Analisis Proses Bisnis Fransiscus A. Halawa Skom, MM.

Presentasi berjudul: "Analisis Proses Bisnis Fransiscus A. Halawa Skom, MM."— Transcript presentasi:

1 Analisis Proses Bisnis Fransiscus A. Halawa Skom, MM

2 Definisi-Definisi Parsial  Proses adalah sekumpulan aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran  Aktivitas terkait dengan pengubahan status dari sebuah entitas  Entitas adalah “benda” yang menjadi fokus kita  Kebijakan adalah aturan main yang diterapkan pada organisasi  Struktur Organisasi menunjukkan pembagian Sumber Daya Manusia yang terdapat pada sebuah organisasi

3 Definisi Proses Bisnis  Proses Bisnis adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi

4 Komponen Pembentuk Proses Bisnis Kebijakan Sumber Daya Aktivitas Struktur Organisasi

5 Analisis  Proses inventarisasi, memahami dan membentuk PEMODELAN terhadap entitas yang dipandang  Analisis membutuhkan parameter- parameter yang melengkapi proses bisnis di dalam sebuah organisasi

6 Aliran Proses Bisnis pada Struktur Organisasi Permintaan Pemenuhan

7 Analisis Proses Bisnis Proses Bisnis Model Analisis Proses Bisnis I Evaluasi & Pengujian Solusi Analisis Proses Bisnis III Analisis Proses Bisnis II Analisis Proses Bisnis IV

8 Lingkup Pemodelan Proses Bisnis  Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai tujuan usaha  Pemanfaatan sumber daya bersama (5M+i) –Man (SDM) –Money (Pembiayaan) –Method (Mekanisme) –Machine (Alat) –Material (Data/Bahan) –Informasi  Pemetaan kebutuhan data dan informasi untuk mendukung proses

9 Jenis Analisis Proses Bisnis  Berdasarkan Klasifikasi Kompleksitasnya –Kompleksitas Statis –Kompleksitas Dinamis  Berdasarkan Klasifikasi Pengelolaan Operasional, Sumber Daya (5M), Pemeliharaan, Perencanaan Produk, Pemasaran dan Distribusi  Berdasarkan Fungsi Dasar Manajemen (POAC, Planning-Organizing-Actuating-Controlling)

10 Apa yang Dipelajari?  Alokasi Sumber Daya  Pemanfaatan Sumber Daya Bersama  Urutan Proses  Tingkatan Manajemen  Fungsi Dasar Manajemen  Kebutuhan Data (masukan) dan Informasi (keluaran)

11 Alokasi Sumber Daya  Apakah sumber daya yang dialokasikan sudah cukup?  Apakah sumber daya teralokasi sudah terindentifikasi dan terukur dengan baik?  Apakah antar sumber daya memiliki kaitan yang harmonis?

12 Pemanfaatan Sumber Daya Bersama  Apakah pemanfaatan sumber dayanya sesuai?  Apakah pemanfaatan sumber daya menghasilkan keluaran yang optimal?

13 Urutan Proses  Apakah urutan proses mendukung tujuan dari organisasi?  Apakah urutan proses menghasilkan keluaran yang optimal?  Apakah urutan proses dapat disederhanakan tanpa mengurangi tujuan dari pelaksanaan dari pelaksanaan proses tersebut?

14 Tingkatan Manajemen  Bagaimana tingkatan manajemen organisasi dan pola koordinasi setiap tingkatan tersebut?  Apakah tingkatan manajemen dapat mengakselerasikan pencapaian tujuan organisasi?  Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat fleksibel menerima aliran proses yang ada?

15 Fungsi Dasar Manajemen  Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami untuk masing-masing lini pada Struktur Organisasi?  Apakah implementasi Fungsi Dasar Manajemen sesuai dengan Struktur Organisasi?  Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai dengan Fungsi Dasar Manajemen?

16 Kebutuhan Data dan Informasi  Apakah data dan informasi pada organisasi memenuhi standar dan kriteria dasar dari tujuan organisasi?  Apakah ketersediaan data memenuhi syarat minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?  Apakah informasi yang dihasilkan dapat meningkatkan kualitas dan inovasi organisasi?

17 Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Teknologi Informasi

18 Bisnis dan Teknologi Informasi (1)

19 Bisnis dan Teknologi Informasi (2)

20 Bacaan yang terkait  Bacaan mengenai Sistem Informasi Manajemen  Bacaan mengenai Perilaku Organisasi

21 Sumber Pengetahuan  Pakar (Ahli)  Buku  Paper  Mailing List, Forum, Website, Search Engine, dll

22 Organisasi  Organisasi adalah struktur sosial, formal dan stabil dan mengambil sumber daya dari lingkungan dan mengolahnya menjadi output/produk  Organisasi terdiri dari: –Manusia –Lingkungan luar –Budaya –Prosedur

23 Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Perusahaan Kecil  Perusahaan kecil-sedang  Lingkungan Organisasi cepat berubah  Struktur organisasi simple  Dipimpin seorang ketua/direktur/pimpinan Perusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiri Birokrasi Mesin  Perusahaan besar  Lingkungan organisasi tidak cepat berubah  Menghasilkan produk  Manajemen dan pembuat keputusan terpusat Perusahaan sedang, menghasilkan produk

24 Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Birokrasi Divisi  Perusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentu  Kepemimpinan berdasarkan pimpinan departemen  Tidak terlalu terpusat Perusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana- mana Birokrasi Profesional  Organisasi berbasis ilmu pengetahuan, di mana jasa dan produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengetahuan profesional  Didominasi oleh pimpinan departemen di mana wewenang tidak terpusat Sekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan konsultan

