEDIANO.BOKSRETENSI DAFTAR ARSIP YANG DISIMPAN

75 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF NOMOR : :......................................... Pada hari ini.......... Tanggal.......bulan............tahun.................dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah.................... Ke Unit Kearsipan, melibatkan : Nama: NIP: Jabatan: Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Unit Pengolah...................yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU. Nama: NIP: Jabatan: Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

76 Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan seperti tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Bandung,................................ PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU, Nama NIP. Mengetahui, Nama NIP.

77 BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS NOMOR :..................................... Pada hari ini....................tanggal..............bulan...........tahun.........bertempat di.................., yang bertanda tangan di bawah ini : Nama: NIP: Jabatan: Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Menteri Agama yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU. Nama: NIP: Jabatan: Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pimpinan Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

78 Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat yang memiliki nilai guna sekunder dan menjadi arsip statis sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia. Bandung,................................ PIHAK KEDUA, PIHAK KESATU, Kepala Arsip Nasional RI, Kepala Nama NIP. Saksi-saksi: Kasubag HukumKasubag Umum (.................................................) (.........................................)

79 NONO SERI DAN DESKRIPSI TAHUNJUMLA H KONDISIJALAN MASUK KET 1 Cuti tahunan 200 8 2 Boks BaikAlfabetis 2 Mutasi 200 8 3 Boks BaikAlfabetis 3 Dan seterusnya DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

80 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP NOMOR :.................................................. Pada hari ini........... tanggal..............bulan........tahun.........yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip................, sejumlah....................tercantum dalam Daftar Arsip terlampir............lembar, penghancuran secara total dengan cara.................., Saksi-saksi

81 TERIMA KASIH..........................

82 Subbagian Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat Kementerian Agama Kantor Wilayah Prov. Jawa Barat ARSIP ELEKTRONIK Hotel Takashimaya, 29-01 2014

83

84  Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

85 1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja. 2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya. 3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen. 4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk. Manfaat

86 5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG). 6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital. 7. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

87 8. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya. 9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

88 1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara; 2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain; 3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja. Kelemahan

89 Aplikasi Sistem Pengolahan Arsip Dinamis  Cara install 1. Pastikan telah terinstal PDF 2. Instal xampp-win32-1.8.3-3-VC11- installer untuk Windows 7 3. Instal xampp-win32-1.7.3 untuk Windows XP

90 xampp-win32-1.8.3-3-VC11- installer untuk Windows 7

91 Klik Next

92

93

94

95

96 Klik Finish

97 Copy Folder Arsipsurat ke C pada htdocs di xmmp

98

99 Copy Folder Arsipsurat ke C pada htdocs

100 Hasil Copy Arsipsurat di htdocs

101 Klik Start Semuanya

102 Buka di Mozilla firefox dengan ketik localhost /arsipsurat

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112 Input Surat Masuk - No Urut Surat - Klasifikasi Surat - No Surat - Tanggal Surat - Hal Surat - Isi Ringkas - Tujuan/Kepada - Pengirim Surat - Catatan - Lampiran Surat - Pengolah Surat

113 Print kartu Kendali Print Lembar Disposisi Untuk Ubah Data

114

115

116

117

118

119

120

121 Input Surat Keluar  No Urut Surat  Klasifikasi Surat  No Surat  Tanggal Surat  Hal Surat  Isi Ringkasan  Tujuan Surat  Pengirim Surat  Catatan  Lampiran Surat

122 Ubah Data Cetak Kartu Kendali

123

124

125

126

127

128 Input Surat Pengantar Biasa  No Urut Surat  No Surat  Pengirim  Tanggal Surat  Hal  Tujuan/Kepada  Penerima Surat  Ket  Pengolah Surat

129

130

131

132

133

134

135

136 Input Pengantar Surat Rahasia  No Urut Surat  No Surat  Dari  Tujuan/Kepada  Penerima Surat  Ket  Pengolah Surat

137

138

139

140

141

142 Input Surat Statuter  No Urut Surat  No Surat  Tanggal Surat  Hal Surat  Isi Ringkasan  Tujuan  Ket  Lampiran  Pengolah Surat

143

144

145

146 TERIMA KASIH..........................