Menyusun Spesifikasi Teknis Unit Kompetensi 05. Program PelatihanDiklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa JenjangMuda Unit Kompetensi05 – Menyusun.

Presentasi berjudul: "Menyusun Spesifikasi Teknis Unit Kompetensi 05. Program PelatihanDiklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa JenjangMuda Unit Kompetensi05 – Menyusun."— Transcript presentasi:

1 Menyusun Spesifikasi Teknis Unit Kompetensi 05

2 Program PelatihanDiklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa JenjangMuda Unit Kompetensi05 – Menyusun Spesifikasi Teknis PenulisFerry Firmansyah Media PembelajaranTim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP Tanggal31 Januari 2016Versi 2 Informasi Umum UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

3 Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melaksanakan kegiatan menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa. Tujuan Umum Tujuan Khusus  Peserta mampu menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa  Peserta mampu menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini, UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

4 BAB I PENDAHULUAN UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

5 Tepat Kualitas Tepat Kuantitas Tepat waktu Tepat lokasi Tepat harga KARAKTERISTIK SPESIFIKASI Karakteristik Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

6 Pentingnya Spesifikasi Spesifikasi sangat penting terkait dengan hal hal sbb: UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis Memudahkan proses pengadaan sampai serah terima b/j Menghindari perselisihan Tersedia kriteria b/j untuk membandingkan penawaran Memudahkan proses identifikasi barang/jasai

7 Manfaat Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis Fase awal PBJ PBJ berjalan baik Efisien PBJ tercapai

8 BAB II PENGERTIAN SPESIFIKASI UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

9 Pengertian Spesifikasi Specification is a statement of the attributes of a product process or services (Kenneth Lysons ; 2000) UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

10 Pertimbangan Dalam Penyusunan Spesifikasi Melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: Teknis (mutu barang/jasa), tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut. Jumlah, lokasi, waktu, UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

11 Proses Penyusunan Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis Mendefinisikan Kebutuhan (need) Mengumpulkan seluruh persyaratan (requirement) dan Mengidentifikasi semua pihak (stakeholders) Mendefinisikan Spesifikasi Alat : Menganalisa Produk barang/jasa Menganalisa persyaratan dan kebutuhan semua pihak Meminta pendapat ahli Melihat referensi Menentukan Jenis Spesifikasi Spesifikasi berdasarkan kinerja Spesifikasi campuran Berdasarkan kinerja dan desain Spesifikasi berdasarkan desain Dokumen Spesifikasi

12 Identifikasi Kebutuhan UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

13 Secara umum persyaratannya sebagai berikut :  Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan  Jumlah barang/jasa yang diperlukan  Batasan ukuran dan desain yang esensial  Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau internasional yang relevan.  Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai (bila ada)  Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa  Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa  Kondisi Kesehatan dan Keselamatan Menentukan Persyaratan (Determine Requrements) UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

14 1. Elemen Kunci Spesifikasi  Ruang Lingkup  Karakteristik  Kinerja (Performance) 2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi  Wajar dan mudah diperiksa?  Standar Nasional, Daerah atau Internasional?  Ditulis dalam bahasa yang sederhana? 3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi  Risiko Tanggung Jawab (Liability)  Membongkar Muatan  Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)  Fasilitas Lokasi  Faktor lainnya yang dipertimbangkan Deskripsi Elemen Kunci Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

