Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005

Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005
e-Procurement dan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance Disampaikan oleh: B.P. Kusumo Bintoro Consulting Service Manager PT Mitra Mandiri Informatika Solution Provider

Agenda Presentasi Definisi Good Corporate Governance Prinsip-prinsip Good Corporate Governance Best Practice Penerapan Good Corporate Governance e-Procurement Solusi Generik e-Procurement Desain Dasar ProMISE ProMISE dan Best Practice Penerapan GCG Kesimpulan Saran

Definisi Good Corporate Governance
“It is the assurance by a corporation that its assets will be managed in the best interests of owners and stakeholders. A system must be devised to align interests and assets and to allow those bearing the risk to exercise some control.” Shamshad Akhtar, Manager of the Financial Sector and Industry Division of the ADB “Corporate governance is the system by which companies are directed and managed. It influences how the objectives of the company are set and achieved, how risk is monitored and assessed, and how performance is optimized.” Principles of Good Corporate Governance and Best Practice Recommendations E-government sebagai satu sasaran/ visi pemerintah dalam menyelenggarakan interaksi dengan bisnis, masyarakat, dan pemerintah lain bergantung kepada ketersediaan informasi/ data secara sistematis dan menyeluruh. Tetapi SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN ini tidak akan terwujud tanpa didukung oleh kumpulan sistem informasi yang berada pada jenjang dibawahnya Pentingnya dukungan sistem informasi secara hierarkis ini akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

Prinsip-prinsip Good Corporate Governance
Pertama, fairness Kedua, transparency Ketiga, accountability Keempat, responsibility Prinsip-prinsip GCG yang disusun oleh OECD (Organization for Economic Cooperation and Development) mencakup hak para pemegang saham dan perlindungannya, peran karyawan dan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) lainnya, pengungkapan (disclosure) yang akurat dan tepat waktu serta transparansi sehubungan dengbn operasi korporasi, tanggung jawab Dewan Komisaris maupun Direksi terhadap perusahaan. Untuk membangun SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN harus dilakukan pembenahan dan persiapan dalam 4 aspek yaitu : aspek Suprastruktur (infrastruktur fundamental) yang mencakup infrastruktur kepemimpinan, SDM dan Regulasi. Dari tinjauan aspek ini, untuk membangun SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN diperlukan pemimpin dengan komitmen yang kuat dan memiliki visi yang jelas, didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas (memiliki skill yang memadai, mendapatkan pendidikan formal/ informal, bersertifikasi, dan mendapatkan imbalan/ remunerasi & imbalan yang layak), serta regulasi baik untuk internal mau pun publik. Infrastruktur jaringan, konten (infostruktur) dan aplikasi merupakan aspek Infrastruktur Teknikal yang akan dibahas setelah ini, yang merupakan inti dari cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN

