ACTION PLAN OFI (Opportunity for Improvement) KPKU BUMN

Presentasi berjudul: "ACTION PLAN OFI (Opportunity for Improvement) KPKU BUMN"— Transcript presentasi:

1 ACTION PLAN OFI (Opportunity for Improvement) KPKU BUMN
BY: ABDUL HALIM ALUMNI EXAMINER TRG NIST USA CILEGON MARET 2014 2/4/2020

2 Dimana posisi kita sekarang..... ???
Dengan KPKU Positioning Guidance

3 INVOLVE AND COMMUNICATE
Outline Trg OFI to AFI OVERVIEW KRITERIA KPKU PDCA Implementasi KPKU Continuously Improve Clearly The better Performance Reward & Recognation Assessment dan Outputnya INVOLVE AND COMMUNICATE Stakeholder Expectation Motivate Employees Empower Teams Direction* Responsibility OFI Review & Redefine Analyze & Compare

4 Business Excellence Journey
Diagnosis Managing for Innovation through Opportunity for Improvement (OFI) 6-System Development & monitoring 5-Assesment OFI Strength Azas BeTI 3-Capabilty Develpoment: Interpretas, Assesor, Peny Dok, bedah OFI Skor 4-Criteria Respons (Dokumentasi) Navigation 2-Champion Team Senior Leader 1-Awareness BOD, Senior Leader Management TOOLS

5 Konsep bisnis EKSELEN (KPKU)
MAIN BRAIN 4 OP (Profil Perusahaan ) 7 Gambaran Umum Perusahaan Situasi Perusahaan WORK CORE 5 6 DRIVER 1 2 3 Konsep bisnis EKSELEN (KPKU)

6 UPAYA MEMBANGUN SISTEM SETELAH PENILAIAN KINERJA
Training Kriteria KPKU Review Dok KPKU FASE PENILAIAN KINERJA J F M A S O N D Action Plan OFI Monitoring PROGRESS OFI ONDESK REVIEW CAOCUS H-0 INTERVIEW DIREKSI H-1 KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 MEMBUAT LAPORAN H-4 CLOSING MEETING H-5 PROSES PENILAIAN KINERJA

7 Ilustrasi pasien……….. Membangun Sistem TIME Sakit Panu

8 Integrasi PROSES EFISIENSI ANALISIS SHARING INOVASI PROSES BEULANG
DIEVALUASI KERJASAMA UNIT EFISIENSI SHARING INOVASI

9 BERULANG DIEVALUASI , (KERJASAMA UNIT) Kegiatan Operasional bercirikan: Proses-proses yang berulang dan secara teratur dievaluasi untuk perubahan dan perbaikan melalui kerja sama dengan unit-unit lainya yang saling terkait. Efisiensi diseluruh unit diupayakan dan dicapai melalui analisis, inovasi, dan berbagi informasi serta pengetahuan. Proses-proses dan ukuran-ukuran dapat dipergunakan untuk menelusuri kemajuan strategi dan tujuan utama operasional. EFISIENSI (ANALISIS, INOVAS, SHARINGI) UKURAN

10 Persyaratan KPKU ..... Bagaimana cara minum air dari gelas??
Besarnya cangkir Jumlah air di cangkir Indikator Input: (I1,I2, I3) Angkat cangkir Indikator yang dipilih HARUS berdampak besar terhadap kinerja Indikator proses: (P1,P2,P3) Tuang air dalam mulut Letakkan kembali cangkir A-4 1 Indikator A-5 2 Indikator A-6 3 Indikator Jumlah air yg diminum Indikator Output: O1,O2,O3)

11 KEMATANGAN PROSES A-D-L-I Approach, Deployment, Learning, Integration
SISTEMATIS (A) A-D-L-I Approach, Deployment, Learning, Integration I A B C D O INDIKATOR EFEKTIFITAS (L) KONSISTEN DIJALANKAN (D) INTEGRASI (I) Proses lainya REF. TIM QA KPKU 2015

12 Level, Trend, Comparison, Integrasi
KEMATANGAN HASIL Le-T-C-I Level, Trend, Comparison, Integrasi . Current condition

13 Emerging Industry Leader
8 Band Excellence World Class Di Indonesia 8 Bench Marking 7 Effort Industry Leader 6 Emerging Industry Leader 5 Good Performance 4 Early Improvement 3 Early Results 2 0-275 Early Development Skor 1

