PENGENDALIAN DENGAN PENDEKATAN MANAGEMEN RISIKO

Presentasi berjudul: "PENGENDALIAN DENGAN PENDEKATAN MANAGEMEN RISIKO"— Transcript presentasi:

1 PENGENDALIAN DENGAN PENDEKATAN MANAGEMEN RISIKO
Oleh: Inspektur II

2 Materi Identifikasi Risiko kegiatan/aktivitas yang memiliki risiko tinggi. Penyusunan Rencana Kegiatan Pengendalian (format pengendalian dengan pendekatan MR pada PermenKP Nomor : 10/PERMEN-KP/2016)

3 Dasar Hukum Permen KP No. 10/Permen-KP/ 2016 Tentang PENYELENGGARAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN Lingkup Penyelenggaraan SPIP : - Tingkat Kebijakan pada Kementerian - Tingkat kebijakan pada Eselon I - Tingkat Operasional/Satker

4 Maksud dan Tujuan Penyamaan Persepsi terhadap penyelenggaraan SPIP di lingkungan KKP bagi seluruh pimpinan dan pegawai dari mulai tingkat satker, Eselon I dan Kementerian. Untuk mewujudkan budaya pengendalian intern (internal control culture) dalam rangka menciptakan pengendalian intern yang handal agar tercapai keyakinan yang memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efisien dan efektif, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan di lingkungan Kementerian.

5 Penyelenggaraan SPIP melalui Pengendalian Rutin
Risiko yang perlu dikendalikan a.l. aspek : Organisasi, perencanaan, pengelolaan keuangan (pelaksanaan anggaran, penerimaan negara bukan pajak/PNBP, akuntansi dan pelaporan, serta kerugian negara, aspek kepegawaian, dan aspek kinerja * Diselenggarakan oleh pimpinan dan seluruh pegawai setiap hari * Adalah pengendalian secara simultan terhadap proses bisnis kegiatan/aktivitas sesuai dengan aturan dan standar yang berlaku dan dilakukan setiap hari sebagai upaya untuk mencegah terjadinya penyimpangan. * Setiap kegiatan yang ada di satuan kerja wajib didukung dengan standar operasional prosedur (SOP) dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan * Dilaksanakan untuk mendeteksi (detection) dan mencegah (prevention) adanya penyimpangan dan selanjutnya untuk segera dilakukan perbaikan agar tidak menimbulkan kesalahan dan kerugian

6 Penyelenggaraan SPIP melalui Pengendalian Berkala
Meliputi : Kapasitas SDM dan pengelola keuangan, penyusunan anggaran, pengadaan B/J, BMN, penyelesaian kerugian negara, dan penyerapan anggaran. * Dilaksanakan secara berkala oleh Satker/Unit Eselon I * Merupakan sarana penyampaian informasi aktual mengenai kondisi beberapa aktivitas/kegiatan kepada Pimpinan Unit Eselon I dan Kepala Satuan Kerja sebagai bahan dalam pengambilan keputusan guna kegiatan pengendalian. * Adalah kegiatan pengendalian yang dilakukan secara berkala dan terjadwal dalam suatu kurun waktu tertentu dengan cara menghimpun informasi mengenai kegiatan/aktivitas tertentu yang masih berjalan untuk memetakan hal-hal yang perlu dilakukan perbaikan dalam suatu periode dan berkesinambungan. * Form Pengendalian Berkala : SPI-SDM, SPI-ANG, SPI-PBJ, SPI-BMN, SPI-KN, SPI-PA