Best Practice Penerapan Good Corporate Governance
Lay solid foundations for management and oversight Structure the board to add value Promote ethical and responsible decision-making Safeguard integrity in financial reporting Make timely and balanced disclosure Respect the rights of shareholders Recognize and manage risk Encourage enhanced performance Remunerate fairly and responsibly Recognize the legitimate interests of stakeholders ASX Corporate Governance Council (sebuah organisasi di Australia yang anggotanya terdiri dari otoritas bursa dan organisasi-organisasi terkait) Adapun prinsip-prinsip umum pengembangan sistem informasi nasional akan mencakup hal-hal sebagai berikut : Pengembangan SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN adalah merupakan suatu pengembangan infrastruktur sistem informasi yang bersifat terintegrasi secara nasional sedangkan pengembangan sistem informasi disetiap instansi maupun lembaga tetap menjadi tanggung jawab dari masing-masing instansi maupun lembaga; Pengembangan infrastruktur SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN akan diarahkan untuk menggunakan seluruh sumberdaya yang tersedia baik yang disediakan oleh instansi pemerintah itu sendiri maupun bekerja sama dengan pihak swasta nasional yang berkompeten untuk menyediakan layanan infrastruktur bagi pengembangan sistem informasi nasional, pemanfaatan infrastruktur sistem informasi akan dilakukan bersama-sama secara terintegrasi baik intra maupun antar lembaga sehingga membentuk suatu sistem informasi nasional terintegrasi yang efektif dan efisien; Setiap lembaga wajib untuk memiliki cetak biru sistem informasi sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing dan mengacu kepada cetak biru sistem informasi nasional sebagai penjabaran dari kerangka konseptual sistem informasi nasional; Pengembangan SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN akan mengoptimalkan setiap sistem informasi yang telah ada (existing) dan tetap akan diperlakukan sebagai suatu sistem yang aktif, sedangkan untuk sistem-sistem yang customized dan sistem-sistem lama akan dikelompokan sebagai legacy system. Seluruh sistem existing tersebut akan diintegrasikan dalam kerangka SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN termasuk yang menyangkut struktur data dan aplikasi serta akan dipergunakan selama sistem bersangkutan tidak mengalami ganguan maupun kadaluarsa (obsolence); Pengembangan sistem informasi yang mendukung penerapan SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN menjadi tanggung jawab dari setiap instansi maupun lembaga pemerintah. Pelaksanaan pembangunan harus diperlakukan sebagai suatu proyek pengembangan sistem informasi yang dipimpin oleh seseorang yang berkompeten dibidangnya serta harus didukung oleh pengembang pelaksana yang memiliki kompetensi dibidangnya, selain itu setiap pelaksanaan pengembangan sistem informasi harus didukung oleh cetak biru pengembangan sistem informasi instansi maupun lembaga serta didukung oleh tersedianya dokumentasi teknis pengembangan sistem informasi secara lengkap; Pengintegrasian seluruh sistem informasi yang berada didalam satu instansi akan menjadi tanggung jawab instansi maupun lembaga yang bersangkutan adapun pengintegrasian sistem informasi antar lembaga akan dikoordinasikan bersama dengan suatu lembaga nasional yang bertanggung jawab untuk mengintegrasikan seluruh sistem informasi pemerintahan yang ada; Bagi sistem informasi pemerintahan yang telah mencakup seluruh wilayah Indonesia maka sistem tersebut akan dimasukan sebagai subsistem dari sistem informasi nasional; Untuk mendukung kelancaran operasional sistem informasi nasional maka akan dibentuk badan-badan teknis yang bersifat mendukung pelaksanaan SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN baik di tingkat pusat maupun daerah

e-PROCUREMENT e-Procurement adalah istilah generik yang dipakai oleh industri Teknologi Informatika yang diaplikasikan untuk administrasi proses pengadaan barang dan jasa. ProMISE (Procurement Management Information System for Enterprise) merupakan perangkat lunak berbasis Web yang dikembangkan oleh PT Mitra Mandiri Informatika (MMI) untuk melakukan proses pengadaan, mulai dari pembuatan Purchase Order di lini depan (front line), back office sampai alat bantu yang berupa reporting tools yang ditujukan bagi pihak pengambil keputusan. Dengan solusi ini diharapkan dapat mengurangi waktu proses secara signifikan dan mengurangi biaya pengurusan dan administrasi pengadaan dan biaya persediaan (inventory). IT Governance pada dasarnya dimulai dari pengukuran dan perencanaan sumber daya pemerintah, yang meliputi tiga bidang bedar yaitu Kependudukan, Kewilayahan, dan Kepemerintahan. Data/ informasi yang didapatkan dari sumber-sumber tersebut dikoordinir dan diintegrasikan secara sistem, data, dan infrastrukturnya melalui sistem SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN. Dengan sistem ini didapatkan satu wadah tunggal data dan informasi yang lengkap, akurat, dan komprehensif, yang akan dapat dijadikan dasar atau bahan untuk penyusunan kebijakan, pembuatan standar dan panduan. Jadi, segala kebijakan dan peraturan serta standar yang dikeluarkan sudah didasarkan kepada informasi dan analisis yang mendalam berkat adanya kumpulan data tersebut. Dengan demikian, E-Government sebagai satu sasaran untuk memberikan pelayanan dan interaksi kepada pihak bisnis, masyarakat mau pun pemerintahan lain dapat terdukung dan terwujud.