14 BOD & Senior Leader Commitment
EVALUASI PROGRESS OFI

15 HARUS JELAS SIAPA MELAKUKAN APA ?
CHAMPION MBCfPE Team HARUS JELAS SIAPA MELAKUKAN APA ?

16 BOEING BUSINESS EXCELLENCE TEAM
Debbie Collard Washington Office Diane Lafferman Analysis & Integration Jeff Deckelbaum Executive Assistant Doug Stuart Training & Support Services Keith Hertzenberg Supply Chain Services Jim Brunke Modernization & Upgrades Ben Park Contractor Logistics Support & Services Mark Sullivan Maintenance & Modifications Norma Clayton Life Cycle Customer Support Jay Kappmeier Wichita Tom Stringer St. Louis San Antonio Dennis Stuart Australia David Gray So. California Mark Angelo Philadelphia John Gilbride Oklahoma City Mike Bunney Fort Walton Beach Bill Grant Mesa Dan Anglim Human Resources Ken Mraz Ethics John Hough Legal Counsel Greg Huffman Quality Leland Williams Business Development Tony Robertson Tim Moreland Finance Steve Blake Information Technology Raj Kanungo Supplier & Materials Management Tom Peterson Communications Paul Guse Operations Terry Prickett AAS Bill LaManna Facilities Vince Smith Product Support Lissa Hollenbeck Engineering Mike Jacezcko David Spong BOEING BUSINESS EXCELLENCE TEAM

17 OFI sebagai KPI Unit kerja

18

19 Proses Assessment dan Outputnya

20 PDCA IMPLEMENTATION BISNIS EKSELEN
Fokus pada Monitoring & Evaluasi, serta OFI sebagai basis dalam membangun SISTEM. 6 5 MEMBANGUN SISTEM 1 2 3 4

21 SIKLUS PENILAIAN Seluruh Item selesai Satu Item selesai
ONDESK REVIEW Seluruh Item selesai Satu Item selesai CAOCUS H-0 INTERVIEW DIREKSI H-1 KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 MEMBUAT LAPORAN H-4 CLOSING MEETING H-5 Peta skor PROSES & HASIL Peta skor PROSES & HASIL NOTE: KEBERHASILAN ONDESK REVIEW AKAN MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENILAIAN SECARA KESELURUHAN, SEJAK PROSES CAUCUS DILAKUKAN.

22 TAHAPAN PENILAIAN KINERJA
ONDESK REVIEW (OD) SITE VISIT REVIEW (SV) OUTPUT: KEY FAKTOR KERTAS KERJA ALAH DATA PROSES & HASIL DRAFT KOMEN PROSES & HASIL DRAFT SKOR SITE VISIT ISSUES OUTPUT : FEEDBACK REPORT KEY FAKTOR KEY THEMES (PROSES & HASIL) FINAL KOMEN PROSES DAN HASIL UNTUK SETIAP ITEM (4-6) FINAL SKOR

23 OUTPUT & ACTION PENILAIAN KINERJA
DIBANGUN SISTEMNYA OFI (OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) PENILAIAN KINERJA (Feedback Report) STRENGTH DIPERTAHAN & DITINGKATKAN SKOR

24 Langkah Utama Menindak lanjuti OFI

25 TAHAP ACTION PLAN & MONITORING OFI
1 FB REPORT MEMBUAT FORM ACTION PLAN OFI 2 GUGUS MUTU I &I MENENTUKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET OFI MENENTUKAN TEMA OFI 3 MONITORING PROGRESS OFI 4 DASHBOARD TINGKAT PENYELESAIAN OFI REWARD & PUNISHMENT

26 Format Action Plan OFI (buku OFI)

27 CONTOH FORM ACTION PLAN OFI (1)

28 BUKU OFI CHAMPION DIREKSI

29 FORM ACTION PLAN OFI (2) CONTOH NOMOR DAN TANGGAL TERBIT DOK OFI
LOGO PERUSAHAAN DIBERI NOMOR RECORD SHEET STATUS PROGRESS OFI DISAHKAN OLEH CHAMPION & DIREKSI

30 FORM ACTION PLAN OFI (3) CONTOH
KOLOM INI DIISI DENGAN STATUS PENYELESAIAN OFI(1,2,3,4,5,6) KOLOM INI DIISI LANGKAH PERBAIKAN OFI YANG BERISI: IPO DAN INDIKATOR KOLOM INI DIISI DENGAN STATEMENT OFI DARI EVALUATOR KOLOM INI DIISI DENGAN UNIT KERJA YANG DAPAT MENYELESAIKAN OFI KOLOM INI DIISI DENGAN PENJELASAN PROGRESS STATUS KOLOM INI DIISI DENGAN TARGET PENYELESAIAN OFI

