KEBIJAKAN PEMERINTAH KEBIJAKAN PEMERINTAH “ Pengolaan Arsip Dinamis” Materi disampaikan pada acara Bimbingan Teknis Bagi Sekretariat Panwaslu Kota Bontang.

Presentasi berjudul: "KEBIJAKAN PEMERINTAH KEBIJAKAN PEMERINTAH “ Pengolaan Arsip Dinamis” Materi disampaikan pada acara Bimbingan Teknis Bagi Sekretariat Panwaslu Kota Bontang."— Transcript presentasi:

1 KEBIJAKAN PEMERINTAH KEBIJAKAN PEMERINTAH “ Pengolaan Arsip Dinamis” Materi disampaikan pada acara Bimbingan Teknis Bagi Sekretariat Panwaslu Kota Bontang dan Sekretariat Kesamatan se-Kota Bontang, Bontang, Sabtu, 23 Desember 2017 Oleh : Drs. DOBI RIZAMI, M.Si. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Bontang

2 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lem- baga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Ke- masyarakatan &Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyara- kat, berbangsa, dan bernegara. PENGERTIAN ARSIP

3 Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya : 1. Surat, Seperti antara lain : Surat Keluar, Surat Masuk, Naskah Perjanjian/Kontrak, Peraturan, Surat Keputusan, Notulen Rapat, Berita Acara, Peta, Laporan, Tabel, Foto, Video dan lain-lain. 2.Aplikasi/Software 3.Database 4.Pita rekaman 5.Mikro film 6.Disket 7.CD/DVD 8.Flash disk 9.Hardisk 10.DLL

4 KONDISI KEARSIPAN

5 BIAYA PEMELIHARAAN ARSIP  1 Laci Filing Cabinet ± 5.000 Lbr kertas/surat  Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli, dengan biaya 1 $ USA  Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4 cent Dollar USA/Lbr  Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4. 000 X 4 cent) = 1.000 + 160 = $ 1.160 = Rp. 1,5 Jt (untuk 1 Laci selama 1 tahun)

6 KATA : ELIZABETH PARKER  Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/ informasi  45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat  85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records, 1999)

7 PENGELOMPOKAN ARSIP DALAM ORGANISASI  10 % arsip organisasi mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang  25 % dikelompokkan arsip aktif  30 % arsip inaktif  35 % arsip yang tidak berguna dan dapat dimusnahkan (Rick, Swafford and Gow, 1992)

8 Meliputi Bidang : Pembinaan terhadap Pencipta Arsip Pusat dan Daerah, Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupa- ten/Kota, & Perguruan Tinggi; Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis ; Pembangunan SKN, SIKN dan pembentukan JIKN Organisasi yang terdiri dari Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan; Pengembangan SDM kearsipan; Pengembangan Prasarana & Sarana Kearsipan; Penyelenggaraan Perlindungan & Penyelamatan Arsip; Pelaksanaan Sosialisasi Kearsipan; Pelaksanaan Kerjasama dan Pendanaan KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN

9 1. KELEMBAGAAN 1)Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; 2)Belum optimalnya Lembaga Kearsipan 3)Tidak adanya pembinaan intern!! PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN 1.KELEMBAGAAN 2.SISTEM & PROSEDUR 3.SUMBERDAYA MANUSIA 1.KELEMBAGAAN 2.SISTEM & PROSEDUR 3.SUMBERDAYA MANUSIA

10 2. SISTEM DAN PROSEDUR Belum adanya sistem yang baku secara instan- sional Belum adanya pengendalian surat yg efisien Ada kecenderungan setiap surat dicopy 3x & disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait Belum jelasnya kewenangan penandatangan- an surat Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit Setiap Unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana penyimpanannya Adanya kesulitan dalam retrieval arsip Adanya penumpukan arsip Perkembangan teknologi dan dampak per- undangan terkait PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

11 3. SUMBER DAYA MANUSIA Pengambil Keputusan (Kurangnya Perhatian, menganggap sudah bisa) Pembina Kearsipan (Lemah) Pelaksana (Arsiparis/Petugas Pengelola Kearsipan) - Jumlahnya PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN

12 PENGELOLAAN ARSIP Pengelolaan Arsip Meliputi: Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis; Pengelolaan Arsip Dinamis Meliputi Arsip Vital, Arsip Aktif & Arsip Inaktif; Pengelolaan Arsip Dinamis Tanggung jawab Pencipta Arsip (Pasal 9)

13 ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF 1.Pencipataan (Tata Naskah), Pengelolaan Formulir & Laporan 2.Pengurusan Surat 3.Pemberkasan & Penemuan Kembali (Klasifikasi Arsip) 4.Alih Media Arsip 5.Program Arsip Vital 1.Penyusutan Arsip a.Pemindahan Arsip b.Pemusnahan Arsip c.Penyerahan Arsip Statis 2.Penilaian Arsip (Jadwal Retensi Arsip) 3.Pusat Arsip (Records Center) KEGIATAN ARSIP DINAMIS

14 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Proses pengedalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, peng- gunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

15 Untuk mendukung Pengelolaan Arsip Dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1.Tata Naskah Dinas 2.Klasifikasi Arsip 3.Jadwal Retensi Arsip, serta 4.Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Keempat unsur tersebut disebut sebagai Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis Keempat Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis ini merupakan syarat awal - Pengelolaan Arsip Dinamis dengan baik. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