Portal , Web, User Interface lainnya Infrastruktur – H/W, O/S, N/W
Solusi Generik e-Procurement Portal , Web, User Interface lainnya Database – S/W Inventory / Cataloging Material exchange e-Bidding e-Auction Monitoring Inventory Budgeting Requisition Workflow e-Market place Vendor Performance Monitoring Vendor Assessment Vendor Registration Infrastruktur – H/W, O/S, N/W IT Governance pada dasarnya dimulai dari pengukuran dan perencanaan sumber daya pemerintah, yang meliputi tiga bidang bedar yaitu Kependudukan, Kewilayahan, dan Kepemerintahan. Data/ informasi yang didapatkan dari sumber-sumber tersebut dikoordinir dan diintegrasikan secara sistem, data, dan infrastrukturnya melalui sistem SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN. Dengan sistem ini didapatkan satu wadah tunggal data dan informasi yang lengkap, akurat, dan komprehensif, yang akan dapat dijadikan dasar atau bahan untuk penyusunan kebijakan, pembuatan standar dan panduan. Jadi, segala kebijakan dan peraturan serta standar yang dikeluarkan sudah didasarkan kepada informasi dan analisis yang mendalam berkat adanya kumpulan data tersebut. Dengan demikian, E-Government sebagai satu sasaran untuk memberikan pelayanan dan interaksi kepada pihak bisnis, masyarakat mau pun pemerintahan lain dapat terdukung dan terwujud.

Report, Monitoring, Data warehouse
Desain Dasar ProMISE e-Auction Vendor Portal User Requisition Management Report, Monitoring, Data warehouse Public Budgeting & Planning Inventory Cataloging e-Bidding Material exchange Contract Management IT Governance pada dasarnya dimulai dari pengukuran dan perencanaan sumber daya pemerintah, yang meliputi tiga bidang bedar yaitu Kependudukan, Kewilayahan, dan Kepemerintahan. Data/ informasi yang didapatkan dari sumber-sumber tersebut dikoordinir dan diintegrasikan secara sistem, data, dan infrastrukturnya melalui sistem SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN. Dengan sistem ini didapatkan satu wadah tunggal data dan informasi yang lengkap, akurat, dan komprehensif, yang akan dapat dijadikan dasar atau bahan untuk penyusunan kebijakan, pembuatan standar dan panduan. Jadi, segala kebijakan dan peraturan serta standar yang dikeluarkan sudah didasarkan kepada informasi dan analisis yang mendalam berkat adanya kumpulan data tersebut. Dengan demikian, E-Government sebagai satu sasaran untuk memberikan pelayanan dan interaksi kepada pihak bisnis, masyarakat mau pun pemerintahan lain dapat terdukung dan terwujud.

