Tata Cara Pembuatan Surat Dinas

Presentasi berjudul: "Tata Cara Pembuatan Surat Dinas"— Transcript presentasi:

1 Tata Cara Pembuatan Surat Dinas
Oleh: Rustina, S.Sos. 4/2/2017

2 Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis. (PERMENDIKNAS NO. 37 THN 2006). 4/2/2017

3 Surat Dinas yang Baik dan Benar :
Bentuk yang menarik. Tidak terlalu panjang. Bahasa yang jelas, padat dan sopan. Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan yang disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan). Surat Dinas dapat berbentuk : Pernyataan Pemberitahuan Permintaan, dll. 4/2/2017

4 Bagian dari Surat Dinas :
Kepala Surat. Tanggal Surat. Nomor Surat. Lampiran Surat. Hal Surat. Alamat yang dituju. Paragraf pembuka surat. Paragraf isi surat Paragraf penutup surat. Penutup surat Dinas : Nama jabatan penanda tangan, Tanda tangan, Nama pejabat, Nomor Induk Pegawai (NIP), Tembusan, (jika ada). 4/2/2017

5 Penjelasan Kepala Surat :
Berisi nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan garis penutup. Tanggal Surat : Diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat jika ada kepala surat, tanggal tidak diberi tempat/ daerah pembuatan surat. Nomor surat : Berisikan nomor urut surat, kode jabatan, kode unit kerja, kode hal, dan tahun pembuatan surat. 4/2/2017

6 Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh pejabat eselon I dengan memakai anb. (Menteri). Contoh : 0900/ MPN. A/ LK/ 2009 Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat. Kode unit kerja Sekretaris Jenderal Kode jabatan Menteri. Nomor urut Surat Dinas Keluar. 4/2/2017

7 Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh Pejabat Eselon II dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon I. Contoh : 0901/ A.A8/ KP/ 2009 Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat. Kode Pusat Perbukuan Kode unit utama Sekretariat Jenderal Nomor urut Surat Dinas Keluar. 4/2/2017

8 Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :
Surat dibuat oleh Pejabat Eselon III dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II. Contoh : 0100/ A8. 5/ TU/ 2009 Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat. Kode salah satu unit kerja Pusat Perbukuan Kode unit Pusat Perbukuan Nomor urut Surat Dinas Keluar. 4/2/2017

9 Diketik dibawah kata lampiran. Alamat tujuan Surat Dinas :
Diketik di bawah nomor dan tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan. Hal : Diketik dibawah kata lampiran. Alamat tujuan Surat Dinas : Diketik dibawah kata hal dan diawali dengan singkatan Yth. Kemudian diikuti nama orang yang dituju. Nama tempat alamat tujuan surat tidak didahului kata di. 4/2/2017

10 Paragraf pembuka surat :
Awal kalimat pembuka diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Paragraf isi surat : Berisikan uraian dari inti surat. Paragraf penutup : Berisikan kalimat penutup yang mengakhiri Surat Dinas. 4/2/2017

11 Penulisan Bagian Surat :
Kepala Surat : DIRJEN MAN DIKDASMEN Jl. RS. – Fatmawati, Kebayoran Jakarta Telepon Kotak Pos 6302/ JKSBU 12063  DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PERBUKUAN Jalan Gunung Sahari, Nomor .. Jakarta Pusat Telepon : (021) ….  4/2/2017

12 Penulisan Bagian Surat
Tanggal Surat : Jakarta, – 2009,- Jakarta, 21 Maret 2009,- 21 Maret 2009 (Memakai kepala surat). Nomor Surat : Nomor : 1027/ C1. - 3/ TU/ No. : 1027/ C1. – 3/TU/ Nomor : 1027/ C1.3/ TU/ 2009 No : 1027/ C1.3/ TU/ 2009 4/2/2017

13 Penulisan Bagian Surat
Lampiran Surat : Lampiran : satu berkas.- Lamp. : 2 (dua) eksemplar.- Lampiran : satu berkas Lamp. : dua eksemplar Hal Surat : Hal : Permintaan sebagai narasumber dalam rangka Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas yang akan diselenggarakan pada tanggal 8 Juni 2009 Hal : Permohonan sebagai narasumber 4/2/2017

14 Penulisan Bagian Surat
Alamat Surat : Yth. Bapak Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Yth. Kepala Biro Umum Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta 4/2/2017

15 Penulisan Bagian Surat
Paragraf pembuka : Dengan hormat. Bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan.... Dengan hormat, bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan … Isi surat : Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat... Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Koordinasi Ketatausahaan yang akan diselenggarakan pada... 4/2/2017

16 Penulisan Bagian Surat
Paragraf penutup : Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. 4/2/2017

17 Penulisan Bagian Surat
Penutup Surat Dinas : Salam, Kepala Biro Umum (Hindun Basri Purba,S.H.,M.Si.) NIP: Kepala Biro Umum Hindun Basri Purba,S.H., M.Si. NIP (tanda tangan) (tanda tangan) Cap dinas 4/2/2017

18 Kalimat Surat Dinas : Kalimat-kalimat yang dipakai dalam Surat Dinas :
Sesuai dengan kaidah bahasa. Singkat dan jelas. Mudah dibaca. Memiliki subjek dan predikat. 4/2/2017

19 Contoh Kalimat Surat Dinas :
Menurut rencana, dalam rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Seharusnya : Menurut rencana, rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa... Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa... 4/2/2017

20 Contoh Kalimat Surat Dinas :
Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. Seharusnya : Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. Atas kehadirannya, kami ucapkan banyak terima kasih. Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih. 4/2/2017

21 Contoh Paragraf Pembuka Surat :
Surat Pemberitahuan : Dengan ini kami beritahukan, bahwa seleksi Penerimaan CPNS Tahun 2008 telah selesai dilaksanakan di … (tanpa lampiran). Bersama ini kami lampirkan laporan keuangan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama. (ada lampiran). 4/2/2017

22 Contoh Paragraf Pembuka Surat :
Surat Balasan : Sehubungan dengan surat Kepala Biro Umum, tanggal 4 Juni 2009, Nomor 0900/ A1. 5/TU/2009, tentang Sosialisasi Tata Persuratan dan Tata Kearsipan kami mengirimkan peserta dari Subbagian Persuratan… 4/2/2017

23 Contoh Paragraf Pembuka Surat :
Surat Undangan : Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam pertemuan Panitia Rapat Pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan dan Tata Kearsipan yang akan dilaksanakan pada hari : Kamis tanggal : 4 Juni 2009 pukul : WIB tempat : Pusat Perbukuan acara : persiapan pelaksanaan pelatihan tata persuratan 4/2/2017

24 Contoh Paragraf Penutup Surat :
Surat Pemberitahuan : Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. Surat Permintaan : Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Surat Undangan : Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih. 4/2/2017

25 S U TERIMA KASIH R A T ampaikan informasi segera
sah resah dan kecil hati TERIMA KASIH R aih prestasi dengan lurus hati A sa yang dinanti pasti kan datang T ebarkan senyum yang tulus disetiap langkahmu 4/2/2017