Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access.

Presentasi berjudul: "Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access."— Transcript presentasi:

1 Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access rights Hak hak akses pengguna (user) •Folders structures Struktur folder

2 File Naming protocol / Aturan Penamaan file Step 1 Identify the project Identifikasi Proyek Project name acronym Akronim Nama Proyek Example / Contoh: AIPMNH, PRMF, SASP etc. Step 2 Identify the document title Identifikasi judul dokumen Provide the full name of document title including time period if needed Bubuhkan Nama lengkap dari judul dokumen, tambahkan periode waktu jika dibutuhkan Example / Contoh: Name of Document / Nama dokumen: Monthly Report Time period should be entered as the first three letters of the month then year (Sep 2011) Periode waktu ditulis dengan 3 huruf pertama dari nama bulan kemudian diikuti oleh Tahun (Sep2011) Step 3 Include a Date Tambahkan Tanggal Please follow the International Date Notation Mohon gunakan penamaan tanggal sesuai aturan internasional Example / Contoh: 20110920 Examples / Contoh: AIPMNH Montly Report Sep 2011 20110920 AIPMNH Annuall Plan and Budget May 2010 - June 2011 20100603 A file name should be: Meaningful, User-friendly & Consistent Sebuah nama file harus: berarti, mudah di ingat dan konsisten

3 File Naming protocol / Aturan Penamaan file •A file name cannot contain any of the following characters: Nama file tidak boleh memiliki karakter seperti ini: \ / : * ? " | # { } % ~ & If you force to using that characters than BPOS System will give you these message: Jika anda memaksa untuk menggunakan karakter tersebut, maka BPOS System akan memberikan pesan seperti ini: Example/Contoh: AIPMNH M&E Report Sep2011 20112211 Fix/Perbaikan: AIPMNH ME Report Sep2011 20112211

4 User access Rights / Hak access pengguna •Every user have their own area, depends their division, themes, or roles / duty. Setiap pengguna memilik area tersendiri, tergantung pada divisi, tema atau tugas/fungsi masing masing •Users with their area are owner of related folders (Access level status: Contribute; can upload, delete, rename, etc) Pengguna pada area nya adalah pemilik dari folder terkait (Hak akses: Contribute; can upload, delete, rename, dsb) The other users beside the owner can access folder as “read only” User lain selain pemiliknya bisa mengakses folder sebagai “hanya baca” •Some folders with higher security/confidential can not be access by user without access right Beberapa folder dengan tingkat keamanan/kerahasiaan tinggi tidak bisa di akses oleh user yang tidak memiliki hak akses •User access rights can modified or add as request to Operation Manager, then IT crew can follow-up. Hak akses user bisa dirubah atau ditambah sesuai permintaan melalui Operation Manager, kemudian ditindak lanjuti oleh staff IT

5 Folder Structure / Struktur Folder •Folder should have short and clear name Nama folder yang singkat dan jelas •If need to use sub-folder, do not make it “too deep”. Maximum 3 levels would be good. Jika harus menggunakan sub-folder, jangan membuatnya “terlalu dalam”. Sebaiknya maximum 3 level saja. Example / Contoh: \Annual Reports\Sumba Barat\May 2011 Bad example / Contoh yang salah: \Annual Reports\Annual Reports from districts\Sumba Barat\May 2011\Desa Contoh\Part 1\bla…bla….\bla…bla\bla..bla

6 USING AIPMNH BPOS MENGGUNAKAN AIPMNH BPOS

7 Login to AIPMNH BPOS Site Login ke AIPMNH BPOS Site •Run your Internet Explorer Browser Jalankan Internet Explorer anda •Go to / arahkan ke: http://bpos.aipmnh.org This address actually a shortcut from original AIPMNH BPOS address (https://coffeyservapacmicrosoftonlinecom- 4.sharepoint.apac.microsoftonline.com/AIPMNH/default.aspx) Alamat ini sebenarnya adalah jalan pintas dari alamat asli AIPMNH BPOS (https://coffeyservapacmicrosoftonlinecom- 4.sharepoint.apac.microsoftonline.com/AIPMNH/default.aspx)

