MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DAERAH PEMERINTAH KOTA PANGKALPINANG

Presentasi berjudul: "MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DAERAH PEMERINTAH KOTA PANGKALPINANG"— Transcript presentasi:

1 MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP DAERAH PEMERINTAH KOTA PANGKALPINANG
disampaikan pada : Kegiatan Bimbingan Teknis Penyelenggaraan Kearsipan Pangkalpinang, 23 April 2019

2 Biodata Narasumber Nama : Yulianti Yusuf, S.E.
NIP : Tempat, Tgl. Lahir : Pangkalpinang, 08 Juli 1973 Pangkat/Golongan : Penata Tk. I, III / d Pendidikan Terakhir : S1 Manajemen Jabatan : Kasi Pembinaan Kearsipan (2017 – sekarang) Unit Kerja : Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Instansi : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Alamat Rumah : Jl. Cendawan No. 104 RT. 03 RW. 01 Kel. Parit Lalang Kec. Rangkui, Pangkalpinang Alamat Kantor : Jl. Jenderal Sudirman No. 70 Kel. Batin Tikal Kec. Taman Sari, Pangkalpinang HP (harus diisi) : Telepon Kantor : (0717) Fax. Kantor : (0717) Diklat Kearsipan : Diklat TOT Kearsipan (Pusdiklat ANRI ; 2016) Pengalaman kerja : Kasi Akuntansi ( ) 2. Kasubbag. Keuangan ( ) 3. Kasubbag. Tata Usaha (2013 – 2014) 4. Kasi Kearsipan ( )

3 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
URUSAN KEARSIPAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PENETAPAN KEBIJAKAN PENGAWASAN KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP PEMBINAAN KEARSIPAN

4 ***Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Daerah***
Penyelenggaraan Kearsipan Penetapan Kebijakan Kearsipan Pengelolaan Arsip Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dikelola LKD Arsip Dinamis dikelola OPD Arsip Statis Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Vital

5 ___Komponen dalam Pengelolaan Arsip__
Harus ada : 1. Upaya pembenahan dan penataan fisik arsip 2. Sumber Daya Manusia Kearsipan yang profesional dan bertanggung jawab 3. Instrumen pengelolaan arsip (SOP) 4. Penyediaan pusat penyimpanan arsip dan sarana 5. Pembangunan aplikasi pengolahan arsip secara elektronik (e-arsip)

6 MENGOLAH DAN MENATA ARSIP AKTIF?

7 UNSUR PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip Central File / Filling Cabinet, map gantung, folder, guide/sekat dan Daftar Arsip Aktif

8 PENGELOLAAN SURAT MASUK
Penerimaan Surat Masuk Pencatatan dan Verifikasi Digitasi/Scanning dan Entry Database ke Sistem Lampirkan Lembar Disposisi dan Kartu Kendali Surat Masuk Validasi dan Disposisi Pimpinan Distribusi ke Unit Pengolah Disimoan di Central File (Folder, Map Gantung dan Filling Cabinet)

9 PENGELOLAAN SURAT KELUAR
Penciptaan Arsip (Unit Pengolah) Pencatatan dan Verifikasi Lampirkan Kartu Kendali Surat Keluar Legalitas Pimpinan (tanda tangan) Validasi (Pemberian Nomor dan Stempel) Scanning dan Entry Database ke Sistem Arsip konvensional disimpan di Central File Distribusi Surat Keluar

10 PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
PIMPINAN Penyimpanan Arsip Konvensional Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Caraka / Pos (masuk) komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Penggunaan Arsip Scanning Database Kearsipan Registrasi Bagian Tata Usaha Instansi / Lembaga Registrasi & Penyimpanan Arsip Elektronik Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Caraka / Pos (keluar) UNIT PENGOLAH

11 DAFTAR ARSIP AKTIF Unit Pengolah Nomor Berkas Kode Klasifikasi Arsip
Daftar Berkas Unit Pengolah Nomor Berkas Kode Klasifikasi Arsip Uraian Informasi Arsip Kurun Waktu Jumlah Keterangan Daftar Isi Berkas

12 Contoh Daftar Berkas

13 -----DAFTAR ARSIP AKTIF------
Daftar Berkas Daftar Isi Berkas Unit Pengolah Nomor Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Arsip Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Keterangan

14 Contoh Daftar Isi Berkas

15 MENGOLAH DAN MENATA ARSIP INAKTIF?

16 UNSUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Records Center, boks arsip, folder/kertas chasing, kapur barus, dan Daftar Arsip Inaktif

17 ---- PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF ----
Penyimpanan Arsip Non-elektronik penggunaan manual Pimpinan pencarian & adm. layanan Database Kearsipan PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PEMUSNAHAN ARSIP penggunaan Unit Pengolah elektronik kontrol Digitasi untuk preservasi/ akses Unit Kearsipan Unit Pengolah