7 PENGENDALIAN PENGADAAN BARANG/JASA
Satuan Kerja : Unit Eselon I : Tahun Anggaran : FORMULIR: SPI-PBJ A. Rekapitulasi Pelaksanaan Kegiatan Target 100% B01 B02 B03 B04 B05 B06 B07 B08 B09 B10 B11 B12 Proses Pengadaan Tanda Tangan Kontrak Pelaksanaan PHO/Serah Terima Keterangan: Merupakan informasi perkembangan pelaksanaan pengadaan secara keseluruhan B. Pelaksanaan Perpaket NO NAMA PAKET PENGADAAN JENIS BELANJA DAN PAGU METODA PBJ YANG DIRENCANAKAN JADWAL TAHAPAN SESUAI METODA (bulan) PERMASALAHAN RENCANA PEMECAHAN MASALAH REALISASI PEMECAHAN MASALAH RENCANA REALISASI BARANG MODAL SOSIAL 1 2 3 Dst (1) (2) (3) (4) (5) (6) A Rp200juta s.d. Rp5milyar  dst. subtotal B > Rp5milyar dst. TOTAL Keterangan: Pelaporan untuk eselon I merupakan rekapitulasi dari laporan tiap unit kerja.

8 Penjelasan Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa Pengendalian ini bertujuan untuk memberikan informasi tentang rencana dan pelaksanaan serta hambatan-hambatan proses pengadaan barang/jasa sehingga kepala satuan kerja dapat mengetahui proses pengadaan barang/jasa yang mempunyai permasalahan selanjutnya diwajibkan melakukan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan. Secara berjenjang, informasi terkait pengadaan barang/jasa yang mempunyai permasalahan di tingkat unit eselon I, Pimpinan Unit Eselon I wajib mengetahui dan selanjutnya menetapkan kegiatan pengendalian.

9 Penyelenggaraan SPIP melalui Pengendalian dengan Pendekatan Manajemen Risiko
Pendekatan manajemen risiko untuk mencapai tujuan suatu aktivitas/kegiatan apabila kebijakan dan aktivitas/kegiatan yang diperkirakan tidak cukup hanya dengan pengendalian rutin. maka untuk mencapai tujuan suatu aktivitas/kegiatan tersebut pimpinan satuan kerja sebagai pemilik risiko melakukan pengendalian yang lebih memadai dengan pendekatan manajemen risiko. Dilakukan oleh Pimpinan Satker sebagai pemilik Risiko Adalah pengendalian yang dilakukan sebagai upaya untuk mencegah dan meminimalisir timbulnya masalah pada waktu yang akan datang dalam mencapai tujuan. * Pengendalian dengan pendekatan manajemen risiko dirancang dan dimulai sejak perencanaan kebijakan dan kegiatan/aktivitas * Digunakan sebagai dasar menyusun rencana pengendalian dan menjadi data dukung dan dasar dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran (RKA)

10 Kategori Rencana Kebijakan dan Aktivitas/Kegiatan yang Perlu Dilakukan Pengendalian dengan Pendekatan Manajemen Risiko 1. Kebijakan Rencana kebijakan yang perlu dilakukan pengendalian dengan pendekatan manajemen risiko: a)  Kebijakan yang kemungkinan akan berimplikasi pada timbulnya anggaran atau berpengaruh terhadap perubahan struktur anggaran; b)  Kebijakan yang akan berimplikasi pada munculnya aktivitas/kegiatan baru; c) Kebijakan yang akan berimplikasi pada perubahan tujuan organisasional maupun operasional; d) Kebijakan yang akan berimplikasi pada perubahan struktur organisasi; dan e)  Kebijakan yang dalam pelaksanaannya akan melibatkan organisasi, instansi dan pihak lain di luar kementerian.

