MANAJEMEN PERGUDANGAN

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN PERGUDANGAN"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN PERGUDANGAN
Deddy S/Manaj.Gudang

2 PERGUDANGAN Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan

3 Tujuan Fasilitas Pergudangan
Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml yg ekonomis dan dg harga yg paling rendah Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan pengelolaan inventaris secara tepat. Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan

4 Klasifikasi Material 1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa, aspal, semen, dll) 2.Bahan bakar dan pelumas 3.Bahan kimia 4.Bahan peledak 5.Peralatan

5 Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut Kondisinya
Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim, biologis, fisik, kontaminasi kimia) Lama penyimpanan Frekuensi pemindahan/penggunaan barang Volume stok rata-rata Harga barang Bentuk dan posisi barang

6 Lokasi Gudang Faktor-faktor pertimbangan:
Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi) Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan bangunan, biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor, peralatan, pengemasan, material penyimpanan) Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses transportasi) Pelayanan lokal (utilitas) Ketersediaan tenaga kerja Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)

7 Jenis-jenis Gudang Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendali Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali Gudang Tahan Api Gudang Bahan Peledak Gudang Bahan Bakar Daerah Penyimpanan Terbuka

8 Sarana dan Perlengkapan Gudang
Tujuan: Melakukan penanganan material di gudang secara efektif dan efisien Terdiri dari: Perlengkapan di dalam gudang Perlengkapan di luar gudang

9 Sarana gudang luar Bagian bangunan gudang/bersebelahan, untuk mempermudah material handling Meliputi: daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat, jembatan timbang

10 Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang
Tata Letak Gudang Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang Penerimaan material Pemeriksaan material Pemindahan ke tempat penyimpanan Pengambilan kembali material ut dikirim Pengumpulan material ut dikirim Pengiriman Penghitungan stok dan pengesahan Pemeliharaan stok dan penyimpanan kembali

11 Sasaran tata letak gudang
Bersih dan teratur Memudahkan penanganan material Memudahkan mencari lokasi barang Keamanan Pemrosesan penerimaan, penyimpanan, pengiriman yang efektif dan efisien.

12 Contoh Tata Letak Gudang

13

14 Keselamatan dan Keamanan Gudang
Keselamatan Gudang Mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan terhadap: Pergerakan kendaraan Peralatan penanganan material Tata laksana kerja gudang

15 Pergerakan kendaraan Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg bimbingan staf gudang. Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk Tanda-tanda yg jelas Sistem lalu lintas satu arah Batas kecepatan Larangan masuk ke daerah tertentu Jalan akses yg memadai Cermin cembung di pojok-pojok

16 Peralatan penanganan material
Peralatan mekanis yg bergerak Operator yang terlatih Aturan penggunaan peralatan Lorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadai Pemeliharaan peralatan yg baik Peralatan tetap Pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan Muatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs

17 Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang
Prosedur penumpukan yg benar Penggunaan peralatan yg tepat Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan, masker, sepatu, helm Berhati-hati dalam menggunakan tangga Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with care, this side up, dsb

18 Keamanan Gudang Meliputi pencegahan dan peringatan thd: Pencurian (pagar, pengawasan keluar-masuk, kamera, lampu sorot, ruang penyimpanan khusus, dll) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut barang-barang yg mudah terbakar)

19 AKTIVITAS PERGUDANGAN
Penerimaan & Penanganan Penyimpanan Pengeluaran Pengendalian / Pengontrolan Perawatan .

20 PENERIMAAN MATERIAL Pemeriksaan material Tujuan:
Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganya Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan stok Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada

21 Aktivitas Penerimaan Material
Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA” Pemeriksaan Mutu (quality Control) 100 % inspection Sampling (metode sampling) Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier Pemeriksaan quantity barang Penyelesaian Administrasi Proses Handling yang benar

22 Pemeriksaan material Meliputi: Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan) Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktu pengiriman)

23 INCOMING INSPECTION 100 % inspection biasanya dilakukan untuk :
Supplier baru Material Pokok Inkonsistensi quality dari supplier Ada masalah baru yang timbul

24 Sampling Inspection Sampling Inspection dilakukan jika :
Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material Prosentase sampling ditentukan berdasarkan : Konsistensi Sistem dan prosedur internal supplier Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun

25 Pencatatan Material Berita Acara Serah Terima Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai) terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam kontrak Memindahkan keterangan jumlah yg diterima ke dalam sistem penyimpanan stok

26 PENYIMPANAN MATERIAL Persyaratan: Stok mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukan Penyimpanan material yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg sesuai

27 Aktivitas Penyimpanan
Penentuan jumlah unit per kelompok Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu Pemberian identitas barang Penyimpanan di rak secara sistematis Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection) Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang) Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

28 IDENTITAS BARANG IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :
NAMA BARANG KODE BARANG SPESIFIKASI BARANG UNIT JUMLAH PENERIMAAN TANGGAL TERIMA NAMA SUPPLIER CAP QC PASS DLL (SESUAI KEBUTUHAN

29 Penentuan lokasi penyimpanan
Penentuan lokasi berdasarkan kategori : Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang) Lokasi Rak (Lot) Lokasi subrak

30 Media Penyimpanan Rak (Bin) Pemagaan Daerah penyimpanan terbuka

31 Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan
Proses Penyimpanan Rencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar. Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan berat Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang

32 Keamanan dan Perlindungan
Penyebab kerusakan barang Pengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan kelembaban) Serangan kuman-kuman/rayap/binatang Penanganan fisik

33 Keamanan dan Perlindungan
Sinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan pengawetan. Material harus disimpan pada gudang tertutup. Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baik Akibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan menimbulkan jamur, korosi.

34 PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL
Meliputi: Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang Pemindahan barang ke tempat pengemasan Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi Perlindungan dan pengemasan Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan

35 Aturan Main Pengeluaran Barang
Otorisasi (tanda tangan) Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa) Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik) Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll) Pemeriksaan dokumen permintaan barang Tanda tangan sesuai otorisasi Data - data lengkap

36 PENGENDALIAN STOK Pengendalian Stok, meliputi:
Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut

37 Kartu Catatan Stok Alat pengendalian stok yg paling penting
Harus menyediakan informasi yang mutakhir mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut Informasi pada kartu catatan stok, meliputi: Nomor referensi Uraian barang Klasifikasi stok Lokasi/tempat penyimpanan Perincian mengenai jumlah stok

38 Pemantauan Stok Inventory Turnover Level of service Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)

39 Pemeriksaan Stok Pemeriksaan stok diperlukan untuk: Memeriksa kebenaran catatan stok Menetapkan nilai persediaan Mendeteksi adanya kehilangan Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang

40 Masalah yang Sering Terjadi
Barang rusak dalam penyimpanan Rusak dalam handling Salah menyimpan barang Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll Banjir SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi) Stock tidak mencukupi

41 Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatan
Sumber-sumber ketidaksesuaian, al: Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah pada kartu stok Kesalahan dalam mengeluarkan material Kehilangan, kerusakan material Salah menempatkan stok Kehilangan dokumen