25 Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1) Tipe Organisasi PenjelasanContoh Bisnis  Perusahaan yang bertujuan mendapatkan profit/keuntungan berupa uang dari pelanggan PT. Telkom, PT. Adira Financial Jasa  Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan bertujuan mendapatkan profit  Pelanggan bersifat luas (nasional), kalangan manapun Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi Pemerintah Bisnis dan Jasa  Perusahaan yang bertujuan memberikan layanan dan sekaligus profit  Pelanggannya bersifat nasional BUMN (Badan Usaha Milik Negara) : ITB

26 Empat Perubahan Orgnisasi Perusahaan dulu Perusahaan saat ini 1.Hierarchical 2.Centralized 3.Pengaturan terstruktur terhadap tim atau pekerja individu 4.Mass-produced product/serviced 1.Flattened 2.Decentralized 3.Pengaturan fleksibel terhadap tim atau pekerja individu 4.Spesific market/customer

27 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Penjualan dan Pemasaran Menjual produk dan jasa yang dihasilkan organisasi  Identifikasi potensi pelanggan  Definisikan kebutuhan dan keinginan pelanggan  Identifikasi kesempatan pasar  Membuat pelanggan melirik produk/jasa  Membujuk pelanggan untuk membeli  Lakukan transaksi pembelian

28 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Pembuatan dan Produksi Menjual produk/jasa  Pembelian bahan-bahan  Memasang/membuat produk/jasa  Mengantarkan produk/jasa  Melakukan servis terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada pelanggan

29 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (3) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Keuangan Mengelola keuangan organisasi  Melakukan transaksi keuangan  Membuat pernyataan keuangan  Membayar pajak  Menyimpan uang kas  Melakukan kegiatan operasional keuangan

30 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (4) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Akuntansi Memelihara catatan/dokumen keuangan  Menyimpan, mengelola catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran..  Membuat dokumen akuntansi Catatan: kadang-kadang fungsi keuangan dan akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identik

31 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (5) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Sumber Daya Manusia Mengelola SDM organisasi  Menentukan kebutuhan SDM  Rekruting, training, pengembangan, pemeliharaan SDM  Menggaji pegawai  Mencatat keuntungan/kelebihan SDM yang ada  Mencatat syarat pegawai disiplin dan tidak  Memelihara dokumen/catatan pegawai

32 Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (6) Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Penelitian dan Pengembangan/Riset Menemukan/merumuskan metode, konsep baru  Melakukan penelitian terhadap metode baru yang lebih baik  Menentukan bagaimana produk dibuat  Menentukan bagaimana proses produksi

33 Subproses yang terdapat di semua fungsi bisnis  Komunikasi antar SDM  Analisis Data  Motivasi Pegawai  Rencana Kerja akan Dikerjakan  Mengikuti Tahapan Kerja  Menyediakan Timbal Balik ke Pegawai

34 Struktur Organisasi  Struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan di dalam suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan satu pekerjaan dengan lainnya  Contoh: –Mobil sebagai analogi organisasi dan semua mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen struktur lainnya (sebagai analogi struktur organisasi)

35 Blok Struktur Organisasi  Spesialisasi: menentukan siapa yang akan mengerjakan apa –Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang akan melakukannya  Departemenisasi: menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas tertentu –Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit yang masuk akal

36 Contoh Struktur Organisasi Presiden Direktur Direktur Administrasi Manajer Administrasi Staf Administrasi Direktur Marketing Manajer Marketing Staf Marketing Direktur Teknis Manajer Teknis Staf Teknis

37 Tiga Bentuk Wewenang  Wewenang Lini –Struktur organisasi yang wewenang mengalir dalam suatu rantai komando dari pucuk pimpinan perusahaan ke bawahannya  Wewenang Staf –Wewenang yang didasarkan pada keahlian dan biasanya berupa tugas memberikan nasihat kepada manajer lini  Wewenang Komite dan Kelompok –Wewenang yang diberikan kepada komite atau kelompok kerja yang terlibat dalam operasional perusahaan sehari-hari

38 Proses Tiga Tahap dari Perkembangan Hirarki 1.Menetapkan tugas-tugas: menentukan siapa yang dapat membuat keputusan dan membuat perincian bagaimana seharusnya tugas itu dilaksanakan 2.Melakukan tugas-tugas: mengimplementasikan keputusan yang telah diambil 3.Mendistribusikan wewenang: menentukan apakah organisasi akan menjadi tersentralisasi atau terdesentralisasi

39 Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi  Organisasi Fungsional  Organisasi Divisional  Organisasi Matriks  Organisasi Internasional  Organisasi Tanpa Batas  Organisasi Tim  Organisasi Virtual  Organisasi Pembelajaran

40 Organisasi Fungsional  Bentuk organisasi yang mana wewenang ditentukan oleh keterkaitan antara fungsi dan aktivitas kelompok –Contoh: www.garden.com

41 Organisasi Divisional  Struktur organisasi yang divisi-divisi korporasinya beroperasi sebagai bisnis yang relatif bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar –Contoh: www.heinz.com

42 Organisasi Matriks  Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih –Contoh: www.nasa.gov

43 Organisasi Internasional  Pendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon kebutuhan memanufaktur, membeli, dan menjual di pasar global –Contoh: www.universalpictures.com

44 Organisasi Tanpa Batas  Organisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan-batasan dan struktur-struktur tradisional –Contoh: General Electric (GE)

45 Organisasi Tim  Organisasi yang hampir sepenuhnya bergantung pada tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional mendasar –Contoh: www.apple.com

46 Organisasi Virtual  Organisasi yang memiliki sedikit atau tanpa struktur formal –Contoh: Global Research Consortium (GRC)

47 Organisasi Pembelajaran  Organisasi yang bekerja untuk mengintegrasikan perbaikan pendidikan dan pengembangan karyawan secara berkesinambungan –Contoh: www.countonshell.com