ProMISE dan Best Practice penerapan GCG (1)
Prinsip 3, Promote ethical and responsible decision-making dimana salah satu rekomendasinya adalah sebagai berikut : “Confidentiality – restricting the use of non-public information except where disclosure is authorized or legally mandated.” Setiap user login yang berinteraksi dengan sistem ProMISE mendapatkan akses sesuai dengan otoritas yang diberikan. Modul aplikasi yang dapat dipakai disesuaikan dengan fungsi user masing-masing.Setelah supplier/ vendor melakukan login ke ProMISE maka Vendor tersebut hanya mendapat hak akses terhadap modul hanya untuk fungsi-fungsi lelang dan e-auction (atau e-bidding). Misalnya saja memasukkan penawaran harga, ikut undangan lelang, dsb. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Rekomendasi berikutnya dari prinsip ketiga adalah : “Fair dealing – by all employees with the company’s customers, suppliers, competitors and employees.” Pada saat panitia membuat inisialisasi lelang, maka akan ditentukan kualifikasi Vendor yg bisa ikut lelang. Setelah lelang diinisialisasi dan pengumuman tampak di portal, maka setiap Vendor yg sesuai spesifikasi bidang usahanya akan dapat ikut serta dalam proses lelang tanpa kecuali. Jadi akan terwujud transparansi proses lelang tanpa membeda-bedakan Vendor mana yg bisa ikut serta. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Prinsip ketiga juga merekomendasikan adanya perlindungan dan penggunaan aset perusahaan dengan baik : “Protection of and proper use of the company’s assets – protecting and ensuring efficient use of assets for legitimate business purposes” ProMISE memiliki modul bursa internal (material exchange). Setiap proses penggunaan material harus memanfaatkan dahulu material yang ada di dalam ‘internal corporate’ yang dimiliki atau berada di unit lain untuk efisiensi biaya. Jadi idealnya pengadaan material yang melibatkan vendor merupakan alternatif terakhir bila memang material yang dibutuhkan tidak lagi terdapat di ‘internal corporate’ pada gudang atau unit lain. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Tunduk pada peraturan yang berlaku juga merupakan salah satu rekomendasi dari prinsip ketiga sebagai berikut : “Compliance with laws and regulations – active promotion of compliance” Setiap urutan proses kegiatan lelang disesuaikan dengan aturan Keppres dan SK-Dir yang berlaku dan tidak melanggar aturan yang telah ada. Urutan proses yang harus ada antara lain pengambilan dokumen lelang, penjelasan lelang, pemasukan dokumen teknis, evaluasi teknis dan seterusnya hingga penentuan pemenang. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Prinsip ke tujuh adalah: Recognize and manage risk dengan rekomendasi sebagai berikut : “The audit committee should oversee the scope of the internal audit and should have access to the internal audit function without the presence of management” Menu EIS dalam ProMISE dapat digunakan oleh satuan pengawasan intern untuk memonitor dan mengaudit kegiatan proses pengadaan. Dengan adanya fitur ini komite audit atau komisaris mempunyai akses langsung. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Principle 8 adalah Encourage enhanced performance dengan rekomendasi sebagai berikut : “Access to information. The board should be provided with the information it needs to efficiently discharge its responsibilities.” Komisaris tidak perlu menunggu laporan dari direksi mengenai kegiatan terutama yang melibatkan risiko, sesuai dengan anjuran Best Practice GCG. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Kesimpulan (1) Unsur kerahasiaan dalam e-Procurement dapat ditangani dengan penerapan tingkat sekuriti yang berjenjang, sehingga hanya user tertentu yang dapat melihat data tertentu atau memakai fitur-fitur tertentu. Dengan adanya fasilitas ini segala kegiatan dicatat oleh sistem, siapa usernya, kapan transaksi dilakukan. Setiap transaksi dapat dipertanggung jawabkan, sehingga ada akuntabilitasnya dan setiap user senantiasa dapat bertanggung jawab (responsible) atau tidak dapat menghindar dari tanggung jawab. Adanya pengaturan otoritas juga memungkinkan pihak tertentu untuk tetap melakukan pemantauan, sehingga aspek transparansi terjadi. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Kesimpulan (2) e-Procurement menyediakan fasilitas penentuan pemenang lelang, sehingga pada saat semua penawaran (offering) telah masuk ke sistem, maka secara otomatis pemenang lelang dapat ditentukan oleh sistem. e-Procurement meminimkan interaksi antara Vendor dan pembeli sehingga penentuan pemenang lelang dapat dilaksanakan secara fair. Seluruh peserta lelang dan pihak-pihak yang berkepentingan (komisaris atau pemegang saham yang lain) dapat mengikuti proses pengadaan dari awal sampai akhir. Dengan demikian, kaidah GCG yang utama yaitu fairness, transparency, accountability dan responsible dapat dipenuhi oleh e-Procurement, khususnya ProMISE. Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Pertama dan terutama, dapatkan komitmen dari Top Eksekutif
Saran Pertama dan terutama, dapatkan komitmen dari Top Eksekutif Kembangkan secara modular, mulai dari satu modul kecil berkembang hingga menjadi suatu solusi lengkap. Hindari pengembangan aplikasi secara Big-Bang (Big is not always Important), lebih baik bersifat Small Win & One Step at a Time User Requirement dan Business Process tetap harus mengikuti ketentuan / peraturan Pemerintah / legal aspect yang berlaku Aplikasi yang dikembangkan harus reliable, interoperable, scalable, user friendly, customizable dan integrateable Pilih Database, S/W, H/W, O/S dan N/W yang resources maupun maintenance support-nya tersedia dengan mudah Karena biasanya terkait dengan perubahan business process, jangan lupa melakukan sosialisasi kepada user Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Sumber: Fairfax County (Virginia, USA) - IT Plan 2002
Bahan Diskusi (1) Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung Sumber: Fairfax County (Virginia, USA) - IT Plan 2002

TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI BAPAK / IBU
B.P. Kusumo Bintoro HP Cetak biru SISTEM INFORMASI PEMERINTAHAN pada dasarnya meliputi 5 aspek yaitu Infrastruktur, Infostruktur, Integrasi aplikasi, Manajemen sistem informasi dan terakhir Lembaga teknis pendukung

Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan

Masuk

Otorisasi melalui jaringan sosial:

Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005

Presentasi serupa

Presentasi berjudul: "Workshop e-Government Hotel Ibis Tamarind Jakarta 31 Mei 2005"— Transcript presentasi:

Presentasi serupa

Tentang proyek

Tanggapan