11 Lanjutan 2. Rencana aktivitas/kegiatan yang perlu dilakukan pengendalian dengan pendekatan manajemen risiko: a) Mempunyai alokasi anggaran relatif besar sehingga jika terjadi kesalahan, kelemahan atau penyimpangan akan berakibat dan berdampak negatif secara material terhadap akuntabilitas keuangan dan kinerja; b)   Khusus untuk pengadaan barang/jasa, kemungkinan mempunyai tingkat kegagalan tinggi dalam mencapai tujuan dan pemanfaatan yang disebabkan: (1) adanya keterbatasan waktu sejak dari konsultansi perencanaan, persiapan, pelaksanaan sampai dengan serah terima pekerjaan; (2) dalam pelaksanaannya sangat bergantung/dipengaruhi oleh kondisi alam/cuaca (angin, gelombang laut, hujan, dll) dan lingkungan masyarakat setempat; (3) Aksesbilitas/keterjangkauan lokasi pelaksanaan aktivitas/ kegiatan dengan satuan kerja penyelenggara; (4) Aksesbilitas/keterjangkauan lokasi pelaksanaan aktivitas/ kegiatan dalam mobilitas peralatan/mesin, bahan baku dan SDM; (5) Adanya keterbatasan persediaan bahan baku/barang di dalam negeri dan sangat bergantung dengan suplai dari luar negeri sebagai input untuk aktivitas/kegiatan; dan (6) Pengadaan barang/jasa yang menurut pertimbangan pimpinan satuan kerja diperlukan pengendalian yang lebih memadai dengan pendekatan manajemen risiko. c) Mempunyai tingkat Kompleksitas yang relatif tinggi, yaitu dalam pelaksanaannya harus mendapatkan input dan, atau harus melibatkan satker atau unit lain, baik dari dalam maupun luar kementerian begitu pula dalam pemanfaatannya.

12 Penilaian Risiko PP No.60/2008 tentang SPIP
- Pasal 13 ayat (1) bahwa Pimpinan Instansi Pemerintah wajib melakukan penilaian risiko. Pasal 18 ayat (1) bahwa pimpinan Instansi Pemerintah wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi Instansi Pemerintah yang bersangkutan, dan Pasal 18 ayat ayat (2) huruf b bahwa kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko. Dari uraian Pasal 13 dan Pasal 18 tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa : * Pelaksanaan kegiatan pengendalian tidak dapat dilepaskan dari adanya risiko dan adanya kewajiban pimpinan untuk mengendalikan risiko dalam suatu instansi. * Untuk mengetahui adanya risiko dalam suatu instansi yang berasal dari kegiatan dan aktivitas maka diperlukan adanya penilaian risiko. Penilaian Risiko merupakan salah satu titik tolak kegiatan pengendalian, sehingga menjadi tahapan penting bagi pimpinan instansi pemerintah untuk menjalankan pengendalian dalam rangka mencapai suatu tujuan instansi. Pendekatan manajemen risiko, yaitu suatu proses tata kelola pengendalian risiko yang terencana, proaktif, dan berkelanjutan yang meliputi penilaian risiko, kegiatan pengendalian, pemantauan, dan pelaporan pengendalian risiko, termasuk berbagai strategi yang dijalankan untuk mengelola risiko dan mengurangi dampaknya. sehingga tujuan KKPdapat tercapai secara efektif dan efisien.

13 Tahapan Penilaian Risiko
Penilaian risiko sesuai dengan PP No. 60/2008 tentang SPIP Pasal 13 s.d 17, pelaksanaan penilaian risiko menggunakan pendekatan penilaian mandiri (control self assessment/CSA) dengan tahapan yang terdiri darI a.l. : - Menetapkan rencana kebijakan dan aktivitas/kegiatan yang akan disusun rencana pengendaliannya sebagai obyek penilaian risiko, membuat FGD yang terdiri dari seluruh pegawai, pimpinan, dan pihak terkait, yang memahami atau akan terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan aktivitas/kegiatan yang akan menjadi obyek penilaian risiko; Menyiapkan SOP atau menyusun bagan arus (flowchart) proses bisnis dari kebijakan dan aktivitas/kegiatan yang akan menjadi obyek penilaian risiko; Diskusi selanjutnya Melibatkan partisipasi aktif peserta FGD Dalam pelaksanaan penilaian risiko, dibutuhkan fasilitator yang akan mengorganisasikan pelaksanaan diskusi dan membantu menggali informasi sebanyak mungkin yang berguna untuk menetapkan risiko dan rencana kegiatan pengendalian risiko yang memadai.