8 Login to AIPMNH BPOS Site (Windows XP) Login ke AIPMNH BPOS Site (Windows XP) •Put your BPOS Username and password that already activated into login windows Masukan BPOS username dan password anda yang sudah di aktivasi ke dalam login windows •Login windows under Windows XP / tampilan login di dalam Windows XP: Click on “Remember my password” Klik pada “Remember my password”

9 Login to AIPMNH BPOS Site (Windows Vista / Win 7) Login ke AIPMNH BPOS Site (Windows Vista / Win 7) •Put your BPOS Username and password that already activated into login windows Masukan BPOS username dan password anda yang sudah di aktivasi ke dalam login windows •Login windows under Windows Vista / Windows 7 / tampilan login di dalam Windows Vista / Windows 7: Click on “Remember my credentials” Klik pada “Remember my credentials”

10 Login to AIPMNH BPOS Site Login ke AIPMNH BPOS Site •AIPMNH BPOS Main page / Halaman utama dari AIPMNH BPOS

11 Upload file to BPOS Upload file ke BPOS •Click on a document library on top menus, make sure that you have access right on that document library, enter to a sub-folder if nessesary. Klik pada sebuah dokumen library pada menu dibagian atas, pastikan bahwa anda memiliki hak akses pada dokumen library tersebut, masuk lah ke dalam sebuah sub-folder jika dibutuhkan. Click on “Upload” menu then choose “Upload Document” Klik pada “Upload” menu kemudian pilih “Upload Document” NOTE: make sure that your file already using proper BPOS filename rules as explained CATATAN: pastikan bahwa file anda sudah menggunakan penamaan file BPOS yang benar seperti yang sudah dijelaskan

12 Upload file to BPOS Upload file ke BPOS •Click on “Browse…” button Klik tombol “Browse…” •Select a file that you need to upload, then select “OK” button Pilihlah sebuah file dokumen yang anda ingin upload, kemudian klik pada tombol “OK”

13 Creating a folder or sub-folders Membuat sebuah folder atau sub-folders •Click on “New” menu inside a document library, then select “New Folder” Klik pada “New” di dalam sebuah dokumen library, kemudian pilih “New Folder ” Type your new folder name and then click OK button Ketik Nama folder baru anda kemudian Klik tombol OK

14 Upload a photo to photo library Upload sebuah foto ke foto library •On AIPMNH Site project, select “Photo Library” in left side area (see to picture below) Pada AIPMNH proyek site, pilih “Photo Library” di area sebelah kiri (lihat pada gambar di bawah)

15 How to check your right access to a document library or folder Cara memeriksa hak akses anda pada sebuah dokumen library atau folder •Open/Click a document library or folder Buka/Klik sebuah dokumen library atau folder •If you have right access to a folder, then you can see complete menu e.g: “New” and “Upload” menu Jika anda memiliki hak akses terhadap sebuah folder, maka anda akan melihat menu secara komplit. Contoh menu “New” dan “Upload” FULL ACCESS / AKSES PENUHLIMITED ACCESS / AKSES TERBATAS

16 High Confidential Folder  Folder Sangat Rahasia  •This folder only can access (even read only) by higher level user access Folder ini hanya dapat diakses (meski hanya dibaca) oleh user dengan level akses yang lebih tinggi •If you’re trying to access that folder and you don’t have access right, then system will show you a message “Access Denied” Jika anda memasuki folder tersebut dan tidak memiliki hak akses, maka system akan menampilkan pesan “Access Denied”

17 Download a file Men-download sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose “Send to” then click on “Download a Copy” Pilih “Send to” kemudian click pada “Download a Copy”

18 Rename a file Mengubah nama sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose and click on “Edit Properties” Pilih dan click pada “Edit Properties”

19 Rename a file Mengubah nama sebuah file •Rename the filename as you want / Ubah nama file sesuai keinginan anda Click “OK” button to save changed Klik tombol “OK” untuk menyimpan perubahan

20 Send an E-mail with a link of a file Mengirim sebuah E-mail dengan link ke sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose “Send to” then click on “E-mail a link” Pilih “Send to” kemudian click pada “E-mail a link” BPOS will automatically open your Outlook with a link BPOS akan otomatis membuka Outlook anda dengan sebuah link

21 THANKS TERIMA KASIH COMING SOON SEGERA DATANG USING AIPMNH BPOS (intermediate) Menggunakan AIPMNH BPOS (menengah)