31 Menentukan Langkah Perbaikan, Target, dan PIC

32 Pahami Statemen OFI: Kriteria KPKU Apa yang Diminta

33 Menyimpulkan OFI menjadi Thema
BUKU OFI Menyimpulkan OFI menjadi Thema

34 MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET
Sebab Tema/ Akibat

35 MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET
Tentukan PENANGGUNG JAWAB dan TARGET WAKTU Penyelesaian

36 Menentukan Progress Status Penyelesaian OFI

37 MONITORING PROGRESS OFI
Jelaskan PROGRESS PENYELESAIAN OFI dan Tentukan STATUS penyelesaiannya

38 TABEL STATUS PENYELESAIAN OFI
URAIAN KONDISI SCORE PENYELESAIAN 6 OFI terimplementasi 100% & terdokumentasi final dalam prosedur/ WI dst serta sudah approval 100 5 OFI terimplementasi 100% & draft dokumentasi selesai dan approval dalam proses/belum selesai 90 4 OFI terimplementasi dalam range 75%-95% dokumentasi dalam proses , sudah pernah dirapatkan dan draft belum final atau masih pembahasan di dalam rapat 80 3 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah ditetapkan, progress implementasinya dalam range 50%-70% , pembahasan draft dokumen belum dimulai/dirapatkan 50 2 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah final ditetapkan (baru selesai), progress implementasinya < 50%, pembahasan draft dokumen belum mulai/dirapatkan. 25 1 OFI dalam pembahasan, tindakan perbaikan belum final ditetapkan (action plan kosong)

39 DEFINISI & FORMULASI PROSENTASE OFI IMPLEMENTASI
DEFINISI: UPAYA MENINGKATKAN JUMLAH PENYELESAIAN TINDAK LANJUT OFI MBCFPE RUMUS PERHITUNGAN: [ n ] Σ SCORE PENYELESAIAN OFI X 100 % i=1 n. 100 DIMANA : i= INDEX OFI YANG HARUS DILESESAIKAN OLEH UNIT KERJA n= JUMLAH SELURUH OFI YANG HARUS DISELESAIKAN PERIODE PENGUKURAN: BULANAN SUMBER DATA: LAPORAN UNIT KERJA TARGET 2007: 70% BOBOT: 3%

40 CONTOH PERHITUNGAN PENCAPAIAN OFI MBCfPE
STATUS SCORE PENYELESAIAN 1 XXX 6 100 2 YYY 3 50 ZZZ 25 4 BBB 80 5=n CCC 5 90 ] % OFI IMPLEMENTASI= [ X 100% 5X100 = 69% JADI % PENCAPAI OFI = (REALISASI/TARGET) x 100% = (69%/70% )X 100% = 98,5%

41 5 x 100=500 365/500x100=73 1x25+3x80+1x100 = 365

42 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj
REWARD & PUNISHMENT No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% 90% 100% Rata-2 Score 52,1 Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 80 15,18 180 3 260 86,67 43,33 95,43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj Subdit Penjualan - I 2,8,9,10 4 320 7,15,18 270 7 590 84,29 42,14 94,24 Div. Penj. HRC 2,8 160 340 85,00 42,50 94,60 5 Div. Penj. CRC 6 Div. Penj. Wirerod Div. Penj. Export 8 Subdit Penjualan - II 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7,12,15,18,22,23 720 18 1520 84,44 42,22 94,32 24, 27, 28, 29, 30 25,26 9 Div. Steel Trading & Project Head of Batam & Sumbagut 11 Div. Pelayanan Pelanggan 12 Div. P 2 Pasar Rata-rata Direktorat Pemasaran 94,96 Rata-rata Perusahaan 95,24

43 OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT
PROSES ACTION PLAN &MONITORING OFI Contoh best practice OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT

44 Keterlibatan unit kerja thp OFI
CONTOH UNIT KERJA OFI

45 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj
Perolehan PROGRESS Unit kerja thp KPKU No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% 90% 100% Rata-2 Score 52,1 Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 80 15,18 180 3 260 86,67 43,33 95,43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj Subdit Penjualan - I 2,8,9,10 4 320 7,15,18 270 7 590 84,29 42,14 94,24 Div. Penj. HRC 2,8 160 340 85,00 42,50 94,60 5 Div. Penj. CRC 6 Div. Penj. Wirerod Div. Penj. Export 8 Subdit Penjualan - II 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7,12,15,18,22,23 720 18 1520 84,44 42,22 94,32 24, 27, 28, 29, 30 25,26 9 Div. Steel Trading & Project Head of Batam & Sumbagut 11 Div. Pelayanan Pelanggan 12 Div. P 2 Pasar Rata-rata Direktorat Pemasaran 94,96 Rata-rata Perusahaan 95,24