14 Formulir Penilaian Risiko
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian, diperlukan dokumentasi yang baik atas SPI. Rencana kegiatan pengendalian yang telah diuraikan dalam formulir dan ditetapkan dari hasil pelaksanaan penilaian risiko akan digunakan untuk penyelenggaraan manajemen risiko. Media untuk dokumentasi adalah formulir penilaian risiko.

15 FORMULIR PENILAIAN RISIKO
Satuan Kerja : Aktivitas/Kegiatan/Kebijakan : Pagu Anggaran : T.A : No Kebijakan/ Aktivitas/ Kegiatan/ Tujuan Faktor Risiko Sebab Dampak Sifat Sumber Rencana Persepsi Atas Risiko Rata-Rata Level/ Tingkat Risiko PR Respon Terhadap Risiko / Rencana Kegiatan Pengendalian Risiko Residual Nama 1 Nama 2 Nama 3 dst Uraian Jadwal (hr/mg/bln) K D I II III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

16 Kriteria ukuran Dampak adalah sebagai berikut
Kriteria ukuran Kemungkinan/Probabilitas/Likelihood tersebut adalah sebagai berikut: Level Keterjadian Penjelasan 1 Jarang Terjadi Mungkin terjadi hanya pada kondisi tidak normal; Probabilitas 0% < X ≤ 20%. 2 Kemungkinan Kecil Terjadi Mungkin terjadi pada beberapa waktu; Probabilitas 20% < X ≤ 40%. 3 Kemungkinan Terjadi Dapat terjadi pada beberapa waktu; Probabilitas 40% < X ≤ 60% 4 Kemungkinan Besar Terjadi Akan mungkin terjadi pada banyak keadaan; Probabilitas 60% < X ≤ 80% 5 Hampir Pasti Terjadi Dapat terjadi pada banyak keadaan; Probabilitas 80% < X < 100%) Kriteria ukuran Dampak adalah sebagai berikut Level Dampak Aspek Kinerja Keuangan 1 Tidak Signifikan Tidak berdampak pada pencapaian tujuan secara umum. Dapat ditangani dengan pengendalian rutin Kerugian keuangan kecil 2 Kecil Mengganggu pencapaian tujuan meskipun tidak signifikan Kerugian keuangan sedang 3 Sedang Mengganggu pencapaian tujuan secara signifikan Kerugian keuangan cukup besar 4 Besar Tujuan tercapai sebagian Kerugian keuangan besar 5 Sangat Tinggi/ Katastropik Tujuan gagal dicapai Kerugian keuangan sangat besar

17 k.

18 LEVEL/ TINGKAT/ STATUS RESIKO PR
No Kegiatan Tujuan Faktor Risiko Sebab Dampak Sifat Sumber Rencana FGD /Quesioner RATA-RATA KD LEVEL/ TINGKAT/ STATUS RESIKO PR Respon dan Rencana Pengendalian yang harus dilakukan Risiko Residual Soleh Irawan Ani Kartika Aris Uraian Jadwal Pelaksanaan K D I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21=( )/5 22=( )/5 23 = 21x22 24 25 26 27 28 29 30 31 Pengadaan Suku Cadang Kapal Pengawas 1 Paket Rp Tersedianya suku cadang KP selama 1 tahun ` Perencanaan Menyediakan dokumen perencanaan ketersediaan dan pemanfaatan suku cadang yang akurat 1. Adanya kekurangan dan atau kelebihan jumlah suku cadang KP yang dibeli - Stock opname dan kebutuhan suku cadang tiap KP tidak lengkap Keterlambatan penyediaan dokumen perencanaan C Dit. POA Ditjen PSDKP Preventif 3.8 7.6 Melakukan pengawasan secara intensif terhadap penyelesaian data dan kebutuhan suku cadang yang akurat Feb Minggu III Feb Minggu IV Dst. 2. Adanya suku cadang yang tidak sesuai kebutuhan Usulan kebutihan KP tidak diverifikasi dan divalidasi Pemborosan keuangan negara, suku cadang mangkrak UC Kontigensi Berkoordinasi secara tertulis kepada PJ untuk verifikasi dan validasi kebutuhan suku cadang tiap KP 3. Penyediaan dokumen perencanaan KP UPT masih di Pusat Perencanaan dan pengadaan seluruh suku cadang di Pusat Adanya hambatan operasional KP UPT menunggu suku cadang KP dari Pusat Dit. POA Ditjen PSDKP 4.4 16.72 Berkoordinasi secara tertulis kepada Dit.POA untuk melakukan revisi anggaran perencanaan KP di UPT dan di Pusat Persiapan Pra Lelang Menghasilkan dokumen lelang yang dapat dipertanggungjawabkan dan tepat waktu Nilai yang dihitung oleh konsultan perencana untuk menetapkan HPS lebih tinggi/rendah di bandingkan dengan survei harga pasar Konsultan tidak melakukan survei harga pasar di wilayah setempat Ketidaksesuaian harga satuan pada dokumen perencanaan dengan harga pasar setempat Dit POA Ditjen PSDKP 2.8 5.6 Tim HPS dan Panitia Lelang melakukan survei harga pasar di wilayah setempat membandingkan dengan harga HSU wilayah setempat

