Oleh : Ari Haryadi. Pedoman atau acuan tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap (Sistematis) untuk mengidentifikasi dan mencegah.

Presentasi berjudul: "Oleh : Ari Haryadi. Pedoman atau acuan tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap (Sistematis) untuk mengidentifikasi dan mencegah."— Transcript presentasi:

1 Oleh : Ari Haryadi

2 Pedoman atau acuan tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap (Sistematis) untuk mengidentifikasi dan mencegah terjadinya Kesalahan dalam Proses Kerja.

3 1.Kurangnya apresiasi terhadap manfaat SOP terutama saat draft tidak disusun secara matang. 2.Adanya kepercayaan yang melihat bahwa dibutuhkan waktu dan tenaga yang banyak untuk menerapkan suatu Produk SOP. 3.Ketakutan bahwa SOP akan membatasi keleluasaan bertindak. 4.Kekhawatiran bahwa SOP akan berujung pada pengawasan yang lebih ketat sehingga tanggung jawab dari pengguna SOP meningkat.

4 1.Input dari lingkungan, termasuk informasi dan sumber daya lainnya. 2.Transformasi, proses manajerial atau teknologi yang digunakan untuk merubah input menjadi output. 3.Output, dalam bentuk produk atau jasa yang diinginkan. 4.Feedback, reaksi lingkungan terhadap output.

5

6 1.Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. 2.Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. 3.Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai. 4.Keluaran (output) merupakan hasil dari pemprosesan. 5.Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. 6.Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik. 7.Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. 8.Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.

7 1.Asas Pembakuan 2.Asas pertanggung jawaban 3.Asas Kepastian 4.Asas Keseimbangan 5.Asas Keterkaitan 6.Asas kecepatan dan kelancaran 7.Asas keamanan 8.Asas keterbukaan

8 1.Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja di dalam suatu organisasi atau unit kerja; 2.Agar dapat mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi atau unit kerja; 3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas atau pegawai terkait; 4.Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi; 5.Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

9 1. Standar Kinerja 2. Instruksi 3. Referensi 4. Review 5. Kontrol 6. Dokumentasi 1.Memperlancar tugas petugas/tim 2.Sebagai dasar hukum bila terjadi 3.penyimpangan 4.Mengetahui dengan mudah hambatan-hambatan 5.Mengarahkan petugas untuk disiplin 6.Sebagai pedoman kerja Peran SOP Peran & Fungsi SOP

10 1.Efektif dan efisien 2.Konsisten3.Standard4.Sistematis

11 1.SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu 2.SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan 3.SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai 4.SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku 5.SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan

12 1.Requirement discovery yaitu berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem 2.Data modeling yaitu berupa teknik untuk mengorganisasikandan, mendokumentasikan system data; 3.Process modelling berupa teknik untuk mengorganisasikan, dan, medokumentasikan Struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem

13 Metode Mind Mapping Menurut Tony Buzan adalah suatu cara mencatat yang kreatif, efektif dan secara harfiah akan memetakan pikiran-pikiran (Tony Buzan: 2009; 4)

14 1.Mempercepat pembelajaran, karena mampu memahami konsep yang sama dengan kerja otak ketika menerima pelajaran. 2.Melihat koneksi antar topik yang satu dengan yang lain yang memiliki keterkaitan. 3.Membantu brainstorming, mengasah kemampuan otak untuk bekerja. 4.Membantu ide serta gagasan yang mengalir karena tidak selalu ide dan gagasan dapat mudah direkam. 5.Melihat gambaran suatu gagasan secara luas dan besar, sehingga membantu otak bekerja secara maksimal dan berfikir besar terhadap suatu gagasan. 6.Menyederhanakan struktur ide dan gagasan tersebut. 7.Memudahkan untuk mengingat ide dan gagasan tersebut. 8.Meningkatkan daya kreatifitas dan inovatif

15 1.Mulai dari tengah dengan gambar Tema, gunakan minimal 3 warna. 2.Gunakan gambar, simbol, kode, dan dimensi diseluruh Peta Pikiran yang dibuat. 3.Pilih kata kunci dan tulis dengan huruf besar atau kecil. 4.Tiap kata/gambar harus sendiri dan mempunyai garis sendiri. 5.Garis-garis itu saling dikaitkan, mulai dari tengah yaitu gambar Tema Utama. Garis bagian tengah tebal, organis, dan mengalir dari pusat keluar, menjulur seperti akar, atau pancaran cahaya. 6.Buat garis sama panjangnya dengan gambar/kata. 7.Gunakan warna – kode rahasia sendiri di peta pikiran yang dibuat. 8.Kembangkan gaya penuturan, penekanan tertentu, dan penampilan khas di Peta Pikiran yang dibuat. Jadi peta pikiran setiap orang tidak harus sama, meskipun tema yang dibahas sama. 9.Gunakan kaidah asosiasi di peta pikiran yang dibuat. 10.Biarkan peta pikiran itu jelas, menggunakan hirarki yang runtun, urutan yang jelas dengan jangkauan sampai ke cabang-cabang paling ujung.

16 Flowchart adalah peng-gambaran secara grafik suatu langkah dan urutan prosedur dari suatu program atau kegiatan yang dilakukan secara sistematis dan terencana.

17 1.Tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak 2.Dapat bervariasi antara satu pem-program dengan pem-program yang lainnya 3.Setiap pengolahan selalu terdiri dari 3 bagian utama, yaitu: Input, Proses pengolahan dan Output

18 1.Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2.Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3.Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4.Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan Menghitung Pajak Penjualan. 5.Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6.Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati- hati. 7.Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. 8.Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 9.Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar

19 1.Flowchart Sistem (System Flowchart) 2.Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) 3.Flowchart Skematik (Schematic Flowchart) 4.Flowchart Program (Program Flowchart) 5.Flowchart Proses (Process Flowchart)

20 Flowchart SystemFlowchart Paperwork/Dokumen

21 Flowchart ProgramFlowchart Process

22 Sistem penomoran Tanggal berlaku Tanggal review atau revisi Judul Deskripsi tujuan Standard Operasional Prosedur Tanda tangan dari otorisator Lingkup Prosedur Umum Prosedur khusus Referensi

23 Observasi adalah metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan atau lokasi penelitian. “Observasi adalah suatu studi yang di lakukan dengan sengaja atau terencana dan sistematis melalui penglihatan atau pengamatan terhadap gejala-gejala spontan yag terjadi saat itu” ~Pauline Young~

24 Mendapatkan Gambaran Proses suatu pekerjaan yang sulit di ketahui oleh metode lain Observasi dilakukan untuk menjajaki suatu persoalan atau pekerjaan untuk mendapatkan pemecahannya dari proses kerja yang bersifat ekspoitasi Memperoleh data Kongret di lapangan Fungsi dari Observasi Sebagai Metode Pembantu dalam penelitian yang bersifat Eksploratif Sebagai Metode Pembantu dalam penelitian yang sifatnya sudah lebih mendalam Observasi sebagai metode utama dalam penelitian

25 Observasi berdasarkan Prosedur dan Pelaksanaannya 1. Controlled Observation (Observasi Terukur) 2. Uncontrolled Observation (Observasi tidak terukur) Berdasarkan Hubungan Antara Observer dan Gejala Yang Di Observasi 1. Observasi Partisipan 2. Observasi NonPartisipan

26

27