46 Dashboard Monitoring OFI

47 RESPOSIBILTY OFI OFI-1 OFI-2 OFI-3 OFI-4 OFI-5 OFI-6 OFI-7 OFI-8 OFI-N
CHAMPION

48 11/6 GM HCIA Dashboard Monitor Penyelesaian OFI NOMOR OFI STATUS OFI
UNIT KERJA KOORD

49 Dashboard Monitor Penyelesaian OFI

50 PROGRESS OFI MASUK DALAM SITUS KMKS
CONTOH

51 CONTOH Score MBCfPE sebagai KPI BUMN & KPI Unit kerja
score MBCfPE sebagai target KPI CONTOH

52 CONTOH Integrasi “Knowledge Management Krakatau Steel (KMKS)”
OFI 2008: Walaupun Pimpinan Senior dalam penciptaan lingkungan organisasi pembelajaran baik untuk perusahaan maupun pekerja, telah menerapkan sistem pelatihan berjenjang, memberikan kesempatan untuk pelatihan dan seminar baik di dalam dan luar negeri, menyediakan sarana pembelajaran [buletin, akses internet, konvesi mutu, perpustakaan da forum engineer] dan menerapkan sistem perbaikan mutu secara terus-menerus melalui kegiatan gugus mutu/team improvement; namun belum terbentuk knowledge management yang sistematik, sehingga pembentukan karyawan sebagai salah satu asset PTKS tidak tercapai secara efektif . CONTOH

53 KS e-Performance CONTOH
OFI 2009/17: Walaupun PTKS telah menerapkan mekanisme yang sistematis untuk mendeploy strategi secara berjenjang vertikal dan sudah menerapkan mekanisme untuk mengidentifikasi unit-unit yang terlibat dalam pencapaian rencana kerja (kolom integrasi dalam form Sasaran/Rencana Kerja), namun ditemukan bukti bahwa PTKS belum menjelaskan kolom integrasi tersebut dalam tugas dan tanggung jawab unit-unit yang saling terlibat dalam pencapaian KPI dan PI organisasi. Misalnya ditemukan salah satu PI di unit produksi CRC, dimana kinerjanya diukur dari indikator Utilisasi Alat produksi (Idle Capacity), dimana karena penjualan menurun (PI unit penjualan) mengakibatkan Utilisasi Alat Produksi menjadi turun dan berdampak pada penurunan hasil pengukuran kinerja unit produksi. CONTOH

54 CONTOH Workforce Engagement Survey
OFI 2007: PTKS belum mempunyai approach yang sistematik untuk menentukan factor-faktor utama untuk menentukan Workforce Engagement (faktor Utama keterkaitan karyawan kepada perusahaan secara intelektual dan Emosional). CONTOH 62,4 % Hasil survey terdapat 10 Indicator Unfavorable

55 Current & future Core Competence
OFI 2011/11: 2.1a(1) Walaupun PTKS telah menetapkan kompetensi inti yaitu Highly Quality Product, Customized Products dan Certified by National & International Standard dengan dasar knowledge, special skill, operating method dan technologies yang dimiliki sebagai hasil dari penerapan mekanisme untuk mengkapitalisasi kompetensi inti dengan merumuskan persyaratan kapabilitas karyawan, namun kompetensi inti tersebut tidak selaras dgn kekuatan dan kelemahan sbg pengelola industry baja melainkan core competence yang ditetapkan menunjukan sebagai hasil produk dan tidak spesifik sehingga kurang efektive dalam mendukung usaha mengkapitalisasi kompetensi karyawan. . CONTOH

56 KESIMPULAN OFI HARUS DITERJEMAHKAN KEDALAM ACTION PLAN & TARGET WAKTU.
OFI HARUS ADA PENANGGUNG JAWABNYA. OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT OFI HARUS DAPAT DIUKUR PROGRESNYA (STATUS OFI). OFI SEBAGAI TARGET KPI UNIT KERJA & PROGRESS OFI DIPERHITUNGKAN DALAM PERFORMANCE APRESIAL. HARUS ADA YANG MENGKOORDINIR PENYELESAIAN OFI.

57 Contoh aktivitas pembahasan OFI

58 Champion

59 Champion

60

61 5- KESIMPULAN & SARAN Integrasi KPKU, SM, TQM (4)
TEMA INOVASI & IMPROVEMENT OFI PROSES & HASIL WI & PROSEDUR

62 The greatest importance
Champion Team CONTOH KPIPA I&I Reward & Recognation The greatest importanc Program kerja Budged Inovasi & Improvement berbasis OFI Monitoring OFI

63 BUKU OFI

64 Thank you 谢谢 ありがとう спасибо 당신을 감사하십시오
Akhirnya……… Terima kasih شكرا Thank you 谢谢 ありがとう спасибо 당신을 감사하십시오 Dangke Lai