19 LEVEL/ TINGKAT/ STATUS RESIKO PR
No Kegiatan Tujuan Faktor Risiko Sebab Dampak Sifat Sumber Rencana FGD /Quesioner RATA-RATA KD LEVEL/ TINGKAT/ STATUS RESIKO PR Respon dan Rencana Pengendalian yang harus dilakukan Risiko Residual Soleh Irawan Ani Kartika Aris Uraian Jadwal Pelaksanaan K D I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21=( )/5 22=( )/5 23 = 21x22 24 25 26 27 28 29 30 31 Pelelangan Menyelenggarakan proses lelang sesuai dengan ketentuan dan tepat waktu serta menetapkan calon penyedia barang/jasa yang sesuai dengan kompetensi pekerjaan yang dilelangkan 1. Jumlah calon penyedia barang/jasa tidak memenuhi syarat minimal Calon penyedia tidak mempunyai kompetensi seperti kriteria pekerjaan yang akan dilelangkan - Pelelangan ulang UC Penyedia Barang Kontigensi Menyelenggarakan proses lelang sesuai dengan ketentuan Maret Minggu I Maret Minggu II Dst. 2. Melakukan kalkulasi tingkat kesulitan pelaksanaan pekerjaan dengan jangka waktu HPS yang ditawarkan oleh pemilik pekerjaan terlalu rendah 3. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan terlalu pendek VI Pelaksanaan Terealisasinya Fasiitas Suku Cadang Pengawas sesuai dengan dokumen kontrak Keterlambatan waktu pelaksanaan pekerjaan Belum siapnya data yang akurat untuk masing-masing KP baik di Pusat maupun di UPT Terlambatnya penyelesaian pekerjaan C Dit POA Ditjen PSDKP Preventif 3.8 15.2 Berkoordinasi dengan PJ KP UPT dan Pusat dan Tim Teknis untuk akurasi data April Minggu III April Minggu IV Penyedia tidak menepati jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan sesuai kontrak Mengingatkan penyedia Barang untuk memulai pekerjaan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan PPK Memerintahkan tim teknis untuk memantau persiapan pelaksanaan pekerjaan Pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi kontrak Lemahnya kinerja konsultan pengawas pekerjaan di bawah kualitas dan kuantitas Penyedia jasa dan konsultan pengawas 2.2 8.36 Meningkatkan pengawasan kinerja konsultan pengawas secara intensif oleh Tim Teknis jenis dan jumlah Peralatan tidak sesuai dengan kapasitas/spesifikasi dalam kontrak Lemahnya kinerja tim teknis Keterbatasan waktu Tim teknis Tim Teknis 3.4 3.2 10.88 PPK melakukan pengawasan secara intensif terhadap kinerja tim teknis

20 Terima Kasih