15 1Cara mengidentifikasiJudul, nomor referensi, kode otorisasi dan klasifikasi 2Dokumen terkini Referensi silang terhadap spesifikasi lain yang terkait, sejarah publikasi dan tanggal pembuatan 3Daftar isiPanduan mengenai tata letak dokumen 4PembukaRincian mengenai alasan dibuatnya dokumen itu. 5PendahuluanUraian mengenai isi secara umum dan aspek teknis mengenai tujuan 6Ruang LingkupRincian mengenai serangkaian tujuan dan isinya 7DefinisiIstilah yang dipergunakan dengan artinya yang berlaku dalam teks tersebut 8Detail Kebutuhan Bagian utama spesifikasi, berisi uraian persyaratan termasuk karakteristik, kinerja, Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan dan informasi lain yang dibutuhkan. 9 Standar yang digunakan SNI, Regional, Internasional (apabila ada) 10PengujianBagaimana Instalasi dan Pengetesan (Commissioning) akan dilakukan 11Indeks ReferensiReferensi silang terhadap spesifikasi lain, gambar, rencana dll, terhadap spesifikasi nasional, internasional atau spesifkasi organisasi internal lainnya. Informasi Dalam Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

16 BAB III MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

17 Sumber Informasi Pembuatan spesifikasi : Mendeskripsikan Spesifikasi Pengguna AkhirIndustri barang/jasa Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli, komunitas profesional atau peneliti Instansi Pemerintah. Komunitas Ahli Pengadaan UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

18 Spesifikasi Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis  Mutu Barang/Jasa,  Jumlah dan Waktu, Tingkat Pelayanan  Informasi Lainnya yang diperlukan

19 Spesifikasi Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis  Mutu Barang/Jasa Tingkat Mutu untuk Barang Tingkat Mutu untuk Jasa Konsultansi Tingkat Mutu untuk Jasa Konstruksi

20 Spesifikasi Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis  Jumlah dan Waktu Jumlah Barang Kapan diserahkan, lokasi barang (jasa) ruang lingkup waktu dan lokasi penyerahan

21 Spesifikasi Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis  Tingkat Pelayanan Kecepatan respon terhadap keluhan pengguna jasa pelayanan purna jual

22 Cara Menyusun Spesifikasi Mutu Berbagai macam cara menyusun spesifikasi MUTU barang/jasa : MerekSpesifikasi teknik Standarisasi Spesifikasi komposisi Sampel Spesifikasi fungsi dan kinerja UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

23 Kelebihan menggunakan merek (yang sudah dikenal luas) :  Komunikasi jelas dan tidak multitafsir  Barang mudah digunakan dan tersedia di pasaran.  Mutu barang/jasa terjamin. Sedangkan kelemahan menggunakan merek:  Cenderung mahal.  Sulit untuk menciptakan kompetisi  Perubahan spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama oleh penyedia. Merek UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

24 Kelebihan menggunakan standar eksternal :  Familiar dalam proses produksinya.  Kompetisi tinggi,memungkinkan mendapatkan harga murah.  Menghilangkan ketidakpastian dalam memenuhi kebutuhan internal  Waktu tenggang (lead time) lebih pendek  Lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika memasok dengan standar yang sama. Kekurangan menggunakan standar eksternal  Standar merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri b/j tersebut.  Cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat.  Bagian Pengadaan mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek- aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli. Standarisasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

25 Kelebihan Sampel :  Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan dengan kata-kata.  Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa. Kekurangan Sampel :  Penerima Hasil harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.  Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.  Untuk itu diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah. Sampel UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

26 Spesifikasi teknik umumnya meliputi :  Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dsb)  Detil desain.  Toleransi.  Material yang digunakan.  Metode produksi/pelaksanaan.  Persyaratan pemeliharaan.  Persyaratan operasi. Spesifikasi yang mendefinisikan karakteristik teknis dan fisik dan/atau pengukuran suatu produk, seperti aspek fisik (misalnya: bentuk, dimensi, warna), Spesifikasi Teknis UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

27 Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :  Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.  Pengelola Pengadaan dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok. Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:  Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.  Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.  Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang spesifik pula dan berdampak pada peningkatan biaya.  Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit penyedia barang/jasa yang mampu.  Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh pengguna barang/jasa. UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

28 Kelebihan spesifikasi komposisi :  Spesifik dan rinci.  Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan verifikasi. Kelemahan spesifikasi komposisi:  Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya.  Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi Spesifikasi Komposisi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