16 4 INSTRUMEN POKOK P.A.D

17 Daur (Siklus) Hidup PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

18 Daur (Siklus) Hidup PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

19 Daur (Siklus) Hidup PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

20

21

22 1. TAHAP PENCIPTAAN Pembuatan arsip, harus diregistrasi, di-distribusi dengan pengendalian Penerimaan arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit peng- olah dengan pengendalian Pembuatan dan penerimaan berdasar Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, JRA, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; Registrasi harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan kearsipan dan wajib menyimpan serta memelihara

23 1. TAHAP PENCIPTAAN Bagan Proses Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Masuk dan Keluar serta Rahasia

24 Penggunaan untuk kepentingan pe- merintahan dan masyarakat; Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung jawab pencipta arsip; Pimpinan UP bertanggung jawab ketersediaan, pengolahan, dan pe- nyajian arsip vital dan aktif; Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan dan pe- nyajian arsip inaktif untuk peng- gunaan internal dan publik Penggunaan berdasarkan kepenting an sistem klasifikasi dan keamanan akses 2. TAHAP PENGGUNAAN

25 Pemeliharaan meliputi pemelihara an arsip aktif, vital, inaktif dan ter- jaga; Pemeliharaan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip; Pemberkasan berdasarkan klasifi- kasi arsip; Pemberkasan menghasilan tertata nya fisik dan informasi dalam bentuk daftar arsip aktif Daftar tersebut terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas 3. TAHAP PEMELIHARAAN

26 Penyusutan berdasarkan JRA; LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA yang di- tetapkan oleh pimpinan setelah dapat persetujuan dari Kepala ANRI; JRA PTS, Perusahaan Swasta, Ormas, Orpol ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI; Retensi arsip dalam JRA di- tentukan berdasar pedoman 4. TAHAP PENYUSUTAN

27

28

29

30

31 TATA NASKAH DINAS Tata Naskah Dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggara- an negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, se-lanjutnya dapat merujuk pada Per- aturan Kepala ANRI No. 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

32 TATANASKAHDINASTATANASKAHDINAS Penggunaan Kop Surat dan Logo Kewenangan Penandatanganan Surat Surat Pengaturan Jenis Kertas Pengaturan Format Surat Pengaturan Penomoran Surat Keluar Penggunaan Cap/ Stempel Dinas TATA NASKAH DINAS

33

34

35 Pengelompokan arsip menurut urus- an atau masalah secara logis, kron- logis dan sistematis berdasarkan fungsi & kegiatan organisasi pencipta Suatu proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk memu- dahkan penemuan kembali KEGUNAAN KLASIFIKASI Mengelompokkan arsip yg masalah nya sama dalam satu berkas; Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis; Untuk memudahkan dalam kegiat- an penemuan kembali KLASFIKASI ARSIP

36

37 Penataan Arsip/Pemberkasan secara umum mempunyai 6 (enam) azas penyimpanan : 1.Kode dan Pola Klasifikasi Masalah 2.Berdasarkan Abjad 3.Berdasarkan Instansi, Tempat/Geo grafis 4.Berdasarkan Nomor Urut 5.Berdasarkan urutan Waktu/Krono logis (tanggal atau tahun) 6.Berdasarkan Gabungan urutan dari azas-azas tersebut diatas sesuai kebutuhan KLASFIKASI ARSIP

38

39

40

41 Kebijakan & Prinsip : Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan lembaga pencipta; Prinsip keamanan, harus di- lihat dari tingkat keseriusan dari dampak yang timbul jika disalahgunakan oleh yang tidak berhak; Prinsip akses, hanya dilakukan oleh pejabat/staf yang mem- punyai kewenangan, pejabat yang lebih tinggi sesuai hierarki kewenangan. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP (SKK&AA)

42 KATEGORI SKK&AA : Sangat Rahasia Sangat Rahasia, jika diketahui oleh yg tidak berhak dapat membahayakan kedau- latan negara, keutuhan wilayah NKRI & Keselamatan Bangsa (Nasional) ; Rahasia Rahasia, jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum (instansional); Terbatas Terbatas, yang dapat mengganggu pelak- sanaan fungsi dan tugas lembaga pemerin- tahan (unit/individu); Biasa Biasa, tidak membawa dampak yang luas. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP (SKK&AA)

43 Prosedur Pembuatan SKK&AA Aspek ketentuan Per- aturan Perundang- undangan dan NSPK Analisis Fungsinya Aspek Analisis Resiko Untuk mengetahui alas- an mengapa arsip dikate gorikan pada tingkat/ derajat klasifikasi ke- amanan Sangat Rahasia, Rahasia dan Terbatas Pimpinan Pencipta Arsip yang berwenang mengesahkan SKK&AA Sangat Rahasia, Rahasia Terbatas Unit yang bertanggung jawab keamanan fisik dan informasi arsip yg dikategorikan Sangat Rahasia, Rahasia dan Terbatas

44 SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP (SKK&AA) Hak Akses Arsip Dinamis Daftar Arsip Berdasarkan SKK&AA

45 SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP (SKK&AA)

46

47

48 PERANCANGANPERANCANGAN PENGUNAAN & PEMELIHARAAN Arsip Aktif Arsip Inaktif PENGUNAAN & PEMELIHARAAN Arsip Aktif Arsip Inaktif PENYUSUTAN Pemindahan Pemusnahan PenyerahanPENYUSUTAN Pemindahan Pemusnahan Penyerahan Arsip Statis JRA KEDUDUKAN JRA

49 JADWAL RETENSI ARSIP

50

51 “Semua orang berpikir akan mengubah dunia, tetapi tidak satupun berpikir mengubah dirinya”. - Leo Tolstoy -

52