18 *** PROSEDUR PENATAAN ARSIP KACAU (INAKTIF) ***

19 Contoh Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
LAMPIRAN IV : PERATURAN WALIKOTA PANGKALPINANG NOMOR : 53 TAHUN 2017 TANGGAL : 18 DESEMBER 2017 DAFTAR ARSIP BERDASARKAN KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP NO. KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP HAK AKSES ARSIP DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 6 7 1. 000 Umum Biasa/Terbuka Eselon IV Tidak memiliki dampak yang mengganggu kinerja Bidang Teknis 2. 001 .1 .2 .3 .4 .01 .02 .Pgk .03 .B .BB .BS .BTg .Blt .BTm Lambang Garuda Bendera Kebangsaan Lagu Kebangsaan Daerah Provinsi Kota - Kota Pangkalpinang - Kabupaten - Kab. Bangka - Kab. Bangka Barat - Kab. Bangka Selatan - Kab. Bangka Tengah - Kab. Belitung - Kab. Belitung Timur Tidak memiliki dampak yang mengganggu kinerja

20 KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP
NO. KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP HAK AKSES ARSIP DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 6 7 30. 041 .1 .2 .3 .4 Perpustakaan Perpustakaan Umum Perpustakaan Khusus Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan Sekolah Biasa/Terbuka Eselon IV Tidak memiliki dampak yang mengganggu kinerja Bidang Teknis/ Pustakawan .5 .6 .7 .8 .01 .02 .03 .04 Perpustakaan Keliling Perpustakaan Kelurahan Taman Bacaan Bahan Perpustakaan - Pengolahan - Pemeliharaan/Perbaikan - Peminjaman - Pengembalian 31. 042 Dokumentasi Foto Audio/Rekaman Suara Video Tidak memiliki dampak yang mengganggu kinerja Bidang Teknis 32. 045 Kearsipan Pola Klasifikasi - Klasifikasi Arsip - Klasifikasi Keamanan Arsip - Klasifikasi Akses Arsip Penataan Arsip - Penataan Arsip Aktif - Penataan Arsip Inaktif - Penataan Arsip Statis Penyusutan Arsip Jadwal Retensi Arsip Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip/Bidang Teknis NO. KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP HAK AKSES ARSIP DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 6 7

21 KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP
NO. KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP HAK AKSES ARSIP DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 6 7 .02 .03 .04 .05 Pemindahan Arsip Penilaian Arsip Pemusnahan Arsip Penyerahan/Akuisisi Arsip .06 .07 .DAA .DAI .DAS .DAT .4 .01 Berita Acara Penyusutan Arsip Daftar Pencarian Arsip Daftar Arsip Aktif Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Statis Daftar Arsip Terjaga Pembinaan Kearsipan - Bimbingan Teknis - Diklat Fungsional - Konsultasi - Rapat Koordinasi - Lomba - Sosialisasi .5 .6 .7 .8 .9 .10 .11 - Pemeliharaan/Perawatan Arsip - Pengawetan/Fumigasi - Penelusuran Arsip - Pameran Arsip - Pengawasan Kearsipan - Penetapan Kebijakan Kearsipan - Penggunaan/Peminjaman Arsip 33. 046 .1 .2 .3 Sandi Peralatan Sistem Aplikasi Sumber Daya Manusia Rahasia Eselon II Memiliki dampak bagi keamanan Rahasia Negara Petugas yang memiliki sertifikasi persandian

22 KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP
NO. KODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP HAK AKSES ARSIP DASAR PERTIMBANGAN UNIT PENGOLAH 1 2 3 4 5 6 7 557. 979 Pendapatan Perusahaan Milik Negara Terbatas Eselon III Memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja Bidang Teknis 558. 980 .1 .2 Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah Pengelola SIPKD Koordinator SIPKD Bidang Teknis dan Operator 559. 990 .3 .4 Bendaharawan Bendahara Pengeluaran Bendahara Penerimaan Bendahara Barang Pengangkatan/Pemberhentian Sekretariat 560. 991 SKPP/SPP SPP Belanja Langsung SPP Belanja Tidak Langsung SKPP Gaji Pensiun Bagian/Bidang Teknis 561. 992 Teguran SPJ Keterlambatan

23 Arsip Bisa Diakses, Kecuali:
menghambat proses penegakan hukum; mengganggu kepentingan pelindungan HAKI membahayakan hankam negara; mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi merugikan ketahanan ekonomi nasional; merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan mengungkapkan memorandum yang dirahasiakan.

24 Terima kasih Arsip Terpelihara Memori Aman Selamanya...