29 Spesifikasi Fungsi menetapkan kegunaan atau hasil yang diinginkan dengan berfokus pada apa yang ingin dicapai bukan bagaimana fungsi itu dihasilkan Kelebihan: memberi peluang alternatif solusi Spesifikasi Fungsi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

30 Spesifikasi yang mendefinisikan penggunaan barang dan jasa dalam bentuk keluaran (output) atau hasil (outcome) tertentu Kelebihan: target ukuran penyediaan barang atau penyelesaian pekerjaan lebih jelas, sehingga kriteria penerimaan lebih jelas Spesifikasi Kinerja UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

31 meliputi :  Apa yang harus dicapai (fungsi).  Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain).  Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).  Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekuensi suara tertentu).  Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem IT).  ….lanjut Spesifikasi Fungsi dan Kinerja UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

32 …….  Tingkat mutu.  Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.  Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.  Lama waktu barang/jasa tersebut dapat beroperasi pada kapasitas normal.  Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.  Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

33 Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :  Penyedia dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.  Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.  Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada penyedia barang/jasa.  Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan. UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

34 Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :  Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.  Masing-masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia barang/jasa. UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

35 Tipe Kebutuhan Barang  Independent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada Teknik Peramalan Kebutuhan Barang.  Dependent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Dengan demikian, kebutuhan barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung seperti biasa. Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum, yaitu:  Kualitatif ; terdiri dari pendekatan Delphi dan Judgement  Kuantitatif; terdiri dari Time Series dan Sebab Akibat Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

36 Spesifikasi Waktu 1. Menetapkan Jadwal Kedatangan Barang/Jasa (delivery time and schedule) 2. Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang (the point’s of delivery) 3. Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan (transportation method and packing) UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

37 Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia BJ Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/JasaPelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia BJPemeliharaan UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

38 * Contact Person * Latar belakang pengadaan barang/jasa * Kriteria menentukan pemenang * Aspek legal Informasi Lain UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

39 Spesifikasi Barang/Jasa barang yang sudah tersedia di pasar dan bisa langsung digunakan oleh pengguna barang/jasa. Contohnya : mobil, kertas, printer, dan sebagainya Barang Jadi barang/jasa yang untuk dapat digunakan oleh pengguna barang/jasa harus diproses terlebih dahulu. Termasuk dalam barang produksi adalah jasa konsultansi, jasa lainnya, dan jasa konstruksi Barang Produksi/ jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

40 BARANG JASA OUTPUT INPUT PROSES OUTPUT Konstruksi Konsultan Jasa Lainnya Spesifikasi Barang/Jasa UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

41 Spesifikasi Barang/Jasa KualitasKuantitaswaktu Tingkat Layanan Informasi Lainnya UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

42 Performance OUTPUT Metode PROSES Barang Alat Orang INPUT Spesifikasi Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lainnya UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

43 Laporan akhir Hasil pengujian Gambar detail dan rab OUTPUT Urutan proses Tahapan pelaporan PROSES Tenaga ahli Tenaga pendukung Alat & barang INPUT Spesifikasi Jasa Konsultansi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

44 Pemakaian Jenis Spesifikasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

45 BAB IV ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

46 cukup informasi bagi penyedia, bebas dari ambiguitas, hindari kata secepatnya, cukup bagus. Clear (Jelas) memuat hal hal yang memang penting dan diperlukan saja Comprehensive (Menyeluruh) : dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir Concise (Singkat Padat) dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir Comprehensive (Menyeluruh) kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah ubah, harus konsisten, baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau hal hal lainnya yang harus dilaksanakan oleh penyedia. Consistent (Konsisten) sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan menghindari spesifikasi yang berlebihan. Correct (Benar) Kajian Umum dengan menggunakan pendekatan 5 (lima) “ C “ : UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

47 Terdapat implikasi fokus utama sasaran kebutuhan pengadaan terhadap metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi yang sebaiknya dipilih/digunakan. Kesesuaian Spesifikasi dengan Kebutuhan UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

48 Fokus Utama Sasaran PasokanMetoda Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi Memastikan mutu dan inovasi barang/jasa yang dibeli Memastikan bahwa Penyedia Barang/Jasa secara konsisten memenuhi spesifikasi yang tertera dalam kontrak Memastikan bahwa bahwa Barang/Jasa yang diberikan Penyedia Barang/Jasa berkontribusi dalam meningkatkan kinerja Pengguna Barang/Jasa  Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa Gunakan standar jika diinginkan untuk mengurangi kesalahan  Gunakan spesifikasi teknis jika Penyedia Barang/Jasa memiliki pengalaman dan kepakaran/kompetensi yang tinggi  Gunakan merk terkenal bila memang diperlukan keandalan barang/jasa Memastikan Ketersediaan Memastikan ketersediaan pasokan yang kontinu, menurunkan waktu tenggang (lead time), dan mengamankan ketepatan waktu kedatangan barang/jasa yang dibeli Gunakan standar sedemikian sehingga barang/jasa yang dibeli tersedia banyak di pasar Memastikan Dukungan Penyedia Barang/Jasa Memastikan Penyedia Barang/Jasa memberikan dukungan teknik Gunakan merk terkenal yang sudah diketahui luas memiliki tingkat pelayanan yang baik, Masukkan kebutuhan dukungan teknik kedalam spesifikasi Menurunkan Biaya Pengadaan Menurunkan biaya perolehan dan/ atau total biaya kepemilikan  Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa dalam menurunkan biaya  Gunakan standar yang memungkinkan untuk lebih rendah dari desain yang khusus/pesanan  Hindari spesifikasi teknik yang menghalangi timbulnya kompetisi antar Penyedia Barang/Jasa  Hindari spesifikasi teknik yang menciptakan proses pembuatan barang/jasa menjadi tidak standar  Hindari merk terkenal yang sudah diketahui secara umum memang lebih mahal

49 Menentukan Prioritas PBJ Dilakukan prioritas kaji ulang spesifikasi bila: Jumlah spesifikasi yang harus disusun/dikaji ulang terlalu banyak. Waktu penyusunan spesifikasi terbatas. Kemampuan dan/atau jumlah penyusun spesifikasi terbatas. Contoh yang tersedia terbatas dan/atau tidak memadai Mendapatkan prioritas bila: Merupakan spesifikasi baru. Spesifikasi tersebut sudah lama tidak di-review lagi. Spesifikasi dari barang/jasa yang teknologinya berubah sangat cepat. Spesifikasi dari barang yang nilainya tinggi. Spesifikasi yang berdampak tinggi bagi organisasi UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

50 Untuk dapat melakukan prioritas dengan baik digunakan : The Supply Positioning Model Klasifikasi ABCKonsep Pareto UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

51 Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan Spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang, e-purchasing dan lelang cepat Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeriMemaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI) UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

52  Barang/jasa dengan spesifikasi yang dibuat masih terdapat di pasar?  tersedianya penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu yang telah ditentukan?  Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.  Tingkat Efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,  Selaras dengan konsep ramah lingkungan,  mengurangi kebisingan  tingkat emisi  Biaya perawatan yang rendah Kesesuaian dengan Kondisi Terkini UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

53  Dokumen Inventarisasi Kebutuhan dari user (pengguna).  Dokumen hasil Kaji Ulang Kerangka Acuan Kerja dalam dokumen perencanaan pengadaan.  Data/Informasi survey pasar (apabila dilakukan).  Dokumen Spesifikasi Teknis. Dokumentasi Yang harus didokumentasikan dalam menyusun spesfikasi antara lain: UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis

54 UK 05 Menyusun Spesifikasi Teknis