Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access.

Presentasi berjudul: "Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access."— Transcript presentasi:

1 Things you should know before using BPOS Hal hal yang harus kita ketahui sebelum menggunakan BPOS •File naming protocol Aturan penamaan file •User access rights Hak hak akses pengguna (user) •Folder structure Struktur folder

2 File Naming protocol / Aturan Penamaan file Step 1 Identify the project Identifikasi Proyek Project name acronym Akronim Nama Proyek Example / Contoh: AIPMNH, PRMF, SASP etc. Step 2 Identify the document title Identifikasi judul dokumen Provide the full name of document title including time period if needed Bubuhkan Nama lengkap dari judul dokumen, tambahkan periode waktu jika dibutuhkan Example / Contoh: Name of Document / Nama dokumen: Monthly Report Time period should be entered as the first three letters of the month then year (Sep 2011) Periode waktu ditulis dengan 3 huruf pertama dari nama bulan kemudian diikuti oleh Tahun (Sep2011) Step 3 Include a Date Tambahkan Tanggal Please follow the International Date Notation Mohon gunakan penamaan tanggal sesuai aturan internasional Example / Contoh: 20110920 Examples / Contoh: AIPMNH Montly Report Sep 2011 20110920 AIPMNH Annual Plan and Budget May 2010 - June 2011 20100603 A file name should be: Meaningful, User-friendly & Consistent Sebuah nama file harus: berarti, mudah di ingat dan konsisten

3 File Naming protocol / Aturan Penamaan file •A file name cannot contain any of the following characters: Nama file tidak boleh memiliki karakter seperti ini: \ / : * ? " | # { } % ~ & If you use these characters, a BPOS automatic warning message will appears as follows: Jika anda menggunakan karakter tersebut, maka BPOS System akan memberikan pesan seperti ini: Example/Contoh: AIPMNH M&E Report Sep2011 20112211 Fix/Perbaikan: AIPMNH ME Report Sep2011 20112211

4 User access Rights / Hak access pengguna •Each user has file administration and access rights based on their area of responsibility. rights for a set of folders, depending on their component, themes, or area of responsibility. Setiap pengguna memilik file administratif dan hak akses, berdasarkan pada bidang tanggung jawab-nya masing masing. Hak untuk satu set folder, bergantung pada komponen, tema dan bidang wewenang masing masing. For example, Ibu Angela, Ibu Ida and Ibu Karina are responsible for administration Component 1, while Dr Tim, Ibu ester and Dr Paula are responsible for M&E. Sebagai Contoh, Ibu Angela, Ibu Ida dan Ibu Karina bertanggung jawab untuk Komponen 1, sementara Dr. Tim, Ibu Ester dan Dr. Paula bertanggung jawab untuk M&E

5 User access Rights / Hak access pengguna •Administration and access rights means you can: add, upload and remove folders and files. Other users will have “read only” access rights. This is so we maintain the files in good order. Administrasi dan hak akses berarti anda dapat: menambah, meng- upload dan menghapus folder dan file. Penguna lain akan memiliki akses “hanya baca”. Hal ini agar kita dapat menjaga file dalam keadaan baik. •Some folders have “high security” and cannot be accessed by users unless permission has been granted. Beberapa folder memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan tidak dapat di akses oleh user (lain) kecuali telah mendapat ijin. •Permission to amend access rights will be granted by the Operations Manager/Deputy Partnership Director. The AIPMNH IT Manager will action the request. Ijin untuk mengubah hak akses akan diberikan oleh Operation Manager/Deputy Partnership Director. AIPMNH IT Manager akan menindak lanjutinya.

6 Folder Structure / Struktur Folder •Folders should have a short and clear name Nama folder yang singkat dan jelas •If you need to use sub-folder, do not make the file name it “too deep”. A maximum 3 levels would be good. Jika harus menggunakan sub-folder, jangan membuatnya “terlalu dalam”. Sebaiknya maximum 3 level saja. Good Example / Contoh: \Annual Reports\Sumba Barat\May 2011 Bad example / Contoh yang salah: \Annual Reports\Annual Reports from districts\Sumba Barat\May 2011\Desa Contoh\Part 1\bla…bla….\bla…bla\bla..bla

7 USING AIPMNH BPOS MENGGUNAKAN AIPMNH BPOS

8 Login to AIPMNH BPOS Site Login ke AIPMNH BPOS Site •Run your Internet Explorer Browser Jalankan Internet Explorer anda •Go to / arahkan ke: http://bpos.aipmnh.org This address actually a shortcut from original AIPMNH BPOS address (https://coffeyservapacmicrosoftonlinecom- 4.sharepoint.apac.microsoftonline.com/AIPMNH/default.aspx) Alamat ini sebenarnya adalah jalan pintas dari alamat asli AIPMNH BPOS (https://coffeyservapacmicrosoftonlinecom- 4.sharepoint.apac.microsoftonline.com/AIPMNH/default.aspx)

9 Login to AIPMNH BPOS Site (Windows XP) Login ke AIPMNH BPOS Site (Windows XP) •Put your BPOS Username and password which has already been activated into the Windows Login Masukan BPOS username dan password anda yang sudah di aktivasi ke dalam login windows •Login windows under Windows XP / tampilan login di dalam Windows XP: Click on “Remember my password” Klik pada “Remember my password”

10 Login to AIPMNH BPOS Site (Windows Vista / Win 7) Login ke AIPMNH BPOS Site (Windows Vista / Win 7) •Put your BPOS Username and password which has already been activated into the Windows Login Masukan BPOS username dan password anda yang sudah di aktivasi ke dalam login windows •Login windows under Windows Vista / Windows 7 / tampilan login di dalam Windows Vista / Windows 7: Click on “Remember my credentials” Klik pada “Remember my credentials”

11 Login to AIPMNH BPOS Site Login ke AIPMNH BPOS Site •AIPMNH BPOS Main page / Halaman utama dari AIPMNH BPOS

12 Upload file to BPOS Upload file ke BPOS •Click on a document library on top menus, make sure that you have access right on that document library, enter to a sub-folder if nessesary. Klik pada sebuah dokumen library pada menu dibagian atas, pastikan bahwa anda memiliki hak akses pada dokumen library tersebut, masuk lah ke dalam sebuah sub-folder jika dibutuhkan. Click on “Upload” menu then choose “Upload Document” Klik pada “Upload” menu kemudian pilih “Upload Document” NOTE: make sure that your file already using proper BPOS filename rules as explained CATATAN: pastikan bahwa file anda sudah menggunakan penamaan file BPOS yang benar seperti yang sudah dijelaskan

13 Upload file to BPOS Upload file ke BPOS •Click on “Browse…” button Klik tombol “Browse…” •Select a file that you need to upload, then select “OK” button Pilihlah sebuah file dokumen yang anda ingin upload, kemudian klik pada tombol “OK”

14 Creating a folder or sub-folders Membuat sebuah folder atau sub-folders •Click on “New” menu inside a document library, then select “New Folder” Klik pada “New” di dalam sebuah dokumen library, kemudian pilih “New Folder ” Type your new folder name and then click OK button Ketik Nama folder baru anda kemudian Klik tombol OK

15 Upload a photo to photo library Upload sebuah foto ke foto library •On AIPMNH Site project, select “Photo Library” in left side area (see to picture below) Pada AIPMNH proyek site, pilih “Photo Library” di area sebelah kiri (lihat pada gambar di bawah)

16 How to check your right access to a document library or folder Cara memeriksa hak akses anda pada sebuah dokumen library atau folder •Open/Click a document library or folder Buka/Klik sebuah dokumen library atau folder •If you have right access to a folder, then you can see complete menu e.g: “New” and “Upload” menu Jika anda memiliki hak akses terhadap sebuah folder, maka anda akan melihat menu secara komplit. Contoh menu “New” dan “Upload” FULL ACCESS / AKSES PENUHLIMITED ACCESS / AKSES TERBATAS

17 High Confidential Folder  Folder Sangat Rahasia  •This folder only can access (even read only) by higher level user access Folder ini hanya dapat diakses (meski hanya dibaca) oleh user dengan level akses yang lebih tinggi •If you’re trying to access that folder and you don’t have access right, then system will show you a message “Access Denied” Jika anda memasuki folder tersebut dan tidak memiliki hak akses, maka system akan menampilkan pesan “Access Denied”

18 Download a file Men-download sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose “Send to” then click on “Download a Copy” Pilih “Send to” kemudian click pada “Download a Copy”

19 Rename a file Mengubah nama sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose and click on “Edit Properties” Pilih dan click pada “Edit Properties”

20 Rename a file Mengubah nama sebuah file •Rename the filename as you want / Ubah nama file sesuai keinginan anda Click “OK” button to save changed Klik tombol “OK” untuk menyimpan perubahan

21 Send an E-mail with a link of a file Mengirim sebuah E-mail dengan link ke sebuah file •Click on small down arrow after a file / Klik pada panah ke bawah kecil dibelakang sebuah file Choose “Send to” then click on “E-mail a link” Pilih “Send to” kemudian click pada “E-mail a link” BPOS will automatically open your Outlook with a link BPOS akan otomatis membuka Outlook anda dengan sebuah link

22 THANKS TERIMA KASIH COMING SOON SEGERA DATANG USING AIPMNH BPOS (intermediate) Menggunakan AIPMNH